DOSTAWA OPROGRAMOWANIA DO EWIDENCJI ORAZ INWENTARYZACJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH I ŚRODKÓW NISKOCENNYCH WRAZ Z NIEZBĘDNYM OPRZYRZĄDOWANIEM

Opis przedmiotu przetargu: 2.1 Przedmiotem zamówienia jest: - dostawa oprogramowania do ewidencji oraz inwentaryzacji środków trwałych i niskocennych; - dostawa 26 sztuk drukarek etykiet; - dostawa 5 sztuk kolektorów danych; - dostawa etykiet samoprzylepnych; - instalację oprogramowania w siedzibie Zamawiającego; - przeszkolenie nie więcej niż 30 użytkowników systemu; - roczna usługa pomocy technicznej; 2.2 Wymogi minimalne na system do inwentaryzacji środków trwałych i niskocennych. 2.2.1 Wymogi techniczno-organizacyne: - aplikacja zbudowana w architekturze trójwarstwowej, oparta o dowolną, relacyjną bazę danych. Dostarczona baza danych nie może posiadać ograniczeń co do wielkości, ilości danych czy połączeń. Jeżeli Wykonawca opiera swoje rozwiązanie o platformy open source, to oprogramowanie dostarczone przez niego w ramach niniejszego przetargu nie może być oparte na wersjach niestabilnych. Zastosowane platformy open source powinny być dostatecznie rozwinięte i rozpowszechnione. Rozwiązania nie mogą być oparte na rozwiązaniach przestarzałych ani na rozwiązaniach niszowych. Rozwiązania nie mogą pozostawać w konflikcie do systemu automatycznej aktualizacji na stacjach roboczych lub serwerach na których automatyczna aktualizacja z powodów bezpieczeństwa lub innych jest niezbędna; - aplikacja musi działać z dowolną przeglądarką internetową, w szczególności z Internet Explorer w wersji min. 7 oraz Firefox w wersji min. 3 oraz nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania na stacjach roboczych; - aplikacja musi działać pod kontrolą systemów z rodziny Windows XP/Vista/7 oraz dowolnej dystrybucji systemu Linux; - serwer aplikacji będzie zainstalowana w środowisku zwirtualizowanym, działającym pod kontrolą Microsoft Hyper-V; - dostarczona licencja musi być udzielona na czas nieograniczony, na nieograniczoną liczbę użytkowników, umożliwiająca prowadzenie ewidencji dla minimum 200.000 przedmiotów z możliwością rozszerzenia; - dostarczona licencja musi umożliwiać korzystanie z aplikacji przez Zamawiającego oraz przez jego jednostki organizacyjne; - aplikacja musi umożliwiać dowolne przypisywanie praw dostępu użytkownikom; - aplikacja musi współpracować z mobilnymi kolektorami danych; - aplikacja musi współpracować z drukarkami etykiet/kodów kreskowych; - na system musi być udzielona gwarancja na okres 12 miesięcy od zakończenia wdrożenia; - wdrożenie systemu musi odbyć się w terminie nie dłuższym niż 21 dni od dnia podpisania umowy. W skład wdrożenia wchodzi dostawa sprzętu i oprogramowania oraz przeszkolenie użytkowników. - przeszkolenie XX użytkowników systemu (około 6 godzin na grupę). Szkolenie odbywać się będzie w pracowni komputerowej przygotowanej przez Zamawiającego i wyposażonej w minimum 10 komputerów, połączonych w sieci. Do przeprowadzenia szkolenia wymaganych jest co najmniej 2 instruktorów - jeden tłumaczący i drugi chodzący po sali i bezpośrednio udzielający porad użytkownikom. Szkolenie kończyć się będzie uzyskaniem zaświadczenia. 2.2.2 Wymogi funkcjonalne. Aplikacja musi umożliwiać: a) prowadzenie i edycję słowników, w tym minimum słowników: - grup przedmiotów, - miejsc użytkowania, - ewidencji księgowych, - pracowników, - dostawców; b) dodawanie oraz edycję składnika majątku, w tym minimum: - nazwę składnika majątku, - numer inwentarzowy, - numer seryjny, - typ składnika (środek trwały, własności niematerialne i prawne, przedmiot niskocenny, wyposażenie) z możliwością rozbudowania o nowe typy, - klasyfikację środka trwałego, - miejsce użytkowania, - osobę odpowiedzialną, - datę zakupu, - numer dowodu zakupu, - dostawcę, - wartość zakupu, - sposób nabycia, - stawkę amortyzacji, - metodę amortyzacji (liniowa, degresywna, jednorazowa), - źródło finansowania, także w podziale procentowym, - modernizacje i przeszacowania, - miejsce powstawania