Obsługa wyjazdów i spotkań Instytutu Badań Edukacyjnych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest organizacja wyjazdów i spotkań dla Instytutu Badań Edukacyjnych w poniższym zakresie: 1) rezerwacja, zakup i dostarczanie do siedziby Zamawiającego biletów lotniczych na międzynarodowe i krajowe przewozy lotnicze 2) rezerwacja, zakup i dostarczanie do siedziby Zamawiającego biletów kolejowych na międzynarodowe i krajowe przewozy kolejowe 3) zapewnienie transportu samochodowego (bus-autokar) w przypadku wyjazdów grupowych 4) zakup polis ubezpieczeniowych w zakresie określonym w niniejszym przedmiocie zamówienia. 5) rezerwacja i zakup miejsc hotelowych dla pracowników i współpracowników IBE w kraju i za granicą Zakres przedmiotowego zamówienia obejmuje: 1. Kompleksową, obsługę w zakresie rezerwacji biletów lotniczych i realizacji połączeń wieloetapowych zagranicznych, krajowych i możliwości ich łączenia w klasie ekonomicznej lub w klasie przewoźników tzw.Tanie Linie Lotnicze. W ramach realizacji pkt. 1 Opisu Przedmiotu Zamówienia Wykonawca jest zobowiązany zagwarantować Zamawiającemu: -możliwość całodobowej rezerwacji biletu lotniczego, jej zmiany lub odwołania; możliwość całodobowego wykupu biletu. Zamawiający dopuszcza możliwość rezerwacji, jej zmiany i wykupu biletu za pomocą systemu rezerwacji on-line; -możliwość anulowania bez ponoszenia kosztów (wszystkie koszty związane z zakupem biletu) przez Zamawiającego rezerwacji biletu, zmiany terminu (data i/lub godzina) podróży, klasy podroży, danych pasażera, o ile fakt ten został zgłoszony Wykonawcy nie później niż na 48 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podroży, -opracowanie najkrótszych i najtańszych połączeń z miejsca wylotu do miejsca przylotu wskazanego przez Zamawiającego i podania co najmniej 2 optymalnych (oznacza połączenia najbardziej ekonomiczne pod względem finansowym) dla Zamawiającego propozycji połączeń lotniczych na wybranej trasie, -bezpłatne dostarczenie biletów lub potwierdzeń rezerwacji (dotyczy: Tanich Linii Lotniczych) do siedziby Zamawiającego w uzgodnionym terminie przez strony (data i godzina), jednak nie później niż na 24 godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży, a w sytuacjach nagłych nie później niż 6 godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży, -możliwość wystawienia biletów elektronicznych lub papierowych w zależności od każdorazowej decyzji Zamawiającego, -możliwości odbioru biletu poza granicami kraju, -możliwość całodobowego kontaktu z pracownikiem Wykonawcy za pośrednictwem linii telefonicznej, Trasy lotów najczęściej uczęszczane przez Zamawiającego to: 1) Warszawa - Londyn - Warszawa, 2) Warszawa - Bruksela - Warszawa, 3) Warszawa - Hamburg - Warszawa, 4) Warszawa - Tokio - Warszawa, 2. Kompleksową, obsługę w zakresie rezerwacji biletów kolejowych i realizacji połączeń wieloetapowych zagranicznych, krajowych i możliwości ich łączenia w klasie ekonomicznej i przewozach sypialnych. W ramach realizacji pkt. 1 Opisu Przedmiotu Zamówienia Wykonawca jest zobowiązany zagwarantować Zamawiającemu: -możliwość całodobowej rezerwacji biletu kolejowego, zmiany lub zwrotu; możliwość całodobowego wykupu biletu. Zamawiający dopuszcza możliwość rezerwacji i wykupu biletu za pomocą systemu rezerwacji on-line; -możliwość anulowania bez ponoszenia kosztów (wszystkie koszty związane z zakupem biletu) przez Zamawiającego rezerwacji biletu, zmiany terminu (data i-lub godzina) podróży, klasy podroży, danych pasażera, o ile fakt ten został zgłoszony Wykonawcy nie później niż na 48 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podroży, -opracowanie najkrótszych i najtańszych połączeń z miejsca wyjazdu do miejsca przyjazdu wskazanego przez Zamawiającego i podania co najmniej 2 optymalnych (oznacza połączenia najbardziej ekonomiczne pod względem finansowym) dla Zamawiającego propozycji połączeń kolejowych na wybranej trasie, -bezpłatne dostarczenie biletów do siedziby Zamawiającego w uzgodnionym terminie przez strony (data i godzina), jednak nie później niż na 24 godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży, a w sytuacjach nagłych nie później niż 6 godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży, -możliwość wystawienia biletów elektronicznych lub papierowych w zależności od każdorazowej decyzji Zamawiającego, -możliwości odbioru biletu poza granicami kraju, -możliwość całodobowego kontaktu z pracownikiem Wykonawcy za pośrednictwem linii telefonicznej, Trasy lotów najczęściej uczęszczane przez Zamawiającego to: 5) Warszawa - Gdańsk - Warszawa, 6) Warszawa - Lublin - Warszawa, 7) Warszawa - Kraków - Warszawa, 8) Warszawa - Wrocław - Warszawa, 3. Możliwość zapewnienia transportu samochodowego (bus-autokar) w przypadku wyjazdów grupowych. bus-autobus -nie mniej niż 15 miejsc siedzących w aucie lub busu-autobusu -nie mniej niż 40 miejsc siedzących w aucie- wg potrzeb Zamawiającego 4. Ubezpieczenia Podróży Zagranicznych pracowników lub współpracowników IBE (umowy cywilnoprawne) w tym ubezpieczenie kosztów leczenia, następstw nieszczęśliwych wypadków i ubezpieczenie bagażu podróżnego. Rodzaj wykonywanej pracy: udział w konferencjach, spotkaniach i szkoleniach. Szkodowość w 2008r. - 0,00 PLN Zakres ubezpieczenia (wymogi minimalne): Koszty leczenia obejmują: -badania i zabiegi ambulatoryjne zalecone przez lekarza; -konsultacje lekarskie; -dojazd lekarza z najbliższej placówki służby zdrowia do miejsca zakwaterowania Ubezpieczonego, w przypadku gdy wymaga tego jego stan zdrowia; -zakup płynów infuzyjnych, lekarstw i środków opatrunkowych, a także ortopedycznych środków pomocniczych; -naprawę protez; -transport Ubezpieczonego z miejsca nieszczęśliwego wypadku lub nagłego zachorowania do najbliższego szpitala lub placówki służby zdrowia; -pobyt w szpitalu tj. leczenie, badania, zabiegi i operacje, których przeprowadzenia nie można było, ze względu na stan zdrowia Ubezpieczonego; -poród, który nastąpi przed 32 tygodniem ciąży i związaną z nim opiekę nad matką i dzieckiem do równowartości 2.000 euro; -jedną wizytę lekarską związaną z ciążą i związany z nią transport do placówki medycznej, do równowartości 150 euro dla wszystkich zachorowań nie związanych z porodem, wymagających udzielenia natychmiastowej pomocy lekarskiej; -leczenie stomatologiczne w przypadku ostrych stanów bólowych i zapalnych do równowartości 120 euro dla wszystkich zachorowań, wymagających udzielenia natychmiastowej pomocy lekarskiej, zaistniałych w okresie ochrony ubezpieczeniowej; Wykonawca jest zobowiązany również odłożyć do czasu powrotu na teren Rzeczypospolitej Polskiej lub kraju zamieszkania Ubezpieczonego honoraria lekarskie i transport Ubezpieczonego do innego szpitala, jeżeli placówka medyczna, w której Ubezpieczony jest hospitalizowany, nie zapewnia opieki medycznej dostosowanej do jego stanu zdrowia, zgodnie z pisemnym zaleceniem lekarza prowadzącego leczenie. Ubezpieczenie Następstw Nieszczęśliwych Wypadków obejmuje: Przedmiotem ubezpieczenia jest życie i zdrowie Ubezpieczonego. Ubezpieczenie obejmuje gwarancję wypłaty następujących świadczeń: 1) świadczenie na wypadek trwałego inwalidztwa - wypłacane jako procent sumy ubezpieczenia wskazanej w dokumencie ubezpieczenia w oparciu o Tabelę stopnia trwałego inwalidztwa zamieszczoną w OWU Podróży Zagranicznych lub świadczenie na wypadek trwałego uszczerbku na zdrowiu - wypłacane jako procent sumy ubezpieczenia wskazanej w dokumencie ubezpieczenia w oparciu o Tabelę Oceny Procentowej Trwałego Uszczerbku na Zdrowiu oraz świadczenie na wypadek śmierci w wyniku nieszczęśliwego wypadku powstałej w okresie do 12 miesięcy od daty nieszczęśliwego wypadku. Świadczenie wypłacane jest w wysokości 100 % sumy