Obsługa bankowa budżetu Miasta Węgrowa i jednostek organizacyjnych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na kompleksowej obsłudze bankowej budżetu Miasta Węgrów poprzez obsługę 9 jednostek organizacyjnych działających na terenie miasta Węgrowa. Wykonawca zobowiązany będzie do otwarcia i prowadzenia rachunku bieżącego oraz rachunków pomocniczych Miasta i 9 jednostek organizacyjnych tj.: 1. Urząd Miejski 2. Centrum Pomocy Społecznej 3. Gimnazjum 4. Szkoła Podstawowa 5. Przedszkole nr 1 6. Przedszkole nr 2 7. Przedszkole nr 3 8. Węgrowski Ośrodek Kultury 9. Miejska Biblioteka Publiczna Na przedmiot zamówienia składa się m. in.: 1. Otwarcie i prowadzenie rachunku bieżącego budżetu miasta, 2. Otwarcie i prowadzenie rachunków budżetu miasta dla obsługi środków pochodzących ze źródeł zagranicznych i krajowych, w tym w euro, 3. Otwarcie i prowadzenie rachunków bieżących i pomocniczych jednostek organizacyjnych miasta, 4. Realizacja zleceń płatniczych – przelewów na rachunki prowadzone w innych bankach oraz banku prowadzącym obsługę rachunku przekazywanych w formie elektronicznej oraz papierowej. Zlecenia płatnicze złożone do godziny 14:30 realizowane powinny być w tym samym dniu. Przelewy złożone po tej godzinie zostaną przekazane do realizacji najpóźniej w następnym dniu roboczym. 5. Możliwość realizacji przelewów elektronicznych w wydłużonej sesji do godziny 15:20 jako przelew pilny. 6. Możliwość wypłat gotówkowych z tytułu świadczeń pomocy społecznej, świadczeń wychowawczych i rodzinnych w formie elektronicznego czeku/wypłaty masowej – zlecenie wypłaty gotówkowej za pośrednictwem bankowości elektronicznej wypłaconej w Oddziale Banku za okazaniem przez odbiorcę dowodu tożsamości. Wypłaty nastąpią na podstawie listy wypłat sporządzonej przez jednostkę organizacyjną Zamawiającego w formie pliku elektronicznego zawierającej dane w zakresie: kwoty świadczenia, imienia i nazwiska świadczeniobiorcy, nr dokumentu tożsamości (dowód osobisty, paszport) oraz datę ważności listy wypłat. Bank zobowiązuje się do wypłaty świadczeń z zachowaniem szczególnych zasad ochrony danych osobowych beneficjentów, uniemożliwiając osobom nieupoważnionym do wglądu w dane osobowe i kwotę wypłacanych świadczeń. 7. Sporządzanie na pisemne żądanie jednostki organizacyjnej Zamawiającego papierowych wyciągów bankowych przez Bank każdego dnia i wydawanie w następnym dniu roboczym po dokonaniu operacji osobom wymienionym w karcie wzorów podpisów lub innym osobom upoważnionym przez jednostkę organizacyjną Zamawiającego, 8. Przyjmowanie wpłat gotówkowych i realizacja wypłat gotówkowych z wszystkich rachunków bez pobierania opłat i prowizji od posiadaczy rachunków. Bank zagwarantuje bezkolejkową obsługę w wyodrębnionym pomieszczeniu dla pracowników Urzędu Miejskiego i miejskich jednostek organizacyjnych wykonujących czynności służbowe związane z kontaktami z bankiem oraz obsługą rachunków bankowych. Wypłaty gotówkowe będą wypłacane w nominałach wskazanych w zapotrzebowaniu składanym przez Zamawiającego, 9. Przyjmowanie wpłat gotówkowych w formie bilonu i policzenie przez Wykonawcę bilonu, 10. Przyjmowanie wpłat gotówkowych od osób trzecich dokonywanych na wszystkie rachunki bankowe jednostek organizacyjnych Zamawiającego w placówkach bankowych znajdujących się na terenie miasta Węgrowa – bez pobierania opłat, 11. Przyjmowanie wpłat gotówkowych od jednostek organizacyjnych Zamawiającego w placówkach bankowych znajdujących się na terenie miasta Węgrowa na inne rachunki bankowe – bez pobierania opłat, 12. Przyjmowanie wpłat gotówkowych w formie otwartej (w Oddziale Banku) oraz w formie zamkniętej (do całodobowej wrzutni) dla potrzeb jednostek organizacyjnych Zamawiającego. Wykonawca zapewni księgowanie wpłat gotówkowych w dniu dokonania wpłaty. 13. Zapewnienia możliwości realizowania wypłat gotówkowych poprzez system wypłat elektronicznych (elektroniczne czeki), 14. Możliwość przyjmowania wpłat przez Zamawiającego poprzez terminale obsługujące karty płatnicze i karty kredytowe klientów, przy zachowaniu postanowień ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1572) w jednostkach wskazanych przez Zamawiającego, 15. Uwzględnienie w ustalaniu wysokości środków do oprocentowania bieżących wpływów dnia (min. do godziny 16:00). Wykonawca zobowiązany będzie do dokonywania miesięcznej kapitalizacji odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych i odprowadzania na koniec każdego miesiąca odsetek z rachunków bieżących wskazanych miejskich jednostek organizacyjnych na rachunek bieżący budżetu miasta. 