Zarządzanie gminnym zasobem nieruchomości miasta i gminy Wschowa w roku 2015

Opis przedmiotu przetargu: Zamówienie o wartości szacunkowej mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych. 1. Przedmiot zamówienia podzielono na dwa zadania: ZADANIE NR 1. 1.1. zarządzanie nieruchomościami budynkowymi i lokalowymi stanowiącymi odrębną od gruntu własność Gminy Wschowa (dalej Gmina), określonymi szczegółowo w Załączniku nr 1 do SIWZ, na które składa się 54 budynki komunalne wraz z przynależnościami, polegające na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości oraz zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości, w tym bieżącego administrowania nieruchomością, jak również czynności zmierzających do utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem oraz do uzasadnionego inwestowania w nieruchomość. Przez przynależności rozumie się - pomieszczenia, które przynależą do danego lokalu jako jego części składowe, zgodnie z zawartymi umowami najmu. 1.1.1.Łączna powierzchnia lokali mieszkalnych i użytkowych wynosi 6646,75 m2, w tym: a)115 lokali mieszkalnych o łącznej powierzchni użytkowej 5065,97 m2; b)19 lokali użytkowych o łącznej powierzchni użytkowej 1580,78 m2 - zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ. 1.1.2. Przedmiot zamówienia obejmuje również: a)152 garaże o łącznej powierzchni użytkowej 2305,42 m2 - zgodnie z załącznikiem nr 3 do SIWZ; b)61 komórek o łącznej powierzchni użytkowej 675,71 m2- zgodnie z załącznikiem nr 4 do SIWZ. 1.1.3.Liczba lokali objętych zamówieniem, wyszczególnionych w Załączniku nr 1 do SIWZ, będzie ulegać zmianie przy każdorazowej sprzedaży lokalu mieszkalnego lub użytkowego będącego własnością Gminy Wschowa lub też nabycia kolejnych lokali w zasoby Gminy. 1.1.4. Do podstawowych obowiązków Zarządcy będzie należało: 1.1.4.1.Zarządzanie lokalami i budynkami Gminy Wschowa, w szczególności: 1)naliczanie, pobieranie i przekazywanie na rzecz Gminy Wschowa czynszów oraz opłat eksploatacyjnych i nadzór nad realizowaniem przez najemców umów najmu, 2)bieżące gospodarowanie zarządzanymi budynkami i lokalami wraz z ich przynależnościami, 3)zgłaszanie informacji o zwalnianych lokalach, 4)potwierdzanie wniosków, druków dotyczących zajmowanego przez najemcę lokalu, 5)nadzorowanie utrzymania czystości nieruchomości, 6)sprawdzanie i analizowanie faktur za media i usługi świadczone przez podmioty trzecie, 7)zgłaszanie napraw konserwacyjnych i kontrola ich realizacji, 8)zabezpieczanie przed włamaniem i kradzieżą obiektów zwalnianych w zakresie uzgodnionym z Gminą w poszczególnych przypadkach, na koszt Gminy, 9)dwukrotne przeprowadzenie deratyzacji (marzec, październik) na koszt Wykonawcy (dalej Zarządca), 10)wystawianie faktur za usługi Zarządcy, 11)sporządzanie sprawozdawczości wymaganej w danym roku przez Główny Urząd Statystyczny w zakresie objętym umową. 1.1.4.2. Obsługa techniczno- eksploatacyjna: 1)utrzymanie całodobowego pogotowia technicznego na warunkach określonych w załączniku nr 8 do SIWZ, 2)dokonywanie przeglądów technicznych budynków przewidzianych prawem budowlanym. Przegląd roczny budowlany winien zostać wykonany w terminie do 30 czerwca 2015 r. na koszt Zarządcy. 