ADMINISTRACJA I UTRZYMANIE CMENTARZY KOMUNALNYCH PRZY UL. SŁOWIAŃSKIEJ I UL. ŁUKASIŃSKIEGO W ŚWIDNICY

Opis przedmiotu przetargu: Rozdział 3 LOKALIZACJA I PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 3.1. Lokalizacja 3.1.1 Cmentarz komunalny przy ul. Słowiańskiej : Położony w południowo-zachodniej części miasta Świdnicy. Powierzchnia cmentarza do utrzymania wynosi ok. 8,15ha i obejmuje w szczególności: - kwatery trawiaste ok. 36 000 m2 - tereny zielone w obrębie cmentarza o powierzchni ok. 21 500 m2 - pas zieleni przylegający do terenu cmentarza o powierzchni ok. 5 800 m2 Na kwaterach grobów ziemnych tradycyjnych, grobów ziemnych trawiastych, grobów murowanych, oraz urnowych na dzień 31.12.2014r. było 7 319 mogił. Nawierzchnie alejek wykonane są z asfaltu, kostki granitowej oraz mączki granitowej. Cmentarz wyposażony jest w instalacje oświetleniową oraz wodociągową. Przyjmuje się, że zużycie wody, energii elektrycznej oraz ilość usuwanych odpadów będzie na poziomie zbliżonym do zużycia w roku 2014r, które wyniosło ok: - energii elektrycznej - 6750 kwh - wody - 567 m3 - wywożonych odpadów - mieszanych - 714 m3 - płynnych - 68 m3 Na cmentarzu znajduje się dom przedpogrzebowy wyposażony w instalację wodociągową, kanalizacyjną, elektryczną, zbiornik bezodpływowy na ścieki oraz nagłośnienie. Powierzchnia użytkowa domu przedpogrzebowego wynosi ok. 454 m2 w tym: - sala ceremonialna, - 97m2, - sala pożegnań - 19m2 3.1.2 Cmentarz komunalny przy ul. Łukasińskiego: Cmentarz komunalny położony pomiędzy ul. Łukasińskiego i ul. K.Odnowiciela. Powierzchnia do utrzymania wynosi 4,03 ha. Na jego terenie jest kaplica o powierzchni ok.70m2 z zapleczem, w której odbywają się ceremonie pogrzebowe. Jest wyposażony w instalację wodociągową. Przyjmuje się, że zużycie wody, oraz ilość usuwanych odpadów będzie na poziomie zbliżonym do zużycia w roku 2014r. , które wyniosło ok: - wody - 331 m3 - energii - 10850 kwh - wywożonych odpadów zmieszanych - 529 m3 Nawierzchnia alejek wykonana jest w większości z mączki granitowej, główna alejka wejściowa na cmentarz jest wybrukowana kostką granitową. Na cmentarzu znajduje się ok. 6300 mogił, brak jest możliwości budowy nowych grobów. Do pochówków wykorzystywana jest również pierwsza część kolumbarium zlokalizowanego w murze urnowym pomiędzy II i III cz. cmentarza. Nekropolia wpisana jest do wojewódzkiej ewidencji zabytków, natomiast zabytkowe kaplice cmentarne rodzin Runge i Jaensch wpisane są do księgi rejestru zabytków nieruchomych województwa dolnośląskiego. 3.2. Zakres zamówienia obejmuje : A.w zakresie administrowania : 1)prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi i zarządzanymi obiektami, 2)prowadzenie i utrzymanie obiektu lub lokalu umożliwiającego załatwianie spraw formalnych oraz jego obsługi w dni powszednie w godzinach 7.00 - 15.00 oraz 7.00 - 13.00 w soboty, w godnych warunkach z zapewnieniem możliwości indywidualnego traktowania każdego klienta, 3) Pobieranie opłat i wystawianie faktur w imieniu i na rzecz Gminy Miasto Świdnica. 3.1. Sporządzanie miesięcznych zestawień wpływów z opłat za korzystanie z cmentarza i urządzeń cmentarnych wg cen określonych w uchwale Rady Miejskiej - w terminie do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym dokonano sprzedaży usługi. 