Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Miasta i Gminy w Prusicach

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz.U. z 2016 r., poz. 1113 ze zm. ) w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, dla Urzędu Miasta i Gminy w Prusicach. 2. W ramach świadczenia usług pocztowych rejestrowanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO), Wykonawca będzie realizował doręczanie tych przesyłek z zachowaniem terminów i w trybach określonych w przepisach: a)ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 613.); b)ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 23); c)ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 1964 r., Nr 43, poz. 296 ze zm.); d)ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (j.t. Dz. U. z 2016 r., poz. 718). 1)Przedmiot zamówienia winien być wykonywany na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2016 r. poz. 1113 ze zm.). 2)Do zakresu przedmiotu zamówienia zalicza się: 1)usługi pocztowe w obrocie krajowym dla przesyłek listowych o wadze do 2000 g, paczek nie będących usługami kurierskimi do 10 kg oraz przesyłek zagranicznych o wadze do 50 g w zakresie ich przyjmowania, przemieszczania i doręczania, 2)doręczanie zwrotów przesyłek opisanych w ppkt. a) nie doręczonych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy oraz zwrot potwierdzeń odbioru do siedziby Zamawiającego. 1.Szczegółowe informacje dotyczące wykonywanej usługi: 1)Przez przesyłki pocztowe (zwanej w dalszej części przesyłkami), będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g. (Gabaryt A i B): a)zwykłe – przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, b)zwykłe o przyspieszonym trybie doręczenia – przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii (deklarowany czas dostarczenia adresatowi wynosi maksymalnie 3 dni robocze od dnia jej nadania), c)polecone nie będące przesyłką najszybszej kategorii – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d)polecone o przyspieszonym trybie doręczenia – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem najszybszej kategorii (deklarowany czas dostarczenia adresatowi wynosi maksymalnie 3 dni robocze od dnia jej nadania), e)polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, f)polecone o przyspieszonym trybie doręczenia ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, g)z zadeklarowaną wartością – przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę. Gabaryt A- to przesyłka o wymiarach: Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. Gabaryt B – to przesyłka o wymiarach: Minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, Maksimum – suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 610 mm. 2)Przez paczki pocztowe (zwanej w dalszej części przesyłkami), będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o wadze do 10.000 g (Gabaryt A i B): a)ekonomiczne – paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, b)o przyspieszonym trybie doręczenia – paczki rejestrowane najszybszej kategorii, c)z zadeklarowaną wartością – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością, d)ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – paczki rejestrowane ekonomiczne i o przyspieszonym trybie doręczenia, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. Gabaryt A – to przesyłka o wymiarach: Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. Gabaryt B – to przesyłka o wymiarach: Minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub długość 500 mm lub szerokość 300 mm, Maksimum – suma długości i największego obwodu w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3 000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. 3)Dane podane w Załączniku nr 1 do formularza ofertowego odnoszące się do szacunkowych ilości przesyłek/ zwrotów/usług, zostały określone na podstawie danych z września 2015 w celu obliczenia wartości oferty oraz porównania ofert i nie są ilościami zobowiązującymi Zamawiającego, a także nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadania przesyłek w podanych ilościach. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek oraz zwrotów w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego w przypadku, gdy szacunkowe ilości przesyłek/zwrotów/usług (określone w Załączniku nr 1 do formularza ofertowego) nie zostaną w pełni wykorzystane do terminu zakończenia umowy. 4)Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą, na podany adres bądź wskazany adres skrytki pocztowej. 5)Przesyłki priorytetowe dostarczenie do adresata w ciągu 24 godzin od otrzymania od Zamawiającego. 6)Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (polecona, polecona z potwierdzeniem odbioru) na stronie adresowej przesyłki. 7)Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach pocztowych oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty w postaci nadruku na kopercie lub odcisku pieczęci o treści ustalonej przez Wykonawcę oraz dostarczonej Zamawiającemu przez Wykonawcę. 8)Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. 