Zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej realizacji ogólnopolskiego etapu konkursu Przyjazna Wieś.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na zapewnieniu realizacji ogólnopolskiego etapu konkursu Przyjazna Wieś, zwanego dalej Konkursem. W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Etapu Ogólnopolskiego, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją Konkursu (etapu ogólnopolskiego). W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni: a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową realizację Konkursu (etapu ogólnopolskiego); b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny; c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura. Czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych. Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o przebiegu realizacji Konkursu (etapu ogólnopolskiego). Podstawowe zadania Biura: 1. Obsługa organizacyjna i techniczna Konkursu (etap ogólnopolski). Do Konkursu (etapu ogólnopolskiego) zostaną zakwalifikowane projekty, które zajęły pierwsze miejsca w etapach regionalnych i wpłynęły do siedziby Zamawiającego przed dniem 31 października 2012 roku. Ocenę kwalifikacyjną projektów, zgodnie z Regulaminem Konkursu, zapewni Wykonawca i przekaże Komisji Konkursowej najpóźniej w dniu jej posiedzenia. Regulamin Konkursu Zamawiający przekaże Wykonawcy w dniu podpisania umowy. Zamawiający przekaże Wykonawcy wszystkie projekty zgłoszone do etapu ogólnopolskiego najpóźniej w dniu 05 listopada 2012 r. Przekazanie zgłoszonych projektów nastąpi w siedzibie Zamawiającego. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni kompleksową obsługę jednego spotkania Komisji Konkursowej - podczas którego zobowiązany jest do zapewnienia w szczególności: a) zawiadomienia wszystkich członków Komisji Konkursowej oraz Zamawiającego o terminie i miejscu spotkania najpóźniej 20 dni przed jego terminem. Spotkanie odbędzie się nie później niż w dniu 20 listopada 2012 r. b) sali konferencyjnej, odpowiedniej do spotkań Komisji Konkursowej, spełniającej poniższe wymagania: - termin: nie później, niż w dniu 20 listopada 2012 r. - miejsce: w granicach administracyjnych miasta Warszawy, - minimalne wyposażenie: stół konferencyjny, co najmniej 14 miejsc siedzących, sprzęt do prezentacji multimedialnych (komputer, rzutnik, ekran), c) zaprezentowania członkom Komisji Konkursowej wszystkich projektów zgłoszonych do Konkursu (etapu ogólnopolskiego), w formie prezentacji multimedialnej, podczas i w związku ze spotkaniem Komisji Konkursowej, d) pełnej obsługi cateringowej spotkania Komisji Konkursowej - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - obiad: dwa dania gorące, deser, zimne napoje, - serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkania Komisji Konkursowej: kawa, herbata, ciasteczka, e) opracowania merytorycznego i przekazania członkom Komisji wszelkich materiałów, formularzy ocen oraz regulaminów, przewidzianych Regulaminem Konkursu, f) sprawdzenia pod względem formalnym oraz zgodności z Regulaminem Konkursu dokumentów sporządzonych przez Komisję Konkursową, g) sporządzenia zestawienia wyników Konkursu, h) pełnej obsługi administracyjnej i technicznej spotkania Komisji Konkursowej. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności co do wyników prac Komisji Konkursowej, do dnia realizacji konferencji o której mowa w pkt. III.2 SIWZ. Imienną listę członków Komisji Konkursowej Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy. Wykonawca wykona niniejsze zadanie w terminie do dnia 20 listopada 2012 r. 2. Kompleksową organizację oraz realizację Konferencji, podczas której zostaną ogłoszone wyniki Konkursu oraz zostaną wręczone nagrody laureatom Konkursu. Tematem konferencji będzie innowacyjne wykorzystanie infrastruktury na obszarach wiejskich. