Szkolenia dla pracowników czterech Urzędów Gmin: Urząd Miejski Wąbrzeźno, Urząd Miasta i Gminy Jabłonowo Pomorskie, Urząd Gminy Płużnica i Urząd Gminy Książki

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie 3 zadań szkoleniowych dla pracowników czterech Urzędów Gmin: Urząd Miejski Wąbrzeźno, Urząd Miasta i Gminy Jabłonowo Pomorskie, Urząd Gminy Płużnica i Urząd Gminy Książki. Poszczególne zadania szkoleniowe odpowiadają Zadaniom 8, 9 i 10 zdefiniowanym we wniosku o dofinansowanie projektu Przygotowanie administracji samorządowej do skuteczniejszego działania (dalej Projekt). Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. I. Informacje ogólne: 1.1 Miejsce prowadzenia szkoleń: sale szkoleniowe Urzędu Miejskiego Wąbrzeźno, ul. Wolności 18, 87-200 Wąbrzeźno i ewentualnie inne sale szkoleniowe wskazane przez Zamawiającego na terenie miasta Wąbrzeźno. 1.2. Zajęcia będą odbywać się w czasie pracy Urzędu, w wymiarze 7 godzin lekcyjnych (po 45 min) dziennie, w dniach od poniedziałku do czwartku, w godzinach od 8.00 do 15.00 dla wyodrębnionych grup szkoleniowych według szczegółowych zakresów tematycznych zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi szkoleniowej (Załącznik nr 7 do SIWZ). 1.3. Zamawiający zapewnia salę szkoleniową wyposażoną w stoliki, krzesła, projektor multimedialny, ekran, flipchart (bez pisaków i bloków papierowych) oraz odpowiednie nagłośnienie. 1.4. Zamawiający zapewnia materiały promocyjne dla uczestników szkoleń w postaci teczki z ologowaniem, notatnika, długopisu. 1.5. Zamawiający zapewnia oznakowanie sali szkoleniowej zgodnie w z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji II. Ogólna charakterystyka usług szkoleniowych: Zamówienie dotyczy 3 zadań szkoleniowych zaplanowanych w projekcie: Przygotowanie administracji samorządowej do skuteczniejszego działania: 2.1Zadanie 8 - Przeprowadzenie specjalistycznych szkoleń dla 52 urzędników z 4 JST przygotowujących decyzje administracyjne Grupa C1, C2, C3 i C4 oraz Grupa D1, D2, D3, D4, D5 i D6: a) Uczestnicy: urzędnicy przygotowujący decyzje administracyjne - 52 osoby (najpierw w 4 grupach po 13 osób, a następnie w 6 grupach, wg specyfiki wydawanych decyzji kolejno po 10, 11, 8, 7, 9 i 7 osób) b) Liczba godzin: 4 dni szkoleń x 7 godzin = 28 h dla każdej grupy (4 grupy) oraz 4 dni szkoleń x 7 godzin = 28 h dla każdej grupy (6 grup) c) Łączna liczba godzin: 4 grupy x 28h = 112h oraz 6 grup x 28h = 168h d) Termin realizacji szkoleń: zgodnie z harmonogramem realizacji usługi szkoleniowej (Załącznik nr 7). e) Forma zajęć: wykłady, warsztaty, ćwiczenia, dyskusje i case study f) Zakres tematów szkoleń: - Procedury wydawania decyzji administracyjnych (szkolenie ogólne) - 4 dni szkoleniowe dla każdej z 4 grup C1, C2, C3 i C4 -Sprawy podatkowe (szkolenie specjalistyczne) - 4 dni szkoleniowe dla grupy D1 -Sprawy obywatelskie (szkolenie specjalistyczne) - 4 dni szkoleniowe dla grupy D2 -Sprawy zagospodarowania przestrzennego (szkolenie specjalistyczne) - 4 dni szkoleniowe dla grupy D3 - Sprawy ochrony środowiska (szkolenie specjalistyczne) - 4 dni szkoleniowe dla grupy D4 - Sprawy gospodarki nieruchomościami (szkolenie specjalistyczne) - 4 dni szkoleniowe dla grupy D5 - Sprawy budownictwa (szkolenie specjalistyczne) - 4 dni szkoleniowe dla grupy D6 Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić powyższe zakresy tematów szkoleń opracowując programy szczegółowe szkoleń. 