Organizacja udziału Gminy Olsztyn w Międzynarodowych Targach Inwestycyjnych

Opis przedmiotu przetargu: 2.1 Przedmiotem zamówienia jest: Organizacja udziału Gminy Olsztyn w Międzynarodowych Targach Inwestycyjnych 2.2. Przedmiot zamówienia w szczególności obejmuje: Organizację udziału Gminy Olsztyn w Międzynarodowych Targach : - MIPIM w Cannes (Francja) - 12.03.2013 r. -15.03.2013 r. - Targi EIRE Mediolan (Włochy) - 04.06.2013 r. - 06.06.2013 r. - EXPO REAL w Monachium ( Niemcy) - 07.10.2013 r. -09.10.2013 r. Udział w targach inwestycyjnych wiąże się z koniecznością zapewnienia, organizacji następujących elementów: 2.2.1 Wynajęcie powierzchni wystawienniczej (min. 12 m²); Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić zamawiającemu na międzynarodowych targach w miastach wymienionych w pkt. 2.2 SIWZ powierzchnię wystawienniczą o wielkości min. 12m², na której urządzi stoisko wystawiennicze Gminy Olsztyn wraz z zabudową i udostępni je zamawiającemu na czas trwania targów. Koszty wynajmu na rzecz zamawiającego powierzchni wystawienniczej uiści wykonawca. Stoiska w Cannes i Monachium mają być usytuowane w obszarze zajmowanym przez Region Śląski (Silesia) w ramach stoiska Górnośląskiego Związku Metropolitarnego. Estetyka stoisk będzie bezpośrednio związana z wystrojem stoiska Silesia. 2.2.2 Projekt, zabudowa, urządzenie, wyposażenie, obsługa techniczna stoiska, jego ubezpieczenie i demontaż: Wykonawca w terminie 30 dni od daty podpisania umowy przedstawi zamawiającemu dwie propozycje projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn, na którym odbywać się będzie prezentacja podczas targów. Projekty zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn powinny obejmować co najmniej: siatkę rzutów (z przodu, z boku, z góry) oraz wizualizację stoiska. Wykonawca prześle je do uzgodnienia zamawiającemu w formie elektronicznej na adres: mkosielak@olsztyn-jurajski.pl Zamawiający zobowiązany będzie dokonać wyboru jednej spośród dwóch propozycji projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn - w terminie siedmiu dni licząc od daty dostarczenia przez wykonawcę dwóch propozycji. W przypadku zgłoszenia przez zamawiającego uwag do dostarczonych propozycji projektu - wykonawca zobowiązany będzie je uwzględnić w terminie trzech dni i ponownie przekazać zamawiającemu do akceptacji. Zamawiający dokona ostatecznego wyboru projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn - akceptację przekaże wykonawcy w formie elektronicznej na wskazany przez wykonawcę adres e-mail. W projekcie zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn Wykonawca będzie zobowiązany uwzględnić następujące wymagania dla 3 imprez targowych : 2.2.2.1 Stoisko powinno zawierać część wystawienniczą o charakterze otwartym, o powierzchni min. 12 m² oraz możliwość korzystania z części zaplecza kuchenno - magazynowego (zamykanego na klucz), w której powinno znajdować się miejsce na: a) przechowanie materiałów promocyjnych b) małą lodówkę , c) czajnik elektryczny, d) ekspres do kawy, e) regały na artykuły spożywcze, f) szafkę wiszącą na naczynia, w której pomieszczą się zestawy sześcioosobowe do kawy, herbaty i napojów, g) ręczniki papierowe, h) wieszak ścienny na ubrania z minimum sześcioma haczykami, i) ewentualne przechowanie telewizora o przekątnej ekranu około 42, 2.2.2.2 Stoisko powinno być wyposażone w instalacje: wodną, kanalizacyjną, energetyczną i dostęp do Internetu (stałe łącze); w przypadku braku możliwości technicznych wyposażenia stoiska w instalację wodną, wykonawca zobowiązany będzie do innego dostarczenia wody na stoisko w ramach eksploatacji i zapewnienie odbioru ścieków; 2.2.2.3. Stoiska powinny być tak urządzone, aby spełniały wszystkie warunki i wymagania jakie stawia organizator targów oraz umożliwiły właściwą ekspozycję walorów inwestycyjnych Gminy Olsztyn, 2.2.2.4 Grafika i wizualizacja stoisk musi być spójna z systemem Identyfikacji Wizualnej zawartej w Księdze Identyfikacji Wizualnej Gminy Olsztyn, którą Zamawiający udostępni wybranemu w przetargu Wykonawcy. 2.2.2.5. W widocznych miejscach stoisk w Cannes i Monachium na odpowiedniej Wysokości powinny być umieszczone wyraźne i czytelne napisy kolorowe (w różnych opcjach językowych min. w 3 j. angielski, j. francuski, j. niemiecki urządzone tak by eksponowana była nazwa zamawiającego, tytuł projektu: Termy jurajskie - promocja walorów inwestycyjnych gminy Olsztyn oraz logotypy RPO WSL na lata 2007 -2013 zgodnie z wytycznymi IŻ RPO WSL 2007-2013 w zakresie informacji i promocji oraz hasła promocyjne Gminy Olsztyn. Natomiast w widocznych miejscach na stoisku w Mediolanie na odpowiedniej wysokości powinny być umieszczone wyraźne i czytelne napisy kolorowe (w różnych opcjach językowych min. w 3 j. angielski, j. włoski, j. niemiecki) urządzone tak by eksponowana była nazwa zamawiającego, tytuł projektu: Termy jurajskie - promocja walorów inwestycyjnych gminy Olsztyn targi w Mediolanie min. 3 j. angielski, j. włoski, j. niemiecki) oraz logotypy RPO WSL na lata 2007 -2013 zgodnie z wytycznymi IŻ RPO WSL 2007-2013 w zakresie informacji i promocji oraz hasła promocyjne Gminy Olsztyn. 2.2.2.6 Na stoisku powinna być możliwa ekspozycja materiałów promocyjnych, na jednej ze ścian stoiska powinna być możliwa prezentacja i projekcja filmu promocyjnego, w widocznych miejscach umieszczone zostaną zdjęcia wybranych atrakcyjnych terenów gminy Olsztyn. 2.2.2.7 Wyposażenie stoiska podczas trwania targów: a) część wystawiennicza z elementami dekoracyjnymi (otwarta, ekspozycyjna): - lada z zamykanym schowkiem umieszczona w centralnym punkcie stoiska, - minimum 1 regał na materiały promocyjne, taki aby było możliwe jednoczesne wyłożenie materiałów promocyjnych formatu A4 oraz nośników elektronicznych, - 1 ława przy której mogą swobodnie usiąść przynajmniej 4 osoby, - 4 fotele, - podłoże wyłożone wykładziną dywanową, - laptop, telewizor LCD (min 42 ) z wejściem umożliwiającym podłączenie do laptopa, b) część zaplecza kuchenno - magazynowego: - mała lodówka, - czajnik elektryczny o pojemności co najmniej 1,5 litra, - ekspres do kawy, - ręczniki papierowe - worki na śmieci o pojemności co najmniej 30 litrów -15 szt., - 1 porcelanowy sześcioosobowy serwis do kawy, - 1 porcelanowy sześcioosobowy serwis do herbaty, - 12 talerzyków deserowych (kolorystycznie dopasowanych do serwisów do kawy i do herbaty) - 12 szklanek do soków, - 12 łyżeczek deserowych, - cukiernica + łyżeczka do cukru, - mlecznik do kawy, c) artykuły spożywcze w ilości wymaganej na okres trwania targów: - woda mineralna nie gazowana - woda mineralna gazowana, - min. 3 rodzaje soków owocowych 100% , - cukier kryształ, - mleczko do kawy odtłuszczone, - kawy rozpuszczalna wysokiej jakości, - herbata wysokiej jakości po 50 sztuk, - ciastka różne (kruche, biszkoptowe w tym: biszkopty z galaretką w czekoladzie, maślane, z konfiturą, z czekoladą, herbatniki solone, itp.), Artykuły spożywcze należy zapewnić w odpowiedniej ilości zapewniając ciągłe zaopatrzenie stoiska podczas targów. 2.2.2.8 Podczas trwania targów wykonawca musi zapewnić (w sposób nie utrudniający normalnego funkcjonowania stoiska), jego bieżącą obsługę techniczną, obejmującą w szczególności: a) zapewnienie sprawności wszystkich urządzeń, w które wyposażył stoisko, b) zapewnienie aby elementy stanowiące wyposażenie stoiska były zawsze kompletne, c) niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek zgłaszanych przez zamawiającego, d) uzupełnianie szklanek, filiżanek, serwetek, ręczników papierowych, e) uzupełnianie zapasów artykułów spożywczych (tj. woda, soki, ciastka) każdego dnia podczas targów, f) utrzymanie czystości i estetyki stoiska. 2.2.2.9. Ubezpieczenie stoiska - wykonawca zobowiązany będzie zawrzeć umowę ubezpieczenia stoiska od odpowiedzialności cywilnej od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym organizatorowi targów oraz od ewentualnej kradzieży sprzętu i wyposażenia. Dokument ubezpieczenia stoisk - polisę ubezpieczeniową wykonawca zobowiązany będzie okazać przedstawicielom zamawiającego podczas dokonywania czynności odbioru stoiska. 2.2.2.10 Zagospodarowanie wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżację i wyposażenie stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn wykonawca zobowiązany będzie wykonać z uwzględnieniem wymagań opisanych w powyższych punktach oraz zgodnie z warunkami organizatora targów. Odbiór zostanie skwitowany sporządzeniem i podpisaniem przez przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy protokołu odbioru zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji i wyposażenia stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek niezgodności w zakresie świadczenia usługi, sposobie wykonania oraz uchybień w zakresie wymagań zamawiającego lub organizatora targów odbiór nie zostanie dokonany. Wykonawca zobowiązany będzie wówczas do usunięcia stwierdzonych niezgodności w zakresie świadczenia usługi, w sposobie wykonania oraz uchybień w zakresie wymagań zamawiającego lub organizatora targów niezwłocznie. Wykonawca po usunięciu stwierdzonych niezgodności zobowiązany będzie skutecznie powiadomić przedstawicieli zamawiającego o gotowości do ponownego odbioru. Odbiór zostanie dokonany poprzez sporządzenie i podpisanie przez przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy protokołu odbioru zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji i wyposażenia stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn. Po zakończeniu targów wykonawca zobowiązany będzie do demontażu stoiska. Wykonawca jest zobowiązany dopełnić wszelkich formalności związanych z koniecznością wejścia przedstawicieli Gminy Olsztyn na teren targów w celu dokonania czynności odbioru przed rozpoczęciem targów. 2.2.3. Wpis do katalogu targowego i wniesienie opłaty rejestracyjnej; wykonawca zobowiązany będzie dokonać podstawowego wpisu Gminy Olsztyn do katalogu targowego oraz uiścić w imieniu Gminy Olsztyn opłatę rejestracyjną. Przed dokonaniem wpisu do katalogu, wykonawca uzgodni jego treść z zamawiającym. 2.2.4. Wstęp na targi dla 3 osób ; wykonawca zobowiązany będzie dopełnić wszelkich formalności i uzyskać: bilety/wejściówki/lub inne dokumenty upoważniające trzech przedstawicieli Gminy Olsztyn do wejścia i przebywania na terenach gdzie odbywać będą się targi, przez cały okres ich trwania. 