kosztów, - numery kont, - informacja o składniku wielokrotnym lub posiadającym elementy składowe, - informację o materiałach eksploatacyjnych, - wprowadzanie dowolnej ilości wersji elektronicznych dokumentów i dołączanie ich do karty składnika, - informację o wydrukowaniu etykiety; - wprowadzanie tagów - oznaczanie przedmiotów według własnej dowolnej nomenklatury wraz z możliwością wyszukiwania; c) wyszukiwanie przedmiotów wg minimum następujących kryteriów: - nazwa składnika majątku, - numer inwentarzowy, - lokalizacja, - osoba odpowiedzialna, - typ przedmiotu, - data zakupu, - data przyjęcia, - data likwidacji, - sposób likwidacji, - wartość, - zdjęty z ewidencji, - zamortyzowany, d) przyjęcie składnika majątku do ewidencji potwierdzone automatycznym wygenerowaniem dokumentu OT dla środków trwałych oraz ON dla składników niskocennych; e) przyjęcie wielokrotne składnika majątku potwierdzone automatycznym wygenerowaniem wielokrotnego dokumentu OT dla środków trwałych oraz ON dla składników niskocennych; f) likwidację przedmiotu potwierdzoną automatycznym wygenerowaniem dokumentu LT dla środków trwałych oraz LN dla środków niskocennych i protokołem likwidacji; g) zmianę miejsca użytkowania potwierdzoną automatycznym wygenerowaniem dokumentu MT dla środków trwałych oraz MN dla środków niskocennych; h) zmianę osoby odpowiedzialnej potwierdzoną automatycznym wygenerowaniem dokumentu ZMPRT dla środków trwałych oraz ZMPRN dla składników niskocennych; i) prowadzenie amortyzacji środków trwałych poprzez: - określanie wartości początkowej brutto środka trwałego; - określenie wartości umorzenia początkowego; - określenie modelu amortyzacji (liniowa, degresywna, jednorazowa, nie podlega); - możliwość wyboru okresu naliczania amortyzacji (miesięcznie, kwartalnie, półrocznie, rocznie); - określenie stawek amortyzacji; - możliwość wykonania modernizacji i przeszacowań; - możliwość podglądu przebiegu amortyzacji środków trwałych; - automatyczne wyliczanie wartości aktualnej środka trwałego w dowolnym okresie; - sugerowanie stawek amortyzacji według Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT); - dostosowanie amortyzacji wcześniej umarzanych przedmiotów do stanu odpowiadającego zapisom w księgach inwentarzowych; j) sugerowanie kolejnego numeru inwentarzowego dla nowo dodanych przedmiotów k) sprawdzanie unikalności numeru inwentarzowego w całej ewidencji; l) tworzenie zestawów z elementami składowymi oraz nadawanie im numerów inwentarzowych; m) funkcje realizowane z poziomu oferowanego kolektora danych: - dodanie składnika majątku w trakcie inwentaryzacji; - przeglądanie karty składnika majątku (nazwa, numer inwentarzowy, status, ewidencja, pracownik, czas i miejsce skanowania); - zmiana osoby odpowiedzialnej; - zmiana miejsca użytkowania; - przeznaczenie składnika do likwidacji; - wprowadzanie uwag dotyczących składnika majątku; - sprawdzanie kompletności składnika oraz kompletności zestawu; - przypisanie kodu kreskowego do składnika; - możliwość wyboru listy składników wg lokalizacji; - możliwość wyszukania lokalizacji jeszcze nie zinwentaryzowanych; n) prowadzenie historii dla operacji: - logowania użytkownika; - zmiany ustawień; - operacji na przedmiotach; - konfiguracji wyglądu etykiet; - wydruku etykiet; o) przeszukiwanie historii opisanej w punkcie n oraz eksport do pliku tekstowego; p) generowanie minimum następujących dokumentów związanych z ewidencją, amortyzacją i inwentaryzacją majątku: - zestawienie przedmiotów według osoby odpowiedzialnej; - zestawienie przedmiotów według miejsc użytkowania; - tabela amortyzacyjna na dowolny rok z rozbiciem na ewidencję i grupy KŚT; - raport umorzeń za dowolny okres z rozbiciem na ewidencję i grupy KŚT; - arkusz spisu z natury; - zestawienie nadwyżek; - zestawienie niedoborów; - zestawienie przemieszczeń przedmiotów; - zestawienie przedmiotów, z możliwością eksportu do pliku PDF oraz CSV, wraz z możliwością sortowania i filtrowania wg kryteriów takich jak numer ewidencyjny, numer inwentarzowy, nazwa