3.2. Wykonawca zobowiązany jest co miesiąc do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży usługi przekazać zamawiającemu: ewidencje obrotu i kwot podatku należnego, sporządzone dobowe raporty z kasy fiskalnej (z pobranych opłat), sporządzony za dany miesiąc miesięczny raport z kasy fiskalnej. 3.3 Zamawiający jako właściciel drukarki fiskalnej NOVITUS DEON K89 oraz oprogramowania Symfonia Handel PRO wersja 1 i Licencji Pervasive SQL V11 (workgroup) zobowiązuje się przekazać je nieodpłatnie Wykonawcy do użytkowania w siedzibie administratora. 3.4 Wykonawca zobowiązuje się użytkować przekazany sprzęt i oprogramowanie zgodnie z przeznaczeniem i wymogami prawidłowej eksploatacji. 3.5 Wykonawca nie może w żadnej formie udostępniać drukarki fiskalnej NOVITUS DEON K89 oraz oprogramowania Symfonia Handel PRO wersja 1 i Licencji Pervasive SQL V11 (workgroup) osobom trzecim. 3.6 Wykonawca zobowiązany jest do sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu i dostarczenia do Zamawiającego wymienionych raportów . 3.7 Wykonawca zobowiązany jest do dokonywania wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i dostarczenia do Zamawiającego w terminie o którym mowa w ust. 3.1. 3.8 Wykonawca zobowiązany jest do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu drukarki fiskalnej i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury oraz do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu klientowi. 3.9 Wykonawca zobowiązany jest do ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rezerwowej lub zaprzestania sprzedaży, w przypadkach gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących 3.10 Wykonawca zobowiązany jest do zgłaszania Zamawiającemu każdej nieprawidłowości w pracy przekazanego sprzętu lub oprogramowania. 3.11 Wykonawca zobowiązany jest do poddawania kontroli nienaruszalności drukarki fiskalnej i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów i zgłaszanie Zamawiającemu o rozpoczęciu kontroli przez upoważnione organy. 3.12 Wykonawca zobowiązany jest do przechowywania książki drukarki fiskalnej w miejscu i przez okres jej użytkowania oraz udostępniania jej na żądanie właściwych organów, a także służby serwisowej. 3.13 Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia po fiskalizacji drukarki fiskalnej wyłącznie sprzedaży w trybie fiskalnym i nieprowadzenia sprzedaży na drukarce po jej fiskalizacji w żadnym innym trybie niefiskalnym, w tym w trybie szkoleniowym. 3.14 W przypadku utraty książki drukarki fiskalnej rejestrującej Wykonawca jest obowiązany niezwłocznie zgłosić ten fakt Zamawiającemu i ponieść koszty wydania duplikatu książki. 3.15 Wykonawca zobowiązany jest do przechowywanie książki drukarki fiskalnej w miejscu jej użytkowania . 3.16 W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości związanych z obsługą lub nałożeniem kary przez organy skarbowe na Zamawiającego, w związku z nieprawidłowym użytkowaniem drukarki fiskalnej, Wykonawca będzie obciążany tymi kosztami, poprzez potrącenie z wynagrodzenia Wykonawcy na co Wykonawca wyraża zgodę. 3.17 Strony ustalają, że konserwacja, serwis oraz ewentualne naprawy drukarki fiskalnej NOVITUS DEON K89 wykonywane będą przez serwisanta wskazanego przez Zamawiającego a ewentualne wydatki z tym związane ponosić będzie Zamawiający. Przy czym, jeżeli naprawa wynikać będzie z winy Wykonawcy wydatki z tym związane ponosić będzie Wykonawca. 3.18 Strony ustalają, że koszty obowiązkowych przeglądów technicznych ponosi Zamawiający, natomiast do obowiązków Wykonawcy należy ustalanie terminów tych przeglądów. 