Wykonanie audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach projektu POLAPGEN-BD: Narzędzia biotechnologiczne służące do otrzymywania zbóż o zwiększonej odporności na suszę Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa wykonania audytu zewnętrznego Projektu Narzędzia biotechnologiczne służące do otrzymywania zbóż o zwiększonej odporności na suszę (Projekt UDA-POIG.01.03.01-00-101/08-04), zwanego dalej Projektem POIG. Projekt POIG jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach programu Innowacyjna Gospodarka, z całościowym budżetem: 23 400 759,28 zł (w tym udział Unii Europejskiej 19 904 374 zł), w którym Zamawiający uczestniczy w okresie od 01.06.2008 roku do 31.12.2014 roku. 2. Celem audytu zewnętrznego jest weryfikacja i dokonanie oceny efektywności i skuteczności działań zrealizowanych w ramach Projektu POIG (w tym procedur przeprowadzania działań finansowych) według zasad zawartych w umowie o dofinansowanie Projekt UDA-POIG.01.03.01-00-101/08-04. Audyt obejmuje działalność wszystkich partnerów projektu. Szczegółowe dokumenty o rodzajach działań podejmowanych w ramach Projektu POIG: - studium wykonalności, - umowa o Wykonanie Projektu z załącznikami: - załącznik 1 Umowa Konsorcjum, - załącznik 2 Umowa o dofinansowanie projektu, - załącznik 3 Wniosek o dofinansowanie, - załącznik 4 Umowa o wykonaniu projektu - harmonogram rzeczowo-finansowy wg zadań, - harmonogram realizacji projektu wg kwartałów, - aneksy do umów 01, 02, 03, 04, - sprawozdania merytoryczne, - ekspertyzy, - kamienie milowe, - wnioski o płatność, - dokumenty potwierdzające poniesione wydatki. Projekt POIG realizowany jest przez następujące instytucje: a) Instytucja Beneficjent/Koordynator: Instytut Genetyki Roślin Polskiej Akademii Nauk, ul. Strzeszyńska 34, 60-479 Poznań b) Konsorcjanci: - Instytut Chemii Bioorganicznej Polskiej Akademii Nauk, ul. Z. Noskowskiego 12/14, 61-704 Poznań, - Uniwersytet Rolniczy im. H. Kołłątaja, Al. Mickiewicza 21, 31-120 Kraków - Instytut Fizjologii Roślin im. Franciszka Górskiego Polskiej Akademii Nauk, ul. Niezapominajek 21, 30-239 Kraków, - Instytut Środowiska Rolniczego i Leśnego Polskiej Akademii Nauk, Ul. Bukowska 19, 60-809 Poznań, - Uniwersytet im. Adama Mickiewicza, ul. Wieniawskiego 1, 61-712 Poznań, - Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, ul. Wojska Polskiego 28, 60-637 Poznań, - Uniwersytet Śląski, ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice, - Instytut Agrofizyki im. Bohdana Dobrzańskiego Polskiej Akademii Nauk, ul. Doświadczalna 4, 20-290 Lublin, - Instytut Uprawy Nawożenia i Gleboznawstwa - Państwowy Instytut Badawczy, ul. Czartoryskich 8, 24-100 Puławy, - DANKO Hodowla Roślin Sp. z o.o. z/s w Choryni, Choryń 27, 64-000 Kościan, - Poznańska Hodowla Roślin Sp. z o.o., ul. Kasztanowa 5, 63-004 Tulce. Szacowana liczba wniosków o płatność objętych audytem projektu wynosi 45. Wnioski o płatność, o których mowa powyżej zawierają od 100 do 1160 dokumentów. Wydatki Projektu poniesione w ramach POIG zostały udokumentowane w formie dowodów księgowych (tj.: faktury VAT, rachunki, polecenia księgowania, polecenia wyjazdu służbowego, listy płac, raporty kasowe). Liczba wszystkich pozycji we wnioskach wyliczona jest na podstawie poniesionych kosztów do dnia 30.06.2013 r. Zgodnie z zatwierdzonymi wnioskami beneficjenta o płatność do 30.06.2013 r. kwota wydatków uznanych za kwalifikowane to 15 889 344,57 zł. W związku z realizacją Projektu POIG sprawozdania z lat 2010-2013 obejmowały: - raporty kamieni milowych, - wnioski o płatność, - ekspertyzy, - referaty wygłoszone na corocznych warsztatach projektu 3. Podczas realizacji audytu wykonawca zweryfikuje i dokona oceny efektywności i skuteczności procedur przeprowadzania działań finansowanych w ramach Projektu POIG na rok 2010- 2013 oraz systemu