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni w szczególności: a) opracowanie merytoryczne programu sześciogodzinnej Konferencji, w którym uwzględni w szczególności wręczenie dyplomów, o których mowa w pkt. 5 SIWZ, oraz jego realizację; Szczegółowy program Konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej 30 dni przed dniem realizacji Konferencji. b) nabór uczestników Konferencji - do udziału w Konferencji zaproszeni zostaną w szczególności: - Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi, - przedstawiciele instytucji wdrażających fundusze unijne i instytucji zarządzających tymi funduszami, - przedstawiciele instytucji naukowych - socjologia, - przedstawiciele instytucji naukowych - architektura, - przedstawiciele instytucji naukowych - sztuki piękne, - przedstawiciele uczestników, laureatów i wyróżnionych w Konkursie. W Konferencji weźmie udział 150 osób. Listę uczestników Konferencji, których zaproszenie planuje Wykonawca, wraz ze wskazaniem podstawy zaproszenia tych osób, Wykonawca przekaże Zamawiającemu niezwłocznie po jej sporządzeniu. Listę uczestników Konferencji którzy potwierdzili swój udział Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej 21 dni przed dniem realizacji Konferencji. c) salę konferencyjną, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - termin: po wyłonieniu laureatów Konkursu (etapu ogólnopolskiego), jednak nie później, niż w dniu 30 listopada 2012 r. - miejsce: w granicach administracyjnych miasta Warszawy, - minimalne wyposażenie: co najmniej 150 miejsc siedzących (w przypadku większej liczby uczestników, sala musi być wyposażona w liczbę miejsc siedzących odpowiadającą liczbie uczestników Konferencji), nagłośnienie, cztery mikrofony bezprzewodowe, rzutnik multimedialny, komputer. Wykonawca zawiadomi Zamawiającego o miejscu Konferencji najpóźniej 21 dni przed dniem jej realizacji. d) salę przeznaczoną na realizację obsługi cateringowej, o której mowa w pkt. e), zgodnie z poniższymi wymaganiami: - termin: w terminie realizacji Konferencji, - miejsce: w miejscu realizacji Konferencji, e) pełną obsługę cateringową Konferencji, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - potrawy zostaną podane w formie szwedzkiego stołu, w sali o której mowa w pkt. d), w miejscu, podczas i w związku z realizacją Konferencji, - obiad: dwa dania gorące, deser, zimne napoje, - serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkania Konferencji: kawa, herbata, ciasteczka, f) pełną obsługę administracyjną i techniczną Konferencji, Na Konferencji Wykonawca umieści w widocznym miejscu banner zawierający logotypy i slogany, określone w Załączniku nr 6 do SIWZ, oraz banner zawierający logotyp oraz nazwę Konkursu, określony w Załączniku nr 7 do SIWZ. Listę wykładowców realizujących program Konferencji, o którym mowa w pkt. III.2.a SIWZ, Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej 30 dni przed dniem realizacji Konferencji. Wykonawca wykona niniejsze zadanie do dnia 30 listopada 2012 r. 3. Opracowanie merytoryczne, graficzne oraz druk publikacji prezentującej projekty laureatów konkursu Przyjazna Wieś w 2011 roku. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni: a) opracowanie merytoryczne i zamieszczenie w publikacji tekstów, z których każdy opisuje jeden projekt (laureatów I, II i III miejsca w każdej z trzech kategorii oraz projekty wyróżnione a także wszystkie biorące udział w edycji 2011 r.). W publikacji należy zamieścić również wstęp, relację z przebiegu Konkursu oraz konferencji podsumowującej Konkurs. Styl i język tekstów musi być dostosowany do specyfiki publikacji tj. nie może być zbyt oficjalny i urzędowy. Należy koncentrować się na celu realizacji projektów oraz ich znaczenia dla społeczności lokalnych, b) wykona oraz zamieści w publikacji fotografie dokumentujące opisywane projekty, c) opracowanie graficzne, skład, łamanie oraz korektę publikacji, d) druk publikacji - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - liczba egzemplarzy: 5000, - liczba stron na publikację: co najmniej 40 a maksymalnie 50, - format publikacji: A4, - okładka laminowana, - papier o gramaturze co najmniej 115 g/m2 (kreda półmat), - wszelkie zdjęcia, grafiki i schematy w kolorze, Zamawiający przekaże Wykonawcy projekty biorące udział w edycji 2011 Konkursu, jak również wstępną relację z jego przebiegu oraz konferencji podsumowującej najpóźniej w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej trzy projekty oprawy graficznej publikacji najpóźniej 14 dni przed dniem rozpoczęcia druku publikacji, spośród których Zamawiający dokona wyboru ostatecznej szaty graficznej publikacji. Teksty zamieszczone w publikacji muszą być tekstami autorskimi. Nie mogą być wykorzystywane w całości ani w części do innych publikacji przygotowywanych przez Wykonawcę lub inny podmiot. Teksty zamieszczane w publikacji, a także ich fragmenty, nie mogą pochodzić z innych publikacji. Publikacja zawierać będzie stałą i trwałą wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w Załączniku nr 6 do SIWZ oraz logotyp Konkursu określony w Załączniku nr 7 do SIWZ. Ostateczny wybrany przez Wykonawcę skład zespołu redakcyjnego (wraz z załączonymi CV jego członków) zostanie przedstawiony Zamawiającemu na co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem prac nad publikacją. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu pełną i ostateczną wersję publikacji w wersji papierowej co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem jej druku i dystrybucji. Wykonawca wykona niniejsze zadanie do dnia 30 stycznia 2013 r. i w tym terminie dostarczy wszystkie egzemplarze publikacji do siedziby Zamawiającego. 4. Opracowanie merytoryczne, graficzne oraz druk publikacji prezentującej projekty laureatów konkursu Przyjazna Wieś w 2012 roku. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni: a) opracowanie merytoryczne i zamieszczenie w publikacji tekstów, z których każdy opisuje jeden projekt (laureatów I, II i III miejsca w każdej z trzech kategorii oraz projekty wyróżnione a także wszystkie biorące udział w edycji 2012 r.). W publikacji należy zamieścić również wstęp, relację z przebiegu Konkursu oraz konferencji podsumowującej Konkurs. Styl i język tekstów musi być dostosowany do specyfiki publikacji tj. nie może być zbyt oficjalny i urzędowy. Należy koncentrować się na celu realizacji projektów oraz ich znaczenia dla społeczności lokalnych, b) wykona oraz zamieści w publikacji fotografie dokumentujące opisywane projekty, c) opracowanie graficzne, skład, łamanie oraz korektę publikacji, d) druk publikacji - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - liczba egzemplarzy: 5000, - format publikacji: A4, - okładka laminowana, - papier o gramaturze co najmniej 115 g/m2 (kreda półmat), - wszelkie zdjęcia, grafiki i schematy w kolorze, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej trzy projekty oprawy graficznej publikacji najpóźniej 14 dni przed dniem rozpoczęcia druku publikacji, spośród których Zamawiający dokona wyboru ostatecznej szaty graficznej publikacji. Teksty zamieszczone w publikacji muszą być tekstami autorskimi. Nie mogą być wykorzystywane w całości ani w części do innych publikacji przygotowywanych przez Wykonawcę lub inny podmiot. Teksty zamieszczane w publikacji, a także ich fragmenty, nie mogą pochodzić z innych publikacji. Publikacja zawierać będzie stałą i trwałą wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w Załączniku nr 6 do SIWZ oraz logotyp Konkursu określony w Załączniku nr 7 do SIWZ. Ostateczny wybrany przez Wykonawcę skład zespołu redakcyjnego (wraz z załączonymi CV jego członków) zostanie przedstawiony Zamawiającemu na co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem prac nad publikacją. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu pełną i ostateczną wersję publikacji w wersji papierowej co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem jej druku i dystrybucji. Wykonawca wykona niniejsze zadanie do dnia 30 stycznia 2013 r. i w tym terminie dostarczy wszystkie egzemplarze publikacji do siedziby Zamawiającego. 5. Zaprojektowanie, wykonanie i dostarczenie zindywidualizowanych dyplomów. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni zindywidualizowane dyplomy dla laureatów oraz wyróżnionych w Konkursie. Szczegóły techniczne: - format dyplomu: A4, - gramatura min. 150 g/m2 Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej trzy propozycje wzorów dyplomów najpóźniej 14 dni przed dniem rozpoczęcia druku dyplomów, spośród których Zamawiający dokona wyboru ostatecznej szaty graficznej dyplomu. Wszystkie dyplomy muszą być opatrzone nazwą i logotypem Konkursu, określonym w Załączniku nr 7 do SIWZ oraz logotypami określonymi w Załączniku nr 6 do SIWZ. Dyplomy zostaną dostarczone i wręczone podczas i w związku z konferencją, o której mowa w pkt. III.2 SIWZ. 6. Wykonanie i dostarczenie szklanych tablic promocyjnych. W ramach tego zadania Wykonawca wykona i dostarczy do siedziby Zamawiającego dwanaście tablic promocyjnych, spełniających poniższe wymagania: a) materiał: szkło, b) wymiary: 50 x 50 cm, c) nadruk w kolorze na folii mrożonej, d) mocowanie na dystansach ze stali szlachetnej - fi 15 mm. Projekt graficzny oraz tekst do zamieszczenia na tablicach Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej w terminie 7 dni od podpisania umowy. Wykonawca wykona i dostarczy tablice według przekazanej przez Zamawiającego najpóźniej w terminie 20 dni od dnia zawarcia umowy listy dystrybucyjnej, w terminie najpóźniej do dnia 30 października 2012 r. 7. Promocja Konkursu. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni: a) objęcie patronatem medialnym Konferencji, o której mowa w pkt. III.2 SIWZ, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - patronat medialny co najmniej jednej stacji telewizyjnej o zasięgu ogólnopolskim, - patronat medialny co najmniej jednej stacji radiowej o zasięgu ogólnopolskimWykonawca przedstawi Zamawiającemu listę patronów medialnych najpóźniej 21 dni przed dniem realizacji Konferencji, o której mowa w pkt. III.2 SIWZ. b) opracowanie merytoryczne oraz publikację artykułu promocyjnego w dwóch wydaniach tytułu prasowego o zasięgu ogólnopolskim, ukazującego się codziennie, c) opracowanie merytoryczne oraz publikację jednego artykułu promocyjnego w jednym wydaniu tytułu prasowego o zasięgu ogólnopolskim, ukazującego się raz w tygodniu, d) projekt graficzny, wykonanie oraz dystrybucję podczas i w związku z Konferencją, o której mowa w pkt. III.2 SIWZ, 150 szt. tekturowych teczek formatu A4, e) dystrybucję podczas i w związku z Konferencją, o której mowa w pkt. III.2 SIWZ, 150 szt. długopisów, Materiały prasowe, o których mowa w pkt. III.7.b) i III.7.c) SIWZ, muszą zawierać wizualizację logotypów i sloganów określonych w Załączniku nr 6 do SIWZ oraz logotyp określony w Załączniku nr 7 do SIWZ. Artykuły promocyjne, o których mowa w pkt. III.7.d) i III.7.e) SIWZ, muszą zawierać wizualizację logotypów określonych w Załączniku nr 6 do SIWZ, logotyp określony w Załączniku nr 7 do SIWZ oraz nazwę Konkursu. Wszelkie materiały prasowe, o których mowa w niniejszym punkcie, Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej w terminie 21 dni przed ich publikacją. Materiały prasowe, o których mowa w niniejszym punkcie, zostaną opracowane przez Wykonawcę i opublikowane najpóźniej do dnia 30 grudnia 2012 r. 8. Odpowiedzialność cywilnoprawną za jakiekolwiek szkody wyrządzone podmiotom trzecim podczas i w związku z realizacją niniejszego zamówienia ponosi wyłącznie Wykonawca. 9. Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zostały określone we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 8 do SIWZ.