3.19 Strony ustalają, że zaopatrzenie w materiały eksploatacyjne niezbędne do pracy drukarki fiskalnej należy do Wykonawcy. 3.20 W przypadku odstąpienia, rozwiązania bądź wygaśnięcia (zakończenia terminu realizacji) umowy Wykonawca zobowiązany jest w ciągu dwóch dni roboczych zwrócić protokolarnie drukarkę fiskalna NOVITUS DEON K89 oraz oprogramowania Symfonia Handel PRO wersja 1 i Licencji Pervasive SQL V11 (workgroup) 3.21 Wykonawca jest odpowiedzialny za przypadkową utratę, uszkodzenie drukarki fiskalnej także, wtedy gdy korzysta z niej w sposób zgodny z umową, właściwościami i jej przeznaczeniem, a także wtedy gdy utrata lub uszkodzenie nastąpiło z powodu działania lub zaniechania osoby trzeciej. 3.22 Pobrane opłaty należy przekazać do Urzędu Miejskiego w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały one pobrane. 4)ustalenie terminów i warunków korzystania z obiektów i urządzeń cmentarza z zachowaniem zasady równego traktowania wszystkich zakładów pogrzebowych oraz innych podmiotów, 5)prowadzenie i przechowywanie w odpowiednim pomieszczeniu dokumentacji cmentarnej, w formie pisemnej i elektronicznej, a w szczególności a) ksiąg osób pochowanych na cmentarzu, b) alfabetycznego spisu osób pochowanych na cmentarzu, c) księgi grobów na cmentarzu, d) rejestru miejsc rezerwowych, e) kompletowanie, przechowywanie kart zgonów oraz sukcesywne przekazywanie ich do archiwum. 6)prowadzenie bazy danych w programie komputerowym SEGIZ WER. 2.00- System Ewidencji Grobów i Zmarłych lub innym programie kompatybilnym z SEGIZ oraz jego bieżąca obsługa i konserwacja wraz z ponoszeniem kosztów konserwacji systemu, 7)egzekwowanie od dysponentów grobów utrzymania porządku i czystości na cmentarzach, 8)ustalanie dysponentów grobów nieopłaconych, informowanie ich, również poprzez ogłoszenia w lokalnych mediach i na tablicach ogłoszeń na cmentarzach, o warunkach dalszego dysponowania grobami, 9)wskazanie i oznaczenie 100 szt. grobów, które mogą zostać przeznaczone do likwidacji, ( na cmentarzu przy ul. Łukasińskiego). 10)przedstawianie sprawozdań: 10.1 dot. ilości wykorzystanych poszczególnych rodzajów miejsc grzebalnych w tym miejsc przeznaczonych do ponownego użycia po grobach, które uległy likwidacji, na dzień 31.12.2015r . w terminie do 10 stycznia 2016r. lub na żądanie Zamawiającego, 10.2 dot. ilości i rodzajów miejsc pozostających na cmentarzach do dyspozycji na dzień i 31.12r.2015r., w terminie do 10 stycznia 2016r. lub na żądanie Zamawiającego, 10.3 dot. ilości grobów, za które nie została wniesiona opłata prolongacyjna po upływie 20 lat. w terminie do 10 stycznia 2016r. lub na żądanie Zamawiającego, 11)pełnienie nadzoru nad robotami w zakresie, poszanowania mienia komunalnego i prywatnego, wykonywanymi bezpośrednio na terenie cmentarza i jego obiektach przez podmioty gospodarcze świadczące usługi pogrzebowe i inne usługi (np. kamieniarskie), 12)egzekwowanie od wykonawców usług pogrzebowych, kamieniarskich, ogrodniczych i itp. uporządkowania miejsca po zakończonych pracach oraz usuwania nadmiaru ziemi oraz innych pozostałości po wykonanych pracach. B - w zakresie utrzymania cmentarzy : 1)bieżące utrzymanie czystości cmentarzy, domu przedpogrzebowego, kaplic oraz zespołu pomnikowego na cmentarzu przy ul. Słowiańskiej 2)systematyczne (min. 6 x w sezonie - od maja