Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sal konferencyjnych dla uczestników międzynarodowej konferencji naukowej organizowanej przez IERiGŻ - PIB

Opis przedmiotu przetargu: 3.1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sal konferencyjnych dla uczestników międzynarodowej konferencji naukowej - z udziałem - maksymalnie 130 osób. 3.1.1.Miejsce świadczenia usług - w odległości nie mniejszej niż 20 km i nie większej niż 80 km od centrum Warszawy, obiekt oddalony od drogi o dużym natężenie ruchu lokalnego i tranzytowego o co najmniej 100 m, położony w przyjemnym, zagospodarowanym otoczeniu przyrody (las, park, zbiornik wodny). 3.1.2.Pokoje oraz pełny zakres świadczonych usług hotelarskich (wraz z nieodpłatnym dostępem do infrastruktury rekreacyjnej np. basen, sauna, siłownia i WiFi) oraz gastronomicznych powinny spełniać warunki co najmniej hotelu czterogwiazdkowego. Zamawiający nie żąda posiadania kategoryzacji. Niedopuszczalne jest serwowanie posiłków w pomieszczeniach, w których będą odbywały się posiedzenia. 3.1.3.Organizowana przez Instytut konferencja może odbyć się w dniach 09 - 11 grudnia 2013r. lub 10 - 12 grudnia 2013 r. lub 11 - 13 grudnia 2013 r. (zaoferowany termin nie będzie podlegał ocenie Zamawiającego). Konferencja rozpoczyna się pierwszego dnia pobytu od podania obiadu i kończy się ostatniego dnia pobytu po podaniu obiadu. 3.1.4.Ostateczna liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego na 6 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem konferencji. 3.1.5. Ostateczne całkowite wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z ceną pobytu za 1 osobę określoną w ofercie Wykonawcy, zostanie ustalone na podstawie liczby uczestników konferencji, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy na 6 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem konferencji. Podana liczba uczestników będzie podstawą do wystawienia faktury VAT. 3.1.6. Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo dochodzenia roszczeń z tytułu zmiany ilości uczestników konferencji, o ile Zamawiający powiadomi Wykonawcę o tym fakcie nie później niż 6 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia konferencji. 3.2.Zakwaterowanie: 3.2.1.W bazie hotelowej Wykonawcy: a) 78 pokoi 1-osobowych - 2 noclegi, b) 24 pokoje 2-osobowe z pojedynczymi łóżkami - 2 noclegi, c) 1 pokój 2 osobowy z pojedynczymi łóżkami - 3 noclegi (dla pracowników Zamawiającego obsługujących konferencję - pierwszy nocleg w dniu poprzedzającym rozpoczęcie konferencji), d) 2 pokoje 1 osobowe - 3 noclegi (dla pracowników Zamawiającego obsługujących konferencję - pierwszy nocleg w dniu poprzedzającym rozpoczęcie konferencji). 3.3.Wyżywienie: 3.3.1.Wykonawca zapewni: a) śniadania dla 130 osób w cenie pokoi - w formie urozmaiconego bufetu, zawierającego: 3 rodzaje dań ciepłych (np. jajecznica, naleśniki, parówki), co najmniej: 4 gatunki wędlin wysokiej jakości, 4 gatunki serów (dojrzewające, twarde), twaróg w dwóch postaciach, musli, mleko, jogurty, pieczywo mieszane, masło, dżemy, świeże owoce, kawa, herbata, soki owocowe, b) 3 obiady dla 130 osób - dwie dowolne zupy do wyboru, drugie danie - mięsne/rybne, deser, sok, woda, kawa lub herbata do wyboru, możliwość zgłoszenia kilku porcji dla dietetyków, c) kolację standardową dla 4 osób ( w dniu poprzedzającym rozpoczęcie konferencji) - standardowy stół szwedzki (bez ciepłych dań), d) kolację w pierwszym dniu konferencji - kolacja uroczysta dla 130 osób - max. cena do 130,00 zł/osobę - serwowana - przystawka, trzy dania ciepłe - zupa, jedno danie mięsne z polędwicy wołowej, drugie danie rybne, półmiski: wędlin, rybne, serów twardych i trzy rodzaje sałatek, ciasto i owoce, zimne napoje, kawa i herbata wg życzenia oraz 500 ml wina o standardzie A.D.C.G. - stosowne do dania głównego / na osobę, e) kolację w drugim dniu konferencji - biesiada grillowa dla 130 osób - karkówka , udko, kiełbasa, kaszanka z grilla, prosiak pieczony - ilość zapewniająca porcję dla każdego uczestnika konferencji, chleb wiejski, smalec, ogórki kiszone, sałatki ze