2.2.5.Podróż służbowa dla 3 osób zakwaterowanie, wyżywienie, transport, ubezpieczenie oraz transport materiałów promocyjnych; Wykonawca zobowiązany będzie dopełnić wszelkich formalności związanych z podróżą, zakwaterowaniem, wyżywieniem i ubezpieczeniem trzech przedstawicieli Gminy Olsztyn oraz transportem materiałów promocyjnych przeznaczonych do dystrybucji podczas trwania targów; 2.2.5.1.Wykonawca zapewni dla 3 osób (przedstawicieli Zamawiającego) transport lotniczy w obie strony na targi: (MIPIM w Cannes - Francja, Targi EIRE Mediolan - Włochy. Wykonawca zobowiązany będzie również do transportu samochodowego z miejsca zamieszkania przedstawicieli Zamawiającego (gmina Olsztyn, Częstochowa) do lotniska; oraz z lotniska- do miejsca zamieszkania. Transport samochodowy wykonawca zapewni również z lotniska do hotelu i z hotelu do lotniska. Transport z i do hotelu z hali wystawienniczej odbywać się będzie komunikacją miejską na koszt wykonawcy. Wykonawca zapewni również transport materiałów promocyjnych przeznaczonych do dystrybucji podczas trwania targów. Na targi EXPO REAL w Monachium (Niemcy) Wykonawca zapewni dla 3 osób (przedstawicieli Zamawiającego) transport lotniczy lub samochodowy w obie strony. W przypadku wyboru transportu lotniczego wykonawca zobowiązany będzie również do transportu samochodowego z miejsca zamieszkania przedstawicieli Zamawiającego (gmina Olsztyn, Częstochowa) do lotniska; oraz z lotniska do miejsca zamieszkania. Transport samochodowy wykonawca zapewni również z lotniska do hotelu i z hotelu do lotniska. Transport z i do hotelu z hali wystawienniczej odbywać się będzie komunikacją miejską na koszt wykonawcy. Wykonawca zapewni również transport materiałów promocyjnych przeznaczonych do dystrybucji podczas trwania targów. Jeśli Wykonawca zobowiązuje się do transportu samochodowego/ busowego na targi EXPO REAL w Monachium dla 3 osób przedstawicieli Gminy Olsztyn. Pojazd powinien posiadać sprawną klimatyzację, spełniać normy techniczne, posiadać aktualne badania techniczne i być dopuszczony do ruchu (także międzynarodowego) z odpowiednią przestrzenią bagażową w celu spakowania bagaży, oraz materiałów promocyjnych Zamawiającego. Wyjazd z miejsca zamieszkania przedstawicieli zamawiającego (gmina Olsztyn, Częstochowa). Rok produkcji pojazdu nie wcześniejszy niż 2008 rok. Wyposażony w nadajnik GPS Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z opłatami drogowymi oraz parkingami w trakcie podróży i na miejscu targów. 2.2.5.2. Wykonawca zapewni zakwaterowanie dla 3 osób (w tym pierwszy nocleg: - w Cannes z 11 na 12 marca 2013 r. ostatni 15 na 16 marca 2013 r. - w Mediolan z 3 na 4 czerwca 2013 r. ostatni 6 na 7 czerwca 2013 r. - w Monachium z 6 na 7 października 2013 r., ostatni 9 na 10 październik 2013 r.) w hotelu kategorii co najmniej trzy gwiazdkowym, zlokalizowanym nie dalej niż 3 km od miejsca organizowania imprez targowych, w pokojach jednoosobowych z łazienkami. Wykonawca zapewni też wyżywienie trzech osób w hotelu (śniadania i obiadokolacje) Wykonawca przed zarezerwowaniem miejsca zakwaterowania przedstawi zamawiającemu - co najmniej trzy hotele, które spełniają opisane powyżej wymagania - do akceptacji. 2.2.5.3 Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć umowę ubezpieczenia dla 3 osób, które na targach reprezentować będą Gminę Olsztyn. Ubezpieczenie musi obejmować odpowiedzialność od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz odpowiedzialność cywilną w czasie podróży tam i z powrotem jak również podczas całego okresu pobytu. Polisę ubezpieczeniową wykonawca przekaże zamawiającemu przed rozpoczęciem podróży. 2.2.6 Zapewnienie tłumacza; wykonawca zobowiązany będzie zapewnić do wyłącznej dyspozycji zamawiającego tłumacza przez cały okres trwania imprez targowych w celu prezentacji oferty inwestycyjnej oraz wsparcia podczas prowadzenia rozmów. Tłumaczenie będzie prowadzone zasadniczo z języka polskiego na język angielski i z języka angielskiego na język polski. Zamawiający wymaga by tłumacz znał dodatkowo na poziomie co najmniej średnio zaawansowanym język francuski podczas targów MIPIM w Cannes (Francja), język włoski podczas targów EIRE Mediolan (Włochy), oraz język niemiecki podczas targów EXPO REAL w Monachium (Niemcy). 2.3. Organizacja udziału Gminy Olsztyn w Targach INVESTFIELD w Poznaniu - IV kwartał 2013 r. obejmuje w szczególności: 2.3. 1. Wynajęcie powierzchni wystawienniczej ( 30 m²); Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić zamawiającemu powierzchnię wystawienniczą o wielkości 30m², na której urządzi stoisko wystawiennicze Gminy Olsztyn wraz z zabudową i udostępni je zamawiającemu na czas trwania targów. Koszty wynajmu na rzecz zamawiającego powierzchni wystawienniczej uiści wykonawca. 2.3.2. Projekt, zabudowa, urządzenie, wyposażenie, obsługa techniczna stoiska, jego ubezpieczenie i demontaż: Wykonawca w terminie 30 dni od daty podpisania umowy przedstawi zamawiającemu dwie propozycje projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn, na którym odbywać się będzie prezentacja podczas targów. Projekty zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn powinny obejmować co najmniej: siatkę rzutów (z przodu, z boku, z góry) oraz wizualizację stoiska. Wykonawca prześle je do uzgodnienia zamawiającemu w formie elektronicznej na adres: mkosielak@olsztyn-jurajski.pl Zamawiający zobowiązany będzie dokonać wyboru jednej spośród dwóch propozycji projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn - w terminie siedmiu dni licząc od daty dostarczenia przez wykonawcę dwóch propozycji. W przypadku zgłoszenia przez zamawiającego uwag do dostarczonych propozycji projektu - wykonawca zobowiązany będzie je uwzględnić w terminie trzech dni i ponownie przekazać zamawiającemu do akceptacji. Zamawiający dokona ostatecznego wyboru projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn - akceptację przekaże wykonawcy w formie elektronicznej na wskazany przez wykonawcę adres e-mail. W projekcie zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn Wykonawca będzie zobowiązany uwzględnić następujące wymagania: 2.3.2.1 Stoisko powinno zawierać część wystawienniczą o charakterze otwartym i o powierzchni 30 m² oraz możliwość korzystania z części zaplecza kuchenno - magazynowego (zamykanego na klucz), w której powinno znajdować się miejsce na: a) przechowanie materiałów promocyjnych b) małą lodówkę , c) czajnik elektryczny, d) ekspres do kawy, e) regały na artykuły spożywcze, f) szafkę wiszącą na naczynia, w której pomieszczą zestawy sześcioosobowe do kawy, herbaty i napojów, g) ręczniki papierowe, h) wieszak ścienny na ubrania z minimum sześcioma haczykami, i) ewentualne przechowanie telewizora o przekątnej ekranu około 42, 2.3.2.2. Stoisko powinno być wyposażone w instalacje: wodną, kanalizacyjną, energetyczną i dostęp do Internetu (stałe łącze); w przypadku braku możliwości technicznych wyposażenia stoiska w instalację wodną, wykonawca zobowiązany będzie do innego dostarczenia wody na stoisko w ramach eksploatacji i zapewnienie odbioru ścieków; 2.3.2.3. Stoisk powinny być tak urządzone aby spełniały wszystkie warunki i wymagania jakie stawia organizator targów oraz umożliwiły właściwą ekspozycję walorów inwestycyjnych Gminy Olsztyn, 2.3.2.4 Grafika i wizualizacja stoisk musi być spójna z systemem Identyfikacji Wizualnej zawartym w Księdze Identyfikacji Wizualnej Gminy Olsztyn, którą Zamawiający udostępni wybranemu w przetargu Wykonawcy. 2.3.2.5. W widocznych miejscach stoisk na odpowiedniej wysokości powinny być umieszczone wyraźne i czytelne napisy kolorowe (w różnych opcjach językowych min. w 3 j. angielski, j. francuski, j. niemiecki) urządzone tak by eksponowana była nazwa zamawiającego, tytuł projektu: Termy jurajskie - promocja walorów inwestycyjnych gminy Olsztyn oraz logotypy RPO WSL na lata 2007 -2013 zgodnie z wytycznymi IŻ RPO WSL 2007-2013 w zakresie informacji i promocji oraz hasła promocyjne Gminy Olsztyn. 2.3.2.6. Na stoisku powinna być możliwa ekspozycja materiałów promocyjnych, na jednej ze ścian stoiska możliwa prezentacja i projekcja filmu promocyjnego, w widocznych miejscach umieszczone zostaną zdjęcia wybranych atrakcyjnych terenów gminy Olsztyn, 2.3.2.7 Wyposażenie stoiska podczas trwania targów: a) część wystawiennicza z elementami dekoracyjnymi (otwarta, ekspozycyjna): - lada z zamykanym schowkiem umieszczona w centralnym punkcie stoiska - minimum 1 regał na materiały promocyjne, taki aby było możliwe jednoczesne wyłożenie materiałów promocyjnych formatu A4 oraz nośników elektrycznych, - 1 ława przy której mogą swobodnie usiąść przynajmniej 4 osoby, - 4 fotele, - 3 hokery, - podłoże wyłożone wykładziną dywanową, - laptop, telewizor LCD (min 42 ) z wejściem umożliwiającym podłączenie do laptopa, b) część zaplecza kuchenno - magazynowego: - mała lodówka, - czajnik elektryczny, - ekspres do kawy, - ręczniki papierowe, - worki na śmieci, - 1 porcelanowy sześcioosobowy serwisy do kawy, - 1 porcelanowy sześcioosobowe serwisy do herbaty, - 12 talerzyków deserowych (kolorystycznie dopasowanych do serwisów do kawy i do herbaty) - 12 szklanek do soków, - 12 Łyżeczek deserowych, - cukiernica + łyżeczka do cukru, - mlecznik do kawy c) artykuły spożywcze w ilości wymaganej na okres trwania targów: - woda mineralna nie gazowana, - woda mineralna gazowana, - min 3 rodzaje soków owocowych 100% , - cukier kryształ, - mleczko do kawy odtłuszczone, - kawa rozpuszczalna wysokiej jakości, - herbata wysokiej jakości, - ciastka różne (kruche, biszkoptowe w tym: biszkopty z galaretką w czekoladzie, maślane, z konfiturą, z czekoladą, herbatniki solone, itp.) Artykuły spożywcze należy zapewnić w odpowiedniej ilości zapewniając ciągłe zaopatrzenie stoiska podczas targów. 2.3.2.8 Podczas trwania targów wykonawca musi zapewnić (w sposób nie utrudniający normalnego funkcjonowania stoiska), jego bieżącą obsługę techniczną, obejmującą w szczególności: a) zapewnienie sprawności wszystkich urządzeń, w które wyposażył stoisko, b) zapewnienie aby elementy stanowiące wyposażenie stoiska były zawsze kompletne, c) niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek zgłaszanych przez zamawiającego, d) uzupełnianie szklanek, filiżanek, serwetek, ręczników papierowych, e) uzupełnianie zapasów artykułów spożywczych (tj. woda, soki, ciastka,) każdego dnia podczas targów, f) utrzymanie czystości i estetyki stoiska. 