Kompleksowe przygotowanie i organizacja Gali Engineering Design Center 2014 - wspólnego uroczystego spotkania biznesowego dla pracowników Instytutu Lotnictwa (ILOT) i General Electric Company Polska Sp. z o.o. (GECP) oraz zaproszonych gości.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Impreza zamknięta dla pracowników ILOT, GECP oraz zaproszonych gości. 2. Czas trwania spotkania: 09:00 - 12:00, planowane przybycie gości od godz. 08:00. 3. Lokalizacja: granice administracyjne Warszawy, do 20 km od siedziby ILOT przy Al. Krakowskiej 110-114 w Warszawie, miejsce dogodne komunikacyjnie pod względem bliskości do przystanków komunikacji miejskiej, maksymalnie 1 przesiadka na trasie od miejsca spotkania do siedziby Zamawiającego. 4. Ilość uczestników: 1750 osób 5. Planowany schemat spotkania: a) część formalna (przemówienia, prezentacje) - 2 godziny b) część artystyczna - 30 minut c) poczęstunek - tort, kawa i herbata - 30 minut 6. Spotkanie (część formalna i artystyczna) będzie prowadzone w języku angielskim. 7. Do obowiązku Wykonawcy należy: a) zapewnienie sali na spotkanie z uwzględnieniem lokalizacji określonej w pkt. 3 - jedna duża sala na 1800 osób, w pomieszczeniu zamkniętym, klimatyzowana, ze sceną lub podium z mównicą, z miejscami siedzącymi stałymi lub dostawianymi. Pomieszczenie musi zawierać odrębną salę lub foyer na poczęstunek dla uczestników spotkania, szatnię z obsługą. b) wykonanie scenografii w sali głównej, w której odbędzie się część formalna i artystyczna - banery o wymiarach 85 x 200 cm z logo ILOT, EDC, GECP. Zamawiający przekażą logo wybranemu wykonawcy - kwiaty świeże, cięte, w wazonach, ustawione na scenie - scenografia multimedialna z logo ILOT, EDC, GECP realizowana przy użyciu techniki światła i dźwięku - światła sceniczne w kolorach ILOT, EDC, GECP, ruchome światłą spotowe, oświetlenie widowni - oprawa muzyczna (muzyka mechaniczna) w miejscach przebywania gości: w holu, w sali głównej, między prezentacjami uczestników spotkania, podczas części artystycznej, w trakcie poczęstunku. Repertuar do uzgodnienia z Zamawiającymi. - nagłośnienie sceniczne c) zapewnienie sprzętu technicznego niezbędnego do realizacji Gali wraz z osobami odpowiedzialnymi za prawidłową pracę wszystkich urządzeń d) multimedia niezbędne do prowadzenia prezentacji z możliwością wyświetlenia prezentacji z komputera PC, sprzęt ma umożliwić wyświetlenie obrazu o wymiarach min. 6 m x 4 m na zagwarantowanej powierzchni typu ekran, mikrofony bezprzewodowe 6 szt. e) zapewnienie systemu oświetlenia oraz systemu nagłośnienia uwzględniającego ilość uczestników spotkania, wielkość i specyfikę Sali, wystąpienia osób (prezentacje multimedialne), wystąpienia konferansjera, oprawę muzyczną podczas całego spotkania oraz wymagania artystów występujących podczas części artystycznej f) zapewnienie występu artystów: zespół wokalny grający muzykę typu pop rock lub musicalową (artyści współczesnej sceny muzycznej) lub widowisko artystyczne typu występ tancerzy, kabaret. Po podpisaniu umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu minimum 3 propozycje artystów wraz z proponowanym repertuarem i jego dokumentacją na CD lub DVD. Ostateczny repertuar zostanie określony w ścisłym porozumieniu z Zamawiającym. Do obowiązków Wykonawcy należy pokrycie wszelkich opłat cywilno-prawnych związanych z występami artystów, wykonaniem przez nich podczas gali wybranych utworów. Wykonawca ureguluje także wszelkie zobowiązania związane z utrwaleniem, wykorzystaniem i upowszechnianiem wizerunku artystów. g) zapewnienie poczęstunku dla wszystkich uczestników imprezy wraz z obsługą kelnerską: - kawa, herbata, cukier, kawałki cytryny do herbaty, ciasteczka w formie szwedzkiego stołu dostępne dla uczestników przez cały okres trwania spotkania. Kawa i herbata - nie mniej, niż po jednej porcji na każdego uczestnika. - 17 tortów wraz z obsługą kelnerską: 1 tort z logo EDC umieszczony na scenie po zakończeniu części artystycznej, o wadze 20 kg. Pozostałe 16 tortów o wadze po 20 kg każdy, rozmieszczone w 16 punktach dystrybucyjnych w pomieszczeniu przeznaczonym na poczęstunek. Ustawienie punktów dystrybucyjnych Strony ustalą po podpisaniu umowy. - Kelnerzy muszą na bieżąco dbać o czystość i porządek. Brudna zastawa stołowa musi być niezwłocznie sprzątana, kawa i herbata uzupełniana na bieżąco. h) zapewnienie upominków dla uczestników spotkania: - upominki drobne z logo EDC w cenie do 25 zł szt. - 2000 szt. - upominki VIP z logo EDC w cenie do 200 zł szt. - 50 szt. - po podpisaniu umowy Wykonawca uzgodni z Zamawiającym wybór upominków. Upominki będą dostarczone do siedziby Zamawiającego przed rozpoczęciem Gali, najpóźniej do dnia 15.03.2014 r. i) zapewnienie konferansjera mówiącego płynnie po angielsku (osoba znana mediów radio, TV) do prowadzenia spotkania w języku angielskim. Osoba powinna wykazać się doświadczeniem w prowadzeniu imprez o podobnym charakterze. Po podpisaniu umowy z Zamawiającym Wykonawca przedstawi Zamawiającemu minimum 3 propozycje konferansjerów. Wykonawca zorganizuje, co najmniej jedno spotkanie robocze przedstawicieli Zamawiającego i konferansjera celem omówienia scenariusza, kwestii wypowiadanych i innych szczegółów organizacyjnych. Spotkanie odbędzie się w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. j) zapewnienie obsługi fotograficznej Gali. Fotograf wykona ok. 200 zdjęć. Wykonane zdjęcia zostaną przekazane Zamawiającemu, po uprzedniej obróbce zdjęć, w formie zapisu cyfrowego - na płycie CD lub DVD w ilości 20 egzemplarzy. Wraz z przekazaniem zdjęć w formie zapisu cyfrowego na płycie CD lub DVD Wykonawca przekaże Zamawiającemu autorskie prawa majątkowe do zdjęć. k) zapewnienie dokumentacji filmowej Gali. Wykonawca zapewni obsługę filmową całej Gali. Nagranie zostanie przekazane Zamawiającemu na płycie DVD w ilości 10 egzemplarzy po dokonaniu obróbki nagrania. l) zapewnienie grupowego ubezpieczenia NNW dla pracowników ILOT oraz GECP m) zapewnienie transportu autokarowego z miejsca spotkania do siedziby ILOT przy Al. Krakowskiej 110-114 w Warszawie - 25 autokarów min. 40 miejsc w każdym n) zapewnienie osób do przyjmowania gości np. hostessy; około 2 osób (hostess) przy każdym otwartym wejściu na salę. Ubiór obsługi do uzgodnienia z Zamawiającymi. o) oznaczenie miejsca imprezy: oznakowanie wewnątrz budynku, wyznaczenie strefy VIP na Sali. p) zapewnienie osób do ochrony, utrzymania porządku. Zadaniem tych osób będzie również weryfikacja wchodzących gości. Goście uprawnieni do wejścia na Galę, będą wyposażeni w identyfikatory lub zaproszenia. Ubiór do uzgodnienia z Zamawiającymi. q) posprzątanie po zakończeniu Gali: sali, holu, foyer, usunięcie oznaczeń związanych z organizacją Gali. r) przygotowanie scenariusza Gali wg planowego schematu spotkania określonego w pkt. 5. Wybrany Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycję scenariusza po podpisaniu umowy.