Usługa rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych na zagraniczne przewozy pasażerskie oraz zagranicznych biletów kolejowych na potrzeby Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów w 2012 r.

Opis przedmiotu przetargu: Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje: a) rezerwacje i sprzedaż biletów lotniczych stosownie do składanych przez Zamawiającego zleceń w zakresie: tras, terminów i klas lotniczych, według obowiązujących taryf określonych przez przewoźników, z uwzględnieniem najkorzystniejszych w danym momencie cen, b) stosownie do potrzeb Zamawiającego w zakresie tras, terminów podróży oraz klas lotniczych, przedstawianie przez Wykonawcę różnych wariantów połączenia uwzględniających najkorzystniejsze na rynku ceny i promocje (tzn. uwzględniające zniżki: grupowe, o ile występują warunki ich przyznania, wynikające z terminu rezerwacji, połączeń weekendowych oraz wszelkich promocji, w tym także na zlecenie Zamawiającego tzw. biletów przewoźników low cost airlines), wraz z podaniem informacji dotyczących: - jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego, - nazw linii lotniczych, - najkorzystniejszych tras podróży, długości trasy i czasu podróży, - doradztwa w zakresie zmian w czasie trwania podróży, c) stosownie do składanych przez Zamawiającego zleceń określających kierunek, klasę oraz termin podróży - sprzedaż biletów na zagraniczne przewozy kolejowe, d) zapewnienie bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych, krajowych, zagranicznych i możliwości ich łączenia, e) pośrednictwo w przejęciu obowiązków pomiędzy UOKiK a przewoźnikiem w sprawach reklamacyjnych i składania ewentualnych odwołań w sprawie zwrotu lub niewykorzystanych biletów z winy przewoźnika, f) bezpłatne dostarczanie dokumentów podróży (biletów), dokumentów ubezpieczeń oraz faktur do siedziby UOKiK lub w miejsca wskazane przez Zamawiającego na terenie Warszawy, g) bezpłatne dostarczenie w sytuacjach nagłych dokumentów podróży (biletów), dokumentów ubezpieczeń w miejsca wskazane przez Zamawiającego lub do własnego punktu obsługi klientów na lotnisku, ewentualnie do punktu sprzedaży biletów lotniczych przewoźnika, który realizuje przelot, niezwłocznie od momentu złożenia zlecenia, h) każdorazowe informowanie Zamawiającego drogą elektroniczną, na wskazane adresy, w kwestii dokonywanych rezerwacji biletów, obejmujące: dane rezerwacji, cenę biletu oraz informowania o terminie wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach, i) każdorazowo w dniu wykupu biletu informowanie wyznaczonego pracownika UOKiK, że tego dnia upływa termin rezerwacji, j) każdorazowe informowanie Zamawiającego drogą elektroniczną w kwestii zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, k) dostęp do wszystkich taryf publikowanych i niepublikowanych linii lotniczych. l) posiadanie lub uruchomienie dla Zamawiającego hot-line czynnego w godzinach od 7.00 do 20.00, umożliwiającego dokonanie zmian w rezerwacji lub rezerwacji poza godzinami otwarcia biura, m) Wykonawca i Zamawiający wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia, n) przydzielenie do realizacji umowy co najmniej trzech numerów telefonicznych ze stanowiskami rezerwacji, o) fakturowanie: termin płatności - 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. 1.2. Zamawiający informuje, iż szacunkowa skala jego potrzeb na 2012 rok przedstawia się następująco: Rodzaj usługi Zapotrzebowanie Uwagi Bilety lotnicze - zagraniczne, ok. 220 sztuk - krajowe. ok. 10 sztuk główne kierunki: Belgia, Francja, Wielka Brytania, Niemcy, Holandia, Federacja Rosyjska, - pracownicy UOKiK podróżują klasą ekonomiczną, - kierownictwo UOKiK podróżuje głównie klasą business zagraniczne przewozy kolejowe ok. 10 sztuk głównie w II klasie, bez zakupu miejscówek chyba, że zaistnieje taka konieczność Ubezpieczenie na każdy dzień wyjazdu Głównie kraje europejskie oraz incydentalnie kraje pozaeuropejskie , wyjazdy UOKiK w większości są wyjazdami jedno / dwudniowymi