ubezpieczenia na wypadek trwałego uszczerbku na zdrowiu, wskazanej w dokumencie ubezpieczenia; 2) ryzyko związane z nieszczęśliwym wypadkiem poniesionym na skutek działań wojennych lub aktów terroru, do których doszło nagle w czasie pobytu Ubezpieczonego na terytorium danego kraju. Ubezpieczenie Bagażu podróżnego obejmuje: Ubezpieczenie obejmuje bagaż podróżny pracowników lub współpracowników Zamawiającego tj.: walizy, plecaki, torby, nesesery, paczki i temu podobne pojemniki wraz z ich zawartością w postaci odzieży i rzeczy osobistych należących do pracowników lub współpracowników Zamawiającego towarzyszących mu podczas jego podróży zagranicznej. Ochroną ubezpieczeniową objęty jest bagaż podróżny, jeżeli znajduje się pod bezpośrednią opieką ww osób lub jeżeli osoby te: 1) powierzyły bagaż zawodowemu przewoźnikowi do przewozu na podstawie odpowiedniego dokumentu przewozowego; 2) oddały bagaż za pokwitowaniem do przechowalni bagażu; 3) zostawiły bagaż w zamkniętym na zamek mechaniczny lub elektroniczny pomieszczeniu zajmowanym przez nie w miejscu zakwaterowania; 4) zostawiły bagaż w zamkniętym indywidualnym pomieszczeniu bagażowym na dworcu (kolejowym, autobusowym, lotniczym); 5) umieściły bagaż w zamkniętym luku bagażowym lub zamkniętym (na zamek mechaniczny bądź elektroniczny) bagażniku samochodu, stojącego na parkingu strzeżonym, a zaginięcie bagażu jest potwierdzone wystawieniem odpowiedniego dokumentu; 6) umieściły bagaż w zamkniętej na zamek mechaniczny lub elektroniczny jednostce pływającej lub kabinie przyczepy samochodowej (kempingowej) znajdujących się na terenie strzeżonym. W przypadku sprzętu tj. telefony przenośne, sprzęt fotograficzny i kamery video, przenośny sprzęt komputerowy, sprzęt służący do odtwarzania i nagrywania dźwięku, gry wideo ubezpieczenie obejmuje ryzyko jego utraty w przypadku zrabowania sprzętu, który był w posiadaniu (noszony przy sobie w trakcie podróży) pracownika lub współpracownika Zamawiającego. W ramach realizacji pkt. 2 Opisu Przedmiotu Zamówienia Wykonawca jest zobowiązany: -wystawić polisy ubezpieczeniowe w wersji papierowej lub elektronicznej do państw europejskich i pozaeuropejskich; -zapewnić możliwość anulowania polisy (anulowanie opłaty za wystawioną polisę) przez Zamawiającego w przypadku anulowania polisy na 48 godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży; -bezpłatnie dostarczyć polisy ubezpieczeniowe w uzgodnionym terminie (data i godzina) do siedziby Zamawiającego; -zapewnić Zamawiającemu możliwość całodobowego kontaktu z pracownikiem Wykonawcy za pośrednictwem linii telefonicznej, 5. Usługa hotelowa: Rodzaje hoteli i ich standard będą specyfikowane w poszczególnych zamówieniach. Przedmiot zamówienia jest określony we Wspólnym Słowniku Zamówień jako CPV: 63516000-9 Usługi zarządzania podróżą; 63510000-7 Usługi biur podróży i podobne; 63515000-2 Usługi podróżne. Procedura postępowania pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą w sprawach reklamacyjnych: Wykonawca zobowiązany jest do umieszczenia na fakturze części składowych zakupionych usług wraz z rabatem, danymi pasażera oraz danymi dotyczącymi podróży. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawiania Zamawiającemu comiesięcznych raportów z realizacji zamówienia w wersji papierowej i elektronicznej. W raporcie powinny być ujęte dane umieszczane na fakturze dla danego rodzaju usługi. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawiania Zamawiającemu comiesięcznych raportów z realizacji zamówienia do 15 dnia następnego miesiąca. Przedmiot umowy realizowany będzie na podstawie zamówień Zamawiającego, sukcesywnie w okresie od dnia podpisania umowy do 31.12.2010r. lub do wyczerpania środków jakie Zamawiający przewidział na realizację przedmiotowego zamówienia w kwocie brutto 700 000,00 PLN. 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego