Wynajem sal: konferencyjnej i warsztatowych, zapewnienie wyżywienia oraz noclegów dla uczestników konferencji i warsztatów w ramach projektu PI - Opracowanie i upowszechnienie innowacyjnego narzędzia świadczenia kompleksowych usług doradczych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa: Wynajmu sal: konferencyjnej i warsztatowych, zapewnienie wyżywienia oraz noclegów dla uczestników konferencji i warsztatów w ramach projektu PI - Opracowanie i upo-wszechnienie innowacyjnego narzędzia świadczenia kompleksowych usług doradczych, w dniach 14.01.2015 r. - 16.01.2015 r. Usługa obejmuje: a) wynajem sal: konferencyjnej i warsztatowych, b) pokoi hotelowych wraz ze śniadaniem, c) zapewnienie pełnego wyżywienia wraz z serwisem kawowym dla uczestników konferencji i warsztatów organizowanych w ramach projektu PI - Opracowanie i upowszechnienie innowacyjnego narzędzia świadczenia kompleksowych usług doradczych. 3.1. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia; a) 1 Sali konferencyjnej (łącznie 6 godzin zegarowych) b) 2 Sal szkoleniowych na czas warsztatów (łącznie 20 godzin dydaktycznych) c) 1-osobowych pokoi hotelowych wraz z łazienką oraz śniadaniem (łącznie 2 noc-legi, w tym: 1 nocleg 14.01.2015 -15.01.2014r. - dla min. 80 osób (+-10), 2 nocleg 15.01.2015 r.- 16.01.2014 - dla min. 40 osób d) całodziennego wyżywienia (w tym serwisu kawowego) 3.2. Zamawiający wymaga przeprowadzenia usługi w jednym z hoteli położnych na terenie województwa warmińsko-mazurskiego (z wykluczeniem miasta Olsztyn), do 60 km. od siedziby Zamawiającego, Pl. Gen. Józefa Bema 3, Olsztyn, liczone wg. mapy Google. Hotel powinien spełnić standard hotelu zaszeregowanego w kategorii co najmniej cztero-gwiazdkowej, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (tj. Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169). 3.1.3. Zamówienie należy wykonać zgodnie z wymogami określonymi poniżej: 1) Liczba uczestników: a) 14.01.2015 r. (konferencja) - 80 osób (+- 10); b) 14.01, 15.01 oraz 16.01.2015 r. (warsztaty) - maksymalnie 40 osób/spośród osób biorących udział w konferencji/ 2) Termin realizacji zamówienia: 14-16.01.2015 r. 3) Czas trwania konferencji: a) 1 dzień (14.01.2015 r.), rozpoczęcie (przyjazd) ok. godziny 09.00 dnia pierw-szego, zakończenie 15.01.2015 r. (wyjazd ok. 40 osób +-10) - ok godziny 12.00 dnia drugiego, niezależnie od doby hotelowej. 4) Czas trwania warsztatów: a) 1 dzień (14.01.2015 r.), rozpoczęcie ok. godziny 16.00 zakończenie ok. godziny 19.00; b) 2 dzień (15.01.2015 r.) rozpoczęcie ok. godziny 08.00, zakończenie ok. godziny 19.00; c) 3 dzień (16.01.2015 r.) rozpoczęcie ok. godziny 08.00, zakończenie ok. godziny 13.15. 5) Miejsce organizacji szkolenia: obiekt konferencyjno-hotelowy stanowiący odrębny budynek lub zespół budynków, z wykluczeniem domków, położny na terenie województwa warmińsko-mazurskiego (z wykluczeniem miasta Olsztyn), do 60 km. od siedziby Zamawiającego, tj. Pl. Gen. Józefa Bema 3, Olsztyn, liczone wg. mapy Google. Hotel powinien spełniać standard hotelu zaszeregowanego w kategorii co najmniej czterogwiazdkowej, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (tj. Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169). 6) Standard miejsca realizacji konferencji i warsztatów: Wykonawca zapewni realiza-cję usług w obiekcie konferencyjno-hotelowym z zapleczem noclegowo-restauracyjnym, posiadającym przyznaną kategorię co najmniej czterogwiazdkową (zgodnie z kategoryzacją obiektów konferencyjno-hotelowych/hoteli uzyskaną zgodnie z wymaganiami ustawy z 29 sierpnia z 1997 r. oraz rozporządzenia Mini-stra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.). 