Usługi hotelarskie i restauracyjne związane z organizacją sympozjum naukowego - seminarium w ramach projektu Mały DolnoŚlązak

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych związanych z organizacją sympozjum naukowego - seminarium w ramach projektu Mały DolnoŚlązak pn. Realizacja projektu Mały DolnoŚlązak i rekomendacje dla dalszej poprawy opieki nad matką i noworodkiem dalej Sympozjum, w tym zapewnienie zakwaterowania noclegów, wyżywienia oraz zaplecza konferencyjnego w tym samym miejscu hotelu, w terminie 14 16 kwietnia 2016 roku. I.Informacje i wymagania ogólne Organizator sympozjum Specjalistyczny Szpital Ginekologiczno-Położniczy im. E. Biernackiego w Wałbrzychu Data realizacji 14 16 kwietnia 2016 r. Miejsce świadczenia usług Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia miejsca świadczenia usług hotelarskich i restauracyjnych związanych z organizacją Sympozjum, spełniającego następujące warunki a.obiektem, w którym mają być świadczone usługi hotelarskie i restauracyjne związane z organizacją Sympozjum musi być hotel posiadający standard co najmniej czterogwiazdkowy według kategorii przyjętych w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie tekst jednolity Dz.U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169 zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 259 poz. 1553 b.hotel musi się znajdować w odległości maksymalnie 60 km od siedziby Zamawiającego, c.miejscowość, w której znajduje się hotel, musi mieć dogodne połączenia komunikacją publiczną międzymiastową bezpośrednie, bez przesiadek z Wrocławia, Legnicy, Jeleniej Góry i Wałbrzycha, Zamawiający w ramach organizacji sympozjum odpowiedzialny jest za: a.ustalenie szczegółowego harmonogramu i opracowanie merytoryczne programu Sympozjum, b.zapewnienie materiałów konferencyjnych, c.prowadzenie punktu informacyjnego w lobby, d.zapewnienie udziału uczestników i gości specjalnych Sympozjum. II.Agenda Sympozjum Czas Wydarzenie Miejsce DZIEŃ I 14.04.2016 r. 16.00 -16.30 Check in, rejestracja uczestników i zakwaterowanie Lobby 16.30 17.00 Przerwa kawowa Sala 4 17.00 19.00 Otwarcie sympozjum sesja plenarna Sala 1 20.00 22.00 Kolacja w formie bufetu Restauracja DZIEŃ II 15.04.2016 r. 08.00 09.00 Śniadanie Restauracja 09.30 11.00 Wystąpienia prelegentów sesja plenarna Sala 1 11.30 12.00 Przerwa kawowa Sala 4 12.00 13.30 Wystąpienia prelegentów sesje równoległe Sala 1, 2, 3 14.00 15.00 Lunch Restauracja 15.00 17.00 Wystąpienia prelegentów sesje równoległe Sala 1, 2 17.00 17.30 Przerwa kawowa Sala 4 17.30 19.30 Wystąpienia prelegentów sesje równoległe Sala 1, 2 20.00 00.00 DZIEŃ III 16 kwietnia 2016 08.00 09.00 Śniadanie Restauracja 09.30 11.00 Wystąpienia prelegentów sesja plenarna Sala 1 11.30 13.00 Przerwa kawowa Sala 4 13.00 14.00 Uroczyste zakończenie sympozjum sesja plenarna Sala 1 III. Zadania Wykonawcy Przedmiot zamówienia obejmuje następujące elementy 1.najem sal konferencyjnych oraz powierzchni wystawienniczej i obsługa techniczna Sympozjum 2.kompleksowa obsługa hotelowa zapewnienie noclegów dla uczestników Sympozjum wraz z koordynacją usług hotelarskich 3.kompleksowa obsługa gastronomiczna i cateringowa. Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia Koordynatora wydarzenia, który będzie bezpośrednio odpowiedzialny za kontakty z Zamawiającym, koordynację usług świadczonych w związku z Sympozjum oraz nadzór nad całością przebiegu realizacji przedmiotu zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić w ramach świadczonych usług pełną obsługę w języku polskim. Ad. 1 Najem sal konferencyjnych oraz powierzchni wystawienniczej i obsługa techniczna Sympozjum Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia na cały czas trwania Sympozjum: a.Lady recepcyjnej dwuosobowej zlokalizowanej w holu lob hotelu dla zorganizowania przez Zamawiającego punktu informacyjnego Sympozjum. b.Ekspozycji