Warmińskie Spotkania Czterech Kultur 2012

Opis przedmiotu przetargu: Zamawiający zleca Wykonawcy zorganizowanie jednodniowej imprezy o nazwie Warmińskie Spotkania Czterech Kultur 2012. Celem wydarzenia ma być kultywowanie tradycji śpiewania kolęd i pastorałek, promocja tradycji związanych ze świętami Bożego Narodzenia w aspekcie kulinarnym oraz promocja tradycji myśliwskich. Termin wydarzenia ustala się na dzień 16 grudnia 2012 r. (niedziela), miejsce -Braniewo plac przed Bazyliką Mniejszą pw. św. Katarzyny, w godzinach 1300-1700. Impreza jest wydarzeniem bezpłatnym dla publiczności. Na placu przed Bazyliką Mniejszą pw. św. Katarzyny na specjalnie wynajętej scenie z nagłośnieniem i ogrzewaniem odbędzie się koncert związany tematycznie ze świętami Bożego Narodzenia. W koncercie ma wystąpić nie mniej niż 5 zespołów/solistów + gwiazda + zespół/artysta związany z tradycjami myśliwskimi. Zespoły/soliści (np. dzieci, młodzież, dorośli; soliści, zespoły wokalne, wokalno - instrumentalne, chóry) będą wykonywać nie mniej niż po 3 kolędy/pastorałki, z czego co najmniej 1 utwór ma być w języku obcym. W koncercie musi wziąć udział co najmniej jeden zespół/wykonawca tzw. gwiazda oraz co najmniej jeden zespół/artysta związany z tradycjami myśliwskimi (wybór zespołów/wykonawców do akceptacji z Zamawiającym). Wydarzenie zostanie zainaugurowane przez Starostę Braniewskiego oraz Burmistrza Miasta Braniewa lub osoby przez nich upoważnione. Wydarzenie będzie prowadził profesjonalny konferansjer, który przedstawi krótkie informacje o wykonawcach, wykonywanym przez nich repertuarze oraz o tradycjach wigilijnych. Na placu w tym samym czasie prezentowane będą tradycyjne potrawy wigilijne i potrawy myśliwskie, którymi będą częstowani uczestnicy wydarzenia. Wykonawca dla co najmniej 6 podmiotów (np. restauracje, koła gospodyń wiejskich, szkoły, inne) zapewni produkty spożywcze do przygotowania potraw wigilijnych oraz potraw myśliwskich. Potrawy muszą stanowić wyrób własny tych podmiotów. Potraw wigilijnych i myśliwskich do bezpłatnej degustacji powinno być łącznie nie mniej niż: 1 800 sztuk pierogów (gotowanych, pieczonych, smażonych); 400 porcji barszczu; 300 porcji ryby, 300 porcji bigosu oraz innych wypieków wigilijnych i potraw myśliwskich 1000 porcji. Potrawy będą następnie eksponowane w specjalnie rozstawionych namiotach (o łącznej powierzchni co najmniej 40m2), na świątecznie przystrojonych stołach. W namiotach należy zapewnić prąd do urządzeń podgrzewających potrawy, ciepły nawiew oraz naczynia jednorazowe (kubeczki, talerzyki, sztućce) niezbędne do podawania potraw (minimum 2500 porcji). W trakcie spotkania przeprowadzone będą konkursy: - na najpiękniej udekorowaną potrawę wigilijną - na najpiękniejszy tradycyjny wypiek świąteczny. W konkursach muszą wziąć udział wszystkie podmioty biorące udział w wydarzeniu (tj. restauracje, koła gospodyń wiejskich, szkoły, inne). Potrawy konkursowe mają być eksponowane na oddzielnym, przykrytym stole, z podaną nazwą i wykonawcą potrawy. Potrawy konkursowe będą oceniane przez powołane do tego celu jury. Nagrodami dla zwycięskich podmiotów będą szklane statuetki (model i wizualizacja statuetki podlega konsultacji z Zamawiającym) oraz dyplomy dla wszystkich podmiotów. Statuetki oraz dyplomy wręczane będą przez Starostę Braniewskiego oraz Burmistrza Miasta Braniewa lub przez osoby przez nich upoważnione. Wykonawca zobligowany jest do wyeksponowania w widocznym miejscu informacji o organizatorze wydarzenia, np. plakaty, baner, inne. Dla wzbogacenia wydarzenia Wykonawca zorganizuje kiermasz wyrobów świątecznych, ognisko na placu, będzie rozdawać bezpłatnie świąteczne choinki dla przybyłych mieszkańców (co