7) Wykonawca zobligowany jest do świadczenia usług hotelarskiej, gastronomicznej i szkoleniowej w tym samym obiekcie konferencyjno-hotelowym (budynku). UWAGA: 1. W przypadku otrzymania przez Wykonawcę informacji o przybyciu mniejszej niż przewidziana ilości uczestników konferencji, warsztatów (ale nie mniej niż 20%) lub nieskorzystaniu przez nich z noclegu zobowiązuje się on do proporcjonalnego obniżenia ceny zakwaterowania w stosunku do ceny pod-stawowej, w oparciu o faktyczną ilość uczestników; 2. Zamawiający nie pokrywa kosztów zakwaterowania ani wyżywienia osób towarzyszących uczestnikom konferencji, warsztatów; 3. Zamawiający nie pokrywa kosztów krajowych i zagranicznych rozmów tele-fonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane; 4. Zamawiający nie pokrywa kosztów związanych z udostępnieniem w pokojach mini-baru, płatnej tv itp.; 5. wyżej wymienione i inne koszty, które nie są związane z wykonywaniem przedmiotu zamówienia i warunkami stawianymi przez Zamawiającego, Wy-konawca obciąży indywidualnie osoby zakwaterowane. 8) Sala konferencyjna: a. Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia klimatyzowanej sali konferencyjnej dla minimum 80 uczestników (+-10), wyposażonej w ekran, rzutnik multimedialny, laptop, tablicę typu flipchart, nagłośnienie, z bezprzewodowym i przewodowym dostępem do Internetu wraz z obsługą wypo-sażenia. Ustawienie stołów i krzeseł teatralnie, mównica dla prelegenta. 9) Sale warsztatowe: a. Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia 2 klimatyzowanych sal warsztatowych, w dniu 14.01.2015 1 Sali dla max. 40 osób, w dniach 15.01.2015 oraz 16.01.2015 2 sal każda dla min. 15 uczestników + 2 trenerów, maksymalnie do 20 os., każda wyposażona w ekran, rzutnik multimedialny, laptop, tablicę typu flipchart, nagłośnienie, z bezprzewodowym i przewodowym dostępem do Internetu wraz z obsługą wyposażenia. Stoły i krzesła w salach ustawione w sposób pozwalający pracować w zespołach. 10) Zapewnienie miejsc noclegowych ze śniadaniem: a) 14.01.2015 r. - dla min. 80 osób (+-10), w tym: min. 80 pokoi jednoosobowych (+-10). b) 15.01.2015 r. - dla 40 osób, w tym: 40 pokoi jednoosobowych 11) Zapewnienie całodziennego wyżywienia dla uczestników konferencji i warsztatów: c) 14.01.2015 r. - dla min. 80 osób (+-10) - (obiad, uroczysta kolacja integracyjna z oprawą muzyczną, serwis kawowy ciągły-od 11.00-15.00) 12) Zapewnienie całodziennego wyżywienia dla uczestników warsztatów: a) 14.01.2015 r. - dla 40 osób - (1 grupa max. 40 osób - serwis kawowy ciągły, od 16.00-19.00) b) 15.01.2015 r. - dla maksymalnie 40 osób - (obiad, kolacja, serwis kawowy ciągły dla 2 grup po maksymalnie 20 osób od 08.00-19.00) c) 16.01.2015 r. - dla maksymalnie 40 osób - (obiad, serwis kawowy ciągły dla 2 grup po maksymalnie 20 osób od 08.00-13.15) 13) Parking: Wykonawca zobowiązany jest do nieodpłatnego udostępnienia miejsc par-kingowych dla uczestników konferencji, warsztatów (w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu konferencyjno-hotelowego). Wykonawca otrzyma informację dotyczącą ostatecznej ilości uczestników korzystających z miejsc noclegowych najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem konferencji i warsztatów. Rozliczenie odbywać się będzie na podstawie faktycznie wykonanego zakresu umowy i ustalonej ceny jednostkowej. Wymeldowanie uczestników konferencji i warsztatów nastąpi do godziny 12.00 niezależnie od doby hotelowej. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w SIWZ