Wykonanie usług hotelarskich i restauracyjnych na potrzeby realizacji 2 dniowej Konferencji dla przedstawicieli Małopolskiej Policji w ramach programu pn. Zagrożenia w Sieci - profilaktyka, reagowanie oraz 3 dniowej Szkoleniowej Konferencji Profilaktycznej Przeciwdziałanie niepożądanym zachowaniom w szkole dla dyrekcji, nauczycieli, wychowawców, pedagogów oraz psychologów szkół z terenu Województwa Małopolskiego

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usług hotelarskich i restauracyjnych na potrzeby realizacji 2 dniowej Konferencji dla przedstawicieli Małopolskiej Policji w ramach programu pn. Zagrożenia w Sieci - profilaktyka, reagowanie oraz 3 dniowej Szkoleniowej Konferencji Profilaktycznej Przeciwdziałanie niepożądanym zachowaniom w szkole dla dyrekcji, nauczycieli, wychowawców, pedagogów oraz psychologów szkół z terenu Województwa Małopolskiego. 2. Zamówienie składa się z dwóch części: 2.1 Część 1 obejmuje usługi hotelarskie i restauracyjne na potrzeby realizacji 2 dniowej Konferencji dla przedstawicieli Małopolskiej Policji w ramach programu pn. Zagrożenia w Sieci - profilaktyka, reagowanie w dniach 21 i 22 października 2013 roku w hotelu w granicach administracyjnych gminy Bukowina Tatrzańska, gminy Białka Tatrzańska lub gminy Krynica Zdrój. 2.1.1 Przedmiot zamówienia tej części obejmuje: a) Wykonania Usługi noclegowej w dniu 21 października 2013 r. (jeden nocleg) przy zapewnieniu 15 jednoosobowych pokoi i 30 pokoi dwuosobowych. W przypadku jednego pokoju jednoosobowego Wykonawca może zostać zobowiązany do dostarczenia dodatkowego łóżka, za co nie będzie przysługiwać dodatkowe wynagrodzenie. W cenę noclegu, o którym mowa wyżej, zostanie wliczone śniadanie serwowane w dniu 22 października 2013 r., dla 75 osób, obejmujące: bufet gorący - 2 dania gorące do wyboru oraz bufet zimny- wędliny, sery, jajka, dżemy, jogurty naturalne, owocowe, mleko, musli, masło, pieczywo, napoje: kawa (i mleczko do kawy), herbata(i cytryna do herbaty), woda mineralna, soki owocowe. b) Zapewnienie jednej sali wykładowej - w dniach 21 i 22 października 2013 roku mieszczącej co najmniej 75 osób dostępną w godzinach zgodnych z harmonogramem Konferencji, stanowiącym załącznik nr 1 do wzoru umowy. Sala wykładowa musi być utrzymana w czystości, z dostępem do zaplecza sanitarnego, pozbawiona przedmiotów niezwiązanych ze szkoleniem, z dostępem do światła dziennego oraz możliwością zasłonięcia okien, bez filarów utrudniających kontakt wzrokowy prowadzących z uczestnikami, wyposażona w sprawne ogrzewanie, sprzęt do prowadzenia szkoleń: nagłośnienie, ekran i projektor do wyświetlania multimediów, 1 flipchart z kartkami papieru oraz kompletem markerów, 1 ryzę papieru A4, 1 laptop, dostęp do Internetu. Wymagana jest w hotelu 1 osoba potrzebna do pomocy przy obsłudze technicznej. Sala powinna być wyposażona w krzesła z rozkładaną podkładką umożliwiającą pisanie lub też krzesła i stoły umożliwiające swobodne pisanie na dwóch kartkach A-4, ustawione w układzie szkolnym dla uczestników konferencji, a także w prezydium dla wykładowców w postaci stołu z miejscami siedzącymi dla 3 osób o powierzchni pozwalającej na równoczesne swobodne umieszczenie na blacie laptopa i swobodne pisanie na dwóch kratkach A-4 na każdym z 3 stanowisk. c) Usługi restauracyjnej dla uczestników konferencji, w godzinach zgodnych harmonogramem Konferencji stanowiącym załącznikiem nr 1 do wzoru umowy, w postaci: i. obiadu na gorąco w formie bufetowej (serwowanym na siedząco) w dniu 21 października 2013 roku dla 75 osób oraz w dniu 22 października dla 75 osób, zgodnie z poniższym opisem: - dwa ciepłe dania mięsne do wyboru - min. 130g/os (np. roladki z kurczaka ze szpinakiem, pieczony karczek, schab faszerowany, kurczak