16. Zapewnienie możliwości lokowania wolnych środków znajdujących się na rachunku bieżącym budżetu Miasta w formie lokat terminowych 1-tygodniowych, których stawka oprocentowania będzie zgodna ze złożoną ofertą. 17. Prowadzenie skonsolidowanego rachunku miasta Węgrowa, polegającego na dokonaniu na koniec każdego dnia roboczego (o godz.19:00) przeksięgowania salda grupy rachunków obejmującej rachunek podstawowy budżetu i inne rachunki wskazane przez Zamawiającego na odrębny rachunek konsolidacyjny budżetu Miasta: a) W sytuacji, gdy na rachunku bieżącym budżetu Miasta wystąpi saldo debetowe – suma sald uzyskanych w skutek konsolidacji posłuży do zredukowania debetu. Koszty kredytu dotyczyć będą kwoty debetu rachunku bieżącego budżetu miasta zredukowanego przez sumę sald pozostałych rachunków podlegających konsolidacji, b) Oprocentowanie zgromadzonych środków jednolitą stawką wyliczoną zgodnie z zasadami określonymi w ofercie, c) Gromadzeniu odsetek powstałych z oprocentowania od środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku skonsolidowanym, d) Przeniesienie na moment rozpoczęcia następnego dnia roboczego środków z rachunku konsolidacyjnego na odpowiednie rachunki budżetu i inne wskazane przez Zamawiającego. 18. Przeniesieniu środków z rachunków wskazanych przez Zamawiającego na koniec każdego dnia roboczego na rachunek bieżący budżetu. 19. Przeniesieniu środków na koniec każdego roku (31.12.) z rachunków wskazanych przez Zamawiającego na rachunek bieżący budżetu. 20. Zapewnienie możliwości zaciągania kredytów w rachunku bieżącym budżetu na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu poprzez wystawianie dyspozycji obciążeniowych powodujących powstanie debetowego salda rachunku bieżącego budżetu miasta w wysokości nie przekraczającej 2 mln rocznie. Kwota powyższa może ulec zmianie w przypadku innej wysokości jej ustalenia w uchwale Rady Miejskiej Węgrowa w sprawie uchwalenia budżetu na dany rok budżetowy. Jedynym dopuszczalnym przez Zamawiającego zabezpieczeniem kredytu w rachunku bieżącym budżetu może być oświadczenie o poddaniu się egzekucji w trybie art. 97 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Prawo bankowe (Dz.U. z 2015r. poz. 128 z poźn.zm.) prowadzonej według przepisów kodeksu postępowania cywilnego, 21. W przypadku wpłaty wadium przez uczestników postępowania przetargowego, Wykonawca zobowiązany jest umożliwić Zamawiającemu ustalenie godziny uznania rachunku bankowego Zamawiającego, 22. W przypadkach wpłat na rachunki sum depozytowych Wykonawca jest zobowiązany do wyliczenia kwoty przypadających na daną wpłatę odsetek bankowych na wskazany dzień celem ich zwrotu wpłacającemu, 23. Zapewnienie możliwości identyfikowania płatności masowych polegających na: a) Przeprowadzeniu rozliczeń pieniężnych z tytułu zrealizowanych dyspozycji płatniczych na rachunkach wirtualnych Zamawiającego (wpłat gotówkowych, poleceń przelewu, a w tym dokonywanych przy użyciu systemu bankowości elektronicznej, wpłat otrzymanych z urzędów pocztowych lub innych banków) b) Uznania rachunku bieżącego kwotami przetworzonych płatności masowych w tym samym dniu roboczym, w którym przetwarzane (wpłacone) były płatności masowe, c) Zapisywaniu na rachunku bieżącym sumarycznej kwoty zrealizowanych dyspozycji płatniczych w tym samym dniu roboczym, w którym były przetwarzane masowe płatności, d) Generowaniu i przekazywaniu informacji o masowych płatnościach dokonywanych na rzecz Zamawiającego (plik wyjściowy) za pomocą bankowości elektronicznej; plik wyjściowy powinien być udostępniony najpóźniej w następnym dniu roboczym do godz.8:00 po dniu przetwarzania płatności masowych, e) Zautomatyzowaniu identyfikacji płatnika i rodzaju płatności polegającej na udostępnieniu przez bank odpowiedniej ilości cyfr (nie mniej niż 8) w ramach numeru rachunku bankowego. W