Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Miejskiego w Barczewie w 2017 roku

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie w okresie od dnia 1 stycznia 2017 r. do dnia 31 grudnia 2017 r. usług pocztowych na potrzeby Urzędu Miejskiego w Barczewie w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, w obrocie krajowym i zagranicznym do każdego miejsca w kraju i za granicą. 3.1.1 Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g. (Gabaryt A i B): 1) zwykłe – przesyłki nierejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii, 2) zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii, 3) polecone – przesyłki rejestrowane, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 4) polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 5) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – przesyłki rejestrowane, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, 6) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. Gabaryt A – to przesyłka o wymiarach:  minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140mm,  maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, szerokości 230 mm, długości 325 mm. Gabaryt B – to przesyłka o wymiarach:  minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325mm lub szerokość 230 mm,  maksimum – suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 3.1.2 Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o wadze do 10.000 g (Gabaryt A i B): 1) ekonomiczne – paczki niebędące paczkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, 2) priorytetowe – paczki najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym. Gabaryt A – to paczka o wymiarach:  minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140mm,  maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. Gabaryt B – to paczki o wymiarach:  minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm,  maksimum – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. 3.1.3 Przez przesyłki kurierskie rozumie się: przesyłki najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w gwarantowanym terminie - zgodnie ze zleceniem, o wadze do 20 kg. 3.1.4 Odbiór przesyłek przeznaczonych do nadania odbywać się będzie raz dziennie przez wykonawcę w siedzibie zamawiającego w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 14:00 – 15:00. W przypadku gdy wykonawca będzie dysponował placówką nadawczą w miejscowości w której znajduje się siedziba zamawiającego odbiór przesyłek odbywać się będzie w tej placówce nadawczej. 3.1.5 Nadanie przesyłek przygotowanych do wysłania będzie każdorazowo dokumentowane przez wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych). Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi doręczania ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) i zwrotów niedoręczonych przesyłek pocztowych do zamawiającego od poniedziałku do piątku w dni robocze w godzinach 7.00 – 11.00 do siedziby zamawiającego. 3.1.6 Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie wszystkich przesyłek pocztowych oraz ich ewentualny zwrot i reklamacje, wykonawca musi realizować zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, w szczególności niżej wymienionymi: Ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (tj. Dz. U. z 2016 r. poz. 1113 z późn. zm.), Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U. z 2016 r. poz. 23 z późn. zm.), Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2015 r. poz.613 z późn. zm.), Ustawa z dnia z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postepowania cywilnego (tj. Dz. U. z 2016 r. poz. 1822 z późn. zm.), oraz z obowiązującymi przepisami wykonawczymi do Ustawy Prawo pocztowe, w szczególności rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r., poz. 545) oraz rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. 2013 poz. 1468), odpowiednio w zakresie: a) wymagań w zakresie czasu przebiegu przesyłek pocztowych w obrocie krajowym, z uwzględnieniem wskaźników terminowości, b) wymagań w zakresie przyjmowania i doręczania przesyłek pocztowych, c) sposobu rozmieszczenia i funkcjonowania placówek pocztowych wykonawcy (operatora), d) sposobu i zasad świadczenia usług, e) reklamowania usług oraz Akty Wewnętrzne wykonawcy wydane na podstawie art. 21 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1113 z późn. zm.). 3.1.7 Wykonawca zapewni opcję śledzenia online przesyłek rejestrowanych w oparciu o przyporządkowane numery nadawcze bez ponoszenia dodatkowych kosztów z tym związanych (usługa powinna być ogólnie dostępna bez konieczności zakupu dodatkowego sprzętu, oprogramowania, uprawnień itp.). Przez opcję śledzenia online przesyłek rozumie się możliwość monitorowania statusu przesyłek na bieżąco, tzn. możliwość śledzenia każdego zdarzenia związanego z procesem przemieszczania przesyłki od momentu nadania do momentu dostarczenia wraz z procesem awizowania. 