Pełnienie czynności operatora zarządzającego zabytkowymi obiektami Resursy i Kręgielni w Żyrardowie

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług szczegółowo określonych w SIWZ polegających na: kompleksowym zarządzaniu obiektami, w tym administrowanie, wykonywanie konserwacji i zapewnienia prawidłowej eksploatacji, dokonywanie robót awaryjnych i remontów bieżących, zgodnych z umową o dofinansowanie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego, a także zgodnie z dokumentem pn.Zalecenia dla wnioskodawców z działania 6.1 Kultura w ramach RPO WM dotyczące realizacji inwestycji kulturalnych. Projekt dot. rewaloryzacji obiektów Resursy i Kręgielni został zrealizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 (priorytet VI - 06.00.00 - Wykorzystanie walorów naturalnych i kulturowych dla rozwoju turystyki i rekreacji, działanie 6.1.- 06.01.00 - Kultura), przy udziale środków unijnych i środków własnych Gminy Żyrardów. Tytuł Projektu: Rewaloryzacja zabytkowych obiektów Resursy i Kręgielni w Żyrardowie oraz ich adaptacja na cele kulturalno-artystyczne. Wszystkie materiały informacyjne i promocyjne oraz dokumentacja dotycząca realizowanej umowy niezależnie od wielkości, rodzaju i techniki wykonania, powinny zostać oznaczone przez Operatora zgodnie z wytycznymi dla beneficjentów w zakresie działań informacyjno - promocyjnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013. W szczególności Operator zobowiązany jest do: 1) w budynku zabytkowej Resursy: a) udostępnienie bezpłatnie Zamawiającemu pomieszczeń na organizowanie imprez wynikających z funkcji kulturalnej, turystycznej i widowiskowo - estradowej Obiekt daje ogromne możliwości organizacji imprez kulturalnych, widowisk i koncertów. Zgodnie z zapisami wniosku aplikacyjnego oraz jego załączników (studium wykonalności) w każdym roku działalności Zamawiający musi zrealizować co najmniej 31 nowych ofert programowych w zakresie kultury, bezpłatnych, ogólnodostępnych - i na ten cel operator udostępnia zamawiającemu pomieszczenia Resursy. Operator będzie zobowiązany do monitorowania liczby osób odwiedzających Resursę i Kręgielnię, a następnie przestawiania comiesięcznych raportów Zamawiającemu. b) usługi polegające na wykorzystywaniu zaplecza Resursy ujętego we wniosku o dofinansowanie : Rewaloryzacja zabytkowych obiektów Resursy i Kręgielni oraz ich adaptacja na cele kulturalne i artystyczne. Zgodnie z zapisami wniosku aplikacyjnego oraz jego załączników (studium wykonalności) istnieje możliwość prowadzenia działalności związanej z wykorzystywaniem zaplecza Resursy. W budynku Resursy przewiduje się część konferencyjno-widowiskową oraz część klubową. Dodatkowo w budynku znajduje się zaplecze kuchenne wraz z pomieszczeniami gospodarczo-magazynowymi oraz baza noclegowa, która może być udostępniana artystom i osobom odwiedzającym Resursę. Całość zaplecza Resursy jest w pełni wyposażona. Całe wyposażenie będzie przekazane Operatorowi na podstawie osobnej umowy użyczenia wraz z protokołem zdawczo-odbiorczym. Operator jeśli zdecyduje się na prowadzenie działalności związanej z bazą noclegową musi stosować ustawę o usługach turystycznych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Operator może dodatkowo prowadzić inną działalność niezwiązaną z przedmiotem zamówienia i uzyskiwać z niej pożytki, które będą miały wpływ na zmniejszenie zaproponowanej kwoty wynagrodzenia w ofercie Operatora. 2) w budynku zabytkowej Kręgielni: a) usługi polegające na zapewnieniu bezpieczeństwa i udostępnieniu zwiedzającym budynku Kręgielni W budynku zabytkowej Kręgielni zorganizowana została wystawa we współpracy z Muzeum Mazowsza Zachodniego. Wykonawca musi zapewnić bezpieczeństwo budynku Kręgielni oraz eksponatów w nim się znajdujących. Budynek Kręgielni będzie obiektem ogólnodostępnym, z którego korzystać będą mogli zarówno mieszkańcy Miasta, regionu jak i przyjeżdżający turyści. Funkcjonować będzie co najmniej w godzinach od 10.00 do 16.00. 