Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu Pora na aktywność.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu systemowego Pora na aktywność. 2. Audyt powinien obejmować analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, a także procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu. 3. Zakres przedmiotowy audytu: 1) sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie, przyjętymi celami projektu i obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych, ochrony danych osobowych, realizacji projektów partnerskich); 2) sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; 3) sprawdzenie, czy Beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym; 4) audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej; 5) sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, 6) sprawdzenie wniosków Beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu; 7) sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta; 8) sprawdzenie sposobu promocji projektu; 9) sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu 4. Podczas realizacji audytu powinna zostać zweryfikowana próbka ogółem poniesionych wydatków, pozwalająca wydać audytorowi wiążący raport w tym zakresie. Zapis wskazujący standardy, na podstawie których przeprowadzono audyt, a także próg istotności i poziom ufności należy zamieścić w raporcie z audytu. 5. Audyt powinien być przeprowadzony w siedzibie zamawiającego przez Zespół przynajmniej 2-osobowy przy czym przynajmniej jedna osoba ze strony wykonawcy powinna posiadać uprawnienia biegłego rewidenta. 6. Opinia i raport powstałe w wyniku audytu będą wykonane w trzech egzemplarzach, każdy w formie pisemnej w języku polskim z podpisami audytora oraz w jednym egzemplarzu na nośniku elektronicznym (płyta CD lub DVD), w tym również w postaci edytowalnej w formacie .doc lub .xls. Do raportu należy dołączyć listę zweryfikowanych dokumentów. 7. Wykonawca zobowiązuje się wszystkie dokumenty opatrzyć logotypami Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz informacją, że projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej, zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji ; http://www.efs.gov.pl/zpfe/strony/dokumenty.aspx. 8. Audytor dokonuje identyfikacji obszarów ryzyka na podstawie swojego profesjonalnego osądu wynikającego ze znajomości celów niniejszego audytu, struktury audytowanej jednostki, podejmowanych w niej działań. 9. Dane i informacje uzyskane dzięki audytowi projektu powinny zostać zagregowane w celu dokonania całościowej oceny realizowanego projektu. Zaproponowane przez Wykonawcę podejście metodologiczne powinno znaleźć odzwierciedlenie w strukturze raportu. 10. Minimalny poziom ufności dla badania audytowego nie może być mniejszy niż 95% i musi być zgodny z międzynarodowymi standardami audytu oraz statystycznymi i nie statystycznymi metodami doboru próby. 11. Przed rozpoczęciem audytu wykonawca prześle dane osobowe osób przeprowadzających audyt w celu wystawienia przez zamawiającego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na czas wykonywania audytu. 12. Po przeprowadzeniu audytu, audytor zobowiązany jest do sporządzenia raportu zawierającego opinię z audytu. Zamawiający ma prawo do odniesienia się do raportu zawierającego opinię z audytu. W razie konieczności raport powinien zawierać również opinię o systemie zarządzania Zamawiającego. Raport zawierający opinię z audytu, a także stanowisko Zamawiającego są przekazywane przez Zamawiającego do instytucji odpowiedzialnej za przeprowadzenie kontroli w trakcie realizacji lub na zakończenie audytowanego projektu oraz archiwizowane w dokumentacji związanej z realizacją projektu. Beneficjent jest zobowiązany do udostępnienia wymienionych wyżej dokumentów upoważnionym organom kontrolnym. 13. W wypadku, gdy audytor/audytorzy odpowiedzialni za sporządzenie sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu nie wywiążą się z obowiązków wynikających z faktu wykonywania zawodu audytora wewnętrznego lub biegłego rewidenta określonych odpowiednimi przepisami prawa lub normami wykonywania zawodu określonymi np. przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów lub Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego, uchybienia w sporządzeniu sprawozdań z audytu zostaną zgłoszone do instytucji, która certyfikowała tych audytorów. 14. Wykonawca do składanej oferty dołączy harmonogram audytu. 4. Warunki dodatkowe: 1) (Dotyczy Wykonawców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą) Zamówienia nie może wykonywać osoba: a) zatrudniona przy realizacji projektu Pora na aktywność na podstawie umowy o pracęlub b) jeśli zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie - zatrudniona jednocześnie w: Instytucji Zarządzającej - Departamencie Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego, Instytucji Pośredniczącej - Departamencie Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia) - Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Krakowie, Regionalnym Ośrodku EFS, Krajowym Ośrodku EFS, Krajowej Instytucji Wspomagającej - Centrum Projektów Europejskich Konflikt interesów ma miejsce wtedy, gdy ta sama osoba realizuje zadania na rzecz projektu Pora na aktywność, a jednocześnie we wskazanej powyżej instytucji zajmuje stanowisko związane np. z oceną tego projektu, przyznaniem mu dofinansowania, uznaniem poniesionych w ramach projektu wydatków za kwalifikowalne. Każdą sytuację, w której praca w danej instytucji może mieć związek i wpływ na realizację projektu Pora na aktywność należy traktować jako potencjalny konflikt interesów, co uniemożliwia zatrudnienie w ramach projektu. Podwójne finansowanie zachodzi wtedy, gdy zarówno praca w ramach projektu Pora na aktywność, jak i praca we wskazanej powyżej instytucji finansowana jest ze środków Europejskiego Funduszu Pracy. W przypadku wykonywania zadania na rzecz więcej niż jednego projektu finansowanego ze środków EFS, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Funduszu Spójności lub wykonywania innych zadań w ramach projektu Pora na aktywność na podstawie umowy cywilno-prawnej Wykonawca zobowiązany jest się do prowadzenia ewidencji czasu pracy wykonywanej na rzecz każdego z projektów, z wyszczególnieniem w jakich godzinach wykonuje pracę dla poszczególnych projektów, których jest pracownikiem. Ewidencja zostanie załączona każdorazowo do rachunku za zrealizowaną usługę. 2) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 3) Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych 4) Zamawiający może udzielić Wykonawcy zamówień uzupełniających w trybie zamówienia z wolnej ręki w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówienia 5) Wykonawca jest związany ofertą przez 30 dni licząc od upływu terminu składania ofert. 6) Wszelkie kontakty z Zamawiającym mogą odbywać się w godzinach pracy Zamawiającego, tj. w poniedziałek w godzinach od 9:00 do 17:00 oraz od wtorku do piątku w godzinach od 7:30 do 15:30. 7) Zamawiający ustala, że oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują sobie w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną, na adres: do@mops.krakow.pl. 8) Zamawiający nie dopuszcza przekazywania faksem lub drogą elektroniczną: a) oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w art. 44 Ustawy, do którego uzupełnienia wezwie Wykonawcę w trybie art. 26 ust. 3 Ustawy; b) oświadczeń, dokumentów i pełnomocnictw, do których uzupełnienia wezwie wykonawcę w trybie art. 26 ust. 3 ustawy. Wskazane dokumenty Wykonawca zobowiązany jest złożyć Zamawiającemu wyłącznie w formie pisemnej (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem), zgodnie z postanowieniami § 6 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od Wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009 r. Nr 226, poz. 1817). Uzupełnione pełnomocnictwa oraz pisemne zobowiązania innych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, mogą być złożone wyłącznie w formie oryginału lub kopii potwierdzonej notarialnie za zgodność z oryginałem. Termin realizacji zamówienia: Audyt przeprowadzony zostanie w terminie od dnia podpisania umowy do 30.11.2012r. zgodnie z przedstawionym w ofercie harmonogramem. Raport z audytu zostanie przedłożony najpóźniej do dnia 05 grudnia 2012 r.