Bankowa obsługa budżetu Gminy Niechlów oraz jednostek organizacyjnych w latach 2015- 2018

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot zamówienia dotyczy obsługi budżetu Gminy Niechlów oraz jednostek organizacyjnych. Jednostki organizacyjne gminy Niechlów: 1. Urząd Gminy Niechlów w Niechlowie 2. Zespół Szkół w Niechlowie 3. Zespół Szkół w Sicinach 4. Gimnazjum w Naratowie 5. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Niechlowie 6. Zakład Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Wodociągów w Niechlowie 7. Gminna Biblioteka Publiczna w Niechlowie 8. Gminny Ośrodek Kultury w Niechlowie obejmująca następujące czynności: a) otwarcie i prowadzenie rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych, w tym rachunków związanych z rozliczaniem środków otrzymanych ze źródeł zewnętrznych np. funduszy Unii Europejskich, wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy. Jednostki organizacyjne Gminy podpisują indywidualnie umowy z bankiem, ale na zasadach i warunkach wyłonionych w drodze postępowania przetargowego, b) możliwość otwarcia dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie trwania umowy w zależności od potrzeb, c) otwarcie i prowadzenie rachunków walutowych, d) możliwość zamknięcia rachunków bankowych na wniosek zamawiającego, nie później niż następnego dnia roboczego od złożenia wniosku na piśmie, e) potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych w formie pisemnej za co Bank nie będzie pobierał prowizji, f) zapewnienie odbioru wpłat i umożliwienie wypłat gotówkowych na terenie miejscowości Niechlów, co jest uwarunkowane zdolnościami organizacyjnymi Zamawiającego. Wykonawca musi posiadać oddział, filię lub punkt kasowy w miejscowości Niechlów po rozstrzygnięciu przetargu. g) zapewnienie obsługi pracowników Zamawiającego poza kolejnością podczas dokonywania wpłat i wypłat gotówkowych w imieniu Zamawiającego w siedzibie Wykonawcy oraz załatwiania innych spraw związanych z przedmiotem niniejszego zamówienia, h) wydawanie blankietów czeków gotówkowych, i) możliwość wymiany gotówki na nominały o mniejszej wartości tj. na banknoty jak i bilon. Za wymienioną usługę Bank nie będzie pobierał żadnych prowizji ani opłat, j) lokowanie wolnych środków na rachunku bieżącym, na lokatach typu 3- dniowe w przypadku gdy stawka oprocentowania będzie wyższa niż oprocentowanie środków na rachunku bieżącym (lokata 3-dniowa). Dotyczy zarówno kont gminy jak i jednostek organizacyjnych. Uruchamianie takiej opcji będzie wymagało odrębnej dyspozycji Zamawiającego. Szczegóły wymienionej usługi określi umowa. Wysokość oprocentowania będzie ustalana według zmiennej stopy procentowej zmienianej w okresach miesięcznych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do umieszczania wolnych środków pieniężnych na lokatach terminowych w innych bankach. - oprocentowanie lokat 3 dniowych określone w oparciu o stawkę WIBID 1M z pierwszego dnia roboczego miesiąca ,,plus,, ,,minus,, marża banku określona w złożonej ofercie (stała w okresie umownym z zastrzeżeniem zmian opisanych w SIWZ), k) obsługa w zakresie inkasa czeków w obrocie zagranicznym, l) udzielenie Gminie Niechlów na jej wniosek kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budżetowego do wysokości zapisanej w uchwale budżetowej na dany rok, o zmiennym oprocentowaniu, którego zabezpieczeniem, będzie weksel własny in blanco wraz z deklaracją wekslową W roku 2015 limit kredytu w rachunku bankowym ustalono na 800.000,00 złotych. Kredyt oprocentowany wg zmiennej stopy procentowej obowiązującej w dniach, za które naliczane są odsetki i równy jest WIBOR 1M powiększony o marżę w stosunku rocznym. Oprocentowanie kredytu w bieżącym miesiącu liczone jest jako średnia arytmetyczna wszystkich notowań WIBOR 1M z miesiąca kalendarzowego poprzedzającego miesiąc naliczania odsetek powiększoną o stałą marżę banku. Marża banku jest stała w okresie obowiązywania umowy. Bank nie będzie pobierał opłat za gotowość środków (Bank nie będzie pobierał opłat od salda niewykorzystanej części kredytu w rachunku bieżącym). Termin postawienia kredytu do dyspozycji zostanie określony przez Zamawiającego. Odsetki od kredytu naliczane są miesięcznie i pobierane ostatniego dnia każdego miesiąca z rachunku wskazanego przez Zamawiającego. m) realizacja przelewów złożonych w formie elektronicznej na zewnątrz w tym samym dniu, jeśli zostaną złożone przed ostatnią sesją wychodzącą ELIXIR w Banku, natomiast przelewów złożonych w formie elektronicznej wewnętrznych w tym samym dniu. W przypadku braku dostępu do systemu bankowości elektronicznej z winy banku, umożliwi on realizację przelewów w formie papierowej bez ponoszenia z tego tytułu opłat czy prowizji przez Zamawiającego. Takie sytuacje mogą mieć jedynie charakter wyjątkowy i Wykonawca winien wcześniej zawiadomić Zamawiającego o takim przypadku. n) realizacja wyłącznie dyspozycji podpisanych przez osoby upoważnione przez posiadacza rachunku, wymienione w karcie wzorów podpisów, - przygotowanie karty wzorów podpisów, - przygotowanie zmiany karty wzorów podpisów, o) wdrożenie elektronicznego systemu obsługi bankowej (Home banking) we wszystkich obsługiwanych jednostkach organizacyjnych gminy na 8 stanowiskach jak również przeszkolenie pracowników, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących oprogramowanie w okresie trwania umowy oraz świadczenie jego serwisu. Czas reakcji od zgłoszenia problemu telefonicznie, faxem lub pocztą elektroniczną: niezwłocznie. System ten winien w szczególności umożliwić: - uzyskiwanie czasie rzeczywistym informacji o wszystkich operacjach i saldach na rachunkach Zamawiającego, - dostępność systemu bankowości elektronicznej poprzez sieć szerokopasmową, - przeszukiwanie zbioru wszystkich operacji na wszystkich rachunkach, - składanie poleceń przelewów, w tym poleceń przelewów ZUS I US ze wszystkich rachunków w ramach dostępnych środków, - tworzenie zbioru danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych, - uzyskiwanie raportów o zrealizowanych operacjach, - informowanie o odrzuceniu transakcji z podaniem komunikatu o przyczynie, - generowanie (wydruk) wyciągów niewymagających stempla bankowego, - podawanie w wyciągu bankowym pełnych informacji o źródle płatności, adresu, rodzaju płatności, kwoty, tytułu prawnego operacji, dacie dokonania płatności gotówkowej przez dłużnika, - generowanie (wydruk) potwierdzenia zrealizowanego przelewu, - możliwość wykonania operacji w tym samym czasie na różnych rachunkach jednostki przez jednego bądź kilku użytkowników systemu, - umożliwienie użytkownikowi dysponowania podpisem elektronicznym, p) za dostarczenie w formie elektronicznej, papierowej wyciągu do każdego rachunku Bank nie będzie pobierał żadnych prowizji czy opłat. q) wydawanie opinii i zaświadczeń bankowych o prowadzonych rachunkach bankowych, r) oprocentowanie środków na rachunkach. Wysokość stopy procentowej od środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach Zamawiającego będzie ustalana na podstawie stawki WIBID 1M plus minus marża określona w złożonej przez Bank ofercie - do ustalenia oprocentowania rachunków bankowych w bieżącym miesiącu przyjmuje się średnią arytmetyczną wszystkich notowań WIBID 1M z miesiąca poprzedniego miesiąc naliczenia odsetek. Marża jest stała w całym okresie trwania umowy z zastrzeżeniem opisu dopuszczonych zmian umowy. Naliczanie i dopisywanie odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach Zamawiającego będzie się odbywać w okresach kwartalnych, ostatniego dnia kwartału s) obsługa masowych płatności Usługa obejmować będzie prowadzenie przez bank, na rzecz Zamawiającego obsługi płatności masowych, kierowanych na rachunek rozliczeniowych Zamawiającego, poprzez tzw. rachunki wirtualne, stanowiące identyfikatory płatności. Usługa polega na przyjmowaniu, przetwarzaniu, identyfikacji oraz konsolidacji płatności masowych (codziennie) wpływających na rachunki wirtualne i księgowaniu ich na rachunku rozliczeniowym Zamawiającego, zbiorczymi kwotami przyjętych wpłat, oraz przekazywaniu Zamawiającemu raportu (pliku analitycznego), zawierającego szczegółowe dane, dotyczące przyjętych wpłat (następnego dnia po dokonaniu wpłat). Wpłaty na rachunki wirtualne są rejestrowane w systemie transakcyjnym banku i księgowane w godzinach sesji przychodzących. Środki pieniężne wpływające na rachunki wirtualne, do momentu przekazania ich na rachunek Zamawiającego, nie są oprocentowane. Zamawiający korzysta z systemów finansowo-księgowych firmy RADIX. Wykonawca winien zapewnić pełną kompatybilność systemów: własnego i Zamawiającego w celu zapewnienia ciągłości w dostępie do świadczonych przez siebie usług bankowych. Wykonawca pokryje wszelkie koszty niezbędne do poniesienia w celu zapewnienia kompatybilności Systemów: banku i Zamawiającego, jeżeli wystąpi taka okoliczność. Zamawiający zamierza realizować tę usługę w zakresie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi i podatków. Płatności masowe dotyczą ok 1.376 podmiotów - w zakresie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Płatności masowe dotyczą ok. 1.650 podmiotów - w zakresie podatków. t) zerowanie rachunków bieżących, zgodnie z dyspozycjami (Zamawiający określi konta, dla których ta usługa winna być wykonywana), polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na wymienionych rachunkach (np. odsetki bankowe) na rachunek bieżący budżetu Gminy. Za wymienioną usługę bank nie będzie pobierał prowizji i opłat, u) przekazywanie odsetek ze wskazanych przez Zamawiającego rachunków bankowych w dniu kapitalizacji na rachunek dochodów wskazany przez Zamawiającego, v) umożliwienie Zamawiającemu pobieranie opłat z tytułu kosztów związanych z funkcjonowaniem określonych przez Zamawiającego rachunków bankowych z innych wskazanych przez Zamawiającego rachunków bankowych, w) wykonywanie innych czynności bankowych, których potrzeba wykonania wynika ze specyfiki przedmiotu zamówienia, niezbędne do kompleksowej realizacji świadczenia w kształcie wynikającym ze stosunku zobowiązaniowego. Bank nie będzie pobierał Gminy Niechlów i jej jednostek organizacyjnych innych niż zaproponowane w ofercie, opłat i prowizji za wykonywanie czynności wymienionych w zamówieniu, w szczególności nie będzie pobierał: - prowizji ani opłat za realizację polecenia przelewu wydanego przez Zamawiającego na rachunek prowadzony przez Bank Wykonawcy, - prowizji ani opłat od kwoty przelewu, w związku z poleceniem wydanym przez Zamawiającego na rachunek prowadzony przez Bank Wykonawcy, - opłat i prowizji za rozpatrzenie wniosku o kredyt w rachunku bieżącym oraz za gotowość środków w ramach wysokości określonej odrębną umową. - prowizji ani opłat z tytułu obsługi lokat terminowych, - prowizji i opłat z tytułu potwierdzenia stanu salda na rachunkach bankowych, wydawania historii prowadzonych rachunków, - opłat za druki i formularze niezbędne do przeprowadzenia transakcji gotówkowych i bezgotówkowych, - opłat i prowizji za wydawanie zaświadczeń, aneksów i opinii bankowych, - opłat i prowizji z tytułu wypłat gotówkowych. - prowizji i opłat za wymianę gotówki na nominały o mniejszej wartości, tj. na banknoty jak i bilon, - za instalację i udostępnienie usług systemu bankowości elektronicznej, w tym urządzeń do obsługi systemu (czytników kart itp.), za przeszkolenie niezbędnej ilości osób z zakresu obsługi systemu oraz za bieżące doradztwo, pomoc i aktualizację systemu, - za abonament bankowości elektronicznej, - za serwisowanie systemu bankowości elektronicznej, - prowizji ani opłat za otwieranie, prowadzenie i zamykanie rachunków bankowych, - opłaty aktywacyjnej za obsługę płatności masowych Jeżeli w trakcie trwania umowy powstaną lub zostaną przekazane gminie inne jednostki organizacyjne, zostaną one włączone do tej usługi bez ponoszenia dodatkowych opłat. Zmiana stanu rachunków bankowych oraz form organizacyjnych jednostek powiązanych z budżetem gminy nie spowoduje zmiany opłaty zaproponowanej w ofercie. Dopuszcza się możliwość zwiększenia ilości rachunków podstawowych i pomocniczych wynikających ze zmian w strukturze organizacyjnej gminy lub zmiany zasad polityki rachunkowości dotyczących Gminy i jej jednostek organizacyjnych.