Wdrożenie systemu rozwoju kompetencji kadr opartego na badaniu luk kompetencyjnych i potrzeb szkoleniowych pracowników

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie systemu kompetencji kadr opartego na badaniu luk kompetencyjnych i potrzeb szkoleniowych pracowników. Wdrożenie systemu kompetencji kadr stanowi Zadanie 2 Wdrożenie modelu kompetencji kadr opartego na badaniu luk kompetencyjnych w ramach realizowanego projektu Urząd Miejski w Grudziądzu otwarty na wyzwania XXI wieku. Projekt ten jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach priorytetu V Dobre rządzenie, działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. Do zadań Wykonawcy należy: ETAP I AUDYT DIAGNOZUJĄCY OPIS CO NAJMNIEJ 305 STANOWISK PRACY I OPRACOWANIE PROFILÓW KOMPETENCYJNYCH W ramach powyższego Etapu I Wykonawca powinien przeprowadzić: I.Analizę dokumentacji i audyt istniejących opisów stanowisk w Urzędzie poprzez: a)zapoznanie się ze strukturą organizacyjną Urzędu i profilami zadaniowymi (na podstawie: Regulaminu Organizacyjnego, Schematu organizacyjnego Urzędu i Zakresów czynności poszczególnych pracowników, Formularzy okresowych ocen pracowników, Dokumentacji z przeprowadzonych naborów na wolne stanowiska), b)przygotowanie założeń do systemu oceny kompetencji pracowników (przygotowanie procedury i harmonogramu działań oraz wybór odpowiednich narzędzi i metod). II.Analizę specyfiki pracy urzędników na stanowiskach poprzez: a)zapoznanie się ze specyfiką pracy na podstawie zakresów czynności pracowników, b)zapoznanie się z wymaganiami kwalifikacyjnymi dla stanowisk pracowniczych, c)określenie kluczowych kompetencji i ich poziomu wymaganego dla właściwej realizacji poszczególnych zadań. Załącznik nr 6 do SIWZ: Schemat organizacyjny Urzędu Miejskiego w Grudziądzu. III.Opracowanie modelowych profili kompetencyjnych dla co najmniej 305 pracowników. Opis kompetencji każdego stanowiska musi zostać przygotowany w oparciu o identyfikację kompetencji pracownika nieodzownych dla sprawnego funkcjonowania na danym stanowisku. Opis kompetencji powinien zawierać: a)realizowane zadania, b)poziom wymaganych kompetencji, c)kwalifikacje, d)uprawnienia, e)zakres odpowiedzialności ze względu na umiejscowienie i funkcję stanowiska pracy w strukturze Urzędu. Podsumowaniem Etapu I jest raport pt. Opis profili kompetencyjnych 305 stanowisk pracy. Etap I trwa 1 miesiąc od dnia zawarcia umowy. ETAP II PRZEPROWADZENIE AUDYTU KOMPETENCYJNEGO WŚRÓD CO NAJMNIEJ 305 PRACOWNIKÓW W ramach powyższego Etapu II Wykonawca powinien przeprowadzić: I. Badanie kompetencji co najmniej 305 pracowników w oparciu o zaprojektowane metody i narzędzia. Podsumowaniem tej części Etapu II będzie raport zawierający wyniki badania kompetencji kadr poprzez wskazanie luk kompetencyjnych pracowników (rozbieżności kompetencji rzeczywistych i wymaganych na danym stanowisku pracy) zgodnie z przeprowadzonym opisem profili kompetencyjnych oraz rekomendacje do prowadzenia szkoleń dla pracowników z konkretnych zakresów tematycznych w dłuższej perspektywie czasu (co najmniej 2 lata). II. Wytypowanie 237 pracowników do szkoleń zaplanowanych w ramach zadań w projekcie. Podsumowaniem tej części Etapu II będzie sporządzenie imiennej listy tych pracowników, którzy powinni zostać objęci wsparciem w ramach szkoleń zdefiniowanych w zadaniach nr 7, 8 i 9 wniosku o dofinansowanie projektu. Zestawienie powinno zawierać: imię i nazwisko pracownika, nazwę komórki organizacyjnej, płeć i wiek pracownika oraz przyporządkowanie do odpowiedniego modułu szkoleń. Opis zadań szkoleniowych nr 7, 8 i 9 zaplanowanych w projekcie: Zadania szkoleniowe będą realizowane według 5 etapów: 1.Ocena kwalifikowalności uczestników szkoleń. 