3) prowadzenie Centrum Informacji Kulturalnej w Resursie W obiekcie Resursy funkcjonuje Centrum Informacji Kulturalnej (CIK), które zajmuje się gromadzeniem i upowszechnianiem informacji na temat wydarzeń kulturalnych w Żyrardowie, na terenie powiatu żyrardowskiego i Mazowsza Zachodniego. Dysponuje bazą materiałów promocyjnych, ulotek, plakatów, programów, repertuarów itp. CIK Resursa promuje różnego rodzaju imprezy kulturalne: od wystaw, przez festiwale i koncerty po spotkania literackie. Pomoże ciekawie zaplanować czas wolny. Doskonała lokalizacja w centrum Żyrardowa ułatwi dotarcie do CIK mieszkańcom regionu i turystom. Do podstawowych zadań CIK będzie należało: - świadczenie informacji kulturalnej na rzecz mieszkańców regionu i Miasta, turystów, a także centrów i biur informacji kulturalnej na terenie kraju i za granicą, - współpraca z przedstawicielami branży turystycznej regionu, - gromadzenie i aktualizowanie informacji o wydarzeniach kulturalnych odbywających się w Mieście i w województwie mazowieckim, - gromadzenie i przetwarzanie danych dot. potrzeb kulturalnych w regionie, - opracowanie bazy obiektów kultury w województwie mazowieckim z określeniem dostępności dla osób niepełnosprawnych, - mobilizowanie do korzystania z szerokiej oferty kulturalnej regionu, - promocja oferty kulturalnej Mazowsza (np. kolportaż materiałów reklamowych itd.), - promocja lokalnych imprez kulturalnych, - prowadzenie strony internetowej. Ponadto zadaniem CIK będzie przygotowanie internetowego informatora nt. placówek kultury znajdujących się na terenie powiatu żyrardowskiego wraz z kalendarzem imprez cyklicznych. CIK jest zobowiązany do sprzedaży gadżetów Miasta Żyrardowa, których rodzaj i cena zostaną pisemnie uzgodnione z Zamawiającym. Rozpoczęcie sprzedaży gadżetów odbędzie się najpóźniej po 2 miesiącach od dnia podpisania umowy. CIK, zgodnie z przyznanym Certyfikatem Polskiego Systemu Informacji Turystycznej posiada Kategorię czwartą (****). Operator ma obowiązek utrzymania Kategorii czwartej (najwyższej). 4) utrzymanie budynku zabytkowej Resursy i Kręgielni - ponoszenie wszelkich kosztów związanych z utrzymaniem budynków, w tym koszty mediów (energia elektryczna, centralne ogrzewanie, woda i kanalizacja) oraz inne niezbędne do prawidłowego funkcjonowania obiektów. Obiekty wraz z wyposażeniem, a także teren przyległy zostaną przekazane Wykonawcy w formie odrębnej umowy na czas trwania przedmiotu zamówienia. Resursa będzie obiektem ogólnodostępnym, z którego korzystać będą mogli zarówno mieszkańcy Miasta, regionu jak i przyjeżdżający turyści. Funkcjonować będzie co najmniej w godzinach od 8.00 do 20.00 w dni powszednie oraz od 10.00 do 16.00 w dni wolne od pracy z wyjątkiem świąt kościelnych i państwowych. Wykonawca nie może ograniczać dostępności do obiektu, poprzez np. stałe rezerwacje. O ile nakazują tego względy bezpieczeństwa i ograniczenia przepustowości, Zamawiający powinien mieć możliwość ciągłego dostępu do obiektów. Zamawiający rezerwuje sobie prawo do nieodpłatnego korzystania z Resursy (oprócz miejsc noclegowych) w następujących wypadkach: 1) organizacji przez Zamawiającego co najmniej 31 nowych bezpłatnych, ogólnodostępnych ofert programowych w zakresie kultury, zgodnie z zapisami wniosku aplikacyjnego oraz jego załączników (studium wykonalności) Zamawiający będzie informował Wykonawcę o zapotrzebowaniu, co najmniej 7 dni przed organizowaną imprezą kulturalną. 2) udostępnienie Sali balowej na organizację sesji Rady Miasta Żyrardowa oraz Sali konferencyjnej na I piętrze na potrzeby posiedzeń Komisji Rady Miasta Żyrardowa 3) raz w tygodniu na organizację spotkań Uniwersytetu Trzeciego Wieku (przy czym przez jeden dzień rozumie się od godz. 8.00 do godziny 20.00). 4) dwa weekendy w miesiącu, przy czym jako weekend Zamawiający określa piątek od godz. 16.00 do poniedziałku do godz. 10.00 5) Obowiązki Operatora zarządzającego obiektami Resursy i Kręgielni 5.1) Operator ponosi pełną odpowiedzialność za zarządzanie Obiektami. Operator zobowiązany jest wykonywać przedmiot zamówienia zgodnie ze standardami zawodowymi i ze szczególną starannością właściwą dla ich zawodowego charakteru oraz kierując się zasadą ochrony interesu Zamawiającego. 5.2) Operatora obowiązuje tajemnica zawodowa obejmująca wszelkie informacje związane z zarządzaniem Obiektów. 5.3) Operator zobowiązuje się do zapewnienia prawidłowej eksploatacji Obiektów oraz do czuwania nad prawidłową realizacją umów zawartych przez niego z osobami trzecimi, a także do chronienia interesów Zamawiającego w toku realizacji przedmiotu zamówienia. 5.4) Operator ponosi wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym wszelkie koszty związane z wykonywaniem czynności wskazanych w pkt. IV B., w szczególności wszelkie koszty administrowania i zapewnienia prawidłowej eksploatacji, remontów bieżących, konserwacji, robót awaryjnych, przeglądów technicznych, opłat za media (woda, ścieki, energia elektryczna, wywóz nieczystości i inne), płac, ubezpieczeń, podatków i innych opłat publiczno - prawnych oraz wszelkie inne koszty wynikające z charakteru zleconego zadania lub treści wzoru Umowy, 5.5) Operator pobiera wszelkie przychody związane z funkcjonowaniem Obiektów, które stanowią jego przychód. 