Obsługa bankowa budżetu miasta Piekary Śląskie

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot zamówienia obejmuje bankową obsługę Urzędu Miasta Piekary Śląskie i według stanu na dzień ogłoszenia przetargu miejskich jednostek organizacyjnych tj. 44 jednostek budżetowych, 1 zakładu budżetowego oraz 4 instytucji kultury. Wykaz jednostek organizacyjnych miasta objętych przedmiotem zamówienia zawiera załącznik nr 9 do SIWZ. Zamówienie obejmuje następujące usługi: 1. otwarcie i prowadzenie w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz. U. z 2012r., poz. 1376 z późn. zm.): 1) rachunku podstawowego budżetu Miasta, będącego jednocześnie rachunkiem skonsolidowanym, prowadzonego przez Urząd Miasta, 2) rachunków budżetu Miasta dla obsługi środków z funduszy Unii Europejskiej i innych środków ze źródeł zagranicznych i krajowych (w tym w EURO) prowadzonych przez Urząd Miasta, 3) rachunków bieżących Urzędu Miasta, 4) rachunków bieżących miejskich jednostek organizacyjnych wymienionych w załączniku nr 9 do SIWZ, 5) rachunków pomocniczych Urzędu Miasta i miejskich jednostek organizacyjnych, w tym m. in. Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, rachunków dochodów jednostek, o których mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz wydatków nimi finansowanych, rachunków sum depozytowych, projektów realizowanych w ramach funduszy unijnych (w tym w EURO); Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Funduszu Pracy, W 2012 r. prowadzonych było 258 rachunków bankowych krajowych. Rachunki w EURO nie były prowadzone. 2. otwieranie, prowadzenie i zamykanie rachunków bankowych Urzędu Miasta oraz miejskich jednostek organizacyjnych zgodnie z dyspozycjami kierownika jednostki będącej właścicielem rachunku, na bieżąco, zgodnie z aktualnymi potrzebami, 3. świadczenie usługi konsolidacji obejmującej wskazane przez Zamawiającego rachunki bieżące Urzędu Miasta (w tym rachunek podstawowy Miasta) i rachunki bieżące miejskich jednostek budżetowych - powstałe w powyższy sposób saldo skonsolidowane służy: 1) ustaleniu ewentualnej potrzeby korzystania z kredytu w rachunku bieżącym; jeżeli suma salda po konsolidacji jest wystarczająca na pokrycie występującego debetu na rachunku bieżącym budżetu, Wykonawca nie uruchamia kredytu w rachunku bieżącym (nie nalicza odsetek od salda debetowego), 2) oprocentowaniu zgromadzonych środków według stopy WIBID 1M ogłaszanej przez Reuters Serwis Polska + - współczynnik korygujący Wykonawcy, odsetki z oprocentowania rachunków wchodzących w skład rachunku skonsolidowanego Wykonawca będzie przekazywał na rachunek skonsolidowany; konsolidacja sald powinna być przeprowadzana w sposób wirtualny, tj. bez dokonywania jakichkolwiek przeksięgowań sald między rachunkami, Zamawiającemu przysługuje prawo zmiany dyspozycji odnośnie rachunków bankowych objętych konsolidacją bez zmiany umowy rachunku skonsolidowanego. Usłudze konsolidacji podlegać będzie około 50 rachunków bankowych. 4. przygotowanie i przekazywanie w formie elektronicznej, przy pomocy usługi bankowości elektronicznej, wyciągów bankowych, bieżąco, po zaksięgowaniu dziennych obrotów, dotyczących rachunków bankowych wymienionych w punkcie 1, 5. realizowanie poleceń przelewów krajowych i zagranicznych, zarówno zleceń złożonych elektronicznie, jak i papierowo, w placówce banku na terenie Piekar Śląskich: 1) wykonywanie dyspozycji Zamawiającego - polecenia przelewu w PLN, kierowane do banków krajowych przekazane: -w formie elektronicznej realizowane będą najbliższą sesją systemem Eliksir lub Sorbnet (w zależności od kwoty przelewu), -przy użyciu dokumentu papierowego: do godziny 14.00 realizowane będą w dniu ich złożenia, po godzinie 14.00 realizowane będą w pierwszym roboczym dniu po dniu złożenia, 2) wykonywanie dyspozycji Zamawiającego - wysyłanie dewizowego polecenia przelewu do kontrahentów zagranicznych realizowane będzie najbliższą sesją (system SWIFT), W 2012 r. wykonano 134 854 przelewów elektronicznych oraz 68 sztuk przelewów papierowych. 