Świadczenie usług na administrowanie i zarządzanie cmentarzem komunalnym w Środzie Śląskiej.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot zamówienia obejmuje następujące usługi, i tak; A. Czynności eksploatacyjne , polegające na: 1)Całorocznym utrzymaniu czystości i porządku na terenie cmentarza (w tym również cmentarza wojennego) oraz terenu przyległego, a w szczególności: - utrzymanie czystości terenu (zbieranie i usuwanie śmieci winno być wykonywane z częstotliwością zapewniającą ciągłe utrzymanie czystości) - utrzymanie właściwych warunków sanitarnych w kaplicy, chłodni i lokalu administracyjnym - systematycznego oczyszczania punktów czerpania wody; - utrzymanie w należytym stanie sanitarnym i porządkowym (zapewnienie środków czystości, papieru toaletowego i ręczników papierowych) toalety wolno stojącej, w przypadku jej zakupu i montażu na parkingu przed cmentarzem komunalnym w Środzie Śląskiej Przez teren przyległy należy rozumieć teren wokół cmentarza od ogrodzenia cmentarza na odległości 2 m oraz parking przed cmentarzem i otoczenie lokalu administracyjnego. 2) Pielęgnacji i utrzymania mogił żołnierzy poległych w czasie wojen znajdujących się na terenie cmentarza wojennego. 3) Zapewnieniu prawidłowego gromadzenia i wywozu odpadów stałych zgodnie z ustawą z dnia 27 kwietnia 2001 roku o odpadach (Dz. U. Nr 62, poz. 628 ze zmianami).(z częstotliwością dostosowaną do potrzeb) w tym: - zapewnienie prawidłowego gromadzenia i wywozu odpadów niebezpiecznych z pomieszczenia - chłodni (z częstotliwością dostosowaną do potrzeb); - wyposażenie terenu cmentarza w urządzenia służące do zbierania odpadów komunalnych oraz utrzymywania tych urządzeń w odpowiednim stanie sanitarnym,porządkowym i technicznym; - zapewnienie prawidłowego gromadzenia i wywozu gruzu betonowego z rozbiórek nagrobków. 4) Zimowym utrzymaniu alejek , poprzez ich odśnieżanie oraz likwidowanie ich śliskości. 5) Należytym utrzymaniu zieleni na cmentarzu, a w szczególności: - pielęgnacji żywopłotów (cięcie i odchwaszczanie z częstotliwością zapewniającą ich estetyczny wygląd) - wykaszaniu trawników na cmentarzu (w tym alejek między grobami) i terenie przyległym z częstotliwością zapewniającą estetyczny wygląd - systematycznym grabieniu i wywozie liści (wiosna, jesień) - usuwaniu odrostów w strefie korzeniowej drzew oraz usuwaniu samosiewów - odchwaszczaniu alejek głównych - wykonywaniu okresowych przeglądów stanu sanitarnego drzew i krzewów na cmentarzu komunalnym oraz pisemne przedkładanie Zamawiającemu informacji o drzewach stwarzających zagrożenie dla ludzi i pomników. 6) Prowadzenie kontroli i przeglądów stanu technicznego instalacji i urządzeń technicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz informowanie Zamawiającego o potrzebie dokonywania niezbędnych prac remontowych nie obciążających administratora. 7) Niezwłoczna organizacja wszelkich działań niezbędnych do likwidacji awarii instalacji, urządzeń oraz uszkodzeń na administrowanym terenie. 8) Wyposażenie kaplicy i lokalu administracyjnego w niezbędną ilość gaśnic, konserwacja tablic informacyjnych. 9) Wykonywaniu bieżących napraw i konserwacji instalacji i wyposażenia Kaplicy. Przez naprawę bieżąca należy rozumieć okresowy remont elementów budynku, instalacji, który ma na celu zapobiegania skutkom zużycia tych elementów i utrzymanie budynku i instalacji we właściwym stanie technicznym Przez konserwację należy rozumieć wykonywanie robót mających na celu utrzymanie sprawności technicznej elementów budynku i instalacji. - Wykonywaniu bieżących napraw i konserwacji urządzeń w kaplicy wraz z chłodnią oraz bieżące naprawy ogrodzenia terenu cmentarza i alejek. Konserwacja i bieżące naprawy instalacji elektrycznej, w tym : - wymiana lub uzupełnienie żarówek w lampach oświetlenia przynależnego do nieruchomości; uzupełnienie brakujących kloszy; - wymiana i naprawa lamp, naprawa elementów układu sterującego oświetleniem; - wymiana zabezpieczeń nadmiarowo-prądowych oświetlenia; - wymiana uszkodzonych wyłączników oświetlenia i gniazd zasilających; - utrzymywanie skrzynek elektrycznych głównych w czystości, sprawdzanie umocowania przewodów elektrycznych; - wyszukiwanie przerw i zwarć w instalacji elektrycznej oraz usuwanie przyczyn wraz z wymianą upalonych końcówek w szafce zasilająco - sterującej; - dokonywanie okresowych przeglądów instalacji elektrycznej. 9) Konserwacja i bieżące naprawy instalacji wodnej i kanalizacyjnej , w tym: - sprawdzanie prawidłowości działania wodomierza głównego oraz jego wskazań; - sprawdzanie stanu instalacji wodnej oraz usuwanie nieszczelności; - uszczelnienie wszystkich zaworów wodnych oraz ich pojedyncza wymiana; - likwidowanie miejscowych przecieków w instalacji wodnej; - naprawa punktów czerpania wody; - przygotowanie instalacji wodociągowej do sezonu zimowego. B. Czynności administracyjne, polegające na: Prowadzeniu dokumentacji wymaganej obowiązującymi przepisami (Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów - Dz. U. z 2001 r Nr 90 poz. 1013. wraz z późniejszymi zmianami) w tym prowadzenie następującej dokumentacji : - księgi osób pochowanych na cmentarzu, prowadzonej według numeracji narastającej lub w układzie rocznikowym, - księgi grobów , - księgi cmentarnej zawierającej alfabetyczny spis osób pochowanych na cmentarzu, - kompletowanie i przechowywanie kart zgonów. Powyższą dokumentację cmentarną wykonawca obowiązany jest prowadzić dodatkowo w formie elektronicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami, a także do bezpiecznego jej przechowywania. Dokumentacja, w tym również w formie elektronicznej, po okresie realizacji umowy zostanie przekazana nieodpłatnie Zamawiającemu. Administrator zapewni wszelkie materiały i akcesoria niezbędne do prowadzenia dokumentacji cmentarza w systemie tradycyjnym i elektronicznym. 1. Całodobowe przyjmowanie zwłok do chłodni oraz prowadzenie rejestru przyjęć zwłok do chłodni i ich wydania. 2. Wytyczanie nowych miejsc do pochówków zgodnie z planem zagospodarowania cmentarza. 3. Sprawowanie nadzoru nad prawidłowym korzystaniu z cmentarza przez inne podmioty wykonujące usługi na terenie cmentarza z uwzględnieniem ich równego traktowania. 4. Ustalanie terminów i warunków pogrzebów. 5. Otwierania i zamykanie bram cmentarza dla konduktów pogrzebowych i firm kamieniarskich. 6. Pobieranie opłat za korzystanie z cmentarza komunalnego w wysokości ustalonej Uchwałą Rady Miejskiej w Środzie Śląskiej oraz terminowe, co tygodniowe w każdy piątek tygodnia przekazywanie ich do kasy Urzędu Miejskiego w Środzie Sląskiej 7. Prowadzenie odpowiedniej ewidencji księgowej pozwalającej w sposób czytelny sprawdzić prawidłowość wysokości wpłat do budżetu gminy oraz przedkładanie Zamawiającemu tygodniowych i miesięcznych zestawień pobranych opłat za korzystanie z cmentarza komunalnego. 8. Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych z kosztów zarządzania cmentarzem oraz każdorazowo na żądanie Zamawiającego.. 9. Przedkładanie Zamawiającemu do zatwierdzenia zmian w regulaminie cmentarza oraz cenniku opłat cmentarnych. 10. Ponoszenie wydatków za dostawę energii elektrycznej, wody, wywóz nieczystości itp. na które Zarządca zawarł umowy. 11. Sporządzanie kwartalnych sprawozdań o stopniu wykorzystania miejsc grzebalnych oraz każdorazowo na żądanie Zamawiającego. Przestrzeganie obowiązującego regulaminu cmentarza oraz egzekwowanie jego postanowień wobec osób korzystających z obiektu, Informacje dotyczące cmentarza: Cmentarz komunalny zlokalizowany na działce nr 2/1 AM-9 wraz z wydzieloną częścią cmentarza wojennego oraz w jej obrębie tj. teren wzdłuż ogrodzenia, parking wraz z lokalem administracyjnym przy ul. Cmentarnej 7 o pow. 69,1 m² zlokalizowanym na działce nr 11/2 o pow. 3,60 ha, wraz z wydzieloną częścią działki nr 11/1 z wejściem od ul. Cmentarnej. Administrator w ramach bieżącego utrzymania cmentarza ponosi koszty związane z wywozem nieczystości i bieżące zużycie wody i energii