2.3.2.9. Ubezpieczenie stoiska - wykonawca zobowiązany będzie zawrzeć umowę ubezpieczenia stoiska od odpowiedzialności cywilnej od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym organizatorowi targów oraz od ewentualnej kradzieży sprzętu i wyposażenia. Dokument ubezpieczenia stoisk - polisę ubezpieczeniową wykonawca zobowiązany będzie okazać przedstawicielom zamawiającego podczas dokonywania czynności odbioru stoiska. 2.3.2.10 Zagospodarowanie wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżację i wyposażenie stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn wykonawca zobowiązany będzie wykonać z uwzględnieniem wymagań opisanych w powyższych punktach oraz zgodnie z warunkami organizatora targów. Odbiór zostanie skwitowany sporządzeniem i podpisaniem przez przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy protokołu odbioru za gospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji i wyposażenia stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek niezgodności w zakresie świadczenia usługi, sposobie wykonania oraz uchybień w zakresie wymagań zamawiającego lub organizatora targów odbiór nie zostanie dokonany. Wykonawca zobowiązany będzie wówczas do usunięcia stwierdzonych niezgodności w zakresie świadczenia usługi, w sposobie wykonania oraz uchybień w zakresie wymagań zamawiającego lub organizatora targów niezwłocznie. Wykonawca po usunięciu stwierdzonych niezgodności zobowiązany będzie skutecznie powiadomić przedstawicieli zamawiającego o gotowości do ponownego odbioru. Odbiór zostanie dokonany poprzez sporządzenie i podpisanie przez przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy protokołu odbioru zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji i wyposażenia stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn. Po zakończeniu targów wykonawca zobowiązany będzie do demontażu stoiska. Wykonawca jest zobowiązany dopełnić wszelkich formalności związanych z koniecznością wejścia przedstawicieli Gminy Olsztyn na teren targów w celu dokonania czynności odbioru przed rozpoczęciem targów. 2.3.3. Wpis do katalogu targowego i wniesienie opłaty rejestracyjnej; wykonawca zobowiązany będzie dokonać podstawowego wpisu Gminy Olsztyn do katalogu targowego oraz uiścić w imieniu Gminy Olsztyn opłatę rejestracyjną. Przed dokonaniem wpisu do katalogu, wykonawca uzgodni jego treść z zamawiającym. 2.3.4. Wstęp na targi dla 3 osób; wykonawca zobowiązany będzie dopełnić wszelkich formalności i uzyskać: bilety wejściówki lub inne dokumenty upoważniające trzech przedstawicieli Gminy Olsztyn do wejścia i przebywania na terenach gdzie odbywać będą się targi, przez cały okres ich trwania. 2.3.5.Podróż służbowa dla 3 osób, zakwaterowanie, wyżywienie, transport, ubezpieczenie oraz transport materiałów promocyjnych; Wykonawca zobowiązany będzie dopełnić wszelkich formalności związanych z podróżą, zakwaterowaniem, wyżywieniem i ubezpieczeniem trzech przedstawicieli Gminy Olsztyn oraz transportem materiałów promocyjnych przeznaczonych do dystrybucji podczas trwania targów; 2.3.5.1. Wykonawca zapewni dla 3 osób (przedstawicieli Zamawiającego) transport samochodowy w obie strony. Wyjazd z miejsca zamieszkania przedstawicieli zamawiającego (gmina Olsztyn, Częstochowa) do hotelu oraz z hotelu do miejsca zamieszkania przedstawicieli zamawiającego. Transport z i do hotelu z hali wystawienniczej odbywać się będzie komunikacją miejską na koszt wykonawcy. Wykonawca zapewni również transport materiałów promocyjnych przeznaczonych do dystrybucji podczas trwania targów. Pojazd powinien posiadać sprawną klimatyzację, spełniać normy techniczne, posiadać aktualne badania techniczne i być dopuszczony do ruchu drogowego z odpowiednią przestrzenią bagażową w celu spakowania bagaży oraz materiałów promocyjnych Zamawiającego. Rok produkcji pojazdu nie wcześniejszy niż 2008 rok. Wyposażony w nadajnik GPS. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z opłatami drogowymi oraz parkingami w trakcie podróży i na miejscu targów. 2.3.5.2. Wykonawca zapewni zakwaterowanie dla 3 osób ( przy założeniu , że wyjazd na targi odbywa się w dniu poprzedzającym rozpoczęcie targów, a wyjazd następuje w dniu zakończenia targów) w hotelu kategorii co najmniej trzy gwiazdkowym, zlokalizowanym nie dalej niż 3 km od miejsca organizowania imprez targowych, w pokojach jednoosobowych z łazienkami. Wykonawca zapewni też wyżywienie trzech osób w hotelu (śniadania i obiadokolacje) Wykonawca przed zarezerwowaniem miejsca zakwaterowania przedstawi zamawiającemu - co najmniej trzy hotele, które spełniają opisane powyżej wymagania - do akceptacji. Zamawiający zastrzega , iż obiad ma zapewnić Wykonawca na terenie hali wystawienniczej w której Gmina Olsztyn będzie posiadać swoje stanowisko ( lub w hali sąsiadującej). 2.3.5.3 Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć umowę ubezpieczenia dla 3 osób, które na targach reprezentować będą Gminę Olsztyn. Ubezpieczenie musi obejmować odpowiedzialność od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz odpowiedzialność cywilną w czasie podróży tam i z powrotem jak również podczas całego okresu pobytu. Polisę ubezpieczeniową wykonawca przekaże zamawiającemu przed rozpoczęciem podróży. 2.4.Wykonawca zobowiązany jest również do realizacji usługi marketingu bezpośredniego wysyłanie zaproszeń do potencjalnych inwestorów co najmniej na kilkanaście dni przed rozpoczęciem poszczególnych 4 imprez targowych (MIPIM w Cannes -Francja, Targi EIRE Mediolan - Włochy, EXPO REAL w Monachium - Niemcy, INVESTFIELD w Poznaniu). Wcześniejsze wysyłanie zaproszeń pozwoli na dotarcie z ofertą inwestycyjną do grupy docelowej. Realizacja zadania ma doprowadzić do potwierdzenia i organizacji minimum 10 - ciu potwierdzonych spotkań z potencjalnymi inwestorami. Spotkania odbędą się w trakcie trwania wszystkich wymienionych imprez targowych na stanowisku Gminy Olsztyn lub w ostateczności na stanowisku wskazanym przez inwestora. Zakładana liczba zaproszeń obejmuje 60 sztuk zaproszeń oddzielnie dla każdej z 4 imprez targowych. Łącznie należy rozesłać 240 zaproszeń. Wykonawca terminie 30 dni od podpisania umowy przedstawi Zamawiającemu projekt zaproszenia. Zamawiający ewentualnie naniesie na niego swoje poprawki. Wykonawca jest zobowiązany do poprawienia przedstawionego projektu, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, do momentu jego ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego. Zaproszenie zawierać będzie niezbędne informacje m.in. o godzinie i miejscu spotkania. Ponadto zaproszenie będzie zawierać nazwę zamawiającego, tytuł projektu: Termy jurajskie - promocja walorów inwestycyjnych gminy Olsztyn oraz logotypy RPO WSL na lata 2007 -2013 zgodnie z wytycznymi IŻ RPO WSL 2007-2013 w zakresie informacji i promocji oraz hasła promocyjne Gminy Olsztyn.