ramach cyfr Zamawiający stworzy własny identyfikator i rodzaj płatności, a utworzone w ten sposób numery rachunków bankowych będą stanowić wirtualne subkonto do rachunku bankowego Zamawiającego. Wczytanie pliku do systemu finansowo-księgowego leży po stronie Zamawiającego. f) Przekazywaniu pełnych informacji w pliku wyjściowym dla Zamawiającego o źródle płatności, rodzaju płatności, dacie obciążenia rachunku dłużnika w innym banku (pod warunkiem korzystania z systemu Eliksir i możliwości przekazania takich informacji z banku dłużnika do banku Zamawiającego) oraz reklamacjach i dokonanych zwrotach, 24. Zamawiający musi posiadać dostęp do wykonywania usługi systemem elektronicznym, możliwość elektronicznego wykonywania operacji na rachunkach z dowolnej ilości stanowisk pracy Zamawiającego odrębnie dla każdej jednostki organizacyjnej. System musi zapewniać: a) Dokonywanie przelewów (krajowych i zagranicznych), również z datą przyszłą przelewu, możliwość jednorazowego wysłania grupy przelewów, b) Udostępnienie usługi polecenia zapłaty, c) Przesyłanie danych w formie elektronicznej obejmującej zbiory przelewów, d) Zautomatyzowanie szeregu czynności przy rejestracji dyspozycji przelewu zmniejszając do minimum prawdopodobieństwo popełniania błędu (szablony przelewów, kontrola rachunków, kontrola uprawnień), e) Bieżącego dysponowania środkami wpływającymi na rachunek, f) Szybki i łatwy dostęp do aktualnych informacji o stanie środków na rachunkach bankowych oraz o przeprowadzonych transakcjach, w tym: • przeglądu historii operacji w pełnym rozbiciu analitycznym oraz przeglądu operacji bieżąco rejestrowanych na rachunkach – bez ograniczeń czasowych, • tworzenie raportów z operacji na poszczególnych rachunkach bankowych z możliwością sortowania, filtrowania i podglądu wybranego typu operacji z możliwością wydruku, • podglądu aktualnego salda na wybranym rachunku lub wybranej grupie rachunków, • pobieranie wyciągów bankowych w postaci plików, z możliwością ich automatycznego drukowania wraz z pojedynczymi poleceniami przelewów, • pobieranie plików z danymi dotyczącymi automatycznego uzgadniania wpłat, • monitoring stanu rachunków bankowych jednostek organizacyjnych wskazanych przez Zamawiającego, posiadających rachunki w tym samym banku, • informacja o odrzuceniu transakcji z podaniem komunikatu o jej przyczynie, • tworzenie zbiorów danych kontrahentów, numerów rachunków i innych danych ewidencyjnych, przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji według rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, kwoty i ciągu znaków z tytułu przelewu, g) Umożliwienie odblokowania użytkownika przez konsultanta w rozmowie telefonicznej lub poprzez system bankowości elektronicznej, h) Dodanie nowego użytkownika bankowości elektronicznej za pośrednictwem wniosku lub poprzez system bankowości elektronicznej, i) Składanie wniosku o otwarcie nowego rachunku bankowego za pośrednictwem wniosku lub za pośrednictwem systemu bankowości elektronicznej, j) Możliwość wglądu do historii operacji na poszczególnych rachunkach Zamawiającego w całym okresie wykonywania zamówienia, k) Możliwość podglądu on-line środków i historii operacji na rachunkach bankowych wszystkich podległych jednostek. 25. Zainstalowanie systemu bankowości elektronicznej we wszystkich jednostkach organizacyjnych Zamawiającego, przy uwzględnieniu nw. minimalnych wymagań: a) System oparty o zdalny dostęp z poziomu przeglądarek internetowych zainstalowany na serwerze banku (system online, na stacji roboczej użytkownika nie jest instalowane dodatkowe oprogramowanie klienckie), b) Możliwa praca wielu użytkowników z przyznawaniem uprawnień użytkownika na podstawie podanej nazwy użytkownika i hasła lub certyfikatu. 