materiałów konferencyjnych signage uprzednio dostarczonych przez Zamawiającego tj. wyświetlania materiałów multimedialnych formaty: jpg lub pdf, avi, lub mp4 bez dźwięku na min. 3 elektronicznych nośnikach informacyjnych np. na monitorach, telewizorach, ścianki reklamowej, roll upów i innych materiałów informacyjnych lub promocyjnych. c.Odpowiedniego systemy informacyjnego wskazującego drogę wayfinding uczestnikom Sympozjum do miejsc w obiekcie, w których będą się odbywały poszczególne punkty programu Sympozjum np. za pomocą stojaków wskazujących drogę do sal konferencyjnych. d.Sali konferencyjnej Sala 1 z pełnym wyposażeniem konferencyjnym stół prezydialny dla prelegentów, krzesła dla wszystkich uczestników i multimedialnym projektor multimedialny z ekranem i komputerem do odtwarzania prezentacji multimedialnych, nagłośnienie z mikrofonami, flipchart odpowiednią dla min. 400 osób. e.Sali konferencyjnej Sala 2 z pełnym wyposażeniem konferencyjnym stół prezydialny dla prelegentów, krzesła dla wszystkich uczestników i multimedialnym projektor multimedialny z ekranem i komputerem do odtwarzania prezentacji multimedialnych, nagłośnienie z mikrofonami, flipchart odpowiednią dla min. 150 osób. f.Sali konferencyjnej Sala 3z pełnym wyposażeniem konferencyjnym stół prezydialny dla prelegentów, krzesła dla wszystkich uczestników i multimedialnym projektor multimedialny z ekranem i komputerem do odtwarzania prezentacji multimedialnych, nagłośnienie z mikrofonami, flipchart odpowiednią dla min. 100 osób. g.Przestrzeni Sala 4 dla zorganizowania przez Zamawiającego sesji plakatowej 15 statywów z plakatami o wymiarach max. 1 m x 1 m w najbliższym otoczeniu sal konferencyjnych. Wszystkie sale muszą znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie w stosunku do siebie, w taki sposób, aby uczestnicy Sympozjum mogli sprawnie przemieszczać się między poszczególnymi salami, być klimatyzowane, gwarantować możliwość częściowego zaciemnienia wnętrza na potrzeby projekcji multimedialnych. W najbliższym otoczeniu wszystkich trzech sal powinna znajdować się odpowiednia dla liczby uczestników ilość toalet oraz powinno zostać przewidziane miejsce dla zorganizowania przerwy kawowej dla 400 osób wspólnej dla wszystkich sal i uczestników. Dodatkowo Wykonawca w ramach tego zadania zobowiązany jest zapewnić miejsca parkingowe strzeżone lub monitorowane dla min.200 samochodów na terenie hotelu lub w jego najbliższym otoczeniu. Ad. 2 Kompleksowa obsługa hotelowa zapewnienie noclegów dla uczestników Sympozjum wraz z koordynacją usług hotelarskich Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia na cały czas trwania Sympozjum dwudniowego pobytu w dniach 14 16.04.2016r. tj. dwie doby hotelowe w jednym budynku a.300 noclegów w pokojach dwuosobowych czyli 150 pokoi dwuosobowych, b.60 noclegów w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania czyli 60 pokoi jednoosobowych lub 60 pokoi dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. Wszystkie pokoje powinny się znajdować możliwie najbliżej części konferencyjnej sympozjum sal konferencyjnych i lobby. Wszystkie pokoje i ich wyposażenie muszą być zgodne z kategorią i standardem hotelu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rotacji uczestników wykwaterowania do 50 procent uczestników II dnia sympozjum i zakwaterowania w ich miejsce innych uczestników przy zachowaniu takiej samej łącznej liczby noclegów podczas każdej z dób hotelowych. Zamawiający wymaga wydłużenia doby hotelowej w dniu 16.04.2015 r. do godz. 15.00. Uwaga Wskazana przez Zamawiającego ogólna liczba wszystkich noclegów ma charakter orientacyjny i odpowiada szacunkowej maksymalnej liczbie osób, jaka ma wziąć udział w Sympozjum. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewyczerpania całości przedmiotu zamówienia, tzn. do rezygnacji z wykorzystania wszystkich noclegów w odniesieniu do elementów przedmiotu zamówienia skalkulowanych w przeliczeniu na jednego uczestnika tj. określonych w Tabeli III Formularza cenowego w zakresie do 20 procent w stosunku do ilości maksymalnych. Skorzystanie przez Zamawiającego z opisanych powyżej uprawnień nie będzie rodziło żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy. Zamawiający zobowiązuje się do podania wiążącej liczby noclegów dla uczestników Sympozjum nie później niż na 14 dni przed datą rozpoczęcia Sympozjum. Ad. 3 Kompleksowa obsługa gastronomiczna i cateringowa Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia i pełnej organizacji a.2 śniadań w formie bufetu dla 360 uczestników Sympozjum w restauracji hotelu w dniach 15.04.2016r. i 16.04.2016r., Śniadania powinny składać się z co najmniej: 1.nabiał min. 100g osoba, 2.wędlina min. 100g osoba, 3.pieczywo ilość nielimitowana, 4.dodatek warzywny min. 2 rodzaje warzyw łącznie min. 100g osoba, 5. świeże owoce min. 2 rodzaje owoców łącznie min. 100g osoba, 6. ciasto słodka bułka min. 100 g osoba, 7. 1 potrawa ciepła, mięsna(min. 100g na osobę, 8. 1 potrawa bezmięsna lub rybna min. 100gna osobę. Napoje do śniadań 1. ciepłe kawa, herbata, w ilości nielimitowanej, 2. napoje zimne sok, woda, w ilości nielimitowanej, 3. dodatki do napojów ciepłych: cukier, cytryna, śmietanka lub mleko do kawy, w ilości nielimitowanej. 1 lunchu w formie bufetu dla 400 uczestników Sympozjum w restauracji hotelu w dniu 15.04.2016r., Lunch powinien składać się z co najmniej 1.zupa dwie do wyboru, min.250 ml osobę, 2.1 potrawa mięsna minimum dwa rodzaje mięsa do wyboru, łącznie min. 150g osobę, 3.1 potrawa bezmięsna ryba lub danie wegańskie lub wegetariańskie min. 150g osobę, 4. zestaw surówek sałatek co najmniej 3 do wyboru 3 surówki sałatki łącznie min. 150g na osobę, 5. co najmniej 2 dodatki ziemniaki, ryż, kasza itp. min. 100g osobę, 6. deser np. ciasta własnego wyrobu min. 100g osobę lub owoce sezonowe min. 2 różne owoce. Napoje do lunchu 1. ciepłe kawa, herbata, w ilości nielimitowanej, 2. napoje zimne sok, woda, w ilości nielimitowanej, 3. dodatki do napojów ciepłych: cukier, cytryna, śmietanka lub mleko do kawy, w ilości nielimitowanej. c.1 kolacji w formie bufetu dla 150 uczestników Sympozjum w restauracji hotelu w dniu 14.04.2016r., Kolacja powinna składać się z co najmniej 1.1 potrawa mięsna minimum dwa rodzaje mięsa do wyboru, łącznie min. 100g osobę, 2.1 potrawa bezmięsna ryba lub danie wegańskie lub wegetariańskie min.100g osobę, 3. zestaw surówek sałatek co najmniej 3 do wyboru 3 surówki sałatki łącznie min. 100g na osobę, 4. co najmniej 2 dodatki ziemniaki, ryż, kasza itp. min. 50g osobę, 5. deser np. ciasto własnego wyrobu min. 50gosobę lub owoce sezonowe min. 2 różne owoce, 6. bufet zimny, przekąskowy wybór wędlin, mięs pieczonych min. 100g osobę oraz wybór serów min. 100g osobę, 7. bar sałatkowy 100g osobę sałata, ogórki, pomidory, papryka, oliwki zielone i czarne, sosy dressingowe. Napoje do kolacji 1. ciepłe kawa, herbata, w ilości nielimitowanej, 2. napoje zimne sok, woda, w ilości nielimitowanej, 3. dodatki do napojów ciepłych: cukier, cytryna, śmietanka lub mleko do kawy, w ilości nielimitowanej. d.1 kolacji serwowanej uroczystej, zasiadanej w sali na wyłączność przy okrągłych stołach dla 400 uczestników Sympozjum w restauracji hotelu w dniu 15.04.2016r. Kolacja serwowana powinna składać się co najmniej z aperitifu, przystawki min. 150 g os., zupy min. 250 ml os. dania głównego danie mięsne z dodatkami np. mięso min. 150 g os., ryż lub inny dodatek min. 150 g os., sałatka surówka min. 200 g os., możliwość wyboru dania wegetariańskiego, części bufetowej uzupełniającej bufet zimny wybór mięs i wędlin, wybór serów, bar sałatkowy, pieczywo oraz bufet ciepły co najmniej dwa dania ciepłe w podgrzewaczach, napoje bez limitu woda niegazowana, woda