WYKONYWANIE USŁUG INŻYNIERA KONTRAKTU DLA PROJEKTU Termomodernizacje obiektów użyteczności publicznej pełniących funkcje edukacyjne i kulturalne na obszarze Przedgórza Sudeckiego i Niziny Śląskiej Nr POIS.09.03.00-00-035/09 w ramach działania 9.3 Temomodernizacja obiektów użyteczności publicznej priorytetu IX Infrastruktura energetyczna przyjazna środowisku i efektywność energetyczna Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 - 2013

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem niniejszego zamówienia są Usługi inżyniera kontraktu pełnione przez Wykonawcę wyłonionego w niniejszym postępowaniu przetargowym, związane z organizacją, koordynacją, nadzorowaniem, zarządzaniem, sprawozdawczością i rozliczaniem procesu inwestycyjnego Projektu pn. Termomodernizacje obiektów użyteczności publicznej pełniących funkcje edukacyjne i kulturalne na obszarze Przedgórza Sudeckiego i Niziny Śląskiej Nr POIS.09.03.00-00-035 09 w ramach działania 9.3 Termomodernizacja obiektów użyteczności publicznej priorytetu IX Infrastruktura energetyczna przyjazna środowisku i efektywność energetyczna Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 2. Przedsięwzięcie to będzie realizowane przez Wykonawcę wyłonionego w ramach niniejszego postępowania przetargowego 3. Do zakresu obowiązków Inżyniera Kontraktu wchodzi w szczególności zarządzanie procesem inwestycyjnym realizowanym w ramach ww kontraktu, które będzie obejmowało w szczególności: 1) organizację, 2) koordynację, 3) nadzór, 4) monitoring, raportowanie i sprawozdawczość w zakresie rzeczowym i finansowym, 5) wykonywanie obowiązków inspektorów nadzoru inwestorskiego zgodnie z przepisami prawa obowiązującego w Polsce, w szczególności z ustawą z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118 z późn. zm.), 6) koordynację czynności inspektorów nadzoru inwestorskiego 7) dokonywanie rozliczeń finansowanych projektu z Instytucją Zarządzającą poprzez opracowywanie wniosków o płatność oraz z niezbędnymi załącznikami do sporządzania dokumentacji rozliczeniowej (dokumenty do wglądu u Zamawiającego) 8) końcowe rozliczenie finansowe kontraktów zgodnie z wymaganiami: Instytucji Pośrednich, Instytucji Finansujących oraz UE dla projektów finansowanych z Funduszu Spójności - dla projektu 9) mediacje i rozjemstwo w sporach, oraz 10) wspieranie działań Jednostki Realizującej Projekt (JRP) związane z realizacją projektu Szczegółowy zakres obowiązków Inżyniera Kontraktu poza zapisami niniejszej SIWZ, zawiera załącznik Nr 1 do SIWZ oraz projekt umowy. 5. Świadczona usługa Inżyniera Kontraktu wykonywana będzie dla zadań projektu wskazanych w Załączniku Nr2 do SIWZ (19 inwestycji realizowanych przez beneficjentów - uczestników umowy partnerskiej). Przygotowania i przeprowadzenia postępowań przetargowych na wyłonienie wykonawców poszczególnych zadań należy do beneficjentów projektu.(uczestników umowy partnerskiej) . Przepisy prawne regulujące podstawę wykonywania zamówienia: 1) ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z dnia 25 czerwca 2010r., Nr113, poz. 759) 2) ustawa z dnia 7 lipca 1994r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2006r. Nr 156, poz. 1118 ze zm.); 3) ustawa z dnia 16 kwietnia 2004r. o wyrobach budowlanych (Dz. U. Nr 92 poz. 881); 4) rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 06 lutego 2003r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy podczas wykonywania robót budowlanych (Dz. U. nr 47, poz. 401); 5) rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 23 czerwca 2003r. w sprawie informacji dotyczącej bezpieczeństwa i ochrony zdrowia oraz planu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia (Dz. U. Nr 120, poz.1126) 6) rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003r. w sprawie Książki Obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120 poz. 1134); 7) przepisy i wytyczne branżowe 8) rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS i uchylające rozporządzenie Nr 1260 1999 9Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006), Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1080 2006 z 5 lipca 2006r w sprawie EFRR i uchylające Rozp. (WE) nr 1783 1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006), Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1084 2006 11 lipca 2006r. ustanawiające FS i uchylające Rozp. (WE) nr 1164 94 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006r.), Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828 2006 z 8 grudnia 2006r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083 2006 ustanawiającego przepisy ogólne 9) Warunki ogólne FIDIC ( 3 wydania angielsko-polskie 2006 - tłumaczenie wydania 1 z 1999r.) 7. Wymagania odnośnie biura Wymagane jest aby Inżynier posiadał pod adresem biuro na terenie miasta Świdnicy z dostępem do powszechnie stosowanych środków komunikacji (komputery, faks, telefon, osoba do kontaktów) 8. Wymagania odnośnie raportów i sprawozdawczości: Dofinansowanie Projektu przez Unię Europejską nakłada na beneficjentów końcowych obowiązek monitorowania i składania na każdym etapie sprawozdań z wydatków, wyników i efektów rzeczowych. Monitorowanie rozumiane, jako proces systematycznego zbierania, analizowania i raportowania ilościowych i jakościowych informacji na temat realizacji i wdrażanych projektów całego programu w aspekcie finansowym i rzeczowym. Inżynier będzie sporządzał i składał Zamawiającemu niżej wymienione rodzaje dokumentów i raportów według zasad i wzorów określonych w obowiązujących procedurach, wytycznych oraz instrukcjach Instytucji Wdrażającej, Instytucji Pośredniczących i Regionalnych Programów Operacyjnych, dotyczących realizacji, kwalifikowalności kosztów, monitorowania i raportowania oraz kontroli projektów. 1) Raport wstępny w ciągu 3 tygodni od daty podpisania kontraktu na roboty budowlane, który powinien być swoistego rodzaju raportem otwarcia. Powinien on składać się z czterech części: a) Części pierwszej zawierającej ogólne informacje o Projekcie, w szczególności: - skład zespołu z określeniem stanowiska, zadań i funkcji - opinię o kluczowych problemach związanych z osiągnięciem celów i oczekiwanych wyników Projektu, - oszacowanie ryzyka i zagrożeń mających wpływ na wykonanie Projektu, - ogólny zarys sposobu realizacji Projektu, - listę proponowanych działań uznanych za niezbędne dla osiągnięcia celów Projektu, - w przypadku konsorcjum opis wkładu każdego z uczestników konsorcjum i podział zadań i odpowiedzialności między nimi, - rozkład w czasie, kolejność i czas trwania proponowanych działań, - wzory dokumentów, które będą obowiązywały w trakcie realizacji robót oraz w okresie zgłaszania wad, - analizę istniejącej Dokumentacji Technicznej i Kontraktowej oraz istniejącą Dokumentację Przetargową na Roboty Budowlane. - procedury i zasady BHP. b) Części drugiej (umowa z Inżynierem), będącej sprawozdaniem Inżyniera z własnej działalności, z opisem zakresu robót Inżyniera, metodyką wykonania usług, pracami wstępnymi wykonanymi przez Inżyniera, informacjami o stanie zorganizowania Zespołu Inżyniera (mobilizacja) oraz opisem zadań Inżyniera na najbliższy okres działalności. c) Części trzeciej (Zarządzanie i nadzór nad kontraktem z Wykonawcą), która byłaby sprawozdaniem z usług Inżyniera bezpośrednio związanych z nadzorem nad realizacją i zarządzaniem kontraktu z Wykonawcą. Powinna ona zawierać analizę: dokumentacji i załączników do kontraktu z Wykonawcą, harmonogramu rzeczowo-finansowego przygotowanego przez Wykonawcę, polis ubezpieczeniowych i gwarancji oraz dodatkowo byłaby w niej możliwość dokonania analizy i akceptacji podwykonawców zaprezentowanych przez Wykonawcę. Będzie ona uwzględniona jedynie w przypadku, gdy Zamawiający, zanim powstanie raport, podpisze umowę z Wykonawcą. d) Części czwartej (Podsumowanie i załączniki), w której powinna być zaprezentowana ocena stanu prac realizowanych w ramach umowy z Inżynierem oraz Wykonawcą. Ten rozdział powinien kończyć się syntezą z realizacji projektu oraz załącznikami. 2) Raporty Miesięczne z postępu prac budowlanych i stanu finansowego kontraktu na roboty budowlane, składane do 10-tego dnia kalendarzowego miesiąca następującego po miesiącu sprawozdawczym, poczynając od dnia przekazania raportu wstępnego. Raporty Miesięczne winny zawierać sprawozdanie z działalności Wykonawcy Robót na budowie, a tylko pośrednio odnosząc się do działalności Inżyniera. Podstawę sporządzenia stanowią zweryfikowane raporty Wykonawcy. Raport obejmuje zakres prac zrealizowanych w okresie sprawozdawczym tj. od chwili sporządzenia poprzedniego raportu miesięcznego. W raporcie należy uwzględnić roboty budowlane zakończone i rozpoczęte w okresie sprawozdawczym, roboty planowane, podwykonawstwo, zasoby ludzkie, zaangażowany sprzęt. Powinny być uwzględnione zagadnienia, które bezpośrednio dotyczą budowy kontrolowanej przez Inżyniera, jak problemy BHP, kontrola jakości, analiza zgodności postępu robót z harmonogramem rzeczowo-finansowym, napotkane trudności i środki zaradcze, zmiany i roszczenia. Zakres prac należy określić także jako % udział. Raport powinien bezwzględnie zawierać: - syntetyczny opis działań zrealizowanych przez Wykonawcę na budowie (krótkie podsumowanie), - pokazanie stanu zaawansowania zarówno rzeczowego jak i finansowego inwestycji, - syntetyczny opis zagrożeń powstałych na budowie, opis działań podjętych w celu ich wyeliminowania oraz opis sposobu zapobiegania tym zagrożeniom w dalszej realizacji. 3) Raporty Okresowe obejmujące kolejne trzymiesięczne okresy realizacji robót budowlanych, będą podstawą do wypłaty wynagrodzenia za wszelkie działania i świadczone usługi Inżyniera. W treści raportów muszą być dokonane analizy obmiarów robót i fakturowania Wykonawcy, zgodne ze świadectwami płatności w tym okresie. 4) Raporty Roczne Inżyniera z postępu prac budowlanych i stanu zaangażowania finansowego umowy na roboty budowlane, składane do 30-tego stycznia roku następującego po roku sprawozdawanym. Raporty powinny zawierać m.in. informacje o postępie robót, zestawienie kosztów poniesionych na Wykonawcę i Inżyniera, ich analizę w odniesieniu do planowanych oraz prognozę do czasu ukończenia kontraktu. 5) Raport Końcowy, składany w terminie do 45 dni od daty wystawienia Świadectwa Przejęcia, który powinien zawierać m.in.: - opis wszelkich wykonanych robót ze wskaźnikami rzeczowymi i finansowymi, wysokością poniesionych nakładów według kategorii robót, opis i argumentacja dokonanych zmian do kontraktu, podsumowanie działań podjętych podczas realizacji. - krytyczną analizę głównych problemów, które wystąpiły w trakcie realizacji robót, - proponowane zalecenia dla przyszłych działań o podobnym charakterze, - rozliczenie finansowe całości Projektu z podziałem na poszczególne umowy wraz z wyodrębnieniem kosztów kwalifikowanych dla Projektu, - ocenę stopnia osiągnięcia założonych rezultatów, - wszelkie informacje zgodne z wymaganiami Instytucji Zarządzających Programem - inne, niezbędne do odpowiedniej prezentacji zrealizowanych robót. 6) Raport Ostateczny z wykonania umowy na Inżyniera składany w terminie 60 dni od daty zakończenia Okresu Zgłaszania Wad i zakończenia wszelkich robót budowlanych. Raport powinien zawierać m.in.: - opis zakończonych robót wraz ze wskaźnikami ekonomicznymi, wysokościami nakładów według kategorii robót i umów zawartych w Projekcie, - sprawozdanie z Okresu Zgłaszania Wad, - krytyczną analizę głównych problemów, które wystąpiły w Okresie Zgłaszania Wad, - ostateczne rozliczenie finansowe Projektu, - podsumowanie w odniesieniu do założeń Projektu. 7) Przedkładanie i zatwierdzanie raportów: - Raporty będą opracowywane w trzech (3) egzemplarzach, w języku polskim, jak również w wersji elektronicznej na dwóch (2) płytach CD, - Raporty jak wyżej przedkładane będą Zamawiającemu. Szczegółowa zawartość, forma, okresy przedkładania i terminy do których należy dostarczyć raporty i inne związane z tym dokumenty określi Zamawiający, zgodnie z kontraktem, obowiązującymi procedurami i wytycznymi Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013. Zamawiający dopuszcza składanie raportów w wersji PDF, a po ich zatwierdzeniu w ilości i wersji papierowej zgodnej z umową. 9. Wynagrodzenie i płatność. 1) Obliczając końcową cenę ofertową bezwzględnie należy wziąć pod uwagę, że na całkowite ryczałtowe wynagrodzenie Inżyniera składa się suma następujących składników: a) Wynagrodzenie za pełnienie funkcji Inżyniera w okresie realizacji robót budowlanych, b) Wynagrodzenie za nadzór i monitoring w Okresie Zgłaszania Wad i wykonanie w tym okresie stosownych raportów i sprawozdań oraz rozliczenia poszczególnych zadań. 