3)przedstawianie właścicielowi budynków potrzeb remontowych budynków, 4) przygotowywanie i przedstawianie do zaakceptowania przez Gminę planów remontów koniecznych do podjęcia ze względu na wydane orzeczenia i ekspertyzy, ogólny stan techniczny oraz uzasadnione wnioski najemców do 15-go dnia każdego miesiąca na miesiąc następny, 5)podejmowanie działań w zakresie utrzymania należytego stanu technicznego budynków: prace konserwacyjne, remontowe, modernizacyjne po uzyskaniu akceptacji Gminy oraz usuwanie awarii i ich skutków w lokalach mieszkalnych i użytkowych, które obciążają Właściciela lokalu/ Gminę, na jej koszt; 6)organizowanie i nadzór nad przeprowadzanymi remontami w lokalach nie zasiedlonych w zakresie określonym przez Gminę, 7)sporządzanie kosztorysów prac budowlanych, o których mowa w pkt.4 i 5. 8)zlecanie opracowania dokumentacji technicznych, uzyskiwanie wszelkich uzgodnień potrzebnych do rozpoczęcia robót budowlanych - zgodnie z Prawem budowlanym i rozporządzeniami wykonawczymi, na podstawie pisemnego upoważnienia Gminy do zawarcia umowy wraz z określeniem wartości przedmiotu umowy. Koszt wykonania dokumentacji pokrywa Gmina, 9)likwidacja z przedstawicielami firm ubezpieczeniowych szkód powstałych w lokalach, 10)rozpatrywanie i załatwianie korespondencji i realizacja wniosków Gminy i najemców, 11)fakturowanie wykonywanych prac, 12)rozliczanie wykonanych remontów lokali i usuniętych awarii wg procedury określonej w § 13 projektu umowy. 13)dopilnowanie by najemcy i dzierżawcy zarządzanych lokali i budynków prowadzili swoją działalność w sposób nieutrudniający działalności innym najemcom i dzierżawcom, 14)prowadzenie książki obiektu budowlanego dla poszczególnych budynków wraz z dokumentacją wszelkich remontów wykonywanych w poszczególnych lokalach. ZADANIE 2 1.2.Administrowanie lokalami mieszkalnymi i użytkowymi wraz z pomieszczeniami przynależnymi znajdującymi się w budynkach stanowiących współwłasność Gminy i osób fizycznych (dalej: Wspólnot mieszkaniowych) 1.2.1.Zamówieniem objętych jest 597 lokali o łącznej powierzchni 28 148,26 m2, w tym: a) 564 lokale mieszkalne o łącznej powierzchni użytkowej 26651,65 m2; b) 33 lokale użytkowe o łącznej powierzchni użytkowej 1496,61 m2. 1.2.2.Liczba lokali objętych zamówieniem wyszczególnionych w Załączniku nr 2 do SIWZ będzie ulegać zmianie przy każdorazowej sprzedaży lokalu mieszkalnego lub użytkowego będącego własnością Gminy Wschowa lub też nabycia kolejnych lokali w zasoby Gminy. 3.2.3 Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia obejmuje administrowanie lokalami w sposób, który zapewni prawidłowe i zgodne z prawem ich funkcjonowanie, w szczególności: 1)naliczanie, pobieranie i przekazywanie na rzecz Gminy Wschowa czynszów, opłat eksploatacyjnych oraz nadzór nad realizowaniem przez najemców umów najmu; 2)przygotowywanie i przedstawianie do zaakceptowania przez Gminę miesięcznych planów rzeczowo-finansowych remontów lokali, koniecznych do podjęcia ze względu na wydane orzeczenia i ekspertyzy, ogólny stan techniczny lokali oraz uzasadnione wnioski najemców, w terminie do 15-go dnia miesiąca poprzedzającego okres objęty planem. 3)usuwanie awarii i ich skutków w lokalach mieszkalnych i użytkowych, które obciążają Gminę, na jej koszt; 4)rozliczanie wykonanych remontów lokali i usuniętych awarii wg procedury określonej w § 13 projektu umowy. 5)współdziałanie wraz z przedstawicielami firm ubezpieczeniowych w celu oszacowania szkód powstałych w lokalach w wyniku zdarzeń losowych; 1.3.Przedstawiciel Gminy ma prawo do dokonywania w siedzibie Zarządcy (Biuro Obsługi Klienta we Wschowie) czynności wynikających z nadzoru i kontroli w zakresie naliczania, pobierania należności oraz ich przekazywania na konto Gminy. W związku z powyższym wszelka dokumentacja związana z realizacją umowy winna być dostępna na każde żądanie przedstawiciela Gminy w Biurze Obsługi Klienta we Wschowie. 