ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH W OBROCIE KRAJOWYM I ZAGRANICZNYM DLA POTRZEB REGIONALNEGO OŚRODKA POLITYKI SPOŁECZNEJ W RZESZOWIE W 2016 ROKU

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na potrzeby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Rzeszowie w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, w tym doręczeń wynikających z przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego oraz ich ewentualnych zwrotów, w obrocie krajowym i zagranicznym do każdego miejsca w kraju i za granicą. 2. Poprzez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 2.1 przesyłki listowe o wadze do 2 000 g (Gabaryt A i B): 2.1.1 zwykłe - przesyłka nierejestrowana niebędąca przesyłką najszybszej kategorii, 2.1.2 zwykłe priorytetowe - przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii, 2.1.3 polecone - przesyłka rejestrowana, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 2.1.4 polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 2.1.5 polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, 2.1.6 polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, Gabaryt A- to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm lub szerokości 230 mm Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, Maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm 2.2 paczki pocztowe o wadze do 10 000 g (Gabaryt A i B): 2.2.1 zwykłe - paczki rejestrowane niebędące paczkami najszybszej kategorii, 2.2.2 priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii, 2.2.3 ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - paczki rejestrowane zwykłe i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. Gabaryt A - to paczka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm Gabaryt B - to paczka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. 2.3 paczki pocztowe o wadze ponad 10 000 g do 30 000 g (Gabaryt A i B): 2.3.1 zwykłe - paczki rejestrowane niebędące paczkami najszybszej kategorii, 2.3.2 priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii, 2.3.3 ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - paczki rejestrowane zwykłe i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. Gabaryt A - to paczka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 150 x 200 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm Gabaryt B - to paczka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. 2.4 Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją + - 2 mm. 3. przesyłki listowe oraz paczki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. 4. Wykonawca zobowiązany jest codziennie do odbioru raz dziennie przesyłek przygotowanych do wysłania z siedziby Zamawiającego, tj. Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Rzeszowie, ul. Hetmańska 120, 35-078 Rzeszów - od poniedziałku do piątku w dni robocze w godzinach 1300 - 1400. Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Nadanie przesyłek przygotowanych do wysłania będzie każdorazowo dokumentowane przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych). 5. Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie wszystkich przesyłek pocztowych oraz ich ewentualny zwrot i reklamacje, Wykonawca musi realizować zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, w szczególności niżej wymienionymi: 5.1 Ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529), 5.2 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 267), 5.3 Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.), 5.4 obowiązujące przepisy wykonawcze do ustawy Prawo pocztowe - w szczególności rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545) oraz Akty Wewnętrzne Wykonawcy wydane na podstawie art. 21 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529). 6. Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych pozycji przesyłek wyszczególnionych w Formularzu kalkulacji cenowej - Załącznik nr 7 do SIWZ, mają charakter szacunkowy, przyjęty dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Zamawiający przyjął prognozę jako wielokrotność średnich miesięcznych ilości przesyłek każdego rodzaju, w oparciu o analizę potrzeb i jako podstawę do wyliczenia ceny. Faktyczne ilości i rodzaje przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę. Wykonawca nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych oraz zmniejszenia wielkości zamówienia w trakcie realizacji usługi, co nie stanowi zmiany umowy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia lub zmniejszenia ilości wysyłanych przesyłek danego rodzaju, kosztem innego, w granicach nieprzekraczających ogólnej ceny ofertowej. 7. Okresem rozliczeniowym będzie miesiąc kalendarzowy. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub dokumentów oddawczych dokumentujących zwrot przesyłek w przypadku, kiedy możliwość dostarczenia została wyczerpana. Usługi będą rozliczane według cen jednostkowych wynikających z formularza cenowego. 8. Płatności za przesyłki będą dokonywane z dołu na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury za wykonane w danym miesiącu usługi. Faktura winna zostać wystawiona nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Płatności za wykonane usługi będą następować w terminie do 14 dni od daty wystawienia faktury. 9. Ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających z przedłożonej oferty. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu. 10. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545). 11. Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, w terminach określonych przez Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545) dla przesyłek listowych niebędących przesyłkami najszybszej kategorii. 12. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013r., poz. 1468). 13. Usługi świadczone przez Wykonawcę powinny spełniać warunki skutecznego i prawidłowego doręczenia postawione w ustawie z dnia 17 listopada 1964 roku Kodeks postępowania cywilnego t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 101 ze zm. (zwanym dalej Kpc), ustawie z dnia 6 czerwca 1997 roku Kodeks postępowania karnego Dz. U. Nr 89, poz. 555 ze zm. (zwanym dalej Kpk) i ustawie z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego t.j. Dz. U. z 2013r. poz. 267 ze zm. (zwanym dalej Kpa) oraz spełniać warunki skutecznego doręczenia w postępowaniach prowadzonych przez sądy administracyjne, cywilne oraz karne. Ze względu na charakterystykę działalności Zamawiającego polegającej na konieczności stosowania przy doręczeniach przepisów Kpa i Kpc - Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wysyłania i wywarcia skutku określonego w art. 57 §5 pkt 2 Kpa wskazanych przez Zamawiającego przesyłek, które szacuje się maksymalnie na 5% całkowitej ilości wysyłanych przesyłek. 14. W ramach świadczenia usług pocztowych dotyczących przesyłek listowych rejestrowanych za zwrotnym poświadczeniem odbioru, Wykonawca będzie realizował doręczanie przesyłek zgodnie z zachowaniem zasad i terminów określonych w szczególności w Kpa (art. 39-49). 15. Realizacja doręczenia przesyłek o której mowa w pkt 14 ma również zastosowanie do analogicznych trybów doręczeń określonych w przepisach procedury cywilnej (Kpc) oraz procedury karnej (Kpk). 16. Zamawiający będzie wysyłał korespondencję tylko i wyłącznie w imieniu własnym tj. w każdym przypadku Zamawiający będzie Nadawcą. Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający. 17. Wykonawca zobowiązuje się, że pracownicy Wykonawcy lub osoby świadczące w jego imieniu usługę, będą przestrzegać pełnej tajemnicy służbowej w zakresie wykonywanych obowiązków, przestrzegać ochronę danych osobowych w zakresie świadczonej usługi. 18. Wszelkie prace i czynności nieopisane w SIWZ, a zdaniem Wykonawcy niezbędne dla właściwego i kompletnego wykonania usługi należy traktować jako oczywiste, uwzględniając je w kosztach realizacji zamówienia i wliczyć do ceny ofertowej. 19. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie z własnego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy, przepakowywania nadawanych przesyłek ani zmian w zakresie oznaczenia Nadawcy. 20. Zamawiający przewiduje oznakowanie przesyłek we własnym zakresie w sposób uzgodniony z Wykonawcą. 21. Zamawiający będzie używał druków potwierdzenia odbioru dostarczonych przez Wykonawcę. Druki potwierdzenie odbioru Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu bezpłatnie. Druki potwierdzenie odbioru mają spełniać odpowiednie wymagania, tak aby wywrzeć skutki doręczenia określone w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 ), Kodeksu postępowania cywilnego oraz Kodeksu postępowania karnego. 22. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: 23.1 dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, 23.2 dla przesyłek zwykłych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.