najmniej 30 szt.) oraz wynajmie osoby przebrane w stroje św. Mikołaja i elfy. Osoby te będą rozdawać dzieciom słodycze. Może również stworzyć szopkę z żywymi zwierzętami oraz może zaprosić do współpracy organizacje pozarządowe. Na imprezie Wykonawca zapewnia kosze na śmieci, zobowiązuje się do ubezpieczenia imprezy oraz należytego przygotowania technicznego i logistycznego wydarzenia. Wykonawca do oferty może załączyć wstępny plan/scenariusz imprezy. Ostateczny plan/scenariusz musi być dostarczony w terminie 7 dni po podpisaniu umowy. Wykonawca zobowiązuje się do informowania Zamawiającego o wszelkich problemach wynikłych podczas przygotowywania wydarzeń i podczas jego przebiegu. W celu odpowiedniej promocji oraz poinformowania jak największej liczby widzów, Wykonawca przygotuje i rozpropaguje w miejscach ogólnodostępnych plakaty zapraszające na wydarzenie (300 szt., format A2 lub B2) jak również umieści zaproszenie w prasie lokalnej lub regionalnej, w telewizji (co najmniej 2 stacje) oraz w Internecie. Wszystkie materiały promocyjne oraz wszelkie kwestie związane z promocją wydarzenia muszą być skonsultowane i zaakceptowane przez Zamawiającego. Bezpośrednio po zakończeniu imprezy Wykonawca jest zobowiązany do pozostawienia terenu, na którym odbyło się wydarzenie w stanie takim, w jakim otrzymał je w użytkowanie. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za realizację zadania. Do zadań Wykonawcy należeć będzie m.in: -uzyskanie wszelkich niezbędnych zezwoleń na organizację imprezy i powiadomienie służb porządkowych i medycznych, -wygrodzenie placu na dzień przed wydarzeniem, -zaproszenie zespołów/solistów, -wynajęcie sceny z nagłośnieniem i ogrzewaniem oraz namiotów, -przygotowanie placu na wydarzenie tj. odśnieżenie placu, rozstawienie namiotów i stołów, oświetlenie, -zapewnienie prądu w namiotach, -zorganizowanie bezpłatnego poczęstunku tradycyjnymi potrawami wigilijnymi oraz myśliwskimi, -wynajęcie profesjonalnego konferansjera, -zorganizowanie konkursów oraz zakupienie statuetek, -zorganizowanie kiermaszu wyrobów świątecznych, -wyznaczenie i zabezpieczenie miejsca na ognisko, -zapewnienie choinek bezpłatnie rozdawanych dla mieszkańców w ilości co najmniej 30 sztuk, -wynajęcie osób przebranych w stroje św. Mikołaja i elfy, -przygotowanie projektów plakatów (300 szt., format A2 lub B2), zaproszeń (250 szt.+ koperty) oraz ich druk i dostarczenie dla Zamawiającego, -przygotowanie projektów dyplomów, informacji medialnej (prasa, Internet, telewizja - co najmniej 2 stacje), -promocja wydarzenia przy pomocy jak największej ilości mediów oraz z wykorzystaniem Internetu, -zapewnienia zabezpieczenia medycznego, -ubezpieczenie wydarzenia i zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom. Harmonogram realizacji zadań promocyjnych i informacyjnych, i uwagi ogólne odnośnie promocji (listopad - grudzień 2012 r.). -Do 16 listopada 2012 r. - przygotowanie projektu plakatów i zaproszeń. -Do 20 listopada 2012 r. - wydrukowanie plakatów i zaproszeń z ostatecznym planem imprezy. -Do 23 listopada 2012 r. - przygotowanie informacji medialnej na temat wydarzenia. -Do 26 listopada 2012 r. - poinformowanie mediów (np. prasa, telewizja, portale internetowe, strony internetowe) o wydarzeniu. -Od dwóch do tygodnia przed datą wydarzenia - zaproszenie w lokalnej prasie oraz telewizji. -Do 3 grudnia 2012 r. - przygotowanie projektu dyplomów. -Dystrybucja plakatów (100 szt.) leży po stronie Starostwa Powiatowego w Braniewie, pozostała ilość (200 szt.) pozostaje w gestii Wykonawcy - dwa tygodnie przed datą wydarzenia do samego wydarzenia: rozwieszanie plakatów we wszystkich gminach Powiatu Braniewskiego oraz w innych miejscowościach.