Bankowa obsługa budżetu gminy Potok Górny oraz jej jednostek organizacyjnych w latach 2012 - 2015

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest.: Bankowa obsługa budżetu gminy Potok Górny oraz jej jednostek organizacyjnych w latach 2012 - 2015 2. Przedmiotem zamówienia publicznego jest kompleksowa bankowa obsługa budżetu Gminy Potok Górny i niżej wymienionych gminnych jednostek organizacyjnych wchodzących w skład struktury organizacyjnej Gminy Potok Górny z możliwością rozszerzenia listy: 1) Urząd Gminy Potok Górny (2 rachunki podstawowe i 5 rachunków pomocniczych) 2) Gminny Zespół d/s Oświaty (rachunek podstawowy i 3 rachunki pomocnicze) 3) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Potoku Górnym (rachunek podstawowy i pomocniczy) 4) Zakład Gospodarki Komunalnej w Potoku Górnym (rachunek podstawowy) 5) Gminny Ośrodek Kultury (rachunek podstawowy) 6) Publiczne Gimnazjum w Lipinach Dolnych 7) Publiczne Gimnazjum w Szyszkowie 8) Publiczna Szkoła Podstawowa w Dąbrówce 9) Publiczna Szkoła Podstawowa w Lipinach Górnych 10) Publiczna Szkoła Podstawowa w Lipinach Dolnych 11) Publiczna Szkoła Podstawowa w Potoku Górnym 12) Publiczna Szkoła Podstawowa w Szyszkowie 3. Przedmiotem zamówienia jest również obsługa jednostek innych niż wymienione wyżej, których konieczność obsługi wystąpi w związku z realizacją zadań przez Gminę Potok Górny. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby jednostek (w tym zmian dotyczących ich działalności) na skutek ewentualnych zmian organizacyjnych oraz do zmiany ilości rachunków pomocniczych. W przypadku powołania nowych jednostek organizacyjnych lub utworzenia nowych rachunków ich obsługa bankowa będzie prowadzona na warunkach zgodnych z niniejszą SIWZ i zawartą umową. 5. Zakres zamówienia obejmuje: 1) Otwarcie, prowadzenie i likwidacja rachunków bieżących i pomocniczych dla budżetu Gminy Potok Górny i innych wyżej wymienionych jednostek, 2) dla potrzeb przygotowania oferty przyjmuje się, iż w czasie obowiązywania umowy prowadzonych będzie 6 rachunków podstawowych i 9 rachunków pomocniczych, 3) możliwość otwarcia dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie trwania umowy w zależności od potrzeb, 4) nowe rachunki bankowe, otwarte w czasie trwania umowy, Bank automatycznie zainstaluje w systemie bankowości elektronicznej i umożliwi ich funkcjonowanie niezwłocznie po zainstalowaniu, 1) potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, 2) przyjmowanie wpłat gotówkowych, 3) dokonywanie wypłat gotówkowych przez posiadacza rachunku, 4) zapewnienie obsługi wypłat gotówkowych świadczeń (około 600 miesięcznie) dla podopiecznych Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w kasie banku (zamawiający nie dopuszcza możliwości wydawania dla tych osób kart płatniczych tzw. przedpłaconych). Zamawiający dopuszcza wypłaty (do wyboru przez wykonawcę) za pomocą czeków gotówkowych lub list wypłat sporządzanych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej. Generalnie wypłaty gotówkowe przypadają na 25 dzień każdego miesiąca, 5) realizację zleceń płatniczych - przelewów przekazywanych w formie elektronicznej oraz papierowej. Zlecenia płatnicze złożone do godziny 14 -tej realizowane powinny być w tym samym dniu a poleceń złożonych po godz. 14:00, w dniu następnym do godz. 8:00. 6) sporządzenie wyciągów bankowych do wszystkich rachunków za każdy dzień, w którym dokonano operacji finansowej na danych rachunkach i udostępnienie tych wyciągów w formie papierowej w dniu następnym do godziny 11 - tej, 7) wdrożenie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych na dowolnej ilości stanowisk, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących oprogramowania w okresie trwania umowy oraz świadczenie jego serwisu. Dla potrzeb przygotowania oferty należy przyjąć iż w czasie obowiązywania umowy system elektronicznej obsługi rachunków bankowych będzie zainstalowany i uruchomiony na 10 stanowiskach komputerowych (może ulec zmianie). W ramach elektronicznej obsługi bankowej posiadacz rachunku będzie miał zapewnione w szczególności: - uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunkach bieżących i pomocniczych, - składanie poleceń przelewów, w tym poleceń przelewów do ZUS i US, ze wszystkich rachunków w ramach dostępnych środków, - tworzenie zbioru danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych, - przeszukiwanie zbioru operacji na wszystkich ww. rachunkach wg nazwy, kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych kryteriów możliwych do wyodrębnienia w zbiorze operacji - uzyskiwanie raportów o zrealizowanych operacjach, - generowanie (wydruk) wyciągów niewymagających stempla bankowego, - generowanie potwierdzenia zrealizowanego przelewu, - umożliwienie używania podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, - umożliwienie użytkownikom dysponowania podpisem elektronicznym służącym jedynie do czynności związanych z obsługą bankowości elektronicznej, - łączenie dowolnej liczby pojedynczych przelewów bankowych w grupy pozwalające na złożenie na nich akceptacji przez osoby upoważnione. - dwustopniowy poziom zatwierdzania przelewów do wypłaty (kierownik jednostki + księgowy), - dostęp do historii operacji wykonanych przelewów bankowych przez okres minimum jednego roku. - dostęp do aktualnych informacji bankowych ( promocje, tabele opłat i prowizji, tabele kursowe - przeszkolenie pracowników Zamawiającego z zakresu obsługi systemu bez dodatkowych opłat, - zapewnienie wsparcia informatycznego, w razie awarii programu. Bank w ramach systemu bankowości elektronicznej zapewnia: - w razie awarii jej naprawę w dni robocze do 24 h od jej zgłoszenia, - wymianę kluczy certyfikatów w nieprzekraczalnym terminie 72h od zgłoszenia w dni robocze, - archiwizację katalogu kontrahentów, przelewów i kont (pełna administracja po stronie Wykonawcy), - możliwość jednoznacznej identyfikacji Użytkownika, 8) wydawanie niezbędnych opinii i zaświadczeń dotyczących prowadzonych rachunków i sytuacji finansowej Zamawiającego. 9) udzielaniu osobom upoważnionym przez posiadacza rachunku, a także skarbnikowi informacji telefonicznych o stanie na rachunkach i wszystkich operacjach poprzedniego dnia do czasu wdrożenia przez jednostkę systemu elektronicznego lub w przypadku utrudnień technicznych w systemie wdrożonym; 10) oprocentowanie środków na rachunkach jednostek powinno być obliczane wg średniej arytmetycznej stawki WIBID 1 M za miesiąc poprzedni oraz marży banku na następny miesiąc. 11) naliczanie i kapitalizacja odsetek od środków na rachunkach powinno następować co miesiąc, ostatniego dnia miesiąca. O wysokości oprocentowania w każdym miesiącu Bank zawiadomi zamawiającego, poprzez ujęcie stosownej informacji na wyciągach bankowych. 12) zerowanie rachunków bieżących, zgodnie z dyspozycjami, polegające na przekaza-niu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na wyżej wymienionych rachunkach (np. odsetki bankowe) na rachunek bieżący budżetu Gminy. 13) możliwość deponowania wolnych środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bieżącym na lokatach typu OVERNIGHT, pod warunkiem uruchomienia takiej opcji przez Zamawiającego automatycznie, tj. bez dodatkowych formalności nie wcześniej niż o godz. 14:00. Środki pieniężne mają być zwrócone następnego dnia roboczego nie później niż do godziny 8:00. Zgromadzone odsetki będą przekazywane codziennie. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z usługi w dowolnym czasie obowiązywania umowy. 14) możliwość deponowania wolnych środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bieżącym na lokatach tygodniowych, miesięcznych - przyjmowanie lokat następować będzie według odrębnych umów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonywania lokat w innych bankach w przypadku uzyskania korzystniejszej oferty. 15) finansowanie kredytem, w rachunku bieżącym prowadzonym dla budżetu gminy występującego w ciągu roku, przejściowego deficytu budżetu gminy do wysokości wynikającej z uchwały budżetowej Rady Gminy na dany rok budżetowy. Zabezpieczenie kredytu weksel in blanco. Oprocentowanie kredytu w oparciu o stawkę WIBOR 1M ustaloną jako średnia arytmetyczna z miesiąca poprzedzającego rozpoczęcie kolejnych jednomiesięcznych okresów kredytowania powiększoną o stałą marżę banku. Marża banku jest stała w okresie obowiązywania umowy. Od udzielonego kredytu Bank nie będzie pobierał żadnych dodatkowych prowizji i opłat. Dla potrzeb przygotowania oferty przyjmuje się, iż w czasie obowiązywania umowy dotyczącej przedmiotowego zamówienia zaciągnięty będzie kredyt w rachunku bieżącym w wysokości po 500 000 zł w każdym roku budżetowym