Pełnienie funkcji Menedżera Kontraktu dla zadania pn. Wspólna marka Geopark Łuk Mużakowa drogą do UNESCO

Opis przedmiotu przetargu: I. Charakterystyka Projektu (inwestycji) dla przeprowadzenia której wybierany jest Menedżer kontraktu: Szczegółowy opis Projektu dla przeprowadzenia, którego wybierany jest Menadżer kontraktu zawiera Opis techniczny (stwiorb), stanowiący załącznik nr 1.1. do siwz. II. Podstawowy zakres rzeczowy zamówienia 1. Sporządzenie specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla przetargu nieograniczonego na wybór wykonawcy robot budowlanych. 2. Sprawowanie funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego, w zakresie następujących branż: 1) drogowej, 2) konstrukcyjno - budowlanej zgodnie z aktualnymi przepisami ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r., nr 243, poz.1623, z późn. zm.). 3. Przeprowadzenie procedury sprawozdawczości i rozliczenia projektu, równolegle w języku polskim i niemieckim III. Obowiązki ogólne: 1. Realizacja inwestycji musi być przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa polskiego. 2. W czasie realizacji swoich zadań Menedżer Kontraktu będzie cały czas ściśle współpracował z wyznaczonym przez Zamawiającego (z jego personelu) Koordynatorem Projektu. 3. Menedżer Kontraktu na wszystkich etapach realizacji inwestycji (Projektu) reprezentuje Inwestora w kontaktach z odpowiednimi instytucjami oraz służbami (na podstawie odrębnych pełnomocnictw udzielonych mu przez Zamawiającego), a także spełnia funkcję Inspektora Nadzoru Inwestorskiego w rozumieniu przepisów Prawa Budowlanego. 4. Menedżer Kontraktu nadzoruje właściwe wykonanie umów zawartych pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami robót budowlanych. 5. Menedżer Kontraktu zobowiązany jest do realizacji inwestycji (Projektu) zgodnie z Umowami o przyznanie dofinansowania na realizację Projektu. oraz z zatwierdzonymi wnioskami aplikacyjnymi do EWT (programu Europejskiej Współpracy Terytorialnej) i jego wszystkimi załącznikami. 6. Menedżer Kontraktu jest zobowiązany do przestrzegania terminów realizacji Projektu zawartych w Umowach dofinansowania. 7. Menedżer zapewni stałą wymianę informacji z Zamawiającym oraz koordynację swojej działalności z wymaganiami Zamawiającego. 8. Przez cały okres realizacji zamówienia Menedżer zobowiązany będzie prowadzić bieżącą analizę sytuacji związanej z realizacją Projektu, identyfikować wszelkie problemy, ryzyka i zagrożenia dla pomyślnego (w ramach założonych terminów i budżetów) przebiegu realizacji Projektu. Wykrycie problemów, ryzyk czy zagrożeń skutkować powinno podjęciem przez Menedżer Kontraktu zarządczych działań naprawczych w zakresie jego kompetencji lub sformułowaniem konkretnych zaleceń/sugestii dla Zamawiającego za pośrednictwem Koordynatorów Projektu w celu podjęcia określonych działań. W szczególności, gdyby postęp robót nie był zadawalający do obowiązków Menedżer należało będzie poinformowanie Zamawiającego za pośrednictwem Koordynatora Projektów o wszelkich środkach, które należy podjąć w celu zaradzenia zaistniałej sytuacji oraz wypełnienia zobowiązań wynikających z umowy o roboty budowlane. 9. Wszelkie wnioski i rekomendacje formułowane przez Menedżer dla Zamawiającego powinny zawierać wyczerpujące uzasadnienie oraz konkretne i jednoznaczne rekomendacje. 