Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Ełk w 2017 roku

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Ełk w 2017 roku. Szczegółowe informacje dot. wykonywanej usługi: Przedmiotowe zamówienie dotyczy świadczenia: - usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla przesyłek listowych o wadze poniżej i powyżej 350 g w zakresie ich przyjmowania, przemieszczania i doręczania, - usług doręczania zwrotów przesyłek listowych nie doręczonych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, - usług pocztowych dotyczących paczek pocztowych, - usług pocztowych dotyczących przesyłek najszybszej kategorii w obrocie krajowym- kurierskich. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym, opłacane z dołu: a) usługi codziennego doręczania ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) i zwrotów przesyłek pocztowych do zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, b) usługi codziennego odbierania przesyłek z siedziby zamawiającego, tj. Urzędu Gminy Ełk ul. T. Kościuszki 28 A, 19-300 Ełk w dni robocze od poniedziałku do piątku w godz. 14.45-15.00, c) zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym wykonawcy doręczania bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia, d) zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (np. zwykła, polecona, priorytetowa) na stronie adresowej przesyłki. Do przesyłek listowych będą używane koperty zamawiającego, e) realizacja przedmiotu zamówienia dotyczących przesyłek rejestrowanych odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przez zamawiającego przesyłek do nadania oraz zestawienia ilościowego z wyszczególnieniem adresów. Zestawienie będzie sporządzane w 2 egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla zamawiającego i wykonawcy, f) w przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane – ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek, sporządzonego przez zamawiającego w dwóch egzemplarzach po jednym dla wykonawcy i zamawiającego, g) zamawiający nie przewiduje nadawania przesyłek terminowych, h) zamawiający będzie prowadził rozliczenia na podstawie formularza ofertowego z zastrzeżeniem zapisów istotnych dla stron postanowień, które zostaną które zostaną wprowadzone do treści zawartej umowy, i) wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26.11.2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r. poz.1468), j) wykonawca zapewnia wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i będących przesyłkami najszybszej kategorii oraz druki potwierdzenia odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym. Zamawiający może korzystać z własnych wzorów druków potwierdzenia odbioru po wcześniejszym uzgodnieniu ich formy i treści z wykonawcą, k) wykonawca będzie doręczał do siedziby zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. Potwierdzenie odbioru winno zawierać datę odbioru i podpis odbiorcy. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia wiadomości u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie po upływie 7-go dnia o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata, l) wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki na zasadach określonych w: - ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23 z późn. zm.) – regulującej tryb doręczania pism nadawanych w postępowaniu administracyjnym, - ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 1649 z późn. zm.) – regulującej tryb doręczania pism nadawanych w trybie ordynacji podatkowej. ł) szacunkową ilość do nadania przesyłek danego rodzaju zawarto Formularzu cenowym stanowiącym Załącznik nr 2 do wniosku. Wykazane w formularzu cenowym szacunkowe ilości przesyłek listowych każdego rodzaju, zostały podane dla obliczenia wartości oferty i nie są ilościami zobowiązującymi zamawiającego. Podane przez zamawiającego ilości poszczególnych pozycji przesyłek wyszczególnionych w załączniku nr 2 mają charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb zamawiającego. Jednakże zamawiający wskazuje, iż minimalna wielkość przedmiotu zamówienia wyniesie 50% maksymalnej wielkości. Zmniejszenie lub zwiększenie przesyłek nie stanowi zmiany umowy, m) usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienia o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, n) reklamację z tytułu niewykonania usługi zamawiający może zgłosić do wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od ich nadania. Termin udzielenia odpowiedzi nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. W przypadku zgłaszania reklamacji zastosowanie mają unormowania zawarte w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 roku w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1468 z późn. zm.). Po wyczerpaniu drogi reklamacyjnej uregulowanej przez przepisy ustawy Prawo pocztowe, do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, o) wykonawca opowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej chyba, że nastąpiło to wskutek siły wyższej, p) z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej, zamawiającemu przysługuje odszkodowanie zgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz.U. z 2016 poz. 1113 z późn. zm.), q) w przypadku niewykonania usługi wykonawca niezależnie od należytego odszkodowania zwraca w całości opłatę pobraną za wykonanie usługi, r) za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Wykonawca wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług w terminie do 7-go dnia następującego po miesiącu rozliczeniowym. Należność wynikające z faktur VAT zamawiający regulować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze w terminie 21 dni od daty jej wystawienia przez wykonawcę. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, s) przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie wszystkich przesyłek pocztowych oraz ich ewentualny zwrot i reklamacje, muszą być realizowane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie niżej wymienionymi przepisami: - Prawo pocztowe (Dz.U. z 2016 poz. 1113 z późn. zm.), - Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26.11.2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1468 z późn. zm.) - międzynarodowymi przepisami pocztowymi: ratyfikowaną umową międzynarodową ogłoszoną w dniu 08.11.2007 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 206, poz. 1494), Regulaminem Poczty Listowej – Protokół Końcowy – sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 (Dz. U. z 2007 r. Nr 108, poz. 744). - ilości przesyłek wskazane w Formularzu oferty są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi w celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. W związku z powyższym wykonawcy z którym zamawiający podpisze umowę nie przysługuje roszczenie o realizację usługi w wielkościach niżej podanych. t) zamawiający nie przewiduje nadawania innych przesyłek niż wymienione w Formularzu ofertowym. Roczny ( szacunkowy) wykaz ilościowy przesyłek Lp. Nazwa usługi Szacowana liczba przesyłek w okresie 12 m-cy trwania umowy w sztukach Cena jednostkowa w zł Wartość w zł za cały okres trwania usługi (12 m-cy) PRZESYŁKI W OBROCIE KRAJOWYM I. Przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii /zwykle ekonomiczne/ 1. O masie do 350g gabaryt A 18851 2. O masie do 350g gabaryt B 10 3. O masie do1000g gabaryt A 20 4. O masie do1000g gabaryt B 2 5. O masie do 2000g gabaryt A 5 6. O masie do 2000g gabaryt B 1 II. Przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii /zwykłe priorytetowe/ 7. O masie do 350g gabaryt A 25 8. O masie do 350g gabaryt B 2 9. O masie do1000g gabaryt A 5 10. O masie do1000g gabaryt B 2 11. O masie do 2000g gabaryt A 2 12. O masie do 2000g gabaryt B 2   III. Przesyłki rejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii/polecone ekonomiczne/ 13. O masie do 350g gabaryt A 800 14. O masie do 350g gabaryt B 2 15. O masie do1000g gabaryt A 3 16. O masie do1000g gabaryt B 1 17. O masie do 2000g gabaryt A 1 18. O masie do 2000g gabaryt B 1 IV. Przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii /polecone priorytet/ 19. O masie do 350g gabaryt A 18 20. O masie do 350g gabaryt B 1 21. O masie do1000g gabaryt A 1 22. O masie do1000g gabaryt B 1 23. O masie do 2000g gabaryt A 1 24. O masie do 2000g gabaryt B 1 V. Przesyłki rejestrowane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru nie będące przesyłkami najszybszej kategorii/ zpo ekonomiczna/ 25. O masie do 350g gabaryt A 31645 26. O masie do 350g gabaryt B 60 27. O masie do1000g gabaryt A 80 28. O masie do1000g gabaryt B 40 29. O masie do 2000g gabaryt A 10 30. O masie do 2000g gabaryt B 50   VI. Przesyłki rejestrowane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru najszybszej kategorii /zpo priorytet/ 31. O masie do 350g gabaryt A 50 32. O masie do 350g gabaryt B 3 33. O masie do1000g gabaryt A 3 34. O masie do1000g gabaryt B 15 35. O masie do 2000g gabaryt A 5 36. O masie do 2000g gabaryt B 10 VII. Paczki pocztowe rejestrowane niebędące paczkami najszybszej kategorii 37. O masie od 2kg do 5kg gabaryt A 25 38. O masie od 2kg do 5kg gabaryt B 8 VIII. Przesyłki kurierskie najszybszej kategorii 39. O masie do 0,5 kg 80 40. O masie powyżej 0,5 kg do 1 kg 20 41. O masie powyżej 1 kg do 5 kg 10 IX. Zwrot przesyłki najszybszej kategorii poleconej/poleconej priorytet/poleconej zpo/ 42. w obrocie krajowym do 350 g 15 PRZESYŁKI W OBROCIE ZAGRANICZNYM EUROPEJSKIE X. Przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii/polecone priorytetowe 43. O masie do 50 g 40 44. O masie ponad 50g do 100 g 1 45. O masie ponad100 g do 350 g 1 46. O masie ponad 350 g do 500 g 1 47. O masie ponad 500 g do 1000 g 1 48. O masie ponad 1000 g do 2000 g 1 XI. ODBIÓR PRZESYŁEK Z SIEDZIBY ZAMAWIAJĄCEGO 49. Częstotliwość odbioru 5 x w tygodniu (od poniedziałku do piątku) Wartość brutto za 1 m-c usługi Wartość brutto za 12 m-cy …………….. ……… OGÓŁEM WARTOŚĆ (SUMA POZ. 1- 49) Całkowita kwota brutto …………… (za cały okres trwania umowy, tj. 12 m-cy)