Wykonywanie serwisu i napraw kserokopiarek w O/ZUS w Rzeszowie i podległych Inspektoratach

Opis przedmiotu przetargu: I. Opis przedmiotu zamówienia dla części I zamówienia - kopiarki OCE 1.Przedmiot zamówienia obejmuje następujące typy kopiarek OCE 3165 Lokalizacja: O /ZUS Rzeszów al. Piłsudskiego 12 - 2 szt. I/ Przeworsk ul. Dworcowa 1 - 1 szt. 2. W ramach umowy Wykonawca zobowiązuje się wykonywać poniższe prace zgodnie z dokumentacją techniczną oraz wymogami i zaleceniami producenta: a) konserwację kserokopiarek b) usuwanie awarii kserokopiarek c) dostawy materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych i tonerów. 3. Ustala się harmonogram usług dotyczący Oddziału ZUS i Inspektoratu: a) konserwacja - raz w miesiącu. b) Usunięcie awarii kserokopiarek w czasie nie dłuższym niż 3 dni po otrzymaniu pisemnego lub telefonicznego powiadomienia Zleceniobiorcy. Do czasu naprawy nie wlicza się: dni wolnych od pracy u Zamawiającego, niedziel i świąt. 4. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przyjętych w ramach umowy kserokopiarek w sposób zapewniający wykonywanie kopii dobrej jakości poprzez dostarczanie materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych, tonerów, usuwanie awarii i konserwację. 5. Wykonawca zobowiązuje się do wpisywania w protokołach czynności serwisowych wszelkich prac związanych z konserwacją, przeglądami, regulacjami i naprawami kserokopiarek oraz aktualnego stanu licznika. 6. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe z jego winy podczas wykonywania prac będących przedmiotem umowy oraz za uszkodzenie sprzętu Zmawiającego powstałe podczas wykonywania czynności serwisowych, 7.Wykonawca zobowiązany jest, przed zakończeniem umowy lub po jej zerwaniu z przyczyn lezących po stronie Wykonawcy , do wykonania końcowego przeglądu kserokopiarek. Przegląd taki ma za zadanie sprawdzenie, czy przekazywany sprzęt jest w pełni sprawny i funkcjonalny. Za sprzęt w pełni sprawny i funkcjonalny uznany zostanie sprzęt , w którym: - działają wszystkie funkcje maszyny. - działają wszystkie urządzenia końcowe (finiszer, zszywacz). Zamawiający zobowiązany jest do zapewnienia wymaganej ilości zszywek i papieru do przeprowadzenia wymaganych testów. Ich brak nie upoważnia do odmowy podpisania Raportu Serwisowego, w takim przypadku uznaje się, ze maszyna jest sprawna. - jest dobra jakość kopii. Jako wzorzec zostanie użyty dokument tekstowy dostarczony przez Zamawiającego zawierający czytelny tekst wydrukowany w czarnym kolorze na białym papierze. Strony uznają, że jakość kopii jest dobra, jeżeli kopia wykonana z wzorca będzie czytelna, bez rozmazań, zabrudzeń, smug i pasów. 8.Po spełnieniu warunków określonych w ust.7 w Raporcie Serwisowym zostaną dokonane wpisy: maszyna jest sprawna na zakończenie wizyty, kopie próbne wykonano, w uwagach - jakość kopii dobra - bez zastrzeżeń. 9. Jeżeli przegląd końcowy wykaże niesprawność maszyny, Wykonawca ma 5 dni roboczych na wykonanie niezbędnych napraw i doprowadzenie kserokopiarki do stanu pełnej sprawności, co musi być potwierdzone raportem Serwisowym na warunkach określonych w ust. 8 i 9. 10.W przypadku jeżeli Wykonawca nie dotrzyma terminu określonego w pkt. g zobowiązany jest do zapłacenia kary umownej w wysokości 6 000,00 (sześć tysięcy) zł brutto za każde urządzenie OCE, którego nie dało się doprowadzić do pełnej sprawności technicznej w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia umowy. 11.Jeżeli naprawa kopiarek potrwa dłużej niż 3 dni Wykonawca zobowiązany jest w tym czasie do dostarczenia kopiarki zastępczej o parametrach zbliżonych do kopiarki zepsutej. W przypadku niezrealizowania naprawy w ciągu 21 dni zostaną naliczane kary umowne za każdy dzień zwłoki w naprawie zgodnie z ust.16 . 