10. Menedżer Kontraktu jest zobowiązany na wniosek Koordynatora Projektu do niezwłocznego usunięcia nieprawidłowości w realizacji inwestycji, stwierdzonych przez Instytucję Pośredniczącą lub inną instytucję do tego uprawnioną lub Zamawiającego na każdym etapie jej realizacji. Menedżer umożliwi przedstawicielom Zamawiającego oraz upoważnionych instytucji wstęp na teren realizacji zadań. 11. Menedżer kontraktu zobowiązany jest na każde żądanie Koordynatora Projektu udostępnić wszystkie dokumenty i przygotowywać uzasadnienia i wyjaśnienia dla Instytucji Kontrolującej. 12. Dokumentacja sprawozdawcza i rozliczeniowa prowadzona będzie równolegle w dwóch językach: polskim i niemieckim zgodnie z wymaganiami Sekretariatu Technicznego EWT (programu Europejskiej Współpracy Terytorialnej). IV. Na etapie organizacji inwestycji. 1. W zakresie dokumentacji technicznej: zlecenie i odbiór dokumentacji uzupełniającej, jeżeli taka okaże się konieczna (np. na skutek okoliczności lub wymogów nieznanych Inwestorowi i projektantom w czasie opracowywania dokumentacji podstawowej). 2. Weryfikacja i zatwierdzenie harmonogramu rzeczowo - finansowego robót. 3. Zgłoszenie rozpoczęcia robót, protokolarne przekazanie Wykonawcy robót budowlanych (kierownikowi budowy) dokumentacji, placu budowy i dziennika budowy. 4. Przyjęcie od Wykonawcy robót budowlanych i zatwierdzenie Planu Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia, instrukcji i zabezpieczeń ppoż., ewentualnego projektu zajęcia pasa drogowego. V. Na etapie realizacji robót budowlanych. 1. Pełnienie funkcji Inspektora Nadzoru Inwestorskiego zgodnie z ustawą Prawo Budowlane w następujących branżach: a) drogowej, b) konstrukcyjno-budowlanej zgodnie z projektami, zapisami SIWZ i ewentualnymi dodatkowymi opracowaniami powstałymi w trakcie realizacji. 2. Monitorowanie postępu robót poprzez sprawdzanie rzeczywistego zaawansowania i zgodności z obowiązującym przy realizacji Projektu harmonogramem robót i zdefiniowanymi wskaźnikami. 3. Kontrola przestrzegania przez Wykonawców robót zasad bezpieczeństwa pracy i utrzymania porządku na terenie budowy. 4. Udzielanie Wykonawcom robót wszelkich dostępnych informacji i wyjaśnień dotyczących Projektu. 5. Kontrola zgodności oznakowania robót z zatwierdzonym projektem tymczasowej organizacji ruchu. 6. Podejmowanie decyzji o wstrzymaniu całości lub części robót w sytuacjach określonych w umowach o roboty budowlane. 7. Wyrażanie zgody na wykonywanie robót poza normalnymi godzinami pracy. 8. Wnioskowanie o usunięcie z terenu budowy każdej osoby zatrudnionej przez Wykonawcę robót, która zachowuje się niewłaściwie lub jest niekompetentna. 9. Organizowanie oraz przewodniczenie comiesięcznym naradom dotyczącym postępu robót (Rada Budowy), w których udział biorą przedstawiciele wszystkich zaangażowanych w realizację Projektu stron (Koordynatorzy Projektu, inspektorzy nadzoru i jego pracownicy, Wykonawca robót i jego pracownicy, Projektant oraz przedstawiciele innych firm zaangażowanych w realizację Projektu) oraz sporządzanie protokołów z tych narad i przekazywanie ich Zamawiającemu i Wykonawcy robót w terminie 7 dni od dnia narady. 10. Organizowanie cotygodniowych narad technicznych oraz sporządzanie protokołów z tych narad i przekazywanie ich Zamawiającemu i Wykonawcy robót w terminie 7 dni od dnia narady. 11. Ścisłej współpracy z Projektantem w zakresie sprawowanego przez niego nadzoru autorskiego i uzyskiwanie od Projektanta zgody na zmiany w zakresie projektu budowlanego. 12. Czuwanie nad realizacją elementów robót związanych z ochroną środowiska. 