świeżych warzyw (minimum trzy), chrzan, musztarda, ketchup, piwo - 1 l/osobę, kawa i herbata wg życzenia. Wykonawca zapewni oprawę muzyczną biesiady grillowej, f) 6 serwisów kawowych dla 130 osób - kawa, herbata, cukier, mleko do kawy, woda z cytryną w dzbankach, soki owocowe oraz minimum 4 rodzaje ciastek kruchych i ciast -domowego-wypieku. Serwis kawowy dostępny także w trakcie obrad, g)codziennie podczas zajęć przedpołudniowych 1 butelka i popołudniowych 1 butelka wody mineralnej o pojemności 0,5 l (gazowana i niegazowana) dla każdego uczestnika warsztatów (łącznie 520 butelek), woda i szklanki ustawione na stołach konferencyjnych, h) posiłki powinny być wykonane z naturalnych produktów, metodą tradycyjną bez użycia produktów typu instant lub produktów gotowych typu pierogi mrożone, klopsy, gołąbki, itp., i) dania i napoje muszą być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku wraz z metalowymi sztućcami, j) zapewnienie dekoracji stołów, k) Wykonawca, z którym zostanie podpisana umowa zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu trzech propozycji menu do akceptacji, nie później niż na czternaście dni roboczych przed rozpoczęciem konferencji. 3.4.Sale konferencyjne: 3.4.1.Wykonawca zapewni wyposażenie sal konferencyjnych w stoły i krzesła z miękkim obiciem (w dowolnym ustawieniu ale z widokiem na ekran) nagłośnienie, ekran do rzutnika dostosowany do wielkości sali, projektor multimedialny, laptop (z oprogramowaniem Office 2010, Windows XP lub nowszym) wraz z niezbędnym wyposażeniem koniecznym do jego funkcjonowania, flipchart, serwis techniczny na czas konferencji, a)jedną (dużą) salę konferencyjną klimatyzowaną - na 130 osób za stołami w dowolnym ustawieniu (w tym dla 5 osób w prezydium), b)jedną małą salę konferencyjną - na ok. 50 osób, wyposażoną w stoły i krzesła, c)zapewnienie w dużej sali konferencyjnej miejsca z widokiem na ekran do ustawienia kabiny służącej do tłumaczeń symultanicznych, d) zapewnienie estetycznego wyglądu sal konferencyjnych. 3.4.2.Sale konferencyjne powinny być zlokalizowane w miejscu gwarantującym niezakłócony przebieg konferencji, tj. nie powinny graniczyć z zapleczem kuchennym, socjalnym lub remontowanymi w tym czasie pomieszczeniami, 3.4.3.Ewentualna organizacja w tym samym terminie innych spotkań/konferencji musi wykluczać możliwość wzajemnego zakłócania przebiegu spotkań. Wymaga się aby w takim przypadku zostały wyznaczone odpowiednie strefy zajmowane przez uczestników poszczególnych konferencji. 3.5.Inne warunki: a) Wykonawca zobowiązany jest w ramach złożonej oferty do zorganizowania wyjazdu studyjnego dla uczestników konferencji, w celu poznania najważniejszych efektów realizacji programów unijnych w regionie lub poznania osobliwości regionu. Wyjazd powinien trwać ok. 4 - 5 godz. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia dwóch osób do merytorycznej obsługi wyjazdu studyjnego. Wszystkie koszty (bez transportu uczestników) związane z wyjazdem studyjnym muszą być wliczone do ceny oferty. Transport uczestników wyjazdu studyjnego będzie zrealizowany autokarami Zamawiającego. Termin wyjazdu zostanie uzgodniony z Zamawiającym, stosownie do programu konferencji. b) Zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla dwóch autokarów. c) Zapewnienie miejsc parkingowych na parkingu hotelowym dla min. 30 samochodów osobowych (ewentualne opłaty parkingowe pokrywa uczestnik indywidualnie). d) Zapewnienie funkcjonowania małej gastronomii czynnej co najmniej do godz. 24:00. Korzystanie z małej gastronomii indywidualnie płatne przez uczestników konferencji. e) Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia do każdego pokoju listu informującego uczestników konferencji o usługach dodatkowych, nie przewidzianych przez organizatora, z których można korzystać wyłącznie na własny koszt. Uczestnik konferencji za usługi dodatkowe zobowiązany jest do uiszczenia opłaty samodzielnie. 3.6.Zamawiający zastrzega sobie prawo do skonfrontowania propozycji ofertowych z rzeczywistymi warunkami przed dokonaniem wyboru oferty najkorzystniejszej