2.Wybór wykładowców do Modułów. 3.Przygotowanie materiałów i zakup książek dla uczestników. 4.Przeprowadzenie szkoleń wg Modułów. 5.Ocena satysfakcji uczestników (monitoring szkoleń). Zajęcia dla każdej grupy odbywać się będą w czasie pracy/8h lekcyjnych/7 godzin zegarowych co 2 tyg./ w godzinach od 8.30 do 15.30 w sali konferencyjnej urzędu. Kadrę dydaktyczną stanowić będą wysokiej klasy specjaliści. Szczegółowe programy szkoleń zostaną przygotowane w oparciu o wyniki raportu diagnozującego luki kompetencyjne stanowisk: kierowniczych (zadanie 7), urzędników przygotowujących decyzje administracyjne (zadanie 8) i pozostałych (zadanie 9). W tym szczególnie priorytetowo zostanie przygotowany zakres wsparcia dla grupy +45. Zadanie 7. PRZEPROWADZENIE SZKOLEŃ DLA 43 URZĘDNIKÓW NA STANOWISKACH KIEROWNICZYCH Trwa 5 m-cy, 8 dni x 8 h = 64 h dla 43 osób /2 grupy po ok. 20 osób. Uczestnicy: kadra kierownicza 43 osoby. MODUŁY: I Techniki komunikacji z elementami negocjacji. II Zarządzanie czasem pracy i delegowanie zadań. III Zarządzanie kadrami i system ocen pracowniczych. IV Zamówienia publiczne. V Przygotowywanie projektów uchwał JST. Zadanie 8. PRZEPROWADZENIE SZKOLEŃ DLA 110 URZĘDNIKÓW PRZYGOTOWUJĄCYCH DECYZJE ADMINISTRACYJNE Trwa 10 m-cy, 8 dni x 8 h = 64 h dla 110 osób /8 grup po ok. 15 osób. Uczestnicy: pracownicy przygotowujący decyzje administracyjne. MODUŁY WSPÓLNE I Techniki komunikacji z obsługą trudnego klienta. II Zarządzanie i organizacja czasu pracy. III Procedury wydawania decyzji administracyjnych (KPA). MODUŁY SPECJALISTYCZNE WG SPRAW/DECYZJI: I Obywatelskich. II Związanych z rejestracją pojazdów i uprawnień do kierowania pojazdami. III Ochrony środowiska. IV Prawa budowlanego. V Ewidencji gruntów i budynków. VI Gospodarki nieruchomościami. VII Podatków i opłat lokalnych. VIII Pomocy społecznej. Zadanie 9. PRZEPROWADZENIE SZKOLEŃ DLA 84 URZĘDNIKÓW WG POTRZEB STANOWISKA PRACY Trwa 10 m-cy, 5 dni x 8 h = 40 h dla 84 osób/4 grupy po ok. 20 osób Uczestnicy: pozostali urzędnicy MODUŁY WSPÓLNE I Techniki komunikacji z obsługą trudnego klienta. II Zarządzanie i organizacja czasu pracy. MODUŁY SPECJALISTYCZNE, SPECYFIKA I PROBLEMY: I Księgowości JST finansów publicznych. II Straży Miejskiej. III Biura Obsługi Interesanta. III. Przeprowadzenie analizy potrzeb 237 pracowników wytypowanych do szkoleń w projekcie. Analiza potrzeb powinna zostać przeprowadzona w oparciu o ocenę wiedzy, umiejętności i postaw pracowników wytypowanych do szkoleń. Zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu szkoleniami zaplanowano objąć 237 pracowników urzędu, w tym minimum 20% (48 os.) powyżej 45 roku życia w ramach następujących grup docelowych: a) 43 osoby ze stanowisk kierowniczych urzędniczych z Urzędu - moduły zadania 7; b)110 osób z 8 Wydziałów (Budownictwa i Planowania Przestrzennego, Finansowy, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, Komunikacji, Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, Edukacji, Spraw