1.4. Przedstawiciel Zarządcy, co najmniej raz w miesiącu będzie obecny w siedzibie Gminy celem dokonania wzajemnych uzgodnień oraz omówienia istotnych zagadnień związanych z realizacją przedmiotu zamówienia. CZĘŚĆ WSPÓLNA DLA ZADANIA NR 1 i ZADANIA NR 2 2.ROZLICZENIE FINANSOWE 2.1. Rozliczenie finansowe, w ramach realizacji przedmiotu zamówienia, obejmuje: 1)dokonywanie rozliczeń z najemcami i/lub dzierżawcami zarządzanych lokali mieszkalnych i użytkowych wynikających ze stawek czynszu oraz opłat eksploatacyjnych związanych z korzystaniem z lokali, 2)wystawianie faktur w imieniu Gminy - za najem nieruchomości stanowiących własność Gminy (lokale mieszkalne, lokale użytkowe, garaże, komórki) obejmujących cały przypis należności, 3)bieżące prowadzenie na kontach ksiąg pomocniczych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat dla lokali mieszkalnych i użytkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym rejestru dla potrzeb ustalania rozliczeń z tytułu podatku VAT, 4)pobieranie w imieniu Gminy od najemców należności z tytułu czynszu i opłat niezależnych od właściciela oraz ich rozliczanie z Gminą, 5)dokonywanie ostatecznych rozliczeń w związku z zakończeniem indywidualnych stosunków najmu lub dzierżawy, 6)dokonywanie rozliczeń związanych z dodatkami mieszkaniowymi przekazywanymi przez Gminę, 7)wysłanie najemcom wszystkich lokali, informacji o stanie ich konta na dzień 31 grudnia 2015 r. wraz z informacją o naliczonych odsetkach oraz przekazanie zestawienia wysłanych zawiadomień w terminie do 15 stycznia 2016 roku, 8)Zarządca jest zobowiązany przekazywać Gminie miesięczne rozliczenie przychodów i umorzeń, odrębnie dla każdej nieruchomości wraz z dokumentacją w zakresie podatku od towarów i usług w następujących terminach: - za miesiące od stycznia do listopada 2015 r. do 8-go dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, - za miesiąc grudzień 2015 r. do dnia 15 stycznia 2016 roku. 9)Przez miesięczne rozliczenie przychodów odrębnie dla każdej nieruchomości wraz z dokumentacją w zakresie podatku od towarów i usług rozumie się: a)Rejestr sprzedaży określony w załączniku nr 5 do SIWZ, zgodnie z Instrukcją sporządzania rejestru sprzedaży ( załącznik nr 5A do SIWZ), b)Zbiorczy rejestr sprzedaży określony w załączniku nr 6 do SIWZ, zgodnie z Instrukcją sporządzania Zbiorczego rejestru sprzedaży (załącznik nr 6A do SIWZ), c)Miesięczne rozliczenie wpływów określone w załączniku Nr 7 do SIWZ, zgodnie z Instrukcją sporządzania rozliczenia miesięcznego (załącznik nr 7A do SIWZ). 10)Zarządca zobowiązuje się do prowadzenia odrębnego rachunku bankowego do realizacji wszelkich należności Gminy wynikających z umowy, 11)Kwota pobranych przez Zarządcę w imieniu Gminy należności czynszowych, odsetek i innych należności z nimi związanych będzie przekazywana w pełnej wysokości z rachunku o którym mowa w pkt.10 przelewem na rachunek bankowy Gminy w następujący sposób: a)należności pobrane do 10-go dnia każdego miesiąca będą przekazywane na rachunek Gminy w terminie do 15-go dnia tego samego miesiąca, b)należności pobrane do 25-go dnia każdego miesiąca będą przekazywane na rachunek Gminy w terminie do 30-go dnia tego samego miesiąca, c)należności pobrane od 25-go dnia każdego miesiąca do ostatniego dnia każdego miesiąca będą przekazywane na rachunek Gminy w terminie do dnia 10-go następnego miesiąca. d)środki finansowe pozostające na rachunku bankowym, o którym mowa w pkt.10, na dzień: 31 marca, 30 czerwca, 30 września i 31 grudnia, będą przekazywane na rachunek Gminy w tych dniach. 