3.1.8 Podane przez zamawiającego ilości poszczególnych pozycji przesyłek wyszczególnionych w Formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do siwz, mają charakter szacunkowy, przyjęty dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania lub zwiększenia ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb zamawiającego, na co wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości poszczególnych rodzajów przesyłek w ramach kwoty brutto wynikającej ze złożonej oferty nie stanowi zmiany umowy. W przypadku nadawania przez zamawiającego przesyłek nieujętych w formularzu ofertowym, podstawą rozliczeń będą ceny z cennika usług wykonawcy. 3.1.9 Okresem rozliczeniowym będzie miesiąc kalendarzowy. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub dokumentów oddawczych dokumentujących zwrot przesyłek w przypadku, kiedy możliwość dostarczenia została wyczerpana. Usługi będą rozliczane według cen jednostkowych wynikających z Formularza ofertowego, stanowiącego Załącznik nr 2 do siwz. 3.1.10 Płatności za przesyłki będą dokonywane z dołu na podstawie wystawionej przez wykonawcę faktury za wykonane w danym miesiącu usługi. Faktura winna zostać wystawiona nie później niż 7 dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Płatności za wykonane usługi będą następować w terminie do 21 dni od daty otrzymania faktury VAT przez zamawiającego, przelewem na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę. Zamawiający nie dopuszcza ponoszenia opłaty za zrealizowane zwroty przesyłek poleconych z góry, w formie opłaty gotówkowej. 3.1.11 Ceny określone przez wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu wykonawcy będą niższe od cen wynikających z przedłożonej oferty. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu. 3.1.12 Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545). 3.1.13 Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu zamówienia przewiduje również nadawanie przesyłek, w których jest stroną postępowania. Zamawiający nie przewiduje wyłączenia tego typu przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia. Zamawiający dopuszcza sytuację, w której przesyłki pocztowe zostaną nadane przez wykonawcę na rzecz i w imieniu zamawiającego w polskiej placówce wyznaczonego operatora pocztowego w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (tj. Dz. U. z 2016 r. poz. 1113 z późn. zm.), ale na koszt wykonawcy z zastrzeżeniem, iż zostaną one nadane w dniu odbioru od zamawiającego. 3.1.14 Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru wykonawca będzie doręczał do siedziby zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, w terminach określonych przez Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545) dla przesyłek listowych, niebędących przesyłkami najszybszej kategorii. 3.1.15 Zamawiający będzie wysyłał korespondencję tylko i wyłącznie w imieniu własnym, tj. w każdym przypadku zamawiający będzie Nadawcą. Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż zamawiający. Zamawiający dopuszcza nadawanie przesyłek w których będzie stroną postępowania przez posłańca w imieniu i na rzecz zamawiającego u operatora wyznaczonego. 3.1.16 Zamawiający będzie korzystał wyłącznie z własnego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań wykonawcy, przepakowywania nadawanych przesyłek, ani zmian w zakresie oznaczenia Nadawcy. Zamawiający zobowiązuje się do: a) umieszczania na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (w przypadku przesyłek rejestrowanych także w książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet, zwrotne potwierdzenie odbioru) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającego pełną nazwę i adres zamawiającego, b) umieszczania na przesyłce listowej, w polu znaczkowym, uzgodnionego z wykonawcą oznaczenia o uiszczonej opłacie pocztowej, c) nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym: - przesyłki rejestrowane wpisane do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia dla zamawiającego jako potwierdzenie nadania przesyłek, - przesyłki zwykłe zestawione ilościowo w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia dla zamawiającego jako potwierdzenie nadania przesyłek, d) przestrzegania międzynarodowych przepisów pocztowych dotyczących umieszczania na opakowaniu przesyłek wyłącznie informacji pocztowych niezbędnych do wyekspediowania przesyłek za granicę, e) nadawania przesyłek w stanie umożliwiającym wykonawcy ich doręczenie do miejsca przeznaczenia; opakowanie listów stanowi koperta zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana), opakowanie paczki powinno zabezpieczać ją przed dostępem do zawartości i minimalizować ryzyko jej uszkodzenia w czasie przemieszczania; odpowiedzialność za przesyłki po przekazaniu ich wykonawcy spoczywa w jego zakresie. 3.1.17 Na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy Pzp zamawiający wymaga aby osoby, które będą wykonywać czynności odbierania i dostarczania korespondencji, obsługi korespondencji w placówkach pocztowych, spedycji i transportu oraz czynności ekspedycyjno-rozdzielczych, zatrudnione były przez wykonawcę lub podwykonawcę przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia na podstawie umowy o pracę w rozumieniu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (tj. Dz. U. z 2016 r. poz. 1666).