kontroli wewnętrznej jednostek w zakresie: a) prawidłowości realizacji działań podjętych w ramach Projektu POIG, zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a także wewnętrznych procedur, b) realizacji Projektu POIG oraz wydatków zgodnie z ich przeznaczeniem, określonym w umowie o dofinansowanie wraz z załącznikami (harmonogramie rzeczowo-finansowym wg zadań, harmonogramie realizacji projektu wg kwartałów) oraz studium wykonalności, c) wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji Projektu POIG poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania zamówionych usług, d) kwalifikowalności poniesionych wydatków i sposobu ich dokumentowania, e) procedur zarządzania i kontroli Projektu POIG, f) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej, g) procedur dokonywania płatności w ramach kontraktów, h) poprawności polityki rachunkowości, i) zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), w części dotyczącej realizowanych działań, j) przepływów na rachunkach bankowych związanych z Projektem POIG, k) poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego Projektu POIG, zasadności wydatków, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej, l) posiadania przez beneficjenta i konsorcjantów Projektu POIG ścieżki audytu w zakresie finansowo-księgowym, m) zgodności informacji zawartych we wnioskach o płatność i w sprawozdaniach z zapisami w ewidencji księgowo-finansowej, n) sposobu przechowywania dokumentów zgromadzonych w ramach realizowanego Projektu, o) poprawności realizacji zasad dotyczących informacji i promocji uwzględniających wytyczne z Przewodnika w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2017-2013 dla beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie programu, m.in. za pomocą strony internetowej www.polapgen.pl, p) sposobu monitorowania i realizacji celów Projektu POIG, q) sposobu udokumentowania i zatwierdzania wyników działalności badawczej, r) wdrożenia przez Beneficjenta i konsorcjantów zaleceń z przeprowadzonych kontroli i audytów oraz usunięcia nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte, s) przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych, finansach publicznych i rachunkowości, t) przestrzegania dyscypliny finansów publicznych, u) poprawności przeprowadzania procedur przetargowych, v) efektywności wydatkowania środków publicznych. 4. Podczas realizacji audytu powinna zostać zweryfikowana dokumentacja poniesionych wydatków, a także pozostała dokumentacja powstała w ramach realizacji zadań, która pozwoli wydać audytorowi opinię w sprawie prawidłowości realizacji Projektu POIG na lata 2010-2013 i sporządzić raport w tym zakresie. Dobór próby dokumentów do weryfikacji powinien zostać wykonany przy zachowaniu zasady, iż badaniem zostanie objętych 25% całości dokumentacji do badania. 5. Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i normami wykonywania zawodu biegłego rewidenta oraz Kodeksem Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszonym przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów. Dodatkowo mogą zostać zastosowane: a) Międzynarodowe Standardy Audytu Wewnętrznego oraz Kodeks Etyki, ogłoszone przez Institiute of Internal Auditors (IIA); b) Standardy kontroli wydane przez Komisję Standardów Kontroli Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli (INTOSAI) lub Europejskie Wytyczne Stosowania Standardów Kontroli INTOSAI. Wykonawca w złożonej ofercie winien wskazać, zgodnie z którymi ww. standardami zostanie przeprowadzony audyt. 6. Harmonogram audytu Dokumentacja audytowanego projektu znajduje się w 10 z 12 instytucji wymienionych w pkt 1.2 rozdziału 3) SIWZ. Wykonawca zobligowany jest zbadać dokumenty u każdego uczestnika Projektu dysponującego dokumentami. Wykonawca przeprowadzi audyt w godzinach pracy koordynatora projektu oraz konsorcjantów w następującym czasie: a) 12 dni roboczych w siedzibie koordynatora projektu - Instytucie Genetyki Roślin Polskiej Akademii Nauk w Poznaniu, b) 4 dni robocze w siedzibie Uniwersytetu Rolniczego w Krakowie, c) 3 dni robocze w siedzibie Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, d) 3 dni robocze w siedzibie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, e) 2 dni robocze w siedzibie Instytutu Chemii Bioorganicznej Polskiej Akademii Nauk w Poznaniu, f) 2 dni robocze w siedzibie Instytutu Fizjologii Roślin im. Franciszka Górskiego Polskiej Akademii Nauk w Krakowie, g) 1 dzień roboczy w siedzibie Instytutu Środowiska Rolniczego i Leśnego Polskiej Akademii Nauk w Poznaniu, h) 1 dzień roboczy w siedzibie Instytutu Agrofizyki im. Bohdana Dobrzańskiego Polskiej Akademii Nauk w Lublinie, i) 1 dzień roboczy w siedzibie Instytutu Uprawy Nawożenia i Gleboznawstwa - Państwowego Instytutu Badawczego w Puławach, j) 1 dzień roboczy w siedzibie Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu. W dniu podpisania umowy, wykonawca przedstawi szczegółowy harmonogram prac, podlegający pisemnej akceptacji zamawiającego. 7. Na podstawie przeprowadzonego audytu zewnętrznego wykonawca zobowiązany będzie do sporządzenia raportu obejmującego sprawozdanie z zakresu przeprowadzonego audytu, w którym przedstawi ocenę wraz z uzasadnieniem, w szczególności odnoszącą się do następujących kwestii: a) w jakim zakresie działania, na które przedstawiono wydatki, rzeczywiście zostały zrealizowane, b) w jakim zakresie wnioski o płatność złożone w ramach Projektu POIG na lata 2010-2013 są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie, c) w jakim zakresie wnioski o płatność złożone w ramach Projektu POIG na lata 2010-2013 są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, potwierdzającymi poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) poprzez badanie, czy stanowią podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych, w części dotyczącej realizacji działań, d) w jakim zakresie wnioski o płatność oraz sprawozdania z realizacji działań odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom POIG oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. Wykonawca sporządzi raport na podstawie zbadania dokumentacji dotyczącej wykonanych działań. Raport musi zawierać w szczególności informację o rodzajach technik, które zastosowano podczas audytu, a także o zastosowanym doborze próby. W celu potwierdzenia zastosowania technik audytu, określonych w ofercie wykonawcy, wykonawca przedstawi zamawiającemu dokumenty potwierdzające zastosowane techniki. Wykonawca dostarczy raport z przeprowadzonego audytu do siedziby zamawiającego w terminie 20 dni roboczych od zakończenia audytu. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia wykonawcy uwag i zastrzeżeń do treści raportu i opinii w terminie 15 dni roboczych od dnia jego otrzymania. Wykonawca przekaże zamawiającemu poprawioną wersję raportu w terminie 10 dni roboczych od otrzymania zastrzeżeń i uwag. Przyjęcie raportu przez zamawiającego dokonane zostanie w formie protokołu odbioru. Raport wraz ze streszczeniem powinien liczyć min. 300, max. 1000 stron i musi być napisany zwięzłym, przejrzystym językiem. Każdy z rozdziałów będzie kończył się krótkim podsumowaniem. Do raportu wykonawca dołączy resume, w którym zebrane będą najistotniejsze wyniki. Raport musi być trwale spięty, zszyty lub sklejony i oprawiony. Raport powstały w wyniku audytu należy przedstawić w czterech egzemplarzach, każdy w formie pisemnej, w języku polskim, z podpisami audytorów i osób uprawnionych do składania oświadczeń woli ze strony Wykonawcy oraz w jednym egzemplarzu na nośniku elektronicznym CD-ROM lub DVD-ROM (wymagany format pliku PDF). Wszystkie egzemplarze raportu powinny być tożsame.