12. Na wykonane naprawy Wykonawca udziela 3 miesięcznej gwarancji na zasadach określonych przepisami kodeksu cywilnego. 13.Kwota wykonania kopii obejmuje koszty: a) materiałów eksploatacyjnych (w tym tonery) oraz części zamiennych (dostarczone części zamienne oraz tonery muszą być oryginalne nie regenerowane), b) materiałów zużytych podczas wykonywania konserwacji, c) usuwania awarii wraz z usuwaniem uszkodzeń mechanicznych, d) czynności konserwacyjnych wykonywanych zgodnie z wymogami i zaleceniami producenta urządzeń, e) robocizny f) dojazdu w celu wykonania serwisu, napraw. g) transportu kserokopiarek w przypadku konieczności ich naprawy w siedzibie Zleceniobiorcy 14.Cena kopii nie obejmuje kosztów papieru do wykonywania kopii. 15. Podstawę wynagrodzenia za wykonywanie czynności będących przedmiotem zamówienia stanowi cena 100 kopii Wynagrodzenie za wykonywanie czynności będących przedmiotem umowy wypłacane będzie Wykonawcy każdorazowo po wykonaniu konserwacji, w wysokości obliczonej według następującego wzoru: cena brutto 100 kopii x liczba wykonanych kopii w okresie rozliczeniowym 100 16.Zamawiającemu przysługują kary umowne: a) w przypadku opóźnienia w wykonaniu czynności będących przedmiotem umowy Zamawiający obciąży Wykonawcę karami umownymi w wysokości 200,00 zł /dwieście złotych/ brutto za każdy dzień opóźnienia w naprawie kserokopiarek powyżej 21 dni od daty zgłoszenia. W takim przypadku kserokopiarka zastępcza pozostaje w dalszym ciągu u Zamawiającego . b) w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca w wysokości 20% kwoty maksymalnej wartości zamówienia. 17.W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym (tj. raz w miesiącu) Wykonawca nie wykona konserwacji wynagrodzenie za ten okres nie przysługuje. 18.Zużyte materiały w tym materiały eksploatacyjne, tonery oraz części zamienne stają się własnością Wykonawcy. 19. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany miejsca użytkowania kserokopiarek w poszczególnych terenowych jednostkach organizacyjnych O/ZUS Rzeszów. Zmiana ta nie będzie powodować zmiany wynagrodzenia. 20. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z wykonywania napraw i konserwacji kopiarek, w przypadku wycofania ich z eksploatacji przez Zamawiającego. 21. Zamawiający na podstawie pisemnej prośby Oferenta udostępni kserokopiarki w celu ich oględzin w uzgodnionym terminie. II. Opis przedmiotu zamówienia dla części II zamówienia - pozostałe kopiarki Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie tonerów, materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych oraz świadczenie usług serwisowych polegających na pogwarancyjnym usuwaniu usterek i okresowych czynnościach przeglądowych kserokopiarek ZUS Oddział w Rzeszowie oraz podległych Inspektoratach. 1.Przedmiot zamówienia obejmuje następujące typy kopiarek: 1.1.Kopiarki GESTETNER 3235 a) w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ul. 8 Marca 3 - 2 szt. b) w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ul. Piłsudskiego 12 -1 szt. c) w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ul. Siemiradzkiego 10 - 1 szt. d) w Inspektoracie ZUS w Mielcu przy ul. Sikorskiego 4 - 1 szt. e) w Inspektoracie ZUS w Leżajsku przy ul. Mickiewicza 24 - 1 szt. f) w Inspektoracie ZUS w Przeworsku przy ul. Dworcowej 1- 2 szt. g) w Inspektoracie ZUS w Jarosławiu przy ul. Słowackiego 21 - 1 szt. h) w Inspektoracie ZUS w Przemyślu przy ul. Brodzińskiego 6 - 1 szt. i) w Inspektoracie ZUS w Tarnobrzegu przy ul. Sienkiewicza 145D -1 szt. 1.2. Kopiarki Kyocera Mita 4530 a) w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ul. Piłsudskiego 12 -1 szt. b) w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ul. Niepodległości 3 - 1 szt. c) w Inspektoracie ZUS w Stalowej Woli przy ul. Popiełuszki 8 - 1 szt. d) w Inspektoracie ZUS w Przemyślu przy ul. Brodzińskiego 6 - 1 szt. e) w Biurze Terenowym w Lubaczowie przy ul. Legionów 4 - 1 szt. 1.3. Kopiarki Ricoch 350 a) w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ulicy Piłsudskiego 12 - 2 szt. 1.4. Kopiarka Nashuatec a) w Oddziale ZUS w Rzeszowie przy ulicy Piłsudskiego 12 - 1 szt. Wykaz kopiarek wchodzących w skład umowy od dnia 21.07.2010 1.5. W Oddziale ZUS Rzeszów a) Kopiarka Xerox 5026 -2 szt. b) Kopiarka Xerox 5331 -1 szt. c) Kopiarka Xerox 5317 -1 szt. d) Kopiarka Ricoh FT 5632 -2 szt. e) kopiarka Ricoh 5626 1 szt.