przedmiotu, osoba odpowiedzialna, lokalizacja, typ, data przyjęcia, wartość aktualna, grupa przedmiotów, grupa KŚT; r) zapisywanie w postaci szablonów często używanych kryteriów wyszukiwania oraz tworzonych przez użytkownika wydruków; s) znakowanie i identyfikacja lokalizacji oraz miejsc użytkowania za pomocą etykiet z kodem kreskowym; t) drukowanie etykiet pojedynczo lub grupowo wg zadanych kryteriów; u) podgląd dostępności właściwych dla używanego sprzętu materiałów eksploatacyjnych wraz z możliwością złożenia zamówienia; w) wydawanie przechowywanych przedmiotów na użytkowanie, x) możliwość przeniesienia likwidowanego środka trwałego do wybranego miejsca przechowywania; y) śledzenie kosztów eksploatacji środków trwałych w oparciu o raporty zużycia materiałów eksploatacyjnych; z) wykonywanie elektronicznej archiwizacji dokumentów związanych z przedmiotem; aa) prowadzenie gospodarki materiałowej: - wydawanie przedmiotów podlegających ewidencji ilościowej do użytkowania, tak by stawały się środkami trwałymi, z zachowaniem informacji o ich cenie; - automatyczne generowanie wymaganych dokumentów (PZ, PW, WZ, RW, MM) w formacie PDF; - przypisywanie materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych itp. do środków trwałych je wykorzystujących (które zdefiniowane są w programie do zarządzania środkami trwałymi); - wydawanie przedmiotów podlegających ewidencji ilościowej do użytkowania, tak by stawały się środkami trwałymi, z zachowaniem informacji o ich cenie; - wbudowany słownik CPV oraz PKWiU; 2.2.3. Minimalne wymogi techniczne dla drukarek etykiet: a) drukowanie w technologi termotransferowej; b) możliwość drukowania na etykietach foliowych; c) interfejs USB; d) szybkość druku nie mniejsza niż 102 mm/s; e) drukowanie na etykietach o szerokości od 33 do 110mm; f) certyfikat CE (certyfikat dołączyć do oferty); g) gwarancja 12 miesięcy; 2.2.4. Minimalne wymogi techniczne dla kolektora danych: a) kolektor wyposażony w laserowy czytnik kodów kreskowych; b) odczytywanie kodów kreskowych typu UPC-A/E, EAN-8/13, Codabar, Code 39, Code 39 full ASCI, Code 93, Code 32, Interleaved & Std.2 of 5, EAN 128, Code 11, Delta, MSI/PlesseyCode 128, Toshiba; c) podświetlany wyświetlacz LCD dotykowy, kolorowy, o wielkości minimum 2,7 i rozdzielczości minimum 240x320 pikseli; d) klawiatura alfanumeryczna; e) pamięć SDRAM 64MB; f) waga nie większa niż 500g z akumulatorem; g) stopień ochrony IP54; h) akumulator Li-Ion 1950 mAh; i) zasilacz zewnętrzny; j) certyfikat CE (certyfikat dołączyć do oferty); k) komunikacja z komputerem poprzez port USB; l) gwarancja 12 miesięcy; 2.2.5. Wymogi dla etykiet: a) etykiety samoprzylepne; b) odporne na działanie czynników zewnętrznych takich jak woda, środki myjące, kurz, nasłonecznienie, temperatura otoczenia, środki chemiczne; c) podwyższona odporność na czynniki mechaniczne; d) przystosowane do oferowanych drukarek etykiet; e) 26 szt. rolek (1000 etykiet na rolce) w kolorze białym, o rozmiarze 25x50mm f) 52 szt. rolek (1000 etykiet na rolce) w kolorze srebrnym, o rozmiarze 25x50mm g) 26 szt. rolek (1000 etykiet na rolce) w kolorze białym, o rozmiarze 20x40mm 2.2.6. Wymogi dla pomocy technicznej a) wsparcie techniczne przez okres 12 miesięcy od zakończenia wdrożenia; b) wsparcie musi umożliwiać dostęp do aktualizacji systemu, aktualnych podręczników użytkownika, forum użytkowników programu; c) wsparcie musi umożliwiać zgłaszanie problemów zarówno przez telefon/faks jaki przez Internet, np: poprzez specjalny formularz zgłaszania zapytań lub poprzez pocztę elektroniczną; d) wsparciu technicznemu podlegają wszystkie aspekty działania aplikacji, szczególnie zaś pomoc w instalacji i uruchomieniu programu, właściwej obsłudze programu, korzystaniu z opcji i funkcji programu oraz dostępu do forum użytkowników; e) asysta techniczna w ilości 80 godzin, w terminie ustalonym przez Zamawiającego. W skład asysty wchodzi obecność merytorycznego pracownika w siedzibie Zamawiającego oraz pomoc przy bieżącej obsłudze systemu.