marynowany w occie balsamicznym) oraz jedno ciepłe danie wegetariańskie - min 120 g/os (np. gołąbki jarskie w sosie pieczarkowym) - dodatki (ziemniaki gotowane lub ziemniaki opiekane lub frytki lub dufinki) - min. 100g/os, warzywa świeże w formie surówki, warzywa gotowane na parze lub warzywa z patelni - min. 100g/os, woda mineralna - 150 ml/os, soki - 150 ml/os - podane w dzbankach. ii. serwisu kawowego w dniach 21 i 22 października 2013 roku każdorazowo dla 75 osób w trakcie, którego będzie podawana mieszanka kruchych ciasteczek (co najmniej 3 rodzaje), w ilości nie mniejszej niż 50g z każdego rodzaju na osobę, ciasto domowe (np. sernik, szarlotka, brownie) - po min. 2 kawałki na osobę, owoce 3 kg (winogrona, jabłka, banany) soki owocowe (min. 2 rodzaje) w ilości nie mniejszej niż 250 ml na osobę, woda mineralna gazowana lub niegazowana podana w butelkach plastikowych o pojemności 500 ml, po 1 szt. na osobę. Ponadto w trakcie trwania konferencji, w tym na wszystkich przerwach, Wykonawca zapewni dostęp do gorącej kawy oraz herbaty (w termosach), oraz dodatków: mleko, cukier, cytryna - bez ograniczeń, najlepiej umieszczonych na oddzielnym stole, iii. kolacji w stylu regionalnym w dniu 21 października dla 75 osób, podczas której Wykonawca zapewni co najmniej dwugodzinną atrakcję regionu w postaci degustacji tradycyjnych miejscowych potraw regionalnych, składających się z: - przystawki w postaci przekąsek zimnych - min 30 g/os, - gorącego dania głównego z dodatkami - min. 210 g/os, - słodkiego deseru - min. 60 g/os - napojów bezalkoholowych - min. 200 ml/os tj. kawa, herbata, soki oraz z tradycyjną oprawą muzyczną Uzgodnienie szczegółowego menu nastąpi przed podpisaniem umowy. 2.1.2 Wyżej wymienione usługi powinny być świadczone w obiekcie spełniającym następujące wymogi : a) obiekt hotelarski znajdujący się w granicach administracyjnych gminy Bukowina Tatrzańska, gminy Białka Tatrzańska lub gminy Krynica Zdrój, wobec którego wydano decyzję o zaszeregowaniu do rodzaju hotel w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2004, nr 223, poz. 2268 z późn. zm.) oraz nadaniu kategorii zgodnie z ww. ustawą. Standard obiektu nie niższy niż dla hoteli zaszeregowanych do kategorii 3 gwiazdki (***) b) w odległości nie większej niż 500 m od w/w obiektu hotelarskiego musi znajdować się przystanek linii busowych/autobusowych lub kolejowych, przy czym musi on posiadać dogodne bezpośrednie połączenie dojazdowe busowe/autobusowe/kolejowe z siedziby gminy tj odpowiednio: z miejscowości Bukowina Tatrzańska (dla hotelu z gminy Bukowina Tatrzańska) lub z miejscowości Białka Tatrzańska (dla hotelu z gminy Białka Tatrzańska) lub z miejscowości Krynica Zdrój (dla hotelu z gminy Krynica Zdrój); c) hotel powinien udostępnić uczestnikom konferencji możliwość zakwaterowania w pokojach hotelowych od godz. 12.00 w dniu 21 października 2013 roku, oraz możliwość zwolnienia rezerwacji pokojów hotelowych najpóźniej do godziny 15.30 w dniu 22 października 2013 roku. W przypadku niemożności udostępnienia pokojów uczestnikom w ww. godzinach hotel musi udostępnić pomieszczenie zamykane na klucz, w którym możliwe będzie pozostawienie bagaży przez osoby, które korzystać będą z noclegu podczas trwania konferencji. d) Każdy uczestnik korzystający z noclegu musi zostać poinstruowany, co najmniej słownie, przez obsługę hotelu, o sposobie korzystania z rezerwacji, zasadach korzystania z pokoju hotelowego oraz ostatecznej godzinie zwolnienia pokoju w dniu 22 października 2013 roku. e) każdy z pokojów powinien być wyposażony w łazienkę z pełnym węzłem sanitarnym, TV, telefon stacjonarny. Pokoje dwuosobowe muszą być wyposażone w 2 komplety kluczy. f) Przy obiekcie powinien znajdować się parking, z zapewnionymi min. 20 bezpłatnymi miejscami parkingowymi dla pojazdów uczestników konferencji, g) Przygotowanie posiłków musi odbywać się zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Śniadania, obiady i kolacja nie mogą być podawane w tym samym pomieszczeniu, w którym odbywają się wykłady. h) Usługi objęte niniejszą umową mogą być wykonywane w jednym budynku lub w kompleksie budynków znajdujących się nie więcej niż 100 metrów od siebie. 2.1.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonania zmian w Programie Konferencji stanowiącym załącznik nr 1 do umowy. Zmiany dotyczyć mogą zmian czasu trwania poszczególnych wykładów, w trakcie trwania Konferencji tj. maksymalnie +/- 60 minut dla każdego z wykładów w każdym dniu, przy zachowaniu warunków, że każda przerwa kawowa zawsze trwa 15 minut, każda przerwa obiadowa zawsze trwa 60 minut, a godziny rozpoczęcia i zakończenia Konferencji w poszczególnych dniach pozostają bez zmian. Zamawiający zobowiązuje się najpóźniej do dnia 18 października 2013 r. dostarczyć Wykonawcy ostateczny Program Konferencji. 2.2 Część 2 obejmuje wykonanie usługi hotelarskiej i restauracyjnej na potrzeby realizacji 3 - dniowej ewaluacyjnej Szkoleniowej Konferencji Profilaktycznej Przeciwdziałanie niepożądanym zachowaniom w szkole dla dyrekcji, nauczycieli, wychowawców, pedagogów oraz psychologów szkół z terenu Województwa Małopolskiego uczestniczących już w pierwszym etapie szkolenia, w dniach 25, 26 i 27 listopada 2013 roku w hotelu w granicach administracyjnych gminy Bukowina Tatrzańska lub gminy Białka Tatrzańska lub gminy Krynica-Zdrój. 2.2.1 Przedmiot zamówienia tej części obejmuje: a. Wykonania usługi noclegowej w dniach od 24 do 27 listopada 2013 r. (tj. 3 noclegi) przy zapewnieniu 4 jednosobowych pokoi oraz dodatkowo, zapewnieniu 6 pokoi jednoosobowych w dniach od 25 do 27 listopada 2013 r. (tj. 2 noclegi). Śniadanie hotelowe ma być wliczone w cenę noclegu. Każdy z pokoi musi być wyposażony w TV, telefon stacjonarny oraz łazienkę z pełnym węzłem sanitarnym. b. Rezerwacji dodatkowych 20 pokoi dwuosobowych w dniach od 25 do 27 listopada 2013 r.(tj. 2 noclegi) dla uczestników, którzy wyrażą chęć skorzystania z pokoju, przy czym koszty noclegu pokryją indywidualnie (Zamawiający może zgłosić, najpóźniej do dnia 20 listopada 2013 r., konieczność zamiany pokoju dwuosobowego na dwa pokoje jednoosobowe). Śniadanie hotelowe ma być wliczone w cenę noclegu. Każdy z pokoi musi być wyposażony w TV, telefon stacjonarny oraz łazienkę z pełnym węzłem sanitarnym. c. Podania serwisu kawowego dla 68 osób w dniach 25, 26 i 27 listopada 2013 r., w trakcie trwania szkolenia w godzinach zgodnych z Programem Szkoleniowej Konferencji Profilaktycznej stanowiącym załącznik nr 1 do wzoru umowy. Na serwis kawowy składać się ma: gorąca kawa rozpuszczalna, herbata, woda mineralna niegazowana, dodatki: mleko, cukier, cytryna - bez ograniczeń, mieszanka kruchych ciasteczek (co najmniej 3 rodzaje), w ilości nie mniejszej niż 50g z każdego rodzaju na osobę, ciasto domowe- po min. 2 kawałki na osobę, soki owocowe (min. 2 rodzaje) w ilości nie mniejszej niż 250 ml na osobę. d. Podania obiadu dwudaniowego dla 68 osób w dniach 25, 26 i 27 listopada 2013 r. w trakcie trwania szkolenia w godzinach zgodnych z Programem Szkoleniowej Konferencji Profilaktycznej stanowiącym załącznik nr 1 do wzoru umowy, zgodnie z poniższym opisem: zupa, ciepłe danie główne (mięso lub ryba) - 150 g, dodatki (ziemniaki gotowane, opiekane lub frytki) - 150 g, 3 rodzaje surówek lub warzywa gotowane - 100 g, 2 rodzaje soków - 200 ml, woda mineralna - 200 ml /podana w dzbankach. Przykładowy zestaw: zupa cebulowa z grzankami - 300g, filet drobiowy de volaille (150g), ziemniaki opiekane - 150g, 3 rodzaje surówek - 