Organizację spotkania roboczego członków Konsorcjum w ramach projektu Inżynieria Internetu Przyszłości realizowanego na podstawie Umowy nr POIG.01.01.02-00-045/09-02

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest organizacja spotkania roboczego członków Konsorcjum w ramach projektu Inżynieria Internetu Przyszłości realizowanego na podstawie Umowy nr POIG.01.01.02-00-045/09-02. Organizacja spotkania roboczego obejmuje: 1/ Zapewnienie noclegów w hotelu: - o standardzie min. 3 gwiazdkowym, usytuowanym w odległości ok. 15 km od centrum Gdańska ± 3 km; - doskonale skomunikowanym z miastem Gdańsk - możliwość dojazdu autobusem miejskim; - położonym poza miastem, w pobliżu trasy E 7; - lokalizacja zapewniająca max. czas dojazdu z centrum Gdańska (Dworca Głównego) w 20 min. samochodem; - pokoje 1 i 2 - osobowe; - pokoje dla niepalących; - łazienki w każdym pokoju; - bezprzewodowy Internet w hotelu i pokojach; - rozpoczęcie doby hotelowej nie wcześniej niż o godz. 14:00; - zakończenie doby hotelowej nie wcześniej niż o godz. 14:00; - gwarantowana rezerwacja ważna również po godz. 18:00, w dniu przyjazdu gości - restauracja hotelowa (możliwość korzystania z posiłków bez wychodzenia z budynku). 2/ Zapewnienie posiłków w formie bufetu szwedzkiego w podziale na poszczególne kategorie: Śniadanie, obiad, kolacja, kolacja uroczysta, przerwa kawowa 3/ Zapewnienie na wyłączność 4 sal konferencyjnych z ustawieniem /narada/, do wykorzystania przez 2 pełne dni, tj. 19 stycznia i 20 stycznia oraz 21 stycznia (1/2 dnia) Wymagania: - przejście między salami nie wymaga wyjścia z budynku - bezprzewodowy Internet - ekran projekcyjny - flipchart + papier + pisaki - rzutnik pisma - TV, DVD, VIDEO - rzutnik multimedialny - mównica - podest - nagłośnienie - automatyczna klimatyzacja - pełna obsługa techniczna 4/ Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia zamówienia na usługi noclegowe oraz restauracyjne , bez konsekwencji finansowych, przy zachowaniu następujących terminów: - 1 dzień przed planowanym noclegiem - 1 dzień przed planowanym posiłkiem 5/ Zamawiający potwierdzi gwarantowaną liczbę osób na 1 dzień przed rozpoczęciem imprezy, przed pierwszym noclegiem, bądź przed pierwszym posiłkiem. W przypadku braku potwierdzenia , podana wcześniej gwarantowana liczba osób staje się automatycznie ilością wiążącą. 6/ Zamawiający zastrzega sobie prawo zwiększenia liczby uczestników spotkania, z tym że liczba ta nie może przekroczyć 120. 7/ Podstawą do wystawienia faktury będzie gwarantowana liczba osób, lub w wypadku przekroczenia tej liczby, rzeczywista liczba uczestników.