Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów na rzecz Urzędu Gminy Oświęcim w roku 2017

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów na rzecz Urzędu Gminy Oświęcim w roku 2017 2. Przez Wykonawcę - Operatora rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej. 3. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 1) zwykłe - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, 2) zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, 3) polecone - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, 4) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, 5) polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, 6) polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, 7) GABARYT A to przesyłki (rejestrowane) o wymiarach: MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. 8) GABARYT B to przesyłki (rejestrowane) o wymiarach: MINIMUM - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość grubość 20 mm lub długość 325 mm, lub szerokość 230 mm, MAKSIMUM - suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją plus, minus 2 mm. 8) błyskawiczna poczta kurierska - usługa dostarczania przesyłki pocztowej w ciągu 24 godzin od godziny odebrania przesyłki od Zamawiającego, 9) paczki pocztowe 4. Szacunkowa miesięczna ilość wysyłek została zawarta w „Formularzu ilościowym”. 5. Zamawiający umieszcza na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytetowa) na stronie adresowej przesyłki. Ponadto zamawiający umieszcza na przesyłkach pocztowych pieczęcie o właściwej treści. 6. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz aby uniemożliwiało uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. 7. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej. Dla przesyłek rejestrowanych zestawienie polega na wpisaniu każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej, przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu ilościowego i wagowego nadanych przesyłek, w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy, a kopia dla Zamawiającego. Wykonawca potwierdza odbiór nadanych przesyłek pieczęcią, podpisem i datą w książce nadawczej. 8. Odbiór przesyłek i paczek dokonywany będzie z Urzędu Gminy Oświęcim przy ul. Zamkowej 12, 32-600 Oświęcim w dniach jego funkcjonowania - od poniedziałku do piątku - pok. 41 pomiędzy godziną 13:00, a godziną 13:30. Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do wysyłki będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii przesyłek. Zestawienia sporządzane będą w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy, a kopia dla Zamawiającego. Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego. 9. Zamawiający wymaga aby usługa dostarczania przesyłek świadczona była przez Wykonawcę do każdej wskazanej przez Zamawiającego miejscowości w Polsce i zagranicą. 10. Terminy doręczenia przesyłek pocztowych: zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo Pocztowe (t.j.Dz.U. z 2016 r. poz. 1113z późn.zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29.04.2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U. z 2013 r. poz. 545 z późn.zm.) 11. Druki potwierdzenia odbioru przesyłki muszą być zapewnione przez Wykonawcę. 12. Operator zobowiązuje się do przekazania wszelkich oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych 13. Wykonawca zobowiązany jest do honorowania, obsługiwania „zwrotnego potwierdzenia odbioru” stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.Dz.U. z 2016, poz. 23 z późn.zm.). 14. Wykonawca zobowiązany jest do honorowania, obsługiwania „zwrotnego potwierdzenia odbioru” stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 z późn.zm.). 15. Dla przesyłek rejestrowanych – poleconych, w przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki, ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę, w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w/w terminie, Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru, w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata. 16. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia, nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz.U. z 2013 r. poz. 1468 z późn.zm). 17. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata „zwrotne potwierdzenie odbioru” niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. 18. Wykonawca będzie stosował własne znaki służące do potwierdzenia opłat dotyczących usługi pocztowej i oznaczenia umożliwiające identyfikację umowy, na podstawie której świadczone są usługi pocztowe. 19. Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby miejsca wyznaczone na odbiór przesyłek awizowanych spełniały warunki umożliwiające swobodny, nieskrępowany odbiór przesyłek pocztowych. W tym celu Wykonawca musi zapewnić, aby odbiór powyższych przesyłek odbywał się we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. 20. Wykonawca musi dysponować taką siecią swoich placówek, aby odbiór przesyłki przez adresata był możliwy w dniu jej awizowania. Miejsce takie (pomieszczenie) musi być oznakowane w sposób widoczny szyldem z nazwą bądź logo Wykonawcy. Natomiast jeżeli znajduje się w pomieszczeniu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych i osobę do wydawania przesyłek. Prowadzona działalność gospodarcza nie może utrudniać dostępu do obsługi klienta w zakresie świadczenia usług pocztowych. Miejsce takie także musi być oznakowane jak powyżej. 21. Obecnie Zamawiający posiada na terenie Gminy Oświęcim trzy punkty w których świadczone są usługi w zakresie przesyłek pocztowych awizowanych tj. : - w Grojcu dla mieszkańców sołectwa Grojec i Łazy, - w Włosienicy dla mieszkańców sołectwa Włosienica, Stawy Monowskie i Dwory Drugie, - w Oświęcimiu dla sołectw: Broszkowice, Babice, Brzezinka, Pławy, Harmęże, Rajsko, Stawy Grojeckie, Zaborze, Poręba Wielka. Wobec powyższego w celu zachowania dotychczasowego standardu świadczenia usług pocztowych w opisanym zakresie, Zamawiający wyznacza spełnienie powyższego minimum przez wybranego Wykonawcę. Odpowiedzialność za jakość świadczonych usług w tym zakresie ponosi Wykonawca. Zamawiający przed podpisaniem umowy zastrzega sobie prawo do sprawdzenia lokalu oraz warunków w jakich Wykonawca będzie świadczył usługę w zakresie wydawania przesyłek pocztowych awizowanych. W przypadku niespełnienia wymogów, Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy. 22. Ilości wskazane w druku „Formularzu ilościowym” oferty, są wielkościami orientacyjnymi na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizacje usługi w wielkościach podanych w tabeli. Zmiana ta nie wymaga sporządzenia aneksu. 23. Świadczone usługi rozliczane będą w okresach miesięcznych na podstawie faktur wystawionych przez Wykonawcę. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Do dnia 7-go każdego miesiąca Wykonawca wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług, płatną przelewem w terminie 21 dni od daty jej dostarczenia Zamawiającemu. 24. Zamawiający na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy wymaga, aby osoby, które będą wykonywać czynności doręczenia przesyłek listowych oraz paczek pocztowych w obrocie krajowym zatrudnione były przez Wykonawcę lud podwykonawcę przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia na podstawie umowy o pracę w rozumieniu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z2015 r. poz. 1502, z późn.zm.) osób, które będą wykonywać czynności doręczania przesyłek listowych oraz paczek pocztowych w obrocie krajowym. 25. Wykonawca zobowiązany jest do udokumentowania, na każde wezwanie Zamawiającego w terminie 10 dni roboczych, spełnienia wymagania, o którym mowa w ust. 6 poprzez przedstawienie oświadczenia o zatrudnieniu lub zbiorczego zestawienia zatrudnionych osób, o których mowa w ust. 22.