100g, sok - 200ml, woda mineralna - 200 ml (podana w dzbankach). Podane wagi dotyczą minimalnych ilości. Szczegółowe menu na każdy dzień realizacji zamówienia wymaga akceptacji przedstawiciela Zamawiającego. Uzgodnienie szczegółowego menu nastąpi przed podpisaniem umowy. e. Podania kolacji dla 68 osób w dniach 25 i 26 listopada 2013 r., w godzinach zgodnych z Programem Szkoleniowej Konferencji Profilaktycznej stanowiącym załącznik nr 1 do wzoru umowy. Kolacja w formie bufetu (jajka na twardo w majonezie, wędliny różne, sery żółte różne, masło, miód, dżemy, sałatka wielowarzywna, pomidory, ogórki, pieczywo mieszane, kawa (i mleczko do kawy), herbata (i cytryna do herbaty), woda mineralna, z daniami ciepłymi (min. 2) do wyboru. f. Zapewnienie 4 sal warsztatowych mieszczących po 15 os. w dn. 25, 26, 27 listopada 2013 r. w godzinach zgodnych z Programem Szkoleniowej Konferencji Profilaktycznej stanowiącym załącznik nr 1 do wzoru umowy oraz zapewnienie 1 sali wykładowej mieszczącej min. 70 osób w dniach 25 i 27 listopada 2013 r. w godzinach zgodnych z Programem Szkoleniowej Konferencji Profilaktycznej stanowiącym załącznik nr 1 do wzoru umowy. Sale warsztatowe oraz sala wykładowa najlepiej z oknami oraz bez filarów utrudniających kontakt wzrokowy prowadzących z uczestnikami. Ponadto sale warsztatowe mają być bez stołów oraz zaopatrzone w: krzesła z rozkładaną podkładką umożliwiającą pisanie, ustawione w kręgu, rzutnik multimedialny, ekran projekcyjny, tablicę flipchart z papierem, ryzę papieru A-4, flamastry do pisania w 4 kolorach, samoprzylepne karteczki w 3 kolorach, taśmę malarską do przyklejania wypracowanych materiałów. Wymagania co do sali wykładowej to: nagłośnienie, rzutnik multimedialny, laptop, ekran projekcyjny, krzesła oraz prezydium dla wykładowców w postaci stołu z miejscami siedzącymi dla 5 osób ze swobodną możliwością umieszczenia na nim laptopa. Wymagana jest w hotelu 1 osoba potrzebna do pomocy przy obsłudze technicznej. 2.2.2 Pozostałe postanowienia przedmiotu umowy: a. Usługi objęte niniejszą umową mogą być wykonywane w jednym budynku lub w kompleksie budynków znajdujących się nie więcej niż 100 metrów od siebie. b. Zapewnienie dogodnego bezpośredniego dojazdu busowego/autobusowego/kolejowego z siedziby gminy odpowiednio, tj. z miejscowości Bukowina Tatrzańska do hotelu z gminy Bukowina Tatrzańska lub z miejscowości Białka Tatrzańska do hotelu z gminy Białka Tatrzańska lub z miejscowości Krynica-Zdrój dohotelu z gminy Krynica-Zdrój, przy czym przystanek linii busowych /autobusowych/kolejowych musi znajdować się w odległości nie większej niż 500 m od obiektu hotelarskiego. c. W związku z rozpoczęciem konferencji w dniu 25 listopada 2013 r. o godz. 10:00 i jej zakończeniem w dniu 27 listopada 2013 r. o godz. 15:00 w przypadku niemożności udostępnienia pokojów uczestnikom w ww. godzinach, hotel musi udostępnić pomieszczenie zamykane na klucz, w którym możliwe będzie pozostawienie bagaży przez osoby, które korzystać będą z noclegu podczas trwania konferencji. d. Hotel ma zapewnić co najmniej 20 bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników konferencji w dniach 25-27 listopada 2013 r. e. Wykonawca wykaże się dysponowaniem w granicach administracyjnych gminy Bukowina Tatrzańska lub gminy Białka Tatrzańska lub gminy Krynica-Zdrój hotelem w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U z 2004, nr 223, poz. 2268 z późn. zm.) spełniającym następujące wymogi: obiekt hotelarski, wobec którego wydano decyzję o zaszeregowaniu do rodzaju hotel oraz nadaniu kategorii zgodnie z ww. ustawą, przy czym kategoria oznaczona w gwiazdkach nie może być niższa niż 3 gwiazdki. 3. Wielkość zamówienia: dla cześci 1 - 34959,35 zł netto, dla części 2 - 22487,08 zł netto