do października) wykaszanie traw na cmentarzu przy ul. Słowiańskiej w tym całość kwater trawiastych, innych kwater przygotowanych do pochówków oraz pasów zieleni wewnątrz cmentarza, a także na zewnątrz od ogrodzenia do chodnika lub jezdni, 3)usuwanie zachwaszczenia z nawierzchni alejek oraz skupin krzewów posadzonych w uzgodnieniu z Zamawiającym w ramach zagospodarowania cmentarza, 4)pielęgnacja wraz z podlewaniem drzew i krzewów posadzonych w uzgodnieniu z Zamawiającym w ramach zagospodarowania cmentarza przy ul.Słowiańskiej 5)utrzymywanie bez przerostów na cmentarzu przy ul. Słowiańskiej istniejących żywopłotów posadzonych w uzgodnieniu z Zamawiającym w ramach zagospodarowania cmentarza, 6)otwieranie i zamykanie bram cmentarza w godzinach określonych przez Zamawiającego, 7)utrzymanie w stanie nie pogorszonym obiektów, urządzeń, instalacji oświetleniowej (w tym wymiana źródeł światła), wodociągowej, kanalizacji deszczowej, ogrodzenia, nawierzchni alejek i ich obrzeży), 8)usuwanie opadłych liści oraz odśnieżanie i uszarstnianie (każdorazowo wg potrzeb) głównych alejek. Do głównych alejek zalicza się te, o nawierzchni asfaltowej, brukowanej oraz z mączki kamiennej o szerokości powyżej 3 m oraz place wokół domu przedpogrzebowego i kaplicy, 9)wyposażenie obiektów w niezbędną ilość pojemników na odpady ich opróżnianie oraz utrzymanie na bieżąco czystości wokół pojemników, wywóz nieczystości stałych i ciekłych oraz ponoszenie związanych z tym kosztów, 10)ponoszenie kosztów zużycia wody i energii elektrycznej na cmentarzach, 11)wyposażenie domu przedpogrzebowego i kaplicy w elementy niezbędne do przeprowadzenia ceremonii pogrzebowej m.in, świeczniki, stojaki na wieńce i kwiaty itp, 12)umożliwienie klientom kontaktu z kierownikami cmentarzy w dni powszednie w godz. 7.00-15.00 i 7.00-13.00 w soboty. 13)wykonywanie przeglądów technicznych obiektów budowlanych oraz pomiarów instalacji elektrycznej, zlokalizowanych na terenie cmentarzy zgodnie z obowiązującymi przepisami i prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych, 14)zwiększenie w dniach od 25 października do 3 listopada ilości zatrudnionych pracowników o 14 osób, w celu zapewnienia możliwości systematycznego sprzątania i usuwania odpadów oraz utrzymania cmentarzy w okresie Święta Wszystkich Świętych, 15)niezwłoczne informowanie Zamawiającego o zaistniałych awariach, usterkach i innych nieprawidłowościach. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez Zamawiającego, i braku wcześniejszego zawiadomienia -usuwanie konsekwencji zaistniałych zdarzeń Zamawiający może nakazać administratorowi dokonać na własny koszt w wyznaczonym terminie. Wszystkie w/w zadania należy realizować przy ścisłym przestrzeganiu obowiązującego prawa, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów następujących aktów prawnych : - Ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. i cmentarzach i chowaniu zmarłych - Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 lipca 2003 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów, - Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków - Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2001 r. w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi. - Ustawy z dnia 14 grudnia 2012r. o odpadach. 4) TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA : Okres realizacji zamówienia: 12 miesięcy od dnia podpisania umowy.