Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy Raszyn w roku 2016.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest: świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy Raszyn w roku 2016 zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności zgodnie z ustawą Prawo pocztowe i będzie polegać na: 1. Przyjmowaniu i doręczaniu przesyłek: a) listów zwykłych - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i obrocie zagranicznym, b) listów zwykłych priorytetowych - przesyłki nierejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i obrocie zagranicznym, c) listów poleconych - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i obrocie zagranicznym, d) listów poleconych priorytetowych - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i obrocie zagranicznym, e) listów poleconych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, f) listów poleconych priorytetowych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru - przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, g) paczek zwykłych - rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, 2. Usługa odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego i doręczenia lub zwrotu przesyłek do siedziby Zamawiającego. 3. Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek listowych o gabarytach: 1) Gabaryt A, to przesyłki o wymiarach: - minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, - maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. 2) Gabaryt B, to przesyłki o wymiarach: - minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość grubość 20 mm lub długość 325 mm, lub szerokość 230 mm, - maksimum - suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Wykaz rodzajowy i ilościowy przesyłek zawierający przewidywany maksymalny zakres przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1A do SIWZ. 4. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia przesyłek pocztowych codziennie w dni robocze (od poniedziałku do piątku ) w godzinach 09:00 do 10:00 do Urzędu Gminy Raszyn przy ulicy. Szkolnej 2a do Biuro Obsługi Mieszkańców (pok. nr 15) oraz odbioru przesyłek z Urzędu Gminy Raszyn codziennie w dni robocze (od poniedziałku do piątku ) z Kancelarii Urzędu Gminy Raszyn (pok. nr 15) w godzinach 14:00 do 15:00. 5. Ze względu na specyfikę przesyłek urzędowych terminowych - Art. 76 § 1 k.p.a. / dokumenty urzędowe sporządzone w przepisane formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone/ - Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę niżej wymienionych wymogów ustawowych w odniesieniu do dokumentów urzędowych w zakresie: - skutków nadania pisma (moc doręczenia), Art. 57 § 5 k.p.a. pkt 2 - Kodeksu postępowania administracyjnego / termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529)/, - Art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego / oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529)/ jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu/, - Art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacja podatkowa /termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego/, Zamawiający informuje iż, przesyłki listowe, które mają być nadawane w ramach zamówienia w trybach: art. 57 § 5 pkt. 2 KPA, art. 12 § 6 pkt. 2 ordynacji podatkowej lub ew. innych analogicznych przepisów, np. art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego stanowi około 60% udziału wszystkich przesyłek listowych. 6. Wykonawca wykaże , że dysponuje placówkami / stanowiskami pocztowymi odbioru awizowanych przesyłek na terenie Gminy Raszyn. Wymogiem jest aby placówka /stanowisko pocztowe odbioru spełniały następujące warunki: - musi być czynna we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy przez co najmniej 6 godzin w każdym z tych dni, - powinna być oznakowana w sposób widoczny szyldem z nazwą lub logo Wykonawcy umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy - jeżeli znajduje się w lokalu w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, - w lokalu musi być wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy, stanowisko pocztowe musi być obsługiwane przez osobę wyznaczoną do wykonywania czynności pocztowych. Wszystkie placówki pocztowe, w których Wykonawca zapewnia odbiór przesyłek awizowanych, umiejscowione muszą być w lokalizacjach oraz posiadać warunki lokalowe, które w sposób oczywisty nie utrudniają dostępu osobom niepełnosprawnym, obejmujące brak utrudnień takich jak (bariery architektoniczne): - schody bez podjazdu, spocznika, rampy, pochylni lub sprawnie działającej windy dla wózków inwalidzkich, umiejscowionych przy jednym z wejść do budynku placówki pocztowej, - progi