Usługi zarządzania projektem pn. Wdrożenie programów rozwojowych w Gimnazjum w Przemkowie

Opis przedmiotu przetargu: Usługi zarządzania projektem pn.: Wdrożenie programów rozwojowych w gimnazjum w Przemkowie. Przedmiotowe zamówienie jest realizowane w ramach Projektu pn. Wdrożenie programów rozwojowych w Gimnazjum w Przemkowie - współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego na podstawie umowy nr UDA-POKL.09.01.02-02-041/11-00 z dnia 8 listopada 2011 r. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty, Poddziałanie 9.1.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług zarządzania projektem pn. Wdrożenie programów rozwojowych w Gimnazjum w Przemkowie polegające na: 1. pełnienie funkcji koordynatora projektu, do którego obowiązków w szczególności należy: 1)Realizacja Projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu, wnioskiem aplikacyjnym oraz harmonogramem realizacji Projektu, a także dokumentami i wytycznymi dotyczącymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; 2)Prowadzenie Biura Projektu; 3)Nadzorowanie w imieniu Zamawiającego realizacji projektu oraz koordynowanie prac Zespołu, składającego się z: koordynatora projektu; pracownika ds. rekrutacji, monitoringu i promocji; specjalisty ds. zamówień; pracownika ds. rozliczeń; 4)Sprawowanie nadzoru nad realizacją Projektu, a w szczególności: - terminowym i prawidłowym realizowaniem Projektu (nadzór nad finansową i rzeczową realizacją Projektu, w tym nadzór nad prowadzoną dokumentacją/ewidencją potwierdzającą osiągnięcie rezultatów i celów Projektu), - prawidłowym wydatkowaniem środków finansowych zgodnie z ich przeznaczeniem (nadzór nad zgodnością dokumentacji/ewidencji wydatków Projektu oraz dokumentacją/ewidencją rzeczowego wykonania Projektu w zakresie ich zgodności z postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu), - terminowym składaniem sprawozdań i wniosków o płatność; 5)Opracowanie i uzgadnianie z Zamawiającym planu prac wdrożenia Projektu; 6)Niezwłoczne informowanie Zamawiającego o jakichkolwiek okolicznościach wymagających zmiany wdrażania harmonogramu, w tym przede wszystkim zmiany mające wpływ na zakres, cele, czy rezultaty Projektu; 7)Analizy ryzyka - raportowanie o zauważalnych nieprawidłowościach oraz przygotowanie scenariuszy działań naprawczych; 8)Nadzór nad przygotowaniem dokumentacji zgodnie z zakresem kontroli, jakiej poddawany jest Projekt w czasie realizacji oraz udzielanie wyjaśnień w czasie kontroli; 9)Nadzór nad prowadzonymi postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego w ramach ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 Nr 113, poz. 759 ze zm.) oraz zamówień do 14.000 euro; 10)Stałe konsultowanie realizacji Projektu w zakresie procedur postępowań, decyzji i aktów wewnętrznych Zamawiającego oraz zapewnienie zgodności realizacji Projektu w zakresie obowiązujących przepisów dla urzędów administracji publicznej; 11)Organizacja i planowanie przebiegu comiesięcznych spotkań roboczych Zespołu ds. zarządzania Projektem, mających na celu planowanie i wdrażanie kolejnych działań oraz kwartalnych spotkań, mających na celu omówienie efektów Projektu; 12)Nadzór nad działaniami informującymi i promocyjnymi; 13)Przygotowywanie i koordynacja korespondencji związanej z Projektem oraz przedkładanie jej do wglądu Zamawiającemu; 14)Kierowanie bieżącymi sprawami związanymi z realizacją Projektu; 15)Prowadzenie archiwizacji dokumentacji projektowej; 16)Ponoszenie odpowiedzialności za mienie powierzone w ramach Projektu; 17)Dokonywanie innych czynności zastrzeżonych do kompetencji Koordynatora. 2. pełnieniu funkcji pracownika ds. rekrutacji, monitoringu i promocji, do którego obowiązków w szczególności należy: 1)Bezpośredni kontakt z dyrektorem szkoły biorącej udział w projekcie. 2)Dyżur w biurze projektu (przynajmniej raz w tygodniu 4 godziny) oraz udział w zebraniach zespołu zarządzającego (raz w miesiącu) wg ustalonego harmonogramu. 3)Kontakt z placówką: - na początku każdego miesiąca - ustalenie harmonogramów zajęć i ich uczestników ; - na końcu każdego miesiąca - zebranie od nauczycieli sprawozdań z zrealizowanych zajęć; - w trakcie miesiąca- sprawdzanie, czy zajęcia odbywają się zgodnie z harmonogramem na dany miesiąc, czy sale są odpowiednio oznakowane, czy nauczyciele prowadzący zajęcia na bieżąco dokonują wpisów do dzienników zajęć; - monitorowanie obecności uczniów na zajęciach. 4)Promocja projektu (plakaty, ulotki w szkole, odpowiednie oznakowanie sal lekcyjnych, sprzętu, pomocy naukowych). 5)Organizacja rekrutacji, monitoring i ewaluacja całości projektu. 6)Uczestnictwo w przygotowywaniu wszystkich wymaganych dokumentów w tym sprawozdań okresowych i raportów. 7)Nadzór nad zapewnieniem materiałów ćwiczeniowych i odpowiednim przydziałem pomocy dydaktycznych do zajęć, zgodnie z założeniami projektu zapisanymi we wniosku. 8)Utrzymywanie stałych kontaktów z uczestnikami zajęć i prowadzącymi zajęcia. 9)Informowanie koordynatora projektu na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu, terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów i informacji, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z realizacji umowy o dofinansowanie, procedur, standardów, instrukcji do sprawozdań oraz innych obowiązujących dokumentów. 10)Monitorowanie na bieżąco realizacji zadań związanych z projektem zgodnie z harmonogramem, budżetem i zapisami zawartymi we wniosku. 11)Propozycje działań zapobiegawczych w przypadku zakłóceń w realizacji projektu. 12)Obecność podczas kontroli projektu. 13)Uczestnictwo w przygotowaniu i realizacji zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, w zakresie działań projektowych. 14)Dbanie o aktualność danych dotyczących podległej placówki oświatowej. 15)W razie potrzeby organizowanie spotkań z nauczycielami, rodzicami i dziećmi. 16)Pomoc merytoryczna przy opracowywaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia dot. zatrudnienia nauczycieli i specjalistów. 3. pełnienie funkcji pracownika ds. rozliczeń, do którego obowiązków w szczególności należy: 1)Rozliczenie finansowe projektu. 2)Przygotowywanie wniosków o płatność. 3)Księgowanie wydatków. 4)Prowadzenie dokumentacji kadrowej osób zatrudnionych w projekcie. 5)Dokonywanie płatności w ramach prowadzonych w projekcie działań. 6)Współpraca z koordynatorem projektu. 7)Udział w spotkaniach zespołu zarządzającego projektem. UWAGA: Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na jedną lub więcej ze wskazanych w specyfikacji części. Osoba zaproponowana do realizacji zamówienia mogą pełnić tylko jedną funkcję w ramach przedmiotu zamówienia