Obywatelskich, Transportu), którzy zajmują się przygotowywaniem i wydawaniem decyzji administracyjnych - moduły zadania 8. c) 84 osoby z 3 Komórek: Biuro Obsługi Interesantów, Wydział Finansowy, Straż Miejska - moduły zadania 9. Podsumowaniem tej części Etapu II będzie sporządzenie Raportu pt. Analiza potrzeb szkoleniowych 237 urzędników, w którym zostanie zaproponowany zakres programowy dla poszczególnych MODUŁÓW wymienionych w Zadaniach 7,8 i 9. Priorytetowo należy uwzględnić analizę problemów i potrzeb dla pracowników powyżej 45 roku życia. Zakres programowy dla poszczególnych MODUŁÓW powinien być przyporządkowany zgodnie z załącznikiem nr 7 do SIWZ: Konspekt zajęć dla modułu szkoleń. Etap II trwa 3 miesiące od dnia zawarcia umowy. ETAP III. WDROŻENIE MODELU ROZWOJU KOMPETENCJI KADR W ramach powyższego etapu Wykonawca powinien: I.Zaproponować model rozwoju kompetencji kadr, uwzględniający: a)Metodologię budowy i rozwoju kompetencji kadr dopasowanej do specyfiki urzędu z uwzględnieniem potrzeb szkoleniowych pracowników; b)Metodologię weryfikacji kompetencji i luk kompetencyjnych pracowników; c)Model eliminacji zdiagnozowanych luk kompetencyjnych głównie w oparciu o odpowiednie szkolenia a także model systematycznej oceny/ścieżki awansu i rozwoju dotychczasowych pracowników zgodnie z Zasadą Równości Szans Kobiet i Mężczyzn w aspekcie postępującej feminizacji urzędu i okresowej oceny pracowników. II.Przeszkolić 43 pracowników Zamawiającego (szkolenie dwudniowe) w zakresie: a)Sporządzania modelowych profili kompetencyjnych, b)Przeprowadzenia naborów/doborów pracowników, c)Wykonywania audytów kompetencyjnych, d)Okresowych ocen pracowników. Podsumowaniem Etapu III jest raport prezentujący metodykę i wdrożenie Modelu Rozwoju i Kompetencji Kadr. Etap III trwa 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy. ETAP IV. AUDYT KOŃCOWY MODELU ROZWOJU KOMPETENCJI KADR W ramach powyższego etapu Wykonawca musi przeprowadzić: I.Weryfikację poprawności funkcjonowania systemu i ewentualne wprowadzenie usprawnień. II.Weryfikację osiągnięcia zaplanowanego wskaźnika miękkiego: Usprawnienie naboru/doboru nowych pracowników oraz ocenę/ścieżkę awansu dotychczasowych pracowników (zgodnie z zasadą równości szans Kobiet i Mężczyzn, w aspekcie postępującej feminizacji urzędu) i okresowej oceny pracowników o 30 % w 2011 w stosunku do 2009 r. Podsumowaniem Etapu IV jest raport weryfikujący poprawność funkcjonowania systemu oraz prezentujący: Opinie pracowników działów personalnych na temat przydatności wdrożonego systemu w procesach kadrowych. Etap IV trwa 7 miesięcy od dnia zawarcia umowy. Wytyczne EFS Wszystkie opracowane dokumenty zostaną oznakowane zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i przekazane Zamawiającemu w formie papierowej ( 1 egzemplarz - zbindowany lub w inny sposób trwale złączony) oraz w tożsamej z nią edytowalnej formie elektronicznej (na przykład MS Word - plik z rozszerzeniem: .rtf, .doc albo .docx) zapisanej na płycie CD albo DVD. Podwykonawcy: Wykonawca, który zamierza powierzyć podwykonawcom wykonanie jakiejkolwiek części zamówienia, zobowiązany jest wskazać na druku formularza ofertowego zakres zamówienia powierzany podwykonawcom. Brak jakiejkolwiek wzmianki w tym zakresie na formularzu oferty, będzie uznawane za stwierdzenie samodzielnego wykonania zamówienia