- Siemiradzkiego10 1.6. W Inspektoracie ZUS w Stalowej Woli przy ulicy Popiełuszki 8 a) Kopiarka Xerox 5317 -1 szt. b) Kopiarka Nashuatec 3715 -1 szt. c) Kopiarka Konica Ubix 170Z - 1 szt. d) Kopiarka Xerox 5017 -1 szt. 1.7. W Inspektoracie ZUS w Tarnobrzegu przy ulicy Sienkiewicza 145D a) kopiarka Canon NP. 1215 -1szt. b) kopiarka Ricoh FT 5632 -1 szt. 1.8. W Inspektoracie ZUS w Mielcu przy ulicy Sikorskiego 4 a) kopiarka Xerokx 5317 - 1 szt. b) kopiarka Ricoh FT 5632 - 1 szt. 1.9. W Inspektoracie ZUS w Leżajsku przy ulicy Mickiewicza 24 a) kopiarka Ricoh FT 5632 - 2 szt. 1.10. W Inspektoracie ZUS w Przeworsku przy ulicy Dworcowej 1 a) kopiarka Ricoh FT 5632 - 2 szt. b) kopiarka Xerokx 5310 -1 szt. c) kopiarka Konica Ubix 170Z - 1 szt. d) kopiarka Konica 112 - 1 szt. 1.11. W Inspektoracie ZUS w Jarosławiu przy ulicy Słowackiego 21 a) kopiarka Ricoh FT 5632 -2 szt. 1.12. W Inspektoracie ZUS w Przemyślu przy ulicy Brodzińskiego 6 a) kopiarka Ricoh FT 5632 -1 szt. Wykaz trzech kopiarek wchodzących w skład umowy po okresie gwarancyjnym. 1.13. W Inspektoracie ZUS w Stalowej Woli przy ulicy Popiełuszki 8 a) kopiarka SHARP MX-M950N - 1 szt. - umowa od dnia 27.10.2010 1.14. W Inspektoracie ZUS w Mielcu przy ulicy Sikorskiego 4 a) kopiarka SHARP MX-M950N - 1 szt. - umowa od dnia 14.11.2010 1.15. W Oddziale ZUS Rzeszów przy ulicy Piłsudskiego 12 a) kopiarka SHARP MX-M950N -1 szt.- umowa od dnia 14.11.2010 2. W ramach umowy Wykonawca zobowiązuje się wykonywać poniższe prace zgodnie z dokumentacją techniczną oraz wymogami i zaleceniami producenta: a) konserwację kserokopiarek b) usuwanie awarii kserokopiarek c) dostawy materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych i tonerów. 3. Ustala się harmonogram usług dotyczący Oddziału ZUS i Inspektoratu: a) konserwacja - raz w miesiącu. b) Usunięcie awarii kserokopiarek w czasie nie dłuższym niż 3 dni po otrzymaniu pisemnego lub telefonicznego powiadomienia Zleceniobiorcy. Do czasu naprawy nie wlicza się: dni wolnych od pracy u Zamawiającego, niedziel i świąt. 4. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przyjętych w ramach umowy kserokopiarek w sposób zapewniający wykonywanie kopii dobrej jakości poprzez dostarczanie materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych, tonerów, usuwanie awarii i konserwację. 5. Wykonawca zobowiązuje się do wpisywania w protokołach czynności serwisowych wszelkich prac związanych z konserwacją, przeglądami, regulacjami i naprawami kserokopiarek oraz aktualnego stanu licznika. 6. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe z jego winy podczas wykonywania prac będących przedmiotem umowy oraz za uszkodzenie sprzętu Zmawiającego powstałe podczas wykonywania czynności serwisowych, 7.Wykonawca zobowiązany jest, po zakończeniu umowy lub zerwaniu umowy z przyczyn leżących po jego stronie, do protokolarnego przekazania kserokopiarek w stanie pełnej sprawności technicznej i wykonującej kopie dobrej jakości nie budzące zastrzeżeń Zamawiającego w terminie do 2 dni od zakończenia lub zerwania umowy. W przypadku nie dotrzymania powyższego terminu Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 3 000,00 zł /słownie trzy tysiące złotych/ brutto za każdą z kserokopiarek określonych w ust. 1 pkt. 1.1 - 1.12. i 8 000,00 zł / słownie: osiem tysięcy złotych/ brutto za każdą z kserokopiarek określonych w ust. 1 pkt. 1.13 - 1.15, które nie zostały przekazane w pełnej sprawności technicznej. 8.Jeżeli naprawa kopiarek potrwa dłużej niż 3 dni Wykonawca zobowiązany jest w tym czasie do dostarczenia kopiarki zastępczej o parametrach zbliżonych do kopiarki zepsutej. W przypadku niezrealizowania naprawy w ciągu 21 dni zostaną naliczane kary umowne za każdy dzień zwłoki w naprawie zgodnie z pkt.13 . 9. Na wykonane naprawy Wykonawca udziela 3 miesięcznej gwarancji na zasadach określonych przepisami kodeksu cywilnego. 10.Kwota wykonania kopii obejmuje koszty: a)materiałów eksploatacyjnych (w tym tonery) oraz części zamiennych (dostarczone części zamienne oraz tonery muszą być oryginalne nie regenerowane), b)materiałów zużytych podczas wykonywania konserwacji, c) usuwania awarii wraz z usuwaniem uszkodzeń mechanicznych, d) czynności konserwacyjnych wykonywanych zgodnie z wymogami i zaleceniami producenta urządzeń, e) robocizny f) dojazdu w celu wykonania serwisu, napraw. g) transportu kserokopiarek w przypadku konieczności ich naprawy w siedzibie Zleceniobiorcy 11.Cena kopii nie obejmuje kosztów papieru do wykonywania kopii. 12. Podstawę wynagrodzenia za wykonywanie czynności będących przedmiotem zamówienia stanowi cena 100 kopii wykonanych na kserokopiarce . Wynagrodzenie za wykonywanie czynności będących przedmiotem umowy wypłacane będzie Wykonawcy każdorazowo po wykonaniu konserwacji, w wysokości obliczonej według następującego wzoru: cena brutto 100 kopii x liczba wykonanych kopii w okresie rozliczeniowym 100 13. Zamawiającemu przysługują kary umowne: a) w przypadku opóźnienia w wykonaniu czynności będących przedmiotem umowy Zamawiający obciąży Wykonawcę karami umownymi w wysokości 50,00 zł /pięćdziesiąt złotych/ brutto za każdy dzień opóźnienia w naprawie kserokopiarek powyżej 21 dni od daty zgłoszenia. W takim przypadku kserokopiarka zastępcza pozostaje w dalszym ciągu u Zamawiającego . b) w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca w wysokości 20% kwoty maksymalnej wartości zamówienia. 14.W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym (tj. raz w miesiącu) Wykonawca nie wykona konserwacji wynagrodzenie za ten okres nie przysługuje. 15.Zużyte materiały w tym materiały eksploatacyjne, tonery oraz części zamienne stają się własnością Wykonawcy. 16.Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany miejsca użytkowania kserokopiarek w poszczególnych terenowych jednostkach organizacyjnych O/ZUS Rzeszów. Zmiana ta nie będzie powodować zmiany wynagrodzenia. 17. Zamawiający na podstawie pisemnej prośby Oferenta udostępni kserokopiarki w celu ich oględzin w uzgodnionym terminie. III. Sposób obliczania ceny oferty 1. Wykonawca w przedstawionej ofercie cenowej winien zaoferować cenę kompletną, jednoznaczną i ostateczną łącznie z podatkiem VAT naliczonym zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. 1.1. Wszelkie, ewentualne, udzielone przez Wykonawcę rabaty, bonifikaty, promocje, upusty muszą być uwzględnione w cenach jednostkowych. Cena 100 kopii nie podlega zmianie w okresie obowiązywania umowy. 2. Wykonawca w cenie oferty musi uwzględnić, odpowiednio dla każdego z modeli kserokopiarek, wszelkie niezbędne koszty serwisu pogwarancyjnego (łącznie z kosztem robocizny i dojazdu do miejsca użytkowania kserokopiarek) w zakresie zapewniającym stałe utrzymanie kserokopiarek w pełnej sprawności techniczno-użytkowej przez okres obowiązywania umowy . Innymi słowy, cena wydrukowania 100 sztuki kopii, odpowiednio dla każdego z modeli kserokopiarek, musi uwzględnić wszelkie (za wyjątkiem papieru) niezbędne koszty do ich wydrukowania oraz stałego utrzymania kserokopiarki w pełnej sprawności techniczno - użytkowej przez cały okres zawartej umowy.