Obsługa wyjazdów krajowych i zagranicznych i świadczenie usług restauracyjno cateringowych dla Narodowego Instytutu Dziedzictwa

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest obsługa wyjazdów krajowych i zagranicznych i świadczenie usług restauracyjno cateringowych dla Narodowego Instytutu Dziedzictwa w poniższym zakresie: Część I: Organizacja wyjazdów Narodowego Instytutu Dziedzictwa I. rezerwacja, zakup i dostarczanie do siedziby Zamawiającego biletów lotniczych na międzynarodowe przewozy lotnicze; II. rezerwacja i zakup miejsc hotelowych w kraju i za granicą; III. zapewnienie transportu samochodowego (bus/autobus) w przypadku wyjazdów grupowych. Przedmiot zamówienia jest określony we Wspólnym Słowniku Zamówień jako CPV: 63516000-9 Usługi zarządzania podróżą; 63510000-7 Usługi biur podróży i podobne; 63515000-2 Usługi podróżne; 55100000-1 Usługi hotelarskie Część II: Usługi restauracyjne i cateringowe dla Narodowego Instytutu Dziedzictwa IV. świadczenie usług cateringowych związanych z obsługą spotkań organizowanych przez Zamawiającego a odbywających się w kraju i za granicą; Przedmiot zamówienia jest określony we Wspólnym Słowniku Zamówień jako CPV: 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Zakres przedmiotowego zamówienia obejmuje: Zasady ogólne dla obu części: 1) Zamawiający będzie uiszczał zapłatę tylko za faktycznie wykorzystane usługi, co oznacza, że Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o udzielania zamówień do maksymalnych kwot wskazanych w n/w zakresach usług. 2) Wykonawca w momencie zakupu będzie zobowiązany do regulowania należności z tytułu realizacji usług ze środków własnych. Wynagrodzenie wykonawcy za świadczenie usług zostanie obliczone zgodnie z treścią wzoru umowy stanowiącej załącznik do SIWZ. 3) Procedura składania zamówienia na realizację usługi obejmuje: a) komunikacja pomiędzy stronami (Zamawiający i Wykonawca) odbywa się za pośrednictwem osób wskazanych w umowie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego jako osoby do kontaktów; b) przesyłanie informacji w zakresie zamawianych usług odbywa się za pomocą osób określonych w pkt. a) przy użyciu e-maila lub faksu, którego adres i numer znajdzie się w umowie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego; c) wszczęcie procedury następuje przez złożenie e-mailem lub faksem zamówienia przez Zamawiającego zawierającego co najmniej: zakres usługi, ilość osób korzystających z danej usługi, termin realizacji danej usługi; Wykonawca potwierdza otrzymanie zamówienia w dniu jego otrzymania; d) w odpowiedzi na przesłane zamówienie Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć e-mailem lub faksem propozycję realizacji zamówionej usługi w terminie nie dłuższym niż 2 dni od dnia złożenia zamówienia w zakresie określonym w n/w szczegółowych opisach realizacji usług; Zamawiający potwierdza otrzymanie propozycji w dniu jej otrzymania z zastrzeżeniem, że w przypadku gdy propozycja zostanie przesłana w dniu wolnym od pracy (sobota, niedziela lub inny dzień ustawowo wolny od pracy) Zamawiający potwierdza otrzymanie propozycji niezwłocznie po jej odczytaniu, nie później jednak niż w pierwszym dniu roboczym od dnia jej otrzymania; e) Zamawiający jest uprawniony wprowadzić zmiany do propozycji zgłoszonych przez Wykonawcę w terminie 2 dni od dnia złożenia propozycji poprzez wskazanie sposobu realizacji danej usługi m.in. poprzez wskazanie wybranych połączeń lotniczych, kolejowych, miejsc noclegowych itp. a Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia wytycznych Zamawiającego; f) Z zastrzeżeniem pkt. e) Zamawiający niezwłocznie akceptuje propozycję złożoną przez Wykonawcę. Brak zgłoszenia uwag przez Zamawiającego w terminie 2 dni od dnia potwierdzenia otrzymania propozycji przez Zamawiającego traktuje się jako akceptację propozycji złożonych przez Wykonawcę. W przypadku gdy propozycja Wykonawcy jest wariantowa tzn. zawiera kilka potencjalnych sposobów realizacji Wykonawca realizuje propozycję najbardziej ekonomiczną pod względem finansowym, chyba, że z szczegółowego opisu realizacji poszczególnych usług wynika inaczej. 4) Wykonawca zobowiązany jest do umieszczenia na fakturze części składowych zakupionych usług wraz z rabatem, danymi pasażera oraz danymi dotyczącymi podróży. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawiania Zamawiającemu miesięcznych raportów z realizacji zamówienia w wersji papierowej i elektronicznej. W raporcie powinny być ujęte dane umieszczane na fakturze dla danego rodzaju usługi. 5) Wykonawca zobowiązany jest do przedstawiania Zamawiającemu miesięcznych raportów z realizacji zamówienia do 5 dnia następnego miesiąca. 6) Przedmiot umowy realizowany będzie na podstawie zamówień Zamawiającego, sukcesywnie w okresie od dnia podpisania umowy do 31.12.2011r. lub do wyczerpania środków.