Świadczenie usług w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych na potrzeby Biura Festiwalowego Impart 2016 we Wrocławiu

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest: Świadczenie kompleksowych usług w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych na międzynarodowe i krajowe przewozy lotnicze na potrzeby Biura Festiwalowego Impart 2016 we Wrocławiu. Na przedmiot zamówienia składa się: rezerwacja, sprzedaż i sukcesywna dostawa biletów lotniczych zgodnie z potrzebami Zamawiającego oraz zgodnie z warunkami zawartymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz istotnych postanowieniach umowy w okresie 12 miesięcy od dnia podpisania umowy lub do wcześniejszego wyczerpania środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia. 2. W ramach realizacji zamówienia przewiduje się zakup ok. 120 biletów lotniczych ( tam i z powrotem lub w jedną stronę ) z możliwością dostosowania do rzeczywistych potrzeb zamawiającego, tj. zmniejszenia lub zwiększenia ich liczby w ramach przeznaczonych na realizację zamówienia środków finansowych, w tym: a) prognozowana ilość biletów na trasach krajowych - 69, b) prognozowana ilość biletów na trasach zagranicznych - 51. 3. Szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia: 1) Wykonawca zapewni rezerwację połączeń lotniczych i sprzedaż biletów lotniczych z uwzględnieniem: warunków podróży określonych przez Zamawiającego, bezkolizyjnej relacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie oraz z uwzględnieniem najniższych z dostępnych taryf publikowanych i stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych, w klasach wymaganych przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest wybierać bilety na połączenia lotnicze kierując się zasadą najniższej ceny biletów na połączenia dostępne w danych terminach i na danej trasie, w tym również z uwzględnieniem oferty tzw. tanich linii lotniczych i korzystnych dla zamawiającego warunków taryfy przewoźnika. 2) Wykonawca zapewni możliwość realizacji zadań dotyczących niniejszego zamówienia przez wszystkie dni robocze, przez które rozumienie się dni poza niedzielami oraz dniami ustawowo wolnymi od pracy, co najmniej w godzinach 08.00-16.00 oraz wyznaczy pracowników, numery telefoniczne oraz adres e-mail do kontaktu z pracownikami Zamawiającego. 3) Rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień składanych do Wykonawcy e-mailem, faksem lub w szczególnych przypadkach telefonicznie. 4) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu niezwłocznie, nie później jednak niż następnego dnia od złożenia zamówienia, minimum dwa najkorzystniejsze warianty przelotu ( jeżeli występują ), z określeniem warunków podróży dotyczących: czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży, ewentualnych przesiadek i przerw w podróży, ceny biletu oraz warunków taryfy. 5) Wykonawca każdorazowo powiadomi Zamawiającego drogą elektroniczną o dokonanej rezerwacji oraz poda ostateczną datę wykupu biletu na warunkach określonych w rezerwacji. 6) Bilety lotnicze wystawiane będą w formie e-biletów lub w formie papierowej w zależności od przyjętej przez przewoźnika formy sprzedaży i przesyłane na wskazane przez Zamawiającego adresy pocztowe lub e-mail najpóźniej na 24 godziny przed terminem podróży, a w przypadku złożenia zamówienia na 24 godziny przed odlotem - nie później niż na 6 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży. 7) Wykonawca zobowiązany jest bezzwłocznie i na bieżąco informować Zamawiającego, co najmniej drogą elektroniczną, o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanych biletów i planowanej podróży. 8) Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do przewoźników, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacji dotyczących przewozów realizowanych na podstawie sprzedanych biletów, a w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. 4. Zamawiający przewiduje prawo opcji dla niniejszego zamówienia. Prawem opcji objęte jest 40 % maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy. Oznacza to, iż Zamawiający zobowiązany jest do zamówienia przedmiotu zamówienia określonego w SIWZ o wartości co najmniej 60 % wynagrodzenia Wykonawcy brutto, a pozostałe 40 % w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zasady dotyczące realizacji zamówienia objętego prawem opcji będą takie same jak te, które obowiązują przy realizacji zamówienia podstawowego. 5. Zamawiający ma prawo do: 1) dokonania, w sytuacjach nie dających się wcześniej przewidzieć, odwołania rezerwacji lub zmiany rezerwacji w odniesieniu do klasy, czasu, terminu, trasy podróży oraz danych pasażera lub dokonania rezygnacji z zakupionego biletu. Jeżeli zmiana rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością dokonania ponownej rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający zobowiązany będzie do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty. Wykonawca nie będzie przy tym pobierał żadnych dodatkowych opłat manipulacyjnych, poza wynikającymi z taryfy przewoźnika, 2) zwiększenia lub zmniejszenia ilości rezerwacji, zakupu i dostawy biletów lotniczych pod warunkiem nie przekroczenia kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia, 3) weryfikacji wariantów lotów przedstawianych przez Wykonawcę oraz żądania od Wykonawcy, w wypadku stwierdzenia, iż proponowane połączenia nie są najkorzystniejsze - nowych propozycji. 6. Wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia podwykonawcom. W przypadku realizacji przedmiotu zamówienia z wykorzystaniem podwykonawców, Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym (Załącznik nr 1 do SIWZ) tych części zamówienia, których wykonanie powierzy podwykonawcom. 7. Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia, w tym warunki płatności, zostały określone w Istotnych postanowieniach umowy - Załącznik nr 3 do SIWZ.