Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w okresie 01.01.2015 roku do 31.12.2015 roku

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy w Ciechanowie w okresie od 01.01.2015r. Do 31.12.2015r. w zakresie: a) przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym o masie do 2000 g oraz paczek o masie do 5000 g w obrocie krajowym; b) doręczania zwrotów przesyłek listowych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy oraz doręczania zwrotnych potwierdzeń odbioru po skutecznym doręczeniu; c) odbiór z kancelarii Zamawiającego, przesyłek przeznaczonych do nadania w placówce nadawczej Wykonawcy. Usługa realizowana musi być co najmniej przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku. Szacunkowa ilość przesyłek do nadania w ww. okresie została określona w załączniku nr 5 do SIWZ. 2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: Przesyłki listowe: a) zwykłe - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym; b) zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym; c) polecone - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym; d) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym; e) polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO)- przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru; f) polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki rejestrowane, najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. Wymiary przesyłek listowych: `gabaryt A` - przesyłki o wymiarach: minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm maksimum: żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm; `gabaryt B` - przesyłki o wymiarach: minimum:, jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, maksimum: suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Przyjmuje się tolerancję wszystkich wymiarów ± 2 mm. Paczki: 1) zwykłe - rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, 2) priorytetowe - rejestrowane najszybszej kategorii. Wymiary paczek: `gabaryt A` - paczek o wymiarach: minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm maksimum: żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, `gabaryt B` - paczek o wymiarach: minimum: jeśli choć jeden z wymiarów przekracza: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm; maksimum: suma długości największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1.500 mm. Przyjmuje się tolerancję wszystkich wymiarów ± 2 mm. 3. Wykonawcę obowiązuje świadczenie usług będących przedmiotem zamówienia na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności: a) Ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012r., poz. 1529); b) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r.,poz.545); c) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U z 2013r., poz. 1468); d) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U z 2012r., poz. 749 z późn. zm.); e) Ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2013r., poz. 267 z późn. zm.); f) Ustawy z dnia 6 czerwca 1997r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 1997 r. Nr 89, poz. 555 z późn. zm.). 4. Przesyłki dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. 5. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe w jak najkrótszym czasie, jednak nie dłuższym niż pięć dni roboczych dla przesyłek krajowych ekonomicznych (zwykłych) i trzy dni robocze dla przesyłek krajowych pilnych (priorytetowych). 6. Doręczanie przesyłek rejestrowanych Wykonawca będzie realizował zgodnie z: a) art. 39-49 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2013r., poz.267 z późn. zm.); b) art. 128-142 ustawy z dnia 6 czerwca 1997r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 1997r. Nr 89, poz. 555 z późn. zm.). 7. Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego, pokwitowane przez adresata `potwierdzenie odbioru` niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 5 dni roboczych od dnia doręczenia. 8. W związku z realizacją usług, o których mowa w pkt 6 i 7, używane będą formularze potwierdzenia odbioru Zamawiającego, za wyjątkiem potwierdzeń odbioru dla przesyłek zagranicznych i paczek. 9. Ze względu na szczególne znaczenie dla Zamawiającego doręczeń, o których mowa w pkt 7, Wykonawca jest zobowiązany usługi te realizować i dokumentować prawidłowo. 10. Wykonawca jest odpowiedzialny za wykonanie prawidłowego, zgodnego ze stanem faktycznym, opisu na formularzach potwierdzenia odbioru stosowanych do doręczeń, o których mowa w pkt 7, w sposób wskazany w formularzach, w szczególności; a) w przypadku doręczenia przesyłki - do uzyskania od odbiorcy pokwitowania odbioru przesyłki poprzez umieszczenie daty jej odbioru i czytelnego podpisu odbiorcy oraz do wskazania osoby, której doręczono przesyłkę poprzez oznaczenie odpowiedniego pola oraz ewentualne zaznaczenie właściwego fragmentu tekstu; b) w przypadku niemożności doręczenia przesyłki - do wskazania placówki pocztowej, w której pozostawiono przesyłkę do dyspozycji adresata oraz odnotowania daty jej pozostawienia, będącej zarazem datą pozostawienia pierwszego awizo; c) w przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie 7 dni od daty pozostawienia pierwszego awizo - do odnotowania daty powtórnego awizowania; d) w przypadku zwrotu przesyłki do nadawcy - do wskazania powodu zwrotu poprzez oznaczenie odpowiedniego pola oraz do odnotowania daty zwrotu; e) do umieszczenia daty oraz złożenia podpisu przez osobę doręczającą lub wydającą przesyłkę (podpis powinien umożliwiać identyfikację tej osoby); 11. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013r., poz. 168). 