oraz stopnie wewnątrz placówki pocztowej w strefie przeznaczonej dla klientów, - utwardzony ciąg komunikacyjny do placówki pocztowej, o szerokości co najmniej 150 cm, biegnący od granic posesji na której umiejscowiony jest budynek, w którym znajduje się placówka, - drzwi o szerokości co najmniej 90 cm, prowadzące do placówki pocztowej, w celu zapewnienia swobodnego dostępu dla wózków inwalidzkich obejmującym również zapewnienie odpowiedniej przestrzeni manewrowej wokół takich drzwi, - stanowisko obsługi klientów dysponującego ladą o wysokości nieprzekraczającej 90 cm lub osobne stanowisko obsługi klientów osób poruszających się na wózkach, - przestrzeń przeznaczona do przebywania klientów, o powierzchni wystarczającej dla swobodnego poruszania się na wózku inwalidzkim (Szerokość wszystkich ciągów komunikacyjnych wewnątrz placówki pocztowej, w strefie obsługi klientów nie może być mniejsza niż 120 cm) lub posiadając warunki lokalowe, które mogą utrudniać dostęp do usług pocztowych osobom niepełnosprawnym jednocześnie są zorganizowane w sposób, który pozwala na skorzystanie z usługi pocztowej bez pokonywania takich barier obejmujący (udogodnienia organizacyjne) . Każda placówka pocztowa powinna zapewnić prawidłowe zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób trzecich, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej oraz ochronę danych osobowych. Adresy tych placówek poda wykonawca w załączniku nr 3 SIWZ. Wykonawca wyznaczy jednocześnie na terenie Raszyna placówkę pocztową odpowiedzialną za realizację usług pocztowych na rzecz Urzędu Gminy Raszyn. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych przesyłek. 8. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. 9. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej. Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta Zamawiającego. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. 10. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki. Nie dopuszczalne jest również doczepianie i przyklejanie przez wykonawcę, różnych przedmiotów i znaków do opakowania listu lub przesyłki w celu zwiększenia masy listu i przesyłki. 11. Realizacja przedmiotu zamówienia odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przez Zamawiającego przesyłek do nadania oraz zestawienia ilościowego z wyszczególnieniem adresów. W przypadku przesyłek rejestrowanych zestawienie będzie sporządzane w 2 egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy. 12. Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu listów poleconych, zawierającym co najmniej: liczbę porządkową, nazwę adresata, oznaczenie miejsca przeznaczenia, numer nadawczy, masę przesyłki i naliczoną opłatę oraz numer/sygnaturę przesyłki. 13. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane - ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. 14. Przesyłki stanowiące przedmiot umowy nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą do każdego miejsca w kraju i zagranicą. 15. Zamawiający umieszcza na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata wraz z właściwym kodem pocztowym, jednocześnie określające rodzaj przesyłki (polecona, za potwierdzeniem odbioru, priorytetowa) na stronie adresowej przesyłki. 16. Zamawiający zobowiązany jest do umieszczania na stronie adresowej przesyłek, w miejscu przeznaczonym na opłatę, napis (nadruk) o treści uzgodnionej przez strony po zawarciu umowy (np. Opłata - Umowa Nr z dnia ). 17. Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu do jego siedziby, pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. 18. W każdym przypadku nieobecności adresata przesyłki Wykonawca pozostawi adresatowi zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki (pierwsze awizo) zawierające wskazanie miejsca i czasu odbioru przesyłki przez adresata. Termin odbioru przesyłki przez adresata po pierwszym awizo ustala się na 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia a po upływie tego terminu w przypadku niepodjęcia przesyłki przez adresata wymagane jest wystawienie powtórnego zawiadomienia (powtórne awizo) o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od dnia pierwszego zawiadomienia. 19. Po upływie czternastodniowego terminu nieodebrana przez adresata przesyłka podlega zwrotowi z podaniem przyczyny nieodebrania przesyłki. 20. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niedokonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania. 21. Wykonawca zachowa w tajemnicy wszelkie informacje powzięte przy wykonaniu umowy. 22. Sposób realizacji zamówienia określony został we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr A do niniejszej SIWZ.