świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Skarbowego w Stargardzie Szczecińskim

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529). 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1) Świadczenie usług pocztowych odbywać się będzie zgodnie z przepisami: a) ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529) i przepisami wykonawczymi do niej, b) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.), c) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267, z późn. zm.), d) ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 101, z późn. zm.), e) ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. Nr 89, poz. 555, z późn. zm.), f) międzynarodowych przepisów pocztowych. 2) Poprzez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia, rozumie się: a) przesyłki listowe (gabaryt A i B): - zwykłe - przesyłka nierejestrowana niebędąca przesyłką najszybszej kategorii, - zwykłe priorytetowe - przesyłka nierejestrowana będąca przesyłką najszybszej kategorii, - polecone - przesyłka rejestrowana, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, - polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, - polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (zpo) - przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, - polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (zpo) - przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru. b) paczki krajowe i zagraniczne - przesyłki rejestrowane zawierające rzeczy, z uwzględnieniem podziału na przesyłki ekonomiczne i priorytetowe. 3) Wymiary przesyłek listowych: a) gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: - minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, - maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 325 mm wysokości 20 mm, szerokości 230 mm; b) gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: - minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 325 mm wysokość 20 mm lub szerokość 230 mm, - maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 4) Zamawiający będzie korzystał z własnych kopert do przesyłek listowych. 5) W celu doręczania przesyłek doręczanych na zasadach określonych w ustawach: Ordynacja podatkowa i Kodeks postępowania administracyjnego Zamawiający będzie korzystał z własnych druków potwierdzenia odbioru lub z druków Wykonawcy. 6) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się siedziba Zamawiającego. 7) Przesyłki muszą być doręczane w opakowaniach Zamawiającego oraz nadawane wyłącznie na podstawie dokumentów i druków potwierdzenia nadania, doręczenia i odbioru wypełnionych przez Zamawiającego. Zarówno na opakowaniu, jak i na ww. dokumentach i drukach muszą znajdować się dane adresowe Zamawiającego. 8) Zamawiający wymaga, aby część przesyłek była realizowana przez Wykonawcę w ramach świadczenia usług pocztowych rejestrowanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru w trybach wynikających z przepisów: a) art. 57 § 5 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267, z późn. zm.), b) art. 165 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 101, z późn. zm.), c) art. 83 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.), d) art. 198b ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.), e) art. 176 ust. 3 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013, poz. 168) Szacunkowa liczba takich przesyłek w okresie objętym przedmiotem zamówienia wynosi 800 szt., przy czym w rzeczywistości może ona być większa lub mniejsza. 9) Celem zapewnienia adresatom dogodnej możliwości odbioru przesyłek awizowanych, co w sposób bezpośredni przedkłada się również na jakość i efektywność prowadzonych spraw podatkowych, Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówkami pocztowymi, w których będzie istniała możliwość odbioru przesyłek awizowanych, rozmieszczonymi z zachowaniem poniższych warunków: a) na terenie powiatu stargardzkiego powinno znajdować się co najmniej 16 placówek pocztowych objętych terytorialnym zasięgiem działania Naczelnika Urzędu Skarbowego w Stargardzie Szczecińskim określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 19 listopada 2003 r. w sprawie terytorialnego zasięgu działania oraz siedzib naczelników urzędów skarbowych i dyrektorów izb skarbowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1441), z tym że: - w rejonie obejmującym miasto Stargard Szczeciński powinno znajdować się co najmniej 6 placówek pocztowych, - w rejonie obejmującym gminę Stargard Szczeciński powinny znajdować się co najmniej 2 placówki pocztowe, - w rejonie gmin: Chociwel, Dobrzany, Dolice, Ińsko, Kobylanka, Marianowo, Stara Dąbrowa oraz Suchań powinny znajdować się co najmniej po jednej placówce pocztowej na gminę; b) na terenie każdej gminy Rzeczypospolitej Polskiej powinna znajdować się co najmniej 1 placówka pocztowa. 10) Placówki pocztowe określone w pkt. 9 powinny być czynne we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem sobót, co najmniej 5 dni w tygodniu, a jeżeli w tygodniu przypada dzień ustawowo wolny od pracy, liczba ta może być odpowiednio niższa, przez minimum 4 godziny nieprzerwanie w każdym dniu pracy w wybranych godzinach od 6.00 do 22.00. Każda placówka winna być oznakowana w sposób widoczny szyldem z nazwą bądź logo Wykonawcy, jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy i powinna zawierać odrębne pomieszczenie, zapewniające prawidłowe zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób trzecich, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej oraz ochronę danych osobowych powierzonych Wykonawcy do przetwarzania przez Zamawiającego. W przypadku, gdy punkt awizacyjny znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, placówka ta musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów pocztowych, oznaczone w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy i zajmujące się głównie obsługą Klientów w zakresie usług pocztowych. Wykonawca potwierdzi spełnianie tego warunku poprzez złożenie oświadczenia (Załącznik Nr 7). 11) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić adresatom możliwość odbioru przesyłek awizowanych w placówkach pocztowych we wskazanych dniach i godzinach przez okres 14 dni od dnia awizowania. 12) Wykonawca zobowiązany jest doręczyć Zamawiającemu adresowane do niego przesyłki pocztowe codziennie (oprócz sobót, niedziel i świąt), bez dodatkowych opłat: do Urzędu Skarbowego w Stargardzie Szczecińskim przy ul. Towarowej 15 - w godzinach między 8.00 a 11.00. 13) Przesyłki pocztowe wysyłane przez Zamawiającego oznakowywane będą przy użyciu maszyny frankującej. 14) Zasady wnoszenia opłat za świadczenie usług pocztowych: a) opłaty za świadczenie usług pocztowych będą wnoszone przy użyciu maszyny do frankowania lub za pomocą opłaty z dołu, b) za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Wykonawca będzie wystawiał faktury na podstawie dokumentów nadanych i zwróconych przesyłek w terminie do 7-go dnia następującego po miesiącu rozliczeniowym, c) w przypadku stosowania maszyny do frankowania: - Zamawiający dokonywać będzie wpłat należności na poczet wykonania usług z góry, przelewem na konto Wykonawcy z określeniem tytułu wpłaty, - ustawienie licznika maszyny frankującej odpowiednio do wysokości wpłaty następować będzie najwcześniej w dniu dokonania wpłaty, w siedzibie Zamawiającego lub placówce Wykonawcy na terenie miasta Stargard Szczeciński, - z tytułu wpłat należności na poczet wykonania usług, Wykonawca wystawi fakturę VAT nie później niż w terminie 7 dni od dnia dokonania wpłaty, d) opłata za zwroty przesyłek pocztowych odbywać się będzie poprzez ofrankowanie przy użyciu maszyny frankującej paska papieru na kwotę tej należności lub na podstawie wystawionej faktury przez Wykonawcę. Zamawiający zobowiązany jest dostarczyć Wykonawcy w ostatnim dniu roboczym danego miesiąca. Podstawą rozliczenia należności będzie specyfikacja sporządzona przez Wykonawcę, e) podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w Formularzu cenowym oferty, f) wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu zamówienia będzie rozliczane w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącom kalendarzowym. Wynagrodzenie płatne będzie w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego. 15) Zamawiający zobowiązuje się do właściwego, w stanie uporządkowanym przygotowania przesyłek oraz sporządzenia zestawień dla przesyłek przygotowanych do wysłania: a) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b) dla przesyłek zwykłych - zestawienie ilościowe przesyłek, według poszczególnych kategorii wagowych, sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, c) w przypadku nieobecności adresata, Wykonawca zobowiązany jest stosować przepisy ustawy Ordynacja podatkowa lub Kodeks postępowania administracyjnego w zakresie doręczania korespondencji. 16) Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta Zamawiającego, opakowanie paczki stanowi pudełko lub papier Zamawiającego. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. 17) Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłce listowej lub paczce nazwę odbiorcy wraz z jego adresem (podanym jednocześnie w pocztowej książce nadawczej) oraz umieszczania, na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki, nadruku lub pieczątki określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek, w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie ich bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 18) Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich przyjęcia od Zamawiającego. 19) Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowanie odbioru przesyłki, potwierdzone przez jej adresata, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. W przypadku zwróconej przesyłki, Wykonawca określi powód niepodjęcia jej przez adresata. 20) Przewidywane przez Zamawiającego ilości i rodzaje przesyłek przez cały okres obowiązywania umowy (12 miesięcy) zostały podane w Formularzu cenowym stanowiącym Załącznik Nr 2. Ilości przesyłek wskazane w Załączniku Nr 2 są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację usługi w wielkościach podanych w Formularzu cenowym. Podstawą płatności będzie rzeczywista liczba nadanych przesyłek z uwzględnieniem cen podanych w ww. Formularzu cenowym. 21) Zamawiający nie dopuszcza możliwości, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot, niż Zamawiający, zaś oznaczenia nadawcy na kopercie będą wskazywały na to, że Zamawiający nie jest nadawcą przedmiotowej korespondencji. 22) Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej, chyba że nastąpiło to wskutek siły wyższej niezależnej od Wykonawcy i niemożliwej do przewidzenia. 23) W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy Prawo pocztowe. 24) Do odpowiedzialności Wykonawcy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy Prawa pocztowego oraz rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. poz. 1468), a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy prawa cywilnego. 25) Wykonawca musi posiadać w całym okresie wykonywania zamówienia umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, obejmującej przedmiot zamówienia. 26) W przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia. 27) Od Wykonawcy wymaga się określenia ceny brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia, zawierającego cenę netto i podatek VAT. 28) Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zobowiązań umowy, której istotne postanowienia zawiera niniejsza Specyfikacja. 29) Ustalenia i decyzje dotyczące bieżącego wykonywania zamówienia - nie zmieniającego zakresu umowy, uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy. 30) Potwierdzenie wniesienia opłaty pocztowej na przesyłce może nastąpić poprzez: wydruk z matrycy maszyny frankującej lub pieczęć wykonaną według wzoru dostarczonego przez Wykonawcę. 31) Zamawiający zobowiązuje się do: a) przygotowania przesyłek do nadawania w formie odpowiadającej wymogom dla danego rodzaju przesyłek pocztowych, określonym w ustawie Prawo pocztowe oraz w innych aktach prawnych, b) w przypadku zastrzeżeń dotyczących przekazanych przesyłek, Zamawiający wyjaśnia je z Wykonawcą telefonicznie. Osobami upoważnionymi do reprezentowania Zamawiającego w tym zakresie będą pracownicy właściwej komórki organizacyjnej Urzędu Skarbowego w Stargardzie Szczecińskim, c) przy braku możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń z Zamawiającym lub ich usunięcia w dniu ich odbioru, nadanie przekazanych przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym, w którym możliwe będzie wyjaśnienie i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości.