Zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniem dla 30 prelegentów podczas dwudniowej konferencji Digital Dragons 2015.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniem w pokojach jedno i/lub dwuosobowych (do wykorzystania przez jedną osobę) w hotelu/hotelach min. 4 gwiazdkowym/ych dla 30 prelegentów podczas dwudniowej konferencji Digital Dragons 2015, która odbędzie się w Krakowie. 2. Przedmiot zamówienia ma być realizowany w obiekcie hotelarskim/obiektach hotelarskich (maksymalnie w 3 hotelach), wobec którego/których wydano decyzję o zaszeregowaniu do rodzaju hotel oraz nadaniu kategorii zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 196), przy czym kategoria oznaczona w gwiazdkach nie może być niższa niż 4 gwiazdki. Wymóg ten ma być spełniony na dzień składania ofert. 3. Wykonawca zapewni nocleg dla 30 prelegentów w dniach 20-23 maja 2015 r. (3 noclegi) w pokojach jedno i/lub dwuosobowych (do wykorzystania przez jedną osobę) ze śniadaniem w hotelu/ach min. 4 gwiazdkowym/ych, w maksymalnej odległości 1,0 km od miejsca konferencji tj. Starej Zajezdni, Kraków ul. Św. Wawrzyńca 12. (odległość mierzona przy pomocy aplikacji google maps). 4. Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia liczby zamawianych noclegów bez ponoszenia z tego tytułu jakichkolwiek opłat i kosztów zamówionych usług, jeżeli informacja o zmniejszeniu liczby zamawianych noclegów wpłynie w formie pisemnej, mailowej lub faksem do Wykonawcy najpóźniej w dniu 20 kwietnia 2015 r. 1) w innym przypadku Zamawiający ma mieć zagwarantowane prawo zmniejszenia liczby zamawianych noclegów według następujących zasad: a) bezpłatnego zmniejszenia liczby zamawianych noclegów do 50 % wszystkich zamawianych noclegów (tj. 15) jeżeli informacja o zmniejszeniu wpłynie w formie pisemnej, mailowej lub faksem do Wykonawcy w dniach 21 kwietnia 2015 - 7 maja 2015 r. b) bezpłatnego zmniejszenia liczby zamawianych noclegów do 25 % wszystkich zamawianych noclegów (tj. 7) jeżeli informacja o zmniejszeniu wpłynie w formie pisemnej, mailowej lub faksem do Wykonawcy w dniach 6 - 13 maja 2015 r. c) bezpłatnego zmniejszenia liczby zamawianych noclegów do 10 % wszystkich zamawianych noclegów (tj. 3 pokoje) jeżeli informacja o zmniejszeniu wpłynie w formie pisemnej, mailowej lub faksem do Wykonawcy w dniach 14-15 maja 2015 r. 2) Jeżeli mimo zamówionych noclegów i braku ich zmniejszenia Zamawiający, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, nie wykorzysta zamówionych usług, nie będzie go to zwalniało z obowiązku zapłaty wynagrodzenia za zamówione oraz nieanulowane i niewykorzystane usługi. W uzasadnionych przypadkach Wykonawca może częściowo lub całkowicie zwolnić Zamawiającego z tego obowiązku. 5. Warunki wykonania zamówienia zawarte są we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 5 do siwz 6. Wielkość zamówienia : około 36000 zł netto