13. Nadzorowanie wykonania robót dodatkowych. 14. Kontrola sposobu składowania i przechowywania materiałów. 15. Nadzorowania badań materiałów i robót wykonywanych przez Wykonawcę robót. 16. Zlecania Wykonawcy robót wykonania dodatkowych badań materiałów lub robót budzących wątpliwości, co do ich jakości. 17. Sprawdzania i formułowania zaleceń dotyczących poprawności i autentyczności wszelkich certyfikatów, polis ubezpieczeniowych, ubezpieczeń od odpowiedzialności cywilnej itp. 18. Zalecanie sporządzania wszelkich koniecznych zmian w dokumentacji projektowej, które mogą okazać się konieczne w trakcie budowy. 19. Weryfikowanie rysunków powykonawczych sporządzanych przez Wykonawcę robót. 20. Dokonywanie odbiorów robót zanikających i ulegających zakryciu. 21. Dokonywanie odbiorów częściowych wykonywanych robót i odbioru końcowego. 22. Przygotowywanie do odbiorów częściowych i do odbioru końcowego, sprawdzanie kompletności i prawidłowości przedłożonych przez Wykonawcę robót dokumentów wymaganych do konkretnych odbiorów oraz uczestnictwo w tych odbiorach. 23. Bieżąca kontrola jakości stosowanych materiałów i wyrobów budowlanych. 24. Bieżące sprawdzanie obmiarów wykonywanych robót. 25. Sprawdzanie miesięcznych zestawień ilości i wartości wykonanych robót i wystawianie częściowych świadectw płatności. 26. Sprawdzanie wykonanych robót i powiadamianie Wykonawcy robót o wykrytych wadach oraz określanie zakresu koniecznych do wykonania robót poprawkowych. 27. Odbiór i poświadczanie dokonanego przez Wykonawcę robot usunięcia wad. 28. Terminowe dokonywanie zakupów inwestorskich. 29. Poświadczanie terminów wykonywania robót. 30. Akceptowanie propozycji Wykonawcy Robót odnośnie zmian kierownika budowy lub robót na inną osobę niż wskazana w umowach o roboty budowlane. 31. Bieżące uzgadnianie z Projektantami oraz wnioskowanie do Inwestora ewentualnych rozwiązań i materiałów zamiennych. 32. Prowadzenie regularnych inspekcji na terenie budowy w celu sprawdzenia jakości wykonywanych robot oraz wbudowanych materiałów zgodnie z wymaganiami specyfikacji technicznych, dokumentacji projektowej oraz praktyką inżynierską. 33. Menedżer Kontraktu może zgłaszać ewentualne zmiany dotyczące realizacji inwestycji w całym okresie jej realizacji, ale nie później niż 3 miesiące przed planowanym zakończeniem realizacji inwestycji do zatwierdzenia przez Inwestora. Po tym terminie nie mogą nastąpić żadne zmiany w realizacji inwestycji. 34. Zapewnienie pełnej współpracy z Koordynatorem Projektu ze strony Zamawiającego w celu wykonania sprawnego monitoringu rzeczowego i finansowego inwestycji przez ww. Koordynatora w tym: a) terminowe przekazywanie Koordynatorowi wszelkich dokumentów oraz rzetelnych informacji niezbędnych do złożenia wniosków o refundację kosztów w ramach programu Europejskiej Współpracy Terytorialnej (EWT). b) terminowe oraz na żądanie przekazywanie Koordynatorowi wszelkich dokumentów oraz rzetelnych informacji niezbędnych do złożenia okresowych, rocznych i końcowych sprawozdań monitoringowych z realizacji inwestycji w terminach zgodnych z harmonogramem raportowania w ramach EWT. 35. Identyfikowanie wszędzie tam gdzie to możliwe ryzyk powstania potencjalnych roszczeń ze strony Wykonawców robót i stron trzecich oraz informowania o tym, Zamawiającego wraz z propozycjami sposobów zapobiegania tym roszczeniom. 