5.6) Do obowiązków Operatora należy w szczególności: 1) zapewnienie pełnej dostępności Obiektów oraz sprawności wszystkich instalacji i urządzeń Obiektów, 2) eksploatacja instalacji i urządzeń Obiektów zgodnie z dokumentacją producencką, instrukcjami i dokumentami gwarancyjnymi, 3) zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno - finansowej Obiektów, 4) zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji Obiektów, 5) zapewnienie właściwej gospodarki energetycznej Obiektów w rozumieniu przepisów prawa energetycznego, 6) bieżące administrowanie Obiektami, 7) zawieranie umów na media, w tym na dostawę wody, odprowadzanie ścieków, na usługi telekomunikacyjne, a także inne rodzaje usług, w szczególności dotyczących usuwania nieczystości, usług kominiarskich i innych usług, 8) utrzymywanie Obiektów w stanie niepogorszonym zgodnie z jego przeznaczeniem, 9) utrzymanie należytego stanu technicznego Obiektów z zachowaniem wymogów prawa budowlanego i warunków technicznych użytkowania budynków, 10) przeprowadzenie przeglądów i serwisów technicznych wymaganych do zachowania gwarancji Obiektów, wymaganych przepisami prawa oraz odpowiednimi normami branżowymi, 11) organizowanie i prowadzenie konserwacji i remontów bieżących Obiektów, a także usuwanie skutków awarii, 12) zapewnienie w Obiektach prawidłowych warunków wynikających z projektu budowlanego i wykonawczego Obiektów oraz odpowiednich norm branżowych, w szczególności w zakresie temperatury i wilgotności powietrza w poszczególnych pomieszczeniach Obiektów, 13) przygotowywanie planu oraz dokumentacji dotyczącej zasadności remontów Obiektów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa budowlanego, 14) utrzymanie porządku i czystości w Obiektach, ciągach komunikacyjnych i w otoczeniu Obiektów (utrzymanie letnie i zimowe), 15) prowadzenie książki Obiektów, ewidencji i dokumentacji wynikających z Prawa budowlanego oraz innych przepisów, 16) prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej oraz przekazywanie Zamawiającemu raz na kwartał (nie później niż do 10 -go dnia miesiąca następującego po danym kwartale) bilansów i rachunków zysków i strat, rachunków wyników oraz raportów kasowych z prowadzonej działalności, 17) zapewnienie odpowiedniego personelu niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania Obiektów (minimum 9 etatów) oraz dbanie o kulturalną obsługę użytkowników obiektów przez personel, 18) windykacja opłat należnych z tytułu korzystania z Obiektów lub jego części, 19) dbanie o zachowanie tajemnicy zawodowej przez jego pracowników, 20) przez cały okres obowiązywania Umowy - posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością przez Operatora, 21) umieszczanie reklam, które nie będą naruszały obowiązujących przepisów prawa lub dobrych obyczajów, 22) zapewnienie i utrzymywanie estetyki Obiektów, 23) zapewnienie ochrony Obiektów, 24) przygotowanie i przekazanie regulaminu Obiektów w terminie 30 dni po podpisaniu umowy oraz aktualizacja tego regulaminu, 25) przestrzegania regulaminu Obiektów i zapewnienia przestrzegania tego regulaminu przez jego użytkowników, przestrzeganie aktualnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności: Prawa budowlanego, przepisów sanitarnych i porządkowych, prawo ochrony środowiska, 26) korzystanie z Obiektów zgodnie z jego przeznaczeniem i celem wynikającym z Umowy. 27) Operator zawiera umowy z osobami trzecimi dotyczące realizacji Umowy we własnym zakresie i na własny koszt, z uwzględnieniem zasady konkurencyjności i z zachowaniem publicznego trybu zbierania ofert. Wszelkie umowy, za wyjątkiem umów na dostawy mediów, powinny zostać zawarte na czas określony, nie dłuższy niż do dnia obowiązywania niniejszej Umowy. 28) Zamawiający ma prawo obciążyć Operatora kosztami usunięcia szkody powstałej w Obiekcie, jeżeli Operator nie wywiązał się z obowiązku usunięcia szkody w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie. 29) Od chwili przekazania Obiektu Operator zobowiązany jest wykonywać wszelkie czynności i obowiązki przewidziane w ustawie z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo Budowlane (Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 ze zm.) i w przepisach wykonawczych związanych z zarządzeniem nieruchomościami. Powyższe czynności Operator wykonuje we własnym imieniu i na własny koszt.