Usługa serwisowania urządzeń kopiujących znajdujących się w jednostkach organizacyjnych Policji w województwie dolnośląskim, wymienionych szczegółowo w załączniku nr 1 do umowy; oznaczenie sprawy PU-2380-285-009-136/2016/AB

Opis przedmiotu przetargu: I. Przedmiotem zamówienia jest usługa serwisowania urządzeń kopiujących znajdujących się w jednostkach organizacyjnych Policji w województwie dolnośląskim, wymienionych szczegółowo w załączniku nr 1 do umowy; oznaczenie sprawy PU-2380-285-009-136/2016/AB. II. Usługa serwisowania polega na zapewnieniu stałej i bezawaryjnej pracy urządzeń kopiujących, zgodnej z przeznaczeniem tych urządzeń, poprzez wykonywanie w szczególności następujących czynności: II.1. regulowanie lub dostrojenie, II.2. konserwacja, II.3. czyszczenie, II.4. naprawa awarii, przez którą rozumieć należy każde zakłócenie prawidłowej pracy urządzeń, II.5. dostawa i wymiana części lub podzespołów urządzeń, II.6. dostawa tonerów. III. Wykonawca zobowiązuje się: III.1. wykonywać wszystkie usługi serwisowania zgodnie z zaleceniami producenta danego urządzenia, III.2. stosować wyłącznie fabrycznie nowe części i materiały eksploatacyjne, odpowiadające zaleceniom producenta danego urządzenia, III.3. nie stosować części i materiałów eksploatacyjnych zregenerowanych, III.4. regulować, dostrajać, konserwować, czyścić urządzenia, dostarczać tonery w miejscu użytkowania urządzenia, nie później niż w terminie 2 dni roboczych, od poniedziałku do piątku w godzinach 08:00-15:00, od momentu ich zgłoszenia, III.5. usuwać awarie, dostarczać i wymieniać części lub podzespoły urządzeń w miejscu ich użytkowania, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od momentu ich zgłoszenia, III.6. poinformować niezwłocznie Zamawiającego, że naprawa lub wymiana części w danym urządzeniu może nastąpić w ramach gwarancji udzielonej przez producenta urządzenia oraz powstrzymać się od wykonania czynności mogących naruszyć postanowienia gwarancji producenta urządzenia, III.7. wydać Zamawiającemu dowody zakupu (paragony lub faktury) wraz z kompletem dokumentacji, w szczególności gwarancyjnej, zainstalowanych lub wymienionych części lub podzespołów. IV. W przypadku niemożności dotrzymania terminu, o którym mowa w punkcie III.5, Zamawiający może – na wniosek Wykonawcy – wydłużyć te terminy, jednak nie dłużej niż do 15 dni kalendarzowych od dnia zgłoszenia, pod warunkiem, że Wykonawca dostarczy – na własny koszt – urządzenie zastępcze, najpóźniej trzeciego dnia od momentu zgłoszenia awarii. Urządzenie zastępcze musi posiadać parametry nie gorsze niż urządzenie, w którym wystąpiła awaria. W przypadku konieczności naprawy warsztatowej urządzenia, transport urządzenia nastąpi na koszt Wykonawcy. V. W przypadku niemożności naprawy urządzenia z powodu nieosiągalności części zamiennych lub z innych przyczyn niezależnych od Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest - na własny koszt - dostarczyć i udostępnić do korzystania Zamawiającemu urządzenie zastępcze o takich samych lub zbliżonych – jednak nie gorszych – parametrach technicznych, wyposażone w licznik kopii, na czas obowiązywania umowy. VI. Wykonawca, w terminie nie dłuższym niż 30 dni od daty zgłoszenia awarii, sporządzi – na własny koszt – protokół stwierdzający niemożliwość naprawy urządzenia, z uzasadnieniem obejmującym w szczególności wskazanie części i podzespołów uszkodzonych, zniszczonych lub niemożliwych do naprawy. Protokół wraz z urządzeniem należy niezwłocznie zwrócić do miejsca dotychczasowego użytkowania urządzenia. VII. Zamawiający prowadzić będzie dla każdego urządzenia z osobna książkę serwisową. Osoba wykonująca usługę w imieniu Wykonawcy, zobowiązana będzie dokonywać wpisów i potwierdzać wykonywanie wszelkich usług i czynności serwisowych w tejże książce serwisowej, w tym również fakt dostarczenia urządzenia zastępczego oraz ilość wykonanych kopii testowych lub serwisowych. Książka serwisowa przechowywana będzie w miejscu użytkowania urządzenia. VIII. Wykonawca, każdorazowo po wykonaniu usługi serwisowej, zobowiązany jest – na własny koszt – zutylizować zużyte części i materiały eksploatacyjne, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. IX. W przypadku stwierdzenia awarii sprzętu (potwierdzonej zewnętrzną ekspertyzą), której przyczyną będzie stosowanie przez Wykonawcę części lub materiałów eksploatacyjnych innych niż zalecane przez producenta sprzętu, Wykonawca dokona naprawy takiego sprzętu na własny koszt oraz poniesie koszty ekspertyzy. X. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Wykonawcy, z tytułu należycie wykonanych usług serwisowych, odrębnie dla każdego urządzenia zaopatrzonego w licznik kopii, comiesięcznych opłat w wysokości odpowiadającej iloczynowi stawki za wykonanie 100 kopii oraz ilości wykonanych w miesiącu kopii przez dane urządzenie dzielonemu przez 100, po uprzednim odliczeniu kopii testowych lub serwisowych wykonanych podczas konserwacji lub naprawy. XI. Szczegółowy opis i charakterystykę przedmiotu zamówienia, minimalne wymagania jakościowe i funkcjonalne dla usługi, warunki realizacji dostawy, w tym termin i miejsce wykonywania usług, wynagrodzenie, obowiązki wykonawcy, warunki i termin płatności, kary umowne, określono we istotnych postanowień umowy (załącznik nr 2 do SIWZ). XII. Wykaz jednostek organizacyjnych zamawiającego, w którym znajdują się urządzenia kopiujące objęte usługą znajduje się w załączniku nr 1 do istotnych postanowień umowy. XIII. Na usługę serwisowania urządzeń kopiujących Zamawiający nie określa wymagań zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących w zakresie realizacji zamówienia m.in. czynności takich jak: XIII.1. naprawy, w tym wymiany zużytych części; XIII.2. przeglądy urządzeń; XIII.3. regulacje urządzeń; XIII.4. konserwacje, w tym czyszczenie urządzeń. XIII.5. dostawy i wymiany tonerów. XIV. W opinii Zamawiającego wykonywanie wskazanych wyżej czynności w toku realizacji usługi serwisowania nie wymaga występowania pomiędzy wykonawcą lub podwykonawcą i zatrudnionymi przez te podmioty osobami pracowniczego podporządkowania w rozumieniu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1976 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2015 r. poz. 1066, z późn. zm.). Umowa o świadczenie usługi serwisowania urządzeń kopiujących jest umową starannego działania, zatem jej celem jest wykonywanie określonych czynności, które nie muszą zmierzać do osiągnięcia rezultatu. Ten sposób określenia obowiązków odróżnia umowę od umowy o pracę, której charakterystyczną cechą jest podporządkowanie pracownika, przejawiające się w sprecyzowaniu zakresu czynności przez pracodawcę, a nie pracownika. Zawierając umowę o świadczenie usług strony mogą się umówić, że o sposobie wykonania usługi zdecyduje jej wykonawca. W przypadku zawarcia umowy cywilnoprawnej nie może zachodzić typowe dla stosunku pracy podporządkowanie i kierownictwo pracodawcy użytkownika (wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie, LEX nr 1771001 z dnia 05.08.2015 r., sygn. III AUa 353/15). Ponadto, z uwagi na specyfikę usługi serwisowania nie jest możliwe ścisłe określenie z góry częstotliwości wykonywania wskazanych czynności. Każde z urządzeń może być serwisowane raz na kilka miesięcy bądź kilka razy w miesiącu. XV. Kod i nazwa Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 50313000-2 – Konserwacja i naprawa maszyn reprograficznych. XVI. Dostępność dla osób niepełnosprawnych. Usługa nie wiąże się z dostępnością dla osób niepełnosprawnych. XVII. Zamawiający nie dzieli zamówienia na części. W opinii Zamawiającego, opartej na doświadczeniu, podział zamówienia na części mógłby grozić nadmiernymi kosztami wykonania zamówienia, ponieważ część jednostek organizacyjnych pozostałaby bez usługi serwisowania. Zamawiający musiałby dokonywać serwisowania oddzielnie dla pozostałych urządzeń kopiujących, na które nie złożono ofert, nie na zasadzie ryczałtu, lecz stawek extra dla pojedynczego urządzenia. Zamawiający pozbawiłby się efektu skali przejawiającego się w wysokości stawki ryczałtowej za wykonywanie usługi. Ponadto podział zamówienia na części prowadziłby do powstania potrzeby koordynowania działań różnych wykonawców realizujących poszczególne części zamówienia w odległych jednostkach organizacyjnych, która z jednej strony generowałaby dodatkowe koszty finansowe, organizacyjne i pracownicze po stronie zamawiającego, a z drugiej strony mogłaby zagrozić właściwemu wykonaniu zamówienia. XVIII. Oferta równoważna. Ilekroć w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, oraz w załącznikach, przedmiot zamówienia został określony poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, intencją zamawiającego było przedstawienie typu produktu, materiału bądź technologii; w takim przypadku zamawiający dopuszcza składanie ofert równoważnych; zaoferowane rozwiązania równoważne (produkty, materiały) będą posiadały parametry nie gorsze niż te, które są określone w dokumentach. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez zamawiającego, jest zobowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez zamawiającego. XIX. Dopuszczalność udziału podwykonawców. XIX.1. Wykonawca może powierzyć realizację przedmiotu zamówienia podwykonawcom. W takim przypadku Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, i podania przez wykonawcę firm podwykonawców w formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do SIWZ). XIX.2. Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu składa oświadczenia dotyczące podwykonawców, zgodnie z art. 25a ust.5 Pzp.