26. Umożliwienie pełnego zastosowania podpisu elektronicznego zgodnie z systemem pełnomocnictw, na różnych poziomach autoryzacji – z uwzględnieniem różnej klasy podpisów (w tym podpisy łączne) lub autoryzacji z wykorzystaniem jednorazowych kodów SMS z zachowaniem wszelkiej kombinacji podpisów, 27. Zapewnienie, że wszelka komunikacja poprzez system bankowości elektronicznej spełnia wysokie wymogi bezpieczeństwa, w tym przewiduje: a) Weryfikację uprawnień użytkownika na poziomie logowania do aplikacji na podstawie nazwy użytkownika i hasła lub certyfikatu, b) Identyfikację połączenia za pomocą: • Haseł jednorazowych generowanych przez token, • Sprawdzenie numeru IP nawiązującego połączenie w przypadku łączności przez Internet, • Weryfikacja historii połączeń – porównanie historii zapisanej w banku i u klienta c) Zastosowanie indywidualnych plików transmisyjnych, d) Automatyczną blokadę po kilkukrotnych próbach dostępu z błędnie podanym hasłem, 28. Zapewnienie integracji systemu bankowości elektronicznej z systemem finansowo-księgowym Urzędu Miejskiego i miejskich jednostek organizacyjnych, która pozwoli na: a) Import danych adresowych i informacji o rachunkach z systemu bankowości elektronicznej do systemu finansowo-księgowego Zamawiającego, b) Eksport poleceń przelewów z systemu finansowo-księgowego Zamawiającego do systemu bankowości elektronicznej, c) Import potwierdzeń przelewów z systemu bankowości elektronicznej do systemu finansowo-księgowego Zamawiającego, 29. W przypadku wystąpienia awarii systemu Wykonawca gwarantuje możliwość korzystania z usługi typu teleserwis umożliwiającej telefoniczne uzyskanie informacji o stanie rachunków, 30. Zapewnienie bezpłatnej pomocy technicznej przez cały okres umowy polegającej na: a) Przeszkoleniu pracowników obsługujących system bankowości elektronicznej Urzędu Miejskiego i miejskich jednostek organizacyjnych, b) Obsłudze zgłoszonych problemów z czasem reakcji max. 2 godziny od zgłoszenia problemu, c) Obsłudze telefonicznej typu „Hot Line” w godzinach pracy jednostek organizacyjnych Zamawiającego, 31. Wydawanie opinii bankowych i zaświadczeń na potrzeby Zamawiającego i jednostek organizacyjnych bez ponoszenia dodatkowych kosztów przez Zamawiającego, 32. Zobowiązanie banku do stwierdzenia ważności podpisów przez osoby uprawnione do składania oświadczeń majątkowych w imieniu Zamawiającego, na wezwaniach do zapłaty z tytułu udzielonej gwarancji i przekazywania wezwań za pośrednictwem banku gwaranta 33. Zobowiązanie Wykonawcy do bezpłatnego udzielania informacji w zakresie przedmiotu zamówienia, 34. Osoby wykonujące zamówienie winny być zobowiązane do zachowania tajemnicy bankowej. 35. Zapewnienia, że: a) Wykonawca nie będzie pobierać od Zamawiającego ani jego jednostek organizacyjnych żadnych prowizji i opłat za wykonywanie czynności innych niż jednolita opłata ryczałtowa określona w pkt 1 oferty, b) Jeżeli w trakcie trwania umowy powstaną lub zostaną przekazane miastu inne jednostki organizacyjne miasta, zostaną one włączone do obsługi bez dodatkowych opłat, c) Zmiana stanu rachunków bankowych oraz form organizacyjnych jednostek nie spowoduje zmiany opłaty ryczałtowej, d) Oprocentowanie środków na rachunkach wskazanych przez Zamawiającego jako nie podlegające konsolidacji podlega odniesieniu na właściwe konta, jakiego dotyczą. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości prowadzonych w poszczególnych jednostkach rachunków bankowych, bez konieczności zmiany zawartej umowy. Rachunki będą otwierane i zamykane przez osoby uprawnione ze strony Zamawiającego i jednostek organizacyjnych objętych zawartą umową. W przypadku, gdy wybrany Wykonawca nie posiada na terenie miasta Węgrowa siedziby, siedziby oddziału albo filii, zobowiązany będzie do uruchomienia na terenie miasta, swojego oddziału lub filii zapewniając pełną obsługę budżetu miasta, najpóźniej do terminu rozpoczęcia obowiązywania umowy tj. do 01.01.2017 roku. W przypadku, gdy wybrany Wykonawca nie dochowa wskazanego powyżej terminu i nadal nie posiada swojej siedziby w mieście Węgrów, do czasu uruchomienia placówki zobowiązany będzie do zapewnienia codziennej obsługi budżetu miasta Węgrowa w miejscowości Węgrów i zapewnienia możliwości przeprowadzenia wszystkich operacji bankowych bez ponoszenia dodatkowych kosztów ze strony zamawiającego (transport gotówki – przywóz, odbiór będzie dokonywany przez Wykonawcę na jego koszt). Zamawiajacy zastrzega sobie prawo swobodnego lokowania wolnych środków w innych bankach. 36. Wynagrodzenie za wykonanie obsługi bankowej będzie stanowic: 1) Opłata ryczałtowa za realizację przedmiotu zamówienia 2) Koszt obsługi kredytów bankowych