2) Podstawę wypłacenia wynagrodzenia Inżyniera za dany okres i dyspozycji dokonywania płatności stanowi zatwierdzony w formie pisemnej przez Zamawiającego, Raport Okresowy. 3) W okresie realizacji robót zapłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie faktur wystawionych przez Inżyniera, w cyklach miesięcznych 4) Zapłata wynagrodzenia za nadzór, raporty i inne czynności dokonane w Okresie Zgłaszania Wad, wypłacona zostanie jednorazowo po wystawieniu Świadectwa Wykonania zatwierdzeniu przez Zamawiającego Raportu Ostatecznego z wykonania umowy Inżyniera Kontraktu. 5) Podstawą obliczenia wysokości wynagrodzenia Inżyniera oraz wystawienia faktury przejściowej za wykonaną usługę będzie: a) zatwierdzony przez Zamawiającego raport miesięczny Inżyniera, 10. Monitoring i działania informacyjne. 1) Wskaźniki Celem Umowy dla Inżyniera jest realizacja zadań wpisanych w paragrafie 2 wzoru umowy i osiągnięcie następujących wyników: a) wybór Wykonawcy na realizację zadań projektowych b) rzeczowy i finansowy postęp robót zawartym w kontrakcie na roboty budowlane, c) zakończenie kontraktów na roboty budowlane w odpowiednim czasie z odpowiednim skutkiem, d) zakończenie robót ze spełnieniem założeń technicznych; e) nie przekroczenie budżetu; 2) Działania informacyjne. Inżynier będzie odpowiedzialny za informowanie wszystkich zaangażowanych stron o tym, że wszystkie działania podjęte w ramach Projektu powinny nosić wyraźną informację o jego współfinansowaniu przez UE i powinny posiadać loga zgodnie z wytycznymi RPO. We wszystkich publikacjach, dokumentach i wywiadach prasowych związanych z Projektem, jak również podczas szkoleń, seminariów i konferencji Inżynier musi w jasny sposób, podkreślać rolę Unii Europejskiej i Programu we współfinansowaniu. 3) Szkolenie i procedury. Inżynier w ramach umowy i na własny koszt zorganizuje i przeprowadzi dwudniowe szkolenie dla przedstawicieli Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego z zasad realizacji inwestycji na podstawie Warunków ogólnych FIDIC i obowiązujących w niniejszym kontrakcie procedur i dokumentów. Szczegółowy zakres i termin zostanie na roboczo ustalony z Zamawiającym. 11. Personel Inżyniera: Inżynier dla wypełnienia swoich zobowiązań winien zapewnić doświadczonych, wysoko wykwalifikowanych specjalistów - inżynierów branżowych zdolnych do prowadzenia wszelkich powierzonych zadań, uprawnionych do prowadzenia nadzoru inwestorskiego zgodnie z przepisami polskiego Prawa budowlanego i w zgodzie z postanowieniami decyzji o pozwoleniu na budowę oraz uzgodnieniami, opiniami, postanowieniami i decyzjami warunkującymi prawidłową realizację zamierzenia. Wymienieni Kluczowi Specjaliści nie wyczerpują wymagań dla rzetelnego wypełniania zobowiązań Inżyniera i winni być traktowani jako minimalne wymogi Zamawiającego stawiane w trakcie realizacji umowy. Inżynier powinien dostarczyć swoim specjalistom niezbędne wsparcie i pomoc techniczną ze strony innych specjalistów, która może być niezbędna do właściwego wdrożenia umowy i wykonania kontraktu na roboty budowlane. Doświadczony Inżynier uwzględni w ofercie każdą konieczność uzupełnienia zespołu specjalistów wynikającą z przepisów prawa, decyzji, uzgodnień i porozumień, które są niezbędne do kompleksowej realizacji Projektu. Kompletne wynagrodzenie całego personelu oraz wszelkie koszty związane z obsługą muszą być zawarte w kwocie ryczałtowej oferty Inżyniera. Podczas nieobecności jakiegokolwiek Kluczowego Specjalisty, wynikającej z choroby lub żądania urlopu, Inżynier ma obowiązek zapewnić natychmiastowe zastępstwo krótkoterminowe, na okres założonej nieobecności specjalisty, dla uniknięcia opóźnień w realizacji robót. Takie zastępstwo będzie każdorazowo zaproponowane na piśmie wraz z CV do zaaprobowania przez Zamawiającego. Inżynier przez cały okres realizacji umowy, zobowiązany będzie do posiadania polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności i związanej z realizacją przedmiotu zamówienia - pełnieniem funkcji Inżyniera.