Organizacja konferencji dla lekarzy i pielęgniarek Medycyny Pracy

Opis przedmiotu przetargu: Zamówienie zostało podzielone na 2 części opisane poniżej. Wykonawca może złożyć ofertę na 2 części zamówienia lub na jedną z nich. Część I Przedmiotem zamówienia jest organizacja 1 dniowej konferencji dla lekarzy i pielęgniarek Medycyny Pracy (70 uczestników + 7 organizatorów) w dniu 25 listopada 2011 roku W następującym zakresie: - Konferencja zorganizowana zostanie w hotelu (o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym lub odpowiadającym standardem hotelom co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku obiektów innych niż hotele), zlokalizowanym w centrum Łodzi; - Obiekt będzie posiadał bezpłatne łącze internetowe; - Obiekt, w którym odbędzie się konferencja, posiadać będzie bezpłatny parking dla wszystkich przyjezdnych (około 50 miejsc); - Zamawiający zastrzega sobie prawo do potwierdzenia ostatecznej listy gości oraz przesłania agendy konferencji na 2 dni robocze przed konferencją; - Wykonawca, który będzie organizował konferencję przyjedzie na co najmniej jedno spotkanie organizacyjne do siedziby IMP celem uzgodnienia szczegółów i zostaje zobowiązany do konsultowania szczegółów w każdym z aspektów organizacji konferencji; - Ze względów organizacyjnych Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników i organizatorów, salę konferencyjną, parking samochodowy dla wszystkich uczestników oraz organizatorów konferencji na terenie jednego obiektu; - Konferencja zorganizowana zostanie w sali spełniającej następujące wymagania: - sala konferencyjna pomieści około 70 uczestników (miejsca siedzące przy stołach/stolikach z podpórką do pisania); - w sali będzie ustawiony jeden dodatkowy stół dla prowadzących (7 miejsc siedzących) - sala będzie wyposażona w sprzęt multimedialny (rzutnik multimedialny, ekran do rzutnika, komputer, flipchart) wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników i organizatorów przez cały czas trwania konferencji; - sala będzie klimatyzowana; - w oknach sali, gdzie będzie odbywać się konferencja będą zainstalowane rolety; - sala będzie zarezerwowana dla uczestników i organizatorów konferencji przez 9 godzin od godz. 8; - Przed salą konferencyjną będą zorganizowane dodatkowe miejsca do przeprowadzenia rejestracji uczestników (3 stoliki + krzesła); - Zamawiający oczekuje od Wykonawcy elastyczności w działaniu i zastrzega sobie prawo do wprowadzania drobnych zmian w trakcie realizacji konferencji (np. czasu pozostawania sali w dyspozycji Zamawiającego, menu); - W trakcie konferencji zostanie podany obiad oraz tzw. ciągła przerwa kawowa - (catering opisany poniżej)- tzn. w przypadku wyczerpania któregoś z artykułów obsługa hotelu będzie niezwłocznie reagować i uzupełniać braki; - W trakcie przerwy kawowej dla uczestników i organizatorów przygotowany zostanie catering: napoje (kawa, herbata, woda, sok plus cukier i mleko do kawy) w ilości nieograniczonej oraz przekąski (ciastka różnego rodzaju w ilości po minimum 20 dag na każdą osobę oraz kanapeczki koktajlowe w ilości 4szt./ 1 osobę); - Obiad zostanie podany na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy oraz organizatorzy konferencji będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane; - W trakcie przerwy obiadowej zostanie przygotowane menu złożone z dwóch zestawów obiadowych - w tym jednego jarskiego, każdy z dwóch dań (zupy + drugiego dania z surówką i kompotu/soku ze świeżych owoców) oraz deseru. Obiad (Zupax2, danie główne x2, 2 zestawy surówek do wyboru) zostanie podany w formie szwedzkiego stołu, podczas posiłku będą miejsca siedzące przy stołach dla wszystkich uczestników i organizatorów, dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem, firma jest zobowiązana ustalić każde menu z Zamawiającym. Przykładowe menu obiadowe podczas jednego dnia: Zupy: Zupa serowa z wędzonym łososiem Zupa-krem warzywny Danie główne (podanie na półmiskach do wyboru): Pieczony filet z kurczaka pieczony z serem w sosie pomidorowym Grillowany łosoś z masłem