gazowana, kawa, herbata plus dodatki cukier, cytryna, mleko do kawy, deseru. Bufety zimny i ciepły powinny być uzupełniane przez cztery godziny. Dodatkowo Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia w trakcie kolacji serwowanej oprawy muzycznej np. DJ, zespół muzyczny, której dwie propozycje Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem Sympozjum. Wszelkie opłaty np. ZAiKS wynikające z faktu odtworzenia muzyki muszą zostać uwzględnione w cenie usługi i muszą zostać uiszczone przez Zamawiającego. e.1 przerwy kawowej 30-minutowej dla 150 uczestników Sympozjum dostępnej dla uczestników w dniu 14.04.2016r. w godz. 16.30 17.00. Przerwa kawowa powinna składać się z co najmniej ciepłej kawy w ilości nielimitowanej, mleka do kawy w ilości nielimitowanej, ciepłej herbaty min. 3 rodzaje w ilości nielimitowanej, cytryny do herbaty w ilości nielimitowanej, cukru w ilości nielimitowanej, wody gazowanej i niegazowanej w ilości nielimitowanej, soku min. 2 rodzaje w ilości łącznej min. 250 ml osobę , ciastek min. 2 rodzaje w ilości łącznej min. 100 g osobę f.2 przerw kawowych uzupełnianych bez limitu korzystania dla 400 uczestników Sympozjum dostępnych dla uczestników w dniu 15.04.2016r. w godz. 10.00 19.30 i w dniu 16.04.2016r. w godz. 10.00 14.00. Przerwy kawowe powinny składać się z co najmniej ciepłej kawy, mleka do kawy, ciepłej herbaty min. 3 rodzaje, cytryny do herbaty, cukru wody gazowanej i niegazowanej, soku min. 2 rodzaje ciastek min. 3 rodzaje owoców min. 3 rodzaje Jakość wszystkich posiłków i serwisu powinna być adekwatna do klasy i kategorii hotelu. Wszystkie posiłki i napoje muszą a.zostać podane w estetyczny sposób wygląd potraw, nakrycie i dekoracja stołów, naczynia szklane, porcelanowe lub ceramiczne, b.być świeże, charakteryzować się wysoką jakością użytych składników i produktów, zostać przygotowane w dniu świadczenia usługi, c.zostać przewidziane i przygotowane w odpowiednich dla liczby uczestników ilościach i gramaturze oraz adekwatnej dla rangi wydarzenia atrakcyjności. Wszystkie posiłki powinny zostać przygotowane i zapewnione według agendy Sympozjum pkt. I OPZ. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu 3 propozycji menu dotyczy lunchów, kolacji i kolacji serwowanej w terminie najpóźniej 30 dni przed datą rozpoczęcia sympozjum. Zamawiający w ciągu 5 dni roboczych wybierze spośród propozycji mu przedstawionych i poinformuje o tym Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość modyfikacji wybranej propozycji menu, jednak zmiany muszą zostać zaakceptowane przez obydwie strony umowy. Wykonawca w ramach tego zadania zobowiązany jest ponadto do zapewnienia wystarczającej obsługi kelnerskiej w trakcie posiłków, gwarantującej sprawne podanie potraw dotyczy zwłaszcza kolacji serwowanej. Posiłki w formie bufetu powinny zostać podane na paterach lub półmiskach, a w przypadku potraw ciepłych w podgrzewaczach utrzymujących stałą temperaturę potraw. Napoje winny zostać podane w dzbankach lub termosach utrzymujących stałą temperaturę. Uwaga Wskazana przez Zamawiającego ogólna liczba wszystkich posiłków podana ma charakter orientacyjny i odpowiada szacunkowej maksymalnej liczbie osób, jaka ma wziąć udział w Sympozjum. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewyczerpania całości przedmiotu zamówienia, tzn. do rezygnacji z wykorzystania wszystkich posiłków w odniesieniu do elementów przedmiotu zamówienia skalkulowanych w przeliczeniu na jednego uczestnika tj. określonych w Tabeli II Formularza cenowego w zakresie do 20 procent w stosunku do ilości maksymalnych. Skorzystanie przez Zamawiającego z opisanych powyżej uprawnień nie będzie rodziło żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy. Zamawiający zobowiązuje się do podania wiążącej liczby posiłków dla uczestników Sympozjum nie później niż na 14 dni przed datą rozpoczęcia Sympozjum.