3.POZOSTAŁE WARUNKI OGÓLNE: 3.1.Zarządca winien uruchomić na terenie miasta Wschowy, nie później niż z dniem 01 stycznia 2015 r. odpowiednio wyposażone Biuro Obsługi Klienta, we własnym zakresie i na własny koszt, działające przez cały okres realizacji zamówienia.Pomieszczenie to musi posiadać swobodny dostęp dla osób niepełnosprawnych. Biuro czynne będzie we wszystkie dni powszednie przez cały okres realizacji zamówienia, nie krócej niż przez 8 godzin dziennie, oraz powinno być wyposażone w: - sprzęt komputerowy z odpowiednim oprogramowaniem zgodnym z obowiązującymi przepisami o rachunkowości; - czynną linię telefoniczną; - faks czynny całą dobę; - łączność internetową; - co najmniej jeden numer telefonu czynny całą dobę dla nagłych zdarzeń alarmowych. 3.2.Wykonawca oraz osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia po stronie Wykonawcy muszą spełniać wymogi dotyczące posiadania pełnej zdolności do czynności prawnych i niekaralności. 3.3.Zarządca nieruchomości podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem nieruchomością zgodnie z art. 186 ust.3 i 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (jednolity tekst Dz. U. 2014 poz. 518 z późn. zm.), w kwocie nie mniejszej niż równowartość w złotych 50.000 euro w odniesieniu do jednego zdarzenia oraz do wszystkich zdarzeń w okresie ubezpieczenia nie dłuższym niż 12 miesięcy, których skutki są objęte umową ubezpieczenia OC (przy zastosowaniu kursu średniego euro, ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta). 3.4.Jeżeli Zarządca nieruchomości wykonuje czynności przy pomocy innych osób, działających pod jego nadzorem, podlega on również ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone działaniem tych osób. 3.5.Zaleca się sprawdzenie warunków związanych z wykonaniem usług będących przedmiotem zamówienia. W związku z powyższym wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy z tytułu błędnego skalkulowania ceny lub pominięcia elementów niezbędnych do wykonania umowy. 3.6.Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia, za które uznaje usługi określone w pkt.1.1. (Zadanie nr 1- Zarządzanie gminnym zasobem nieruchomości) i w pkt.1.2 (Zadanie nr 2 - administrowanie) i oraz w pkt 4. Zamawiający dopuszcza możliwość zlecenia osobom trzecim (podwykonawcom) prac związanych z usuwaniem awarii, wykonaniem robót remontowo-budowlanych, przeprowadzaniem deratyzacji oraz przeglądów budynków przewidzianych prawem budowlanym. 3.7.Zastrzeżenie, o którym mowa w pkt. 5.6. nie jest skuteczne w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na zasoby innego podmiotu, na zasadach określonych w art. 26 ust.2b, w celu wykazania spełnienia warunków, o których mowa w art. 22 ust.1 ustawy Pzp. 3.8.W przypadku powierzenia realizacji zamówienia podwykonawcom, wykonawca zobowiązany jest do wskazania w ofercie: a)tej części zamówienia, której realizację powierzy podwykonawcy, b)podania przez Wykonawcę nazw (firm) podwykonawców, na których zasoby wykonawca powołuje sie na zasadach określonych w art.26 ust. 2b, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 Pzp.