ziołowym Dodatki: Opiekane ziemniaczki, frytki, kopytka + zestaw surówek Deser: Deser tiramisu Część II Przedmiotem zamówienia jest organizacja 1 dniowej konferencji dla lekarzy i pielęgniarek Medycyny Pracy (70 uczestników + 7 organizatorów) w dniu 9 grudnia 2011 roku W następującym zakresie: - Konferencja zorganizowana zostanie w hotelu (o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym lub odpowiadającym standardem hotelom co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku obiektów innych niż hotele), zlokalizowanym w centrum Łodzi; - Obiekt będzie posiadał bezpłatne łącze internetowe; - Obiekt, w którym odbędzie się konferencja, posiadać będzie bezpłatny parking dla wszystkich przyjezdnych (około 50 miejsc); - Zamawiający zastrzega sobie prawo do potwierdzenia ostatecznej listy gości oraz przesłania agendy konferencji na 2 dni robocze przed konferencją; - Wykonawca, który będzie organizował konferencję przyjedzie na co najmniej jedno spotkanie organizacyjne do siedziby IMP celem uzgodnienia szczegółów i zostaje zobowiązany do konsultowania szczegółów w każdym z aspektów organizacji konferencji; - Ze względów organizacyjnych Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników i organizatorów, salę konferencyjną, parking samochodowy dla wszystkich uczestników oraz organizatorów konferencji na terenie jednego obiektu; - Konferencja zorganizowana zostanie w sali spełniającej następujące wymagania: - sala konferencyjna pomieści około 70 uczestników (miejsca siedzące przy stołach/stolikach z podpórką do pisania); - w sali będzie ustawiony jeden dodatkowy stół dla prowadzących (7 miejsc siedzących) - sala będzie wyposażona w sprzęt multimedialny (rzutnik multimedialny, ekran do rzutnika, komputer, flipchart) wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników i organizatorów przez cały czas trwania konferencji; - sala będzie klimatyzowana; - w oknach sali, gdzie będzie odbywać się konferencja będą zainstalowane rolety; - sala będzie zarezerwowana dla uczestników i organizatorów konferencji przez 9 godzin od godz. 8; - Przed salą konferencyjną będą zorganizowane dodatkowe miejsca do przeprowadzenia rejestracji uczestników (3 stoliki + krzesła); - Zamawiający oczekuje od Wykonawcy elastyczności w działaniu i zastrzega sobie prawo do wprowadzania drobnych zmian w trakcie realizacji konferencji (np. czasu pozostawania sali w dyspozycji Zamawiającego, menu); - W trakcie konferencji zostanie podany obiad oraz tzw. ciągła przerwa kawowa - (catering opisany poniżej) tzn. w przypadku wyczerpania któregoś z artykułów obsługa hotelu będzie niezwłocznie reagować i uzupełniać braki; - W trakcie przerwy kawowej dla uczestników i organizatorów przygotowany zostanie catering: napoje (kawa, herbata, woda, sok plus cukier i mleko do kawy) w ilości nieograniczonej oraz przekąski (ciastka różnego rodzaju w ilości po minimum 20 dag na każdą osobę oraz kanapeczki koktajlowe w ilości 4szt./ 1 osobę); - Obiad zostanie podany na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy oraz organizatorzy konferencji będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane; - W trakcie przerwy obiadowej zostanie przygotowane menu złożone z dwóch zestawów obiadowych - w tym jednego jarskiego, każdy z dwóch dań (zupy + drugiego dania z surówką i kompotu/soku ze świeżych owoców) oraz deseru. Obiad (Zupax2, danie główne x2, 2 zestawy surówek do wyboru) zostanie podany w formie szwedzkiego stołu, podczas posiłku będą miejsca siedzące przy stołach dla wszystkich uczestników i organizatorów, dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem, firma jest zobowiązana ustalić każde menu z Zamawiającym. Przykładowe menu obiadowe podczas jednego dnia: Zupy: Zupa serowa z wędzonym łososiem Zupa-krem warzywny Danie główne (podanie na półmiskach do wyboru): Pieczony filet z kurczaka pieczony z serem w sosie pomidorowym + buraczki, soki Grillowany łosoś z masłem ziołowym + bukiet surówek, soki Dodatki: Opiekane ziemniaczki, frytki, kopytka + zestaw surówek Deser: Deser tiramisu