6. dokonywanie wypłat gotówkowych w PLN oraz w walutach obcych z rachunków bankowych, o których mowa w punkcie 1, z zastrzeżeniem, że: 1) dyspozycja wypłaty kwoty do 20.000 PLN realizowana będzie w dniu złożenia dyspozycji, 2) dyspozycja wypłaty kwoty powyżej 20.000 PLN zostanie zgłoszona na 3 dni wcześniej w oddziale banku, w którym nastąpi realizacja transakcji, W 2012 r. wykonano około 3 285 wypłat gotówką na łączną kwotę około 7 663 228,46 zł . 7. przyjmowanie wpłat gotówkowych w PLN oraz w walutach obcych na rachunki bankowe, o których mowa w punkcie 1, w oddziale banku w formie wpłaty tradycyjnej (okienkowej) lub wpłaty zamkniętej. W 2012 r. wykonano około 6 630 wpłat gotówką na łączną kwotę około 21 163 912,28 zł. 8. umożliwienie rozmiany gotówki w kasach oddziału Wykonawcy przez Zamawiającego i miejskie jednostki organizacyjne, 9. realizowanie operacji walutowych związanych z dokonywaniem płatności walutowych w dniu wskazanym przez Zamawiającego, z tym że Zamawiający oczekuje, że negocjacja indywidualna kursu walutowego prowadzona będzie od kwoty 3.000 EURO, W 2012 r. dokonano 10 przelewów w EURO na łaczną kwotę 2 848,97 EURO. 10. przyjmowanie wszelkich wpłat gotówkowych dokonywanych przez klientów na wszystkie rachunki Urzędu Miasta i jednostek organizacyjnych miasta wymienionych w załączniku nr 9 do SIWZ we wszystkich placówkach i oddziałach na terenie Piekar Śląskich, 11. świadczenie usługi bankowości elektronicznej, dla wszystkich rachunków, o których mowa w pkt. 1, przy czym usługa winna być dostępna: w Urzędzie Miasta na co najmniej 2 stanowiskach, w miejskich jednostkach organizacyjnych na co najmniej 1 stanowisku. Usługa winna obejmować co najmniej: 1) wykonywanie poleceń przelewu w ramach dostępnych środków, 2) realizowanie zleceń płatniczych w złotych i walutach obcych, 3) generowanie wyciągów bankowych, 4) przegląd zrealizowanych transakcji w ujęciu historycznym z uwzględnieniem daty realizacji i kwoty transakcji, 5) dokonywanie przeglądu sald i innych informacji dotyczących rachunków, 6) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym informacji o operacjach i saldach na rachunkach bankowych, 7) generowanie raportów obejmujących czynności dokonane w danym dniu, 8) grupowanie rachunków, przelewów i innych zleceń, pozwalające wskazanej jednostce na pełny dostęp do wszystkich rachunków, a także wydruk zestawień wszystkich rachunków wraz z saldem przy pomocy jednej funkcji wydruku, bez konieczności drukowania dla każdej jednostki. W ramach usługi bankowości elektronicznej Wykonawca zobowiązany jest do: 1) zapewnienia, aby sesja użytkownika końcowego z systemem bankowości elektronicznej szyfrowana była za pomocą klucza minimum 128 bit, 2) dostarczenia bezpłatnie wszelkich urządzeń niezbędnych do dostępu użytkownika końcowego do systemu bankowości elektronicznej oraz wszelkich dodatkowych akcesoriów zapewniających bezpieczeństwo pracy dla użytkowników korzystających z systemu, a zwłaszcza dla podpisujących przelewy, 3) w przypadku gdy system bankowości oparty jest o dostęp inny niż za pośrednictwem przeglądarek internetowych co wiązało by się z koniecznością instalacji na stanowiskach użytkowników dodatkowego oprogramowania, instalacji tego oprogramowania w terminie ostatecznym w ciągu 30 dni od podpisania umowy, 4) dostarczenie drogą elektroniczną bezpłatnych materiałów umożliwiających pracownikom zapoznanie się z działaniem systemu przed jego zainstalowaniem. W razie zgłoszenia takiej potrzeby przez Zamawiającego lub jednostkę organizacyjną miasta Wykonawca zobowiązany