12. Z uwagi na specyfikę wykonywanych zadań (m.in. składanie różnego rodzaju pism procesowych w trybie postępowania cywilnego, administracyjnego czy sądowo-administarcyjnego) Zamawiający informuje, że część generowanych przesyłek listowych wymaga, aby potwierdzenie nadania i doręczenia przesyłki skutkowało: a) zachowaniem terminów, o których mowa w art. 57 § 5 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U z 2013r., poz. 267 z późn. zm.); b) wniesieniem pisma do sądu, o którym mowa w: art. 165 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964r. Kodeks postępowania cywilnego ( Dz. U. z 2014r., poz. 101 z późn. zm.); art. 83 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sadami administracyjnymi (tj.: Dz. U. z 2012r., poz. 270 z późn. zm.). Niedopuszczalne jest nieuzasadnione przetrzymywanie przesyłek przez Wykonawcę. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529) oraz Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013r., w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013r., poz. 1468), a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (tj. Dz. U. z 2014r., poz. 121). W przypadku realizacji niniejszego zamówienia przez Wykonawcę nie będącego operatorem wyznaczonym Zamawiający zobowiązuje się w umówiony sposób ewidencjonować lub znakować przesyłki wymagające nadania u operatora wyznaczonego. 13. W ramach świadczenia usług pocztowych Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania m.in. następujących czynności: a) odbierania przesyłek raz dziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku od godz. 14.30 do godz. 15.00 z siedziby Zamawiającego w Ciechanowie przy ul. Sygietyńskiego 11. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. Ponadto Zamawiający zastrzega sobie możliwość dodatkowego nadania przesyłek pocztowych po godz. 15.00 bezpośrednio w placówce pocztowej Wykonawcy znajdującej się w Ciechanowie najbliżej siedziby Zamawiającego; b) potwierdzania każdorazowo przyjętych do wyekspediowania w kraju i za granicę przesyłek pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym według poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych). Odbiór przesyłek potwierdzać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy; c) zwrotu potwierdzonych pocztowych książek nadawczych oraz zestawienia nadanych przesyłek dla przesyłek zwykłych w dniu następnym, w godzinach dostarczania do Zamawiającego przesyłek; d) w przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia; Zamawiający nie dopuszcza jakiejkolwiek ingerencji przez Wykonawcę w zewnętrzne opakowanie przesyłki mogące naruszać jej pierwotny format, kształt lub wagę. 14. Do obowiązków Zamawiającego będzie należeć: a) opakowanie przesyłek listowych i paczek w sposób umożliwiający Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta Zamawiającego, opakowanie paczki stanowi sztywne pudełko lub szary papier Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki; b) umieszczanie na przesyłce listowej lub paczce w sposób czytelny nazwy odbiorcy wraz z jego adresem, określanie jednocześnie rodzaju przesyłki (zwykła polecona, priorytet czy ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru) oraz umieszczanie na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego. c) nadawanie przesyłek w stanie uporządkowanym, przez, co należy rozumieć: dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do książki nadawczej, której każda strona będzie zawierała kopię wraz z określeniem wartości i wagi przesyłki. Oryginalne strony pocztowej książki nadawczej będą przeznaczone dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopie stanowić będą dla Zamawiającego potwierdzenie nadanej partii przesyłek; dla przesyłek zwykłych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. d) umieszczanie na stronie adresowej przesyłek, w miejscu przeznaczonym na opłatę, napisu (nadruku) lub odcisku pieczęci o treści wskazanej przez Wykonawcę, e) Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę oznaczenia nadawcy przesyłek przez Wykonawcę. 15. Wykazane w Formularzu kalkulacyjnym (załącznik nr 5 do SIWZ) ilości poszczególnych pozycji przesyłek listowych mają charakter szacunkowy i są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi w celu porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej i nie są ilościami zobowiązującymi Zamawiającego. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości przesyłek nie stanowi zmiany umowy. 16. Wartość należności za świadczenie usług pocztowych obliczana będzie w okresach miesięcznych, jako iloczyn ceny jednostkowej zaoferowanej w ofercie przetargowej za dany rodzaj przesyłki oraz nadanej rzeczywistej ilości przesyłek danego rodzaju. Rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w formularzu cenowym. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie wynikające z wykonania ilości przesyłek określonych w formularzu cenowym. 17. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w Ciechanowie oraz wymaga, aby punkty odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) znajdowały się na terenie każdej gminy na terenie powiatu ciechanowskiego. 18. W przypadku zamiaru powierzenia przez Wykonawcę realizacji części usług podwykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest zamieścić w formularzu ofertowym informację na temat podwykonawców i części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom. Wykonawca ponosił będzie wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za usługi, które wykonuje przy pomocy podwykonawców, których wiedzę i doświadczenie, potencjał techniczny, osoby, zdolność finansową wykorzystywał będzie w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody, powstałe wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę lub podwykonawców obowiązków wynikających z umowy i SIWZ stanowiącej integralną część umowy. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za dokonywanie w terminie wszelkich rozliczeń finansowych z podwykonawcami.