36. Powiadamianie Zamawiającego o wszelkich rozbieżnościach między dokumentacją Zamawiającego a stanem faktycznym na terenie budowy. 37. Wystawianie wszelkich niezbędnych dokumentów związanych z realizacją Projektu wymaganych przez zamawiającego. 38. Bieżąca kontrola i archiwizacja dokumentacji budowy, VI. Obsługa i kontrola finansowa realizacji inwestycji w tym: 1. Prowadzenie bieżącej kontroli Projektu i aktualizowanie jego końcowej szacunkowej wartości; kontrola wielkości wydatków, ich struktury oraz wielkości zmian w kategorii wydatków zgodnie z harmonogramem finansowym. 2. Bieżące sprawdzanie, zatwierdzanie pod względem merytorycznym i przekazywanie Inwestorowi faktur i innych równoważnych dokumentów finansowych do zapłaty ze środków własnych inwestora, środków unijnych i innych. 3. Sporządzanie i przekazywanie Koordynatorowi Projektu ze strony Zamawiającego do 10-go dnia każdego miesiąca comiesięcznych zestawień, faktur i innych równoważnych dokumentów finansowych (wynikających z harmonogramu finansowego) dotyczących miesiąca poprzedniego wraz z protokołami odbioru wykonania robót, przyjęcia materiałów i urządzeń na magazyn (wraz z podaniem miejsca składowania). 4. Informowanie Koordynatora Projektu ze strony Zamawiającego o wielkości przesunięć dotyczących kategorii wydatków. 5. Cykliczna ocena i akceptacja finansowego zaawansowania robót zgodnie z harmonogramem finansowym. 6. Sprawdzanie pod względem przerobu i zgodności z umowami o roboty budowlane faktur częściowych wystawianych przez Wykonawcę robót oraz kierowanie ich do realizacji. 7. Sprawdzenia i akceptowanie ostatecznej kwoty należnej Wykonawcy robót, która wynika z jego faktury. 8. Sporządzanie protokołów konieczności wykonania i finansowania zaakceptowanych przez Inwestora robót dodatkowych zgodnie z procedurami ustawy Prawo zamówień publicznych. 9. Prowadzenie dokumentacji finansowej inwestycji zgodnie z obiegiem dokumentacji finansowej. 10. Rozliczenia umowy o roboty budowlane w przypadku jej wypowiedzenia. VII. Na etapie przekazywania obiektu do użytkowania i rozliczenia inwestycji. 1. Nadzorowanie przeprowadzenia wymaganych prób i rozruchów technologicznych, inwentaryzacji powykonawczej i in. 2. Dokonanie protokolarnego odbioru końcowego. 3. Sprawdzenie, skompletowanie i przekazanie Inwestorowi dokumentacji powykonawczej, w skład której wchodzą: 1) dokumentacja budowy wraz z projektem powykonawczym, 2) komplet atestów, certyfikatów użytych materiałów i wyrobów budowlanych w języku polskim, 3) protokóły z prób i sprawdzeń, 4) dokumenty odbiorowe, 5) decyzje, pozwolenia, 6) instrukcja przeciwpożarowa, 7) instrukcja użytkowania obiektu, 8) komplet instrukcji obsługi, dokumentacji techniczno-ruchowych i gwarancji urządzeń i materiałów w języku polskim, 4. Sprawdzanie i zatwierdzanie do realizacji faktur końcowych. 5. Pełne rozliczenie inwestycji wraz z końcowym raportem finansowym i przekazanie kompletu dokumentacji finansowej Inwestorowi. 6. W okresie rękojmi Menedżer Kontraktu zobowiązany jest uczestniczyć we wszystkich działaniach związanych z gwarancją i rękojmią na wykonanie robót budowlanych, których wykonanie nadzoruje, w tym m. in.: 1) Uczestniczyć w wykonywanych przeglądach gwarancyjnych. 2) Nadzorować i odbierać prace związane z usuwaniem stwierdzonych usterek. 7. W latach 2013 - 2015 Menedżer Kontraktu, w ramach uzyskanego z kontraktu wynagrodzenia, dokona rozliczenia kwot kosztów kwalifikowanych zgodnie z ustalonym harmonogramem rzeczowo-finansowym.