9)Zamawiający będzie korzystał z własnych wzorów potwierdzenia odbioru do przesyłek w trybie przepisów ustawy Kodeks Postępowania Administracyjnego, do pozostałych przesyłek będzie korzystał z druków potwierdzenia odbioru dostarczanych przez Wykonawcę. 10)Wykonawca zobowiązany jest do honorowania, obsługiwania „zwrotnego potwierdzenia odbioru” stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. z 2016 r. poz.23). 11)Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym. Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie pocztowych książek nadawczych wg wzoru ustalonego przez Zamawiającego. 12)Przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie zestawienia ilościowo-wartościowego nadanych przesyłek wg wzoru ustalonego przez Zamawiającego. 13)Pocztowe książki nadawcze sporządzane będą w dwóch egzemplarzach, po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. 14)Zamawiający będzie dostarczał przesyłki pocztowe do placówki pocztowej Wykonawcy pod warunkiem zlokalizowania takiej placówki w odległości nie przekraczającej 200 m od siedziby Zamawiającego w innym przypadku Wykonawca zobowiązany jest do odbioru raz dziennie przesyłek przygotowanych do wyekspediowania z siedziby głównej Zamawiającego, tj. z Kancelarii Ogólnej Urzędu Miasta i Gminy w Prusicach ul. Rynek 1 55-110 Prusice, w dni robocze od poniedziałku do czwartku w godzinach 14.00-15.00 w piątek w godzinach. 12:30 do 13:30. Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w zestawieniu przesyłek nadanych (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych). 15)Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć, co najmniej raz dziennie w dni robocze w godzinach pracy Zamawiającego osobiście wszystkie przychodzące za jego pośrednictwem przesyłki pocztowe i zwracać niedoręczone przesyłki pocztowe oraz potwierdzenia odbioru do Zamawiającego. 16)Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego. 17)Wszelkie oznaczenia (numery nadawcze) przesyłek rejestrowanych muszą być zapewnione na przesyłkach przez Wykonawcę. 18)Przedstawiciel Wykonawcy doręcza przesyłki osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Przesyłki mogą być doręczone również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia przesyłki w sposób określony w zdaniu 1 i 2, a także w razie koniecznej potrzeby, przedstawiciel Wykonawcy doręcza przesyłkę w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie. W przypadku nieobecności adresata przesyłkę doręcza, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania adresatowi. O doręczeniu przesyłki sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. 19) W razie niemożności doręczenia przesyłki Wykonawca postępuje w sposób wskazany poniżej: a)przedstawiciel Wykonawcy umieszcza w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata pisemne zawiadomienie o pozostawieniu przesyłki wraz z informacją o możliwości jej odbioru w terminie siedmiu dni w miejscu wskazanym przez Wykonawcę licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w pkt 18 (z zastrzeżeniem, że miejsce to musi się mieścić w odległości nie większej niż 10 km od miejsca zamieszkania adresata), b)w przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w zdaniu poprzednim, pozostawia powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia. 20)Jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym doręcza się przesyłki w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru przesyłek. Sposób doręczenia stosuje się odpowiednio. 21)Odbierający przesyłkę potwierdza doręczenie mu przesyłki swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli odbierający przesyłkę uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała przesyłkę i przyczynę braku jej podpisu. 22)Wykonawca w celu wykonywania przedmiotu zamówienia posiada lub utworzy w każdej gminie na terenie Rzeczypospolitej Polskiej placówkę pocztową w rozumieniu art. 3 pkt 15 ustawy Prawo Pocztowe albo będzie dysponował w celu wykonywania przedmiotu zamówienia placówką należącą do innego operatora pocztowego, jednostki organizacyjnej operatora pocztowego lub agenta pocztowego pośredniczącego na rzecz tego operatora, czynną co najmniej 5 dni w tygodniu przez 5 godzin dziennie. Zamawiający wymaga w formularzu ofertowym podania źródła, gdzie Zamawiający może na bieżąco podczas realizacji umowy weryfikować prawdziwość oświadczenia (np. link do własnej strony www) w celu umożliwienia adresatom podjęcia przesyłek Zamawiającego. 23)Reklamacje z tytułu niewykonania usługi lub nienależytego wykonania usługi Zleceniodawca może zgłosić do Wykonawcy zgodnie z trybami przewidzianymi w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. 2016 r., poz. 1113 ze zm.). 24)Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednie przepisy ustawy Prawo Pocztowe oraz Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Faktury będą płatne w terminie 21 dni licząc od dnia prawidłowo wystawionych/ej faktur/y. 25)Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami realizacji obciążyć Wykonawcę, jeżeli Wykonawca nie odbierze od Zamawiającego przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie.