Świadczenie usług doradztwa podatkowego w zakresie odzyskiwania podatku VAT na rzecz Miasta Żyrardów

Opis przedmiotu przetargu: 1. Ogólny opis przedmiotu zamówienia Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług w zakresie doradztwa podatkowego, w tym usług doradztwa podatkowego polegających na zastępstwie procesowym i doradztwie w zakresie zastępstwa procesowego w postępowaniu o zwrot nadpłaty podatku od towarów i usług poprzedzonego kompleksowym przeglądem podatkowym podatku VAT i wskazaniem obszarów możliwej optymalizacji rozliczeń podatku VAT Miasta Żyrardów. Przewidywana kwota podatku VAT do odzyskania przez Zamawiającego to 2.000.000,00 zł. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Zamawiający przewiduje, że usługi w ramach Umowy zostaną podzielone na dwa główne etapy: 1) szczegółowy przegląd dokumentów podatkowych za lata od 01/01/2009 do miesiąca za który złożono ostatnią deklarację podatkową włącznie (do dnia 31/12/2013). 2) planowany przegląd dokumentów zostanie przeprowadzony dla poniższych podmiotów: a) Miasto Żyrardów, b) Urząd Miasta Żyrardowa c) Przedsiębiorstwo Gospodarki Mieszkaniowej Żyrardów sp. z o.o. Dokonanie weryfikacji rocznej korekty w oparciu o faktyczną proporcję sprzedaży po zakończeniu roku podatkowego w przypadku zastosowania się do rekomendacji Wykonawcy odnośnie rozliczania VAT na zasadzie struktury sprzedaży. Przedmiot zamówienia realizowany ma być w następujących fazach: A) Faza diagnostyczna; B) Faza wdrożeniowa; C) Faza wdrożeniowa dla komunalnych lokali mieszkalnych i użytkowych. A. FAZA DIAGNOSTYCZNA W ramach tej fazy Wykonawca przeprowadzi kompleksowy przegląd podatkowy w zakresie podatku VAT oraz zidentyfikuje i wskaże obszary możliwej optymalizacji rozliczeń VAT dokonywanych przez Zamawiającego. Wykonawca przystąpi do realizacji fazy diagnostycznej w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, jednakże nie później niż w terminie 5 dni roboczych licząc od dnia podpisania umowy. Faza diagnostyczna nie będzie trwała dłużej niż 4 miesiące licząc od dnia podpisania umowy. Zakresem realizacji tej fazy będzie kompleksowy przegląd podatkowy z lat od 01.01.2009 do dnia 31.12.2013 r. W ramach tego przeglądu podatkowego Wykonawca wykona co najmniej następujące czynności: a) zbada rozliczenia podatkowe w zakresie podatku od towarów i usług: deklaracje podatkowe, ewidencje podatkowe, dokumenty źródłowe (m.in. faktury, faktury korygujące, noty korygujące, faktury wewnętrzne, inne dokumenty mogące mieć wpływ na istnienie lub zakres obowiązku podatkowego, np. umowy). b) dokona analizy poszczególnych strumieni przychodów uzyskiwanych przez Zamawiającego i jego jednostki organizacyjne w badanym okresie, wraz z odniesieniem tych przychodów do odpowiednich przepisów prawa oraz ustalenie, które przychody powinny być rozpoznawane jako czynności objęte zakresem opodatkowania podatkiem VAT, tj. obowiązkiem ich wykazania w deklaracji jako opodatkowanych lub zwolnionych. c) oceni skutki przeprowadzanych transakcji w świetle podatku VAT: (m.in., właściwe przyporządkowanie stawek podatku i zastosowanych zwolnień, terminy wystawiania faktur, prawidłowość ujęcia w ewidencji faktur, faktur korygujących, import, transakcje wewnątrzwspólnotowe, nieodpłatne przekazania, darowizny, wnoszenie wkładów rzeczowych, wykonywanie innych czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT). d) dokona szczegółowej weryfikacji i kalkulacji kwot podatku naliczonego zapłaconego przy nabyciu towarów i usług mającą na celu ustalenie prawidłowości ujęcia/brak ujęcia tych kwot w rejestrach przygotowywanych przez Zamawiającego i jego jednostki organizacyjne. e) ustali listę potencjalnych obszarów optymalizacji podatku VAT wyłącznie w zakresie dotychczas niestosowanym przez Zamawiającego, wskazanie podstaw prawnych (interpretacji podatkowych, orzeczeń sądów), oszacowanie wartości podatku VAT do odzyskania. f) zbada możliwości wprowadzenia proporcjonalnego odliczenia podatku VAT i wskazanie rozwiązań w tym zakresie, a u podatników rozliczających VAT na zasadzie struktury sprzedaży ocena ustalonego współczynnika proporcji. g) oszacuje ryzyko zakwestionowania przez organy podatkowe zaprezentowanych rozwiązań optymalizacyjnych oraz wskazanie prawdopodobieństwa sukcesu. h) pozostałe czynności związane z realizacją przedmiotu umowy. Analiza zostanie wykonana na podstawie weryfikacji wskazanych przez Zamawiającego 12 miesięcy z lat 2009 - 2013 oddzielnie w każdym z badanych podmiotów. Wykonawca wykonując kompleksowy przegląd weźmie pod uwagę weryfikację dokumentów, które pokrywają 60% kwoty podatku VAT należnego oraz oddzielnie 60% kwoty podatku naliczonego w każdym z badanych miesięcy oddzielnie w każdym podmiocie, przy czym ilość badanych dokumentów w każdym z badanych miesięcy nie może być mniejsza niż 50 przy weryfikacji podatku oddzielnie należnego i naliczonego. W przypadku wystąpienia w/w dokumentów w danym podmiocie w liczbie mniejszej niż 50 w badanym miesiącu należy dokonać analizy wszystkich dokumentów z tego miesiąca. Ponadto przegląd podatkowy będzie obejmował weryfikację uznanych i wskazanych przez Zamawiającego transakcji nietypowych w ilości nie przekraczającej 50 spraw w każdym z badanych podmiotów wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca może dodatkowo wskazać i przeanalizować dowolną ilość spraw niezależnie od wskazanych przez Zamawiającego oraz niezależnie od wybranych przez Zamawiającego miesięcy do przeglądu podatkowego. Zamawiający nie ustali progu istotności, poniżej którego dokumenty nie byłyby weryfikowane. Faza diagnostyczna zostanie zakończona przedstawieniem Zamawiającemu odrębnie dla każdego badanego podmiotu pisemnego protokołu (zwanego dalej Protokołem), który będzie zawierał ocenę istniejącego stanu rozliczeń VAT oraz rekomendacje Wykonawcy. Stopień szczegółowości udzielonych rekomendacji powinien umożliwić Zamawiającemu podjęcie decyzji o ewentualnym wdrożeniu całości lub części rozwiązań zaproponowanych przez Wykonawcę, bądź o zawieszeniu lub rezygnacji z realizacji fazy wdrożeniowej. Protokół zostanie przedstawiony Zamawiającemu nie później, niż w terminie 4 miesiący licząc od dnia podpisania umowy. Protokół powinien zawierać co najmniej: a) Propozycje zmian w zakresie rozliczeń podatku VAT oraz praktyczne sposoby ich wprowadzenia, b) Propozycję obszarów optymalizacji rozliczeń VAT dokonywanych przez Zamawiającego, c) Szacunkową wartość możliwej do odzyskania przez Zamawiającego kwoty VAT, d) Oszacowanie prawdopodobieństwa skutecznej implementacji proponowanych rozwiązań optymalizacyjnych, e) Oszacowanie, zgodnie z najlepszą wiedzą i doświadczeniem zawodowym Wykonawcy, poziomu ryzyka zakwestionowania przez organy podatkowe zaprezentowanych rozwiązań optymalizacyjnych, f) Rekomendacje oraz wskazanie praktycznych działań zmierzających do implementacji rozwiązań optymalizacyjnych, g) Rekomendacje oraz wskazanie praktycznych działań zmierzających do zminimalizowania ryzyka zakwestionowania przez organy podatkowe zaprezentowanych i zaimplementowanych zakresów rozwiązań optymalizacyjnych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania uzupełnień, a także rozszerzenia treści protokołu (jego części), jeżeli uzna, że takie rozszerzenie będzie konieczne dla podjęcia dalszych decyzji. Wykonawca zobowiązany jest do uzupełnienia lub rozszerzenia treści protokołu zgodnie z wnioskiem Zamawiającego w terminie 14 dni od daty otrzymania zgłoszenia. Żądanie to Zamawiający może skierować do Wykonawcy w terminie 30 dni licząc od dnia przekazania Protokołu. B. FAZA WDROŻENIOWA Faza ta będzie polegała na realizacji zidentyfikowanych w Protokole możliwości optymalizacji rozliczeń podatków, jednakże jest ona uzależniona każdorazowo od akceptacji Zamawiającego. W szczególności, Zamawiający może podjąć decyzję o pełnej akceptacji rekomendacji Wykonawcy przedstawionych w Protokole lub akceptacji jedynie wybranych rekomendacji lub zawieszeniu realizacji fazy wdrożeniowej na czas określony lub rezygnacji z realizacji fazy wdrożeniowej. Po zaakceptowaniu przez Miasto Żyrardów rozwiązań zaproponowanych przez Wykonawcę podejmie on działania zmierzające do zrealizowania oszczędności we wskazanych obszarach rozliczeń VAT. Akceptacja ta będzie dokonana przez Zamawiającego w formie pisemnej. W ramach poszczególnych obszarów optymalizacji harmonogram prac będzie ustalany oddzielenie pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą uwzględniając poniższe zasady: 1) Przygotowanie przez Wykonawcę wniosku o indywidualną interpretację podatkową musi nastąpić w terminie do 3 tygodni od poinformowania Wykonawcy o podjęciu decyzji przez Zamawiającego o realizacji danego obszaru optymalizacji. 2) Dokumenty dla których złożenia są przewidziane przepisami prawa terminy Wykonawca zobowiązany jest do złożenia z zachowaniem tych terminów działając w ramach udzielonego pełnomocnictwa. 3) Wszelkie inne czynności do których zobowiązany będzie Wykonawca należy wykonać w terminie do 3 miesięcy od dnia poinformowania przez Zamawiającego o realizacji danego obszaru optymalizacji. Jeżeli Zamawiający zdecyduje się na wdrożenie całości lub części rekomendacji Wykonawcy przedstawionych w Protokole, działania związane z realizacją przez Wykonawcę fazy wdrożeniowej będą obejmować w szczególności: 1) Przygotowanie korekt przeszłych rozliczeń VAT, przygotowanie wyjaśnień do korekt deklaracji, wniosków o stwierdzenie nadpłaty oraz udział w przygotowaniu i weryfikacja przygotowanych bieżących i przyszłych rozliczeń VAT, w związku z przeprowadzaną optymalizacją. 2) Przygotowanie wniosków o wydanie indywidualnych interpretacji podatkowych. 3) Przeszkolenie pracowników Zamawiającego w zakresie prawidłowej realizacji rozliczeń podatku od towarów i usług oraz w przygotowaniu dokumentów w ramach otrzymanych indywidualnych interpretacji podatkowych i weryfikacja przygotowanych bieżących i przyszłych rozliczeń VAT, a także audyt podatkowy dotyczący realizacji przez pracowników Zamawiającego prawidłowego rozliczenia podatku od towarów i usług w okresie 6 miesięcy od daty szkolenia. dla mniejasny 4) Przygotowanie środków odwoławczych oraz skarg, w tym skarg kasacyjnych do organów oraz sądów administracyjnych w przypadku otrzymania niekorzystnych indywidualnych interpretacji podatkowych. 5) Reprezentowanie Zamawiającego w postępowaniach podatkowych przed organami podatkowymi i sądami administracyjnymi oraz innymi sądami, trybunałami i organami w zakresie jaki okaże się niezbędny dla realizacji przedmiotu umowy oraz przygotowywanie wszelkich niezbędnych pism, wniosków, środków odwoławczych w tym zakresie. 6) Udział w trakcie kontroli podatkowych, przygotowanie uwag do protokołów przy kontrolach podatkowych wynikających z przeprowadzanego procesu optymalizacji podatku VAT. 7) W przypadku akceptacji rekomendacji w zakresie ustalenia współczynnika proporcji ustalenie prawidłowego współczynnika proporcji w zakresie odliczania podatku VAT oraz przygotowanie dokumentacji stanowiącej podstawę do wdrożenia współczynnika proporcji w zakresie odliczania podatku VAT. Weryfikacja rocznej korekty w oparciu o faktyczną proporcję sprzedaży po zakończeniu roku podatkowego w przypadku zastosowania się do rekomendacji Wykonawcy odnośnie rozliczania VAT na zasadzie struktury sprzedaży. 8) Bieżące doradztwo oraz pomoc we wszystkich sprawach związanych z optymalizacją podatku VAT. 9) Inne czynności związane z realizacją przedmiotu umowy. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego przekazywania Zamawiającemu kopii wszelkiej korespondencji Wykonawcy w związku z realizacją niniejszej umowy kierowanej do innych podmiotów, aniżeli Zamawiający. Jeżeli uzyskane przez Zamawiającego kwoty podatku VAT wynikające z zastosowania się do rekomendacji Wykonawcy zgodnie z niniejszą umową zostaną w przyszłości kwestionowane przez organy podatkowe, Wykonawca zobowiązany będzie do reprezentowania Zamawiającego w toczących się postępowaniach podatkowych, przez cały okres, w którym organy podatkowe mogą zakwestionować wdrożone rozwiązania optymalizacyjne tj. aż do momentu przedawnienia oraz do realizacji wszelkich czynności zgodnie z umową wynikających z tych postępowań - bez dodatkowego wynagrodzenia . Zamawiający zobowiązany jest do współdziałania z Wykonawcą polegającego na zapewnieniu dostępu do dokumentów wymaganych przez Wykonawcę. Wykonawca zobowiązany jest do przekazywania do Wydziału Finansowo - Budżetowego Urzędu Miasta Żyrardowa wezwania do uiszczenia opłaty sądowej/urzędowej, wpisów w związku z prowadzonymi na rzecz Zamawiającego sprawami, jeśli kwota płatności jest wyższa niż 5.000,00 zł., nie później niż 14 dni roboczych przed upływem terminu zapłaty. Wykonawca zobowiązany jest do uiszczania opłaty sądowej/urzędowej, wpisów w związku z prowadzonymi na rzecz Zamawiającego sprawami jeżeli kwota płatności jest niższa niż lub równa 5.000,00 zł. lub niezależnie od wysokości opłaty jeśli termin zapłaty jest krótszy niż 14 dni roboczych. Zamawiający zobowiązany jest do zwrotu Wykonawcy poniesionych przez niego kosztów opłat sądowych/urzędowych, wpisów w związku z prowadzonymi sprawami na rzecz Zamawiającego - zwrot kosztów będzie dokonywany w terminie do 21 dni od daty dostarczenia kompletnych i prawidłowo sporządzonych dokumentów potwierdzających poniesione koszty do Wydziału Finansowo - Budżetowego Urzędu Miasta Żyrardowa. C. FAZA WDROŻENIOWA - KOMUNALNE LOKALE MIESZKALNE I UŻYTKOWE Zamawiający zdecydował się na wdrożenie działań polegających na odzyskaniu podatku od towarów i usług w związku z realizacją przez Zamawiającego zadań związanych z wykorzystywaniem lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Zamawiającego w rozumieniu ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego oraz lokali użytkowych stanowiących własność Zamawiającego w latach 2009- 2013. Działania związane z realizacją przez Wykonawcę tej fazy zostaną wykonane w terminie 3 miesięcy od dnia podpisania umowy i będą obejmować w szczególności: 1) Przygotowanie korekt przeszłych rozliczeń VAT, przygotowanie wyjaśnień do korekt deklaracji, wniosków o stwierdzenie nadpłaty oraz udział w przygotowaniu i weryfikacja przygotowanych bieżących i przyszłych rozliczeń VAT, w związku z przeprowadzaną optymalizacją. 2) Przygotowanie wniosków o wydanie indywidualnych interpretacji podatkowych. 3) Przeszkolenie pracowników Zamawiającego w zakresie prawidłowej realizacji rozliczeń podatku od towarów i usług oraz w przygotowaniu dokumentów w ramach otrzymanych indywidualnych interpretacji podatkowych i weryfikacja przygotowanych bieżących i przyszłych rozliczeń VAT, a także audyt podatkowy dotyczący realizacji przez pracowników Zamawiającego prawidłowego rozliczenia podatku od towarów i usług w okresie 6 miesięcy od daty szkolenia, 4) Przygotowanie środków odwoławczych do organów oraz skarg, w tym skarg kasacyjnych do sądów administracyjnych w przypadku otrzymania niekorzystnych indywidualnych interpretacji podatkowych. 5) Reprezentowanie Zamawiającego w postępowaniach podatkowych przed organami podatkowymi i sądami administracyjnymi oraz innymi sądami, trybunałami i organami w zakresie jaki okaże się niezbędny dla realizacji przedmiotu umowy oraz przygotowywanie wszelkich niezbędnych pism, wniosków, środków odwoławczych w tym zakresie. 6) Udział w trakcie kontroli podatkowych, przygotowanie uwag do protokołów przy kontrolach podatkowych wynikających z przeprowadzanego procesu optymalizacji podatku VAT. 7) W przypadku akceptacji rekomendacji w zakresie ustalenia współczynnika proporcji ustalenie prawidłowego współczynnika proporcji w zakresie odliczania podatku VAT oraz przygotowanie dokumentacji stanowiącej podstawę do wdrożenia współczynnika proporcji w zakresie odliczania podatku VAT. Weryfikacja rocznej korekty w oparciu o faktyczną proporcję sprzedaży po zakończeniu roku podatkowego w przypadku zastosowania się do rekomendacji Wykonawcy odnośnie rozliczania VAT na zasadzie struktury sprzedaży. 8) Bieżące doradztwo oraz pomoc we wszystkich sprawach związanych z optymalizacją podatku VAT. 9) Inne czynności związane z realizacją przedmiotu umowy. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego przekazywania Zamawiającemu kopii wszelkiej korespondencji Wykonawcy w związku z realizacją niniejszej umowy kierowanej do innych podmiotów, aniżeli Zamawiający. Jeżeli uzyskane przez Zamawiającego kwoty podatku VAT wynikające z zastosowania się do rekomendacji Wykonawcy zgodnie z niniejszą umową zostaną w przyszłości kwestionowane przez organy podatkowe, Wykonawca zobowiązany będzie do reprezentowania Zamawiającego w toczących się postępowaniach podatkowych, przez cały okres, w którym organy podatkowe mogą zakwestionować wdrożone rozwiązania optymalizacyjne tj. aż do momentu przedawnienia oraz do realizacji wszelkich czynności zgodnie z umową wynikających z tych postępowań. Zamawiający zobowiązany jest do współdziałania z Wykonawcą polegającego na zapewnieniu dostępu do dokumentów wymaganych przez Wykonawcę. Wykonawca zobowiązany jest do przekazywania do Wydziału Finansowo - Budżetowego Urzędu Miasta Żyrardowa wezwania do uiszczenia opłaty sądowej/urzędowej, wpisów w związku z prowadzonymi na rzecz Zamawiającego sprawami, jeśli kwota płatności jest wyższa niż 5.000,00 zł., nie później niż 14 dni roboczych przed upływem terminu zapłaty. Wykonawca zobowiązany jest do uiszczania opłaty sądowej/urzędowej, wpisów w związku z prowadzonymi na rzecz Zamawiającego sprawami jeżeli kwota płatności jest niższa niż lub równa 5.000,00 zł. lub niezależnie od wysokości opłaty jeśli termin zapłaty jest krótszy niż 14 dni roboczych. Zamawiający zobowiązany jest do zwrotu Wykonawcy poniesionych przez niego kosztów opłat sądowych/urzędowych, wpisów w związku z prowadzonymi sprawami na rzecz Zamawiającego -zwrot kosztów będzie dokonywany w terminie do 21 dni od daty dostarczenia kompletnych i prawidłowo sporządzonych dokumentów potwierdzających poniesione koszty do Wydziału Finansowo - Budżetowego Urzędu Miasta Żyrardowa.