UMW / AZ / PE - PN - 26 / 13 - Usługa przeprowadzenia czterech jednodniowych konferencji informacyjno - szkoleniowych nt. realizacji przez Uniwersytet Medyczny we Wrocławiu projektu pn. Zintegrowany System Zarządzania Uniwersytetem Medycznym we Wrocławiu

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest Usługa przeprowadzenia czterech jednodniowych konferencji informacyjno - szkoleniowych nt. realizacji przez Uniwersytet Medyczny we Wrocławiu projektu pn. Zintegrowany System Zarządzania Uniwersytetem Medycznym we Wrocławiu. 2. Wynagrodzenie trenera obejmuje: prowadzenie konferencji w formie moderowania, a także doradztwo dla zespołu zarządzającego Projektem, który wraz z firmą trenerską opracuje zakres konferencji i będzie występował w jej trakcie. 3. Przewidziane są cztery konferencje: - pierwsza konferencja - na początku prac projektowych; Przedstawione zostaną idee Projektu, wskazane zostaną cele i zakres zadań przedsięwzięcia oraz potencjalne korzyści dla społeczności akademickiej, a także określony będzie zakres wsparcia jaki będzie wymagany od przedstawicieli poszczególnych jednostek Uczelni w celu realizacji Projektu; przewidziany termin konferencji: wrzesień - październik 2013. - druga - po rozpoczęciu wdrażania wzorcowego modelu zarządzania Uczelnią. Omówione zostaną działania wdrożeniowe Projektu oraz wskazane zostaną zagrożenia dla dalszej realizacji Projektu; przewidziany termin konferencji: styczeń - luty 2014. - trzecia - przed zakończeniem prac związanych z modelem zarządzania i systemami informatycznymi. Przedstawione zostaną dotychczasowe efekty Projektu, omówione będą rezultaty przedsięwzięcia, korzyści jakie jednostki Uczelni uzyskują dzięki projektowi; przewidziany termin konferencji: wrzesień - październik 2014 - czwarta - po zakończeniu wdrażania zmian w Uczelni (przewidzianych w projekcie) - konferencja podsumowująca. Zaprezentowane zostaną finalne rezultaty projektu w postaci opracowanych modeli w poszczególnych obszarach zarządczych Uczelni - kształcenia, majątkowym, kadrowym oraz informatycznym; przewidziany termin konferencji: luty 2015 4. Zakłada się, że w konferencjach wezmą udział ok. 193 osoby zajmujące stanowiska kierownicze na Uczelni - kadra wyższego szczebla (Rektorzy, Dziekani, Prodziekani, Kwestor, Kanclerze) oraz niższego szczebla (kierownicy jednostek dydaktycznych, naukowych, administracyjnych oraz ich zastępcy) oraz osoby zaproszone spoza Uczelni - prasa, Rektorzy pozostałych Uczelni Wrocławskich (bądź ich zastępcy), władze szpitali akademickich (ASK, SPSK nr 1) oraz przedstawiciele firm współpracujących z Uczelnią. Łączna liczba uczestników szacowana jest na poziomie maksymalnie 220 osób (maksymalna liczba uczestników dotyczy pierwszej i czwartej konferencji, natomiast na drugiej i trzeciej konferencji liczba uczestników będzie ograniczona wyłącznie do kadry kierowniczej Uczelni, jako że te konferencje będą miały charakter bardziej sprawozdawczy i organizacyjny, na potrzeby wewnętrzne Uczelni). 5. Szczegółowy zakres zamówienia: 1) Liczba konferencji: 4 jednodniowe konferencje. 2) Liczba uczestników: 190-220 uczestników, w zależności od konferencji. 3) Czas trwania konferencji: 6 godzin zegarowych, w tym przerwa na posiłek i czas na dyskusję. 4) Przewidywane godziny realizacji konferencji: 9.00-15.00. 5) Terminy konferencji: zostaną szczegółowo ustalone po wyborze Wykonawcy. 6) Miejsce konferencji: wyznaczone przez Zamawiającego. Sala ze sprzętem audiowizualnym. 7) Zapewnienie cateringu leży po stronie Zamawiającego. 8) Zamawiający może dokonać zmiany terminu i godzin konferencji szkoleniowej. Realizacja konferencji szkoleniowych ma odbyć się w terminach i godzinach wskazanych przez Zamawiającego w okresie realizacji zamówienia po uzgodnieniu z Wykonawcą. 6. Dodatkowe wymagania: 1) Na Wykonawcy spoczywa obowiązek informowania uczestników konferencji o finansowaniu jej, jak i całego Projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2) Wszystkie materiały szkoleniowe, prezentacje itp. powinny zawierać na jednym z pierwszych slajdów - stron informację, wraz z odpowiednią wizualizacją, zgodną z wymogami POKL i Księgą Znaku UMW, iż usługa, w ramach której jest realizowana konferencja, jest finansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 3) Wykonawca we współpracy z Biurem Zarządzania Projektem przygotuje program merytoryczny konferencji. Współpraca Wykonawcy z Biurem Zarządzania Projektem polegać będzie na zaangażowaniu Wykonawcy w przygotowanie poszczególnych konferencji, polegające na: wysuwaniu i opiniowaniu propozycji układu tematycznego i czasowego poszczególnych konferencji, fachowym doradztwie, uczestnictwie w przygotowaniu materiałów konferencyjnych 4) Wykonawca ma obowiązek sporządzić listę obecności uczestników konferencji. 5) Wykonawca osobiście przekaże rachunek lub fakturę za każdą z konferencji i inne dokumenty przekazane przez Zamawiającego Wykonawcy do Biura Zarządzania Projektem do tygodnia po jej zakończeniu. 6) Wykonawca ma obowiązek natychmiastowego informowania Zamawiającego o zaistniałych problemach i trudnościach oraz obiektywnych ograniczeniach, występujących przy realizacji umowy. 7) Wykonawca ma obowiązek dbania o utrzymanie dynamiki konferencji i dyscypliny czasowej podczas wygłaszania prelekcji. 8) Zamawiający wymaga uczestnictwa Wykonawcy w panelu dyskusyjnym w charakterze moderatora. 9) Wymagania dotyczące personelu realizującego usługę: Usługę musi realizować osoba lub osoby, które co najmniej: a) posiadają tytuł zawodowy magistra lub równorzędny, b) przeprowadziły min. 3 konferencje w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert