Rezerwacja, sprzedaż biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz hotelarskich usług noclegowych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot zamówienia publicznego stanowić będzie: 1. zapewnienie rezerwacji, wystawiania i sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych na warunkach i w klasach zlecanych przez Miasto, na trasach europejskich i poza europejskich a także w tzw. low cost airlines, oraz usług noclegowych, w hotelach znajdujących się w systemach rezerwacyjnych i poza systemami, wskazanych przez Miasto. 2. stosowania najniższych cen biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych zgodnych z taryfą przewoźnika / wraz z przewozem bagażu/ oraz promocji, dostępnych w żądanym terminie i określonej trasie podróży z zachowaniem wymaganego standardu podróży oraz rezerwacji i sprzedaży usług noclegowych do wysokości kwoty limitu środków na nocleg dla wskazanego państwa określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju Dz. U. z dnia 28 września 2005 r. jak również w kwotach przekraczających limit w przypadkach wskazanych przez Miasto. / Zmiany kwoty limitów na noclegi będą realizowane zgodnie z wielkościami obowiązującymi od daty nowelizacji/. 3. przedstawianie Miastu w terminie nie dłuższym niż 1 godzina od wysłania zgłoszenia minimum trzech propozycji kolejno najkorzystniejszych pod względem czasowym i cenowym, dostępnych na rynku, na zakup biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz z podaniem informacji o tym jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/ powrót jeden dzień później ) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego, kolejowego i autobusowego. 4. zapewnienie sprzedaży biletów i usługi noclegowej zgodnie z pisemnym zamówieniem, z 14 dniowym terminem płatności: 5. możliwość dokonania bezpłatnych zmian rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz usług noclegowych, 6. możliwość bezpłatnego odwołania rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz usług noclegowych, 7. przydzielenie do realizacji umowy co najmniej dwóch numerów telefonicznych ze stanowiskami rezerwacji (od poniedziałku do piątku w godz. 9-16). 8. przypominanie o zbliżających się terminach wykupu biletów dokonanych wcześniej rezerwacjach, telefonicznie, faxem lub e-mailem. 9. bezpłatne dostarczanie biletów, voucherów lub potwierdzeń zakupionej usługi hotelowej oraz faktur do siedziby Miasta w godzinach urzędowania Urzędu Miasta Łodzi (od poniedziałku do piątku w godz. 9 - 16). W wyjątkowych sytuacjach sposób dostawy może ulec zmianie i dostarczenie biletu i potwierdzenia może być wymagane w innym terminie niż dni i godziny pracy UMŁ, bilet powinien być dostępny w przedstawicielstwie biura podróży lub linii lotniczej w kraju wylotu lub w inny sposób dostarczony odbiorcy po uzgodnieniu z Miastem w sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży odbiorcy w wyznaczonym terminie, 10. przejęcia obowiązków dotyczących składania odwołań i reklamacji do linii lotniczych, przedsiębiorstw przewozowych oraz hoteli a zwłaszcza do reprezentowania Miasta w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych i odwołania rezerwacji hotelowej, 11. każdorazowe niezwłoczne informowanie drogą elektroniczną nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołania rejsu oraz zmian w usłudze noclegowej, 12. zapewnienie możliwości zwrotu biletu w dniu jego sprzedaży bez naliczania kar i kosztów oraz odwołania rezerwacji noclegowej na podstawie pisma lub e-maila, 13. przyjęcia zwrotu biletu w przypadku odwołania wyjazdu, zwrotu części kosztów poniesionych przez Miasto zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej, 14. zagwarantowanie, bez naliczania dodatkowych kosztów obsługi, w przypadkach losowego przedłużenia czasu podróży, odwołania rejsu itp. pomocy organizacyjnej dla pracowników Miasta związanej z bezgotówkowym uzyskaniem noclegu, zmianą biletu lotniczego, itp. 15. W przypadku dokonania grupowej rezerwacji biletów dla Miasta Wykonawca zobowiązuje się do wniesienia z własnych środków przedpłat żądanych przez przewoźnika. Wniesiona przedpłata zostanie rozliczona w jednostkowych cenach za zakupione bilety. 16. sporządzanie dla Miasta do 10 dnia następnego miesiąca miesięcznych raportów z wystawionych przez Wykonawcę faktur na bilety lotnicze, 17. Wykonawca i Miasto wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia. Całkowita wartość przedmiotu umowy, określona na podstawie wysokości wydatków planowanych w budżecie Miasta na zakup biletów lotniczych, kolejowych lub autobusowych i usług noclegowych przewidywana jest do kwoty 454.550 zł brutto (słownie: czterysta pięćdziesiąt cztery tysiące pięćset pięćdziesiąt złotych. Powyższą kwotę ustalono na podstawie analizy wydatków w podziale na wydatki walutowe związane z delegacją służbową pracownika oraz kosztem zakupu środka transportu tj. biletu lotniczego, kolejowego lub autobusowego oraz innego środka podróży np. sam. służbowy/ i usługi hotelowej za granicą kraju związanej ze służbową podróżą zagraniczną w czasie 12 miesięcy kalendarzowych. W okresie realizacji zamówienia zakłada się zorganizowanie około 80 wyjazdów służbowych za granicę kraju ze średnią obsadą po 2 pracowników uczestniczących w delegacji i porównywalnym średnim czasem trwania podróży do 3,5 doby tj.: 1. Zorganizowanie 70 delegacji służbowych zagranicznych realizowanych z lotniczym transportem dla około 140 pracowników, 2. Zorganizowanie 6 delegacji służbowych zagranicznych realizowanych kolejowym lub autobusowym taborem, rozpoczynanych z Polski do miejscowości, w których nie ma lotnisk lub uzupełnianych przejazdami kolejowymi ewentualnie autobusowymi przy wyjazdach dla 12 - 15 pracowników, Ponadto przewiduje się: 1. zakupienie około 140 biletów lotniczych, 2. zakupienie około 12 biletów kolejowych lub autobusowych oraz w przypadku takiej konieczności uzupełniających biletów kolejowych lub autobusowych do miejscowości docelowej przy założonej podróży lotniczej, 3. zakupienie usług noclegowych w hotelach w ilości około 540 osobo/nocy. Zakłada się przeloty lotnicze w 92,10 % realizowane przy zakupie najtańszych datowanych biletów lotniczych oraz w 7,90 % przejazdy kolejowe lub autobusowe, łącznej wartości przedmiotu zamówienia. W okresie październik 2010 - wrzesień 2011 roku zrealizowano zakup zagranicznych biletów lotniczych dla potrzeb Miasta Łodzi na kwotę 109.783 złote brutto, opłat za noclegi hotelowe w wysokości 97.229 złotych. W omawianym okresie zakupiono 1 bilet kolejowy na trasie Berlin - Kutno. Zakłada się zrealizowanie wartości umowy w czasie jej obowiązywania tj. do wartości 187.229 złotych a w konsekwencji poniesienia wydatków związanych z kosztami delegacji w szczególności opłaceniem kosztów noclegów przez pracowników delegowanych za granicę kraju do wysokości około 190.000 złotych. Zamawiający przewiduje prawo opcji na podstawie art. 34 ust. 5 u.p.z.p, stanowiącego 20 % wartości zamówienia podstawowego.