będzie przeprowadzić bezpłatnie szkolenie indywidualne (uwaga: Zamawiający nie gwarantuje Wykonawcy dostępu do sali szkoleniowej z odpowiednim wyposażeniem i posiadającej dostęp do sieci komputerowej), 5) udzielanie pracownikom wsparcia telefonicznego oraz poprzez pocztę elektroniczną w zakresie obsługi bankowości elektronicznej, co najmniej w godzinach 8:00 do 15:00 przez cały okres realizacji zamówienia. Instalacja i uruchomienie stanowisk bankowości elektronicznej przebiegać będzie w uzgodnieniu Wykonawcy z jednostkami organizacyjnymi Miasta w terminie do dwóch tygodni od dnia zawarcia umowy w tym zakresie, 12. zapewnienie integracji systemu bankowości elektronicznej z systemem finansowo-księgowym Urzędu Miasta i miejskich jednostek organizacyjnych, która pozwoli przede wszystkim na eksport poleceń przelewów w PLN z systemów finansowo - księgowych do systemu bankowości elektronicznej, Obecnie Zamawiający korzysta z usług bankowości elektronicznej; jest zapewniona integracja systemu bankowości elektronicznej z systemem finansowo-księgowym Urzędu Miasta - system finansowo-księgowy wykorzystywany przez Urząd Miasta - OTAGO. 13. świadczenie usługi identyfikacji masowych płatności z tytułu dochodów pobieranych przez Miasto w Urzędzie Miasta Piekary Śląskie oraz w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej : 1) zestawienie płatności masowych w formie elektronicznej zintegrowane z systemem finansowo-księgowym Urzędu Miasta oraz systemem finansowo-księgowym Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej przesyłane będzie codziennie do godz. 8:30 na wskazany rachunek bankowy, 2) szczegółowe warunki dotyczące systemu wirtualnych rachunków kontrahenckich zintegrowanego z systemem finansowo-księgowym Urzędu Miasta i Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej przedstawia załącznik nr 10 do SIWZ. 14. telefoniczne informowanie o stanie środków na rachunku bankowym, jeżeli nie będzie możliwości sprawdzenia w systemie bankowym elektronicznie, 15. przekazywanie drogą elektroniczną informacji o aktualnych stopach procentowych i aktualnym oprocentowaniu kredytów oraz wysokości odsetek od zaciągniętego kredytu, 16. przygotowywanie i wydawanie informacji bankowych w zakresie poszczególnych usług objętych przedmiotem zamówienia oraz sporządzanie dokumentów związanych z realizacją przedmiotu zamówienia, a wydawanych na wniosek Zamawiającego, 17. automatyczne lokowanie na koniec każdego dnia roboczego środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku skonsolidowanym w formie lokat terminowych overnight, weekendowej, jeżeli oprocentowanie lokaty terminowej będzie wyższe, niż oprocentowanie środków na tym rachunku, 18. udzielenie kredytu odnawialnego w rachunku podstawowym Gminy Piekary Śląskie do kwoty 10.000.000 zł rocznie bez pobierania prowizji oraz innych opłat. Kosztem kredytu dla Zamawiającego będzie oprocentowanie kredytu ustalane w oparciu o stawkę WIBOR 1M ogłaszaną przez Reuters Serwis Polska powiększone lub pomniejszone o współczynnik korygujący Wykonawcy. W przypadku niewykorzystania przez Zamawiającego postawionego do dyspozycji kredytu, Wykonawca nie będzie pobierał prowizji - również za gotowość. Górna wartość kredytu w poszczególnych latach trwania umowy uwarunkowana będzie Uchwałą Rady Miasta w Piekarach Śląskich w sprawie budżetu miasta na poszczególne lata. W 2012 r. Miasto Piekary Śląskie nie korzystało z kredytu odnawialnego. Celem zapewnienia możliwości dostarczenia i odebrania dokumentów finansowych oraz zapewnienia wykonywanie czynności związanych z obsługą bankową Gminy Piekary Śląskie codziennie w godzinach od 08:00 do 18:00, Wykonawca winien posiadać w granicach administracyjnych Gminy Piekary Śląskie - w okresie wykonywania zamówienia - siedzibę lub oddział (placówkę).