dostawa materiałów biurowych

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia nr 79/ZZ/AZLZ/2016 jest „dostawa materiałów biurowych”. Przedmiot zamówienia (wykaz ilościowy i opis) określa załącznik nr 1 do SIWZ. Wymagania określone w ww. załączniku są minimalnymi wymaganiami Zamawiającego. 2. Dostawy materiałów biurowych dokonywane będą sukcesywnie, w miarę bieżących potrzeb Zamawiającego na podstawie złożonego zamówienia. 3. Adres dostawy: Instytut Lotnictwa Al. Krakowska 110/114, 02-256 Warszawa. Wykonawca będzie zobowiązany do złożenia dostarczonych materiałów we wskazanym przez Zamawiającego miejscu. 4. Warunki realizacji poszczególnych dostaw: 1) Sposób składania zamówień odbywa się przez zalogowanie się na platformę internetową, o której mowa w ust. 13 poniżej, uruchomioną przez Wykonawcę na potrzeby realizacji zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest do zwrotnego potwierdzenia otrzymania zamówienia na adresy mailowe osób wyznaczonych do realizacji zamówienia ze strony Zamawiającego. Do momentu uruchomienia platformy i jej prawidłowego funkcjonowania zamówienia będą składane elektronicznie na adres mailowy osoby/osób wyznaczonej przez Wykonawcę do obsługi Zamawiającego. 2) Termin dostawy nie przekroczy 3 dni roboczych od daty złożenia zamówienia. Za dni robocze uważa się dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach od 8:00 do 15:00. Zamawiający informuje na podstawie dotychczasowych doświadczeń, że składał ok. 3 zamówień tygodniowo. 3) Wykonawca każdorazowo zawiadamia Zamawiającego o dacie i godzinie dostawy na 1 dzień roboczy przed dostawą, na adresy mailowe wskazane w umowie. 4) Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć w ramach jednej dostawy wszystkie materiały objęte danym zamówieniem. Zamawiający dopuszcza możliwość dostaw częściowych wyłącznie po uprzedniej akceptacji Zamawiającego. 5) Potwierdzeniem zrealizowania dostawy zgodnej ze złożonym zamówieniem jest dokument wz. 6) W przypadku stwierdzenia niezgodności pomiędzy dostarczonymi materiałami, a złożonym zamówieniem, Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia brakujących/niezgodnych materiałów w terminie do 1 dnia roboczego od zgłoszenia Zamawiającego. Zamawiający ma prawo zgłosić niezgodności w terminie do 3 dni roboczych od daty dostawy. 5. Warunki składania reklamacji: 1) Reklamacje będą zgłaszane przez osoby wyznaczone do realizacji umowy przez Zamawiającego, drogą elektroniczną na adres lub adresy email osoby/osób wyznaczonych przez Wykonawcę do obsługi Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza telefonicznych odpowiedzi Wykonawcy na zgłoszenia Zamawiającego pod rygorem nieważności. 2) Czas reakcji Wykonawcy na zgłoszenie nie może być dłuższy niż 2 dni robocze od momentu zgłoszenia ich przez Zamawiającego. W przypadku zgłoszenia reklamacji otrzymanego po godzinie 15:00, czas reakcji liczy się od godziny 8.00 następnego dnia roboczego. 3) Jeżeli w okresie gwarancji materiały biurowe okażą się wadliwe, Wykonawca zobowiązany będzie do ich wymiany na nowy wolny od wad. W przypadku powtarzających się wad danego materiału biurowego, wykonawca zobowiązany będzie zaproponować alternatywny materiał w takiej samej cenie, który po akceptacji Zamawiającego zostanie umieszczony na liście produktów objętych umową w miejsce produktu wymienianego. 6. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć przedmiot zamówienia fabrycznie nowy, nieuszkodzony, wolny od wad i odpowiadający obowiązującym normom oraz posiadające niezbędne certyfikaty i atesty (w przypadku produktów, których to dotyczy), zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 7. Wykonawca udziela gwarancji na dostarczone produkty na okres 12 miesięcy liczony od dnia dokonania dostawy 8. Podane ceny w ofercie Wykonawcy muszą zawierać koszty transportu oraz rozładunku. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamówienia asortymentu w ilościach innych, niż te określone w załączniku nr 1 do SIWZ, na podstawie bieżących potrzeb Zamawiającego. Ilości materiałów biurowych określone w załączniku nr 1 do SIWZ są ilościami szacowanymi podanymi na potrzeby przygotowania oferty przez Wykonawców. 10. Zamawiający zobowiązuje się do zrealizowania co najmniej 70% wartości brutto umowy. Wykonawcy nie przysługuje wobec Zamawiającego roszczenie z tytułu nie wykorzystania pełnej wartości brutto umowy. 11. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wyznaczył osobę/y dedykowaną do kontaktów z Zamawiającym, odpowiedzialną za bieżącą obsługę Zamawiającego wraz z podaniem danych kontaktowych (imię i nazwisko, numer telefonu, adres mailowy). Wymagane jest, aby bieżąca obsługa świadczona była w sposób ciągły w dni robocze w godzinach 8.00:15.00. 12. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca złożył wraz z ofertą wypełniony i podpisany „wykaz ilościowy i opis” stanowiący załącznik nr 1 do SIWZ. Produkty zaoferowane przez Wykonawcę w wypełnionym załączniku nr 1 do SIWZ muszą istnieć w obrocie rynkowym w dniu składania ofert. 13. Wykonawca wybrany do realizacji zamówienia, w terminie 14 dni od daty podpisania umowy, utworzy platformę internetową dedykowaną wyłącznie na użytek pracowników Zamawiającego. W przypadku, gdy platforma nie będzie sprawnie funkcjonować ww. terminie, Strony wyznaczą nowy termin z zastrzeżeniem, że platforma będzie działać sprawnie w terminie nie dłuższym, niż 30 dni od daty podpisania umowy. Platforma zawierać będzie katalog produktów zaoferowanych przez Wykonawcę w załączniku nr 1 do SIWZ, który zawiera co najmniej następujące informacje: 1) Spis treści oraz indeks alfabetyczny umożliwiający przekierowanie na kartę katalogową produktu po jego wybraniu 2) Nazwa handlowa produktu oferowanego, model, producent, kod producenta 3) Kod produktu 4) Opis produktu 5) Jednostka sprzedaży 6) Ilość sztuk w opakowaniu (jeżeli dotyczy) 7) Kolor/y produktu 8) Cena brutto za sztukę lub opakowanie (w zależności od tego, co stanowi jednostkę sprzedaży) zgodna z ofertą Wykonawcy 9) Zdjęcie produktu – czytelne, umożliwiające w sposób jednoznaczny identyfikację produktu, możliwość powiększenia zdjęcia Katalog określony powyżej powinien posiadać również funkcję wyszukiwania produktu w celu ułatwienia pracownikom Zamawiającego znalezienie produktu. Dostęp do platformy muszą posiadać wszyscy pracownicy Zamawiającego. Katalog produktów umieszczony na platformie będzie stanowił podstawę do składania zamówień. Zamawiający nie dopuszcza przekazania pracownikom Zamawiającego przez Wykonawcę jakiegokolwiek innego katalogu produktów oprócz tych umieszczonych na platformie. Składać zamówienia będą mogły wyłącznie osoby wyznaczone do realizacji umowy ze strony Zamawiającego. Osoby te będą miały możliwość zalogowania się na platformie. Login i hasło zostanie im przekazany przez Wykonawcę. Wygląd, funkcjonalność i opis działania platformy musi zostać uzgodniony i zaakceptowany przez ww. osoby. Platforma może zostać zmodyfikowana w trakcie realizacji umowy na wniosek Zamawiającego w celu ulepszenia jej funkcjonalności. Zalogowanie się na platformę musi umożliwić osobom wyznaczonym do realizacji umowy: 1) dostęp do katalogu produktów 2) złożenie zamówienia 3) monitorowanie realizacji umowy na dzień zalogowania się – w tym wartość netto i brutto w pln, asortyment, ilość 4) wgląd do wszystkich złożonych zamówień 5) status wszystkich złożonych zamówień 6) wygenerowanie raportu ze statusem realizacji umowy Platforma nie może zawierać reklam. Platforma musi być poprawnie wyświetlana w co najmniej następujących przeglądarkach: Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer. 14. Wykonawca wybrany do realizacji zamówienia zobowiązany będzie, aby dostarczać Zamawiającemu, w ramach niniejszego zamówienia, wyłącznie produkty umieszczone w załączniku nr 1 do SIWZ i katalogu, o którym mowa w ust. 13 powyżej oraz tożsame z produktami w ww. załączniku i katalogu (zgodność materiałowa, producenta, modelu, rozmiaru, parametrów technicznych, koloru). Każda zmiana produktu wymaga akceptacji Zamawiającego i zmiany katalogu. Dostarczenie produktów niezgodnych z katalogiem traktowane będzie jako nienależyte wykonanie umowy. 15. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wybrany do realizacji zamówienia, umieszczał na fakturach numer umowy za zamówienia zrealizowane w ramach przedmiotowej umowy. 16. Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia zostało wskazane pochodzenie (marka, znak towarowy, producent, dostawca) materiałów oznacza to określenie standardu i właściwości technicznych. Zamawiający dopuszcza oferowanie materiałów równoważnych pod warunkiem, że zapewnią uzyskanie parametrów technicznych nie gorszych od założonych w opisie przedmiotu zamówienia tj. spełniających wymagania techniczne, funkcjonalne i jakościowe co najmniej takie jakie zostały wskazane w ww. dokumencie lub lepsze. 17. Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia występują odniesienia do Polskich Norm, dopuszczalne jest stosowanie odpowiednich norm krajów Unii Europejskiej, w zakresie przyjętym przez polskie prawodawstwo, o ile zastosowane normy zagwarantują utrzymanie standardów na poziomie nie gorszym niż wymagania określone w ww. normach.