2.2. Zadanie 9 - Przeprowadzenie ogólnych i specjalistycznych szkoleń dla 12 urzędników z 4 JST na kierowniczych stanowiskach urzędniczych Grupa K1: a) Uczestnicy: urzędnicy na kierowniczych stanowiskach urzędniczych - 12 osób (w 1 grupie) b) Liczba godzin: 10 dni szkoleń x 7 godzin = 70 h dla grupy c) Łączna liczba godzin: 1 grupa x 70 h = 70 h d) Termin realizacji szkoleń: zgodnie z harmonogramem realizacji usługi szkoleniowej (Załącznik nr 7). e) Forma zajęć: wykłady, warsztaty, ćwiczenia, dyskusje i case study f) Zakres tematów szkoleń: - Techniki komunikacji i wystąpienia publiczne (szkolenie ogólne) - 1 dzień szkoleniowy dla grupy - Zarządzanie czasem i organizacja pracy własnej (szkolenie ogólne) - 1 dzień szkoleniowy dla grupy - Walka ze stresem i umiejętność działania pod presją (szkolenie ogólne) - 1 dzień szkoleniowy dla grupy - PR, współpraca pomiędzy JST (szkolenie ogólne) - 1 dzień szkoleniowy dla grupy - Zarządzanie kadrami (szkolenie specjalistyczne) - 1 dzień szkoleniowy dla grupy - System ocen pracowniczych (szkolenie specjalistyczne) - 1 dzień szkoleniowy dla grupy - Zamówienia publiczne (szkolenie specjalistyczne) - 1 dzień szkoleniowy dla grupy - Przegotowywanie projektów uchwał (szkolenie specjalistyczne) - 1 dzień szkoleniowy dla grupy - Ochrona danych osobowych (szkolenie specjalistyczne) - 1 dzień szkoleniowy dla grupy - Dostęp do informacji publicznej (szkolenie specjalistyczne) - 1 dzień szkoleniowy dla grupy Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić powyższe zakresy tematów szkoleń opracowując programy szczegółowe szkoleń. 2.3. Zadanie 10 - Przeprowadzenie specjalistycznych szkoleń dla 42 urzędników według potrzeb stanowiska pracy Grupa S1, S2, S3, S4 a) Uczestnicy: pracownicy urzędów gmin odpowiedzialni za finanse publiczne, zamówienia publiczne, obsługę organów JST oraz obsługę środków unijnych w samorządach - 4 grupy kolejno po 14, 12, 6 i 10 osób b) Liczba godzin: 4 dni szkoleń x 7 godzin = 28 h c) Łączna liczba godzin: 4 grupy x 28 h = 112 h d) Termin realizacji szkoleń: zgodnie z harmonogramem realizacji usługi szkoleniowej (Załącznik nr 7). e) Forma zajęć: wykłady, warsztaty, ćwiczenia, dyskusje i case study f) Zakres tematów szkoleń: - Tematy związane z finansami publicznymi - 1 dzień szkoleniowy dla grupy - Tematy związane z zamówieniami publicznymi - 1 dzień szkoleniowy dla grupy - Tematy związane z obsługą Rady Gminy - 1 dzień szkoleniowy dla grupy - Tematy związane z ubieganiem się, wykorzystaniem i obsługą środków unijnych w zakresie działalności samorządu - 1 dzień szkoleniowy dla grupy Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić powyższe zakresy tematów szkoleń opracowując programy szczegółowe szkoleń. III. Szczegółowa charakterystyka wymagań wobec usług szkoleniowych: 3.1 W ramach opracowania i przeprowadzenia szkoleń stacjonarnych dla pracowników czterech urzędów gmin: Urząd Miejski Wąbrzeźno, Urząd Miasta i Gminy Jabłonowo Pomorskie, Urząd Gminy Płużnica i Urząd Gminy Książki w ramach projektu Przygotowanie administracji samorządowej do skuteczniejszego działania (dalej - Projekt) Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić: 3.1.1 Przeprowadzenie szkoleń będących przedmiotem zamówienia zgodnie ze złożoną przez Wykonawcę ofertą oraz zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi szkoleniowej (Załącznik nr 7 do SIWZ). 3.1.2 Wysoko wykwalifikowaną kadrę wykładowców do prowadzenia szkoleń ogólnych i specjalistycznych, która posiada wykształcenie i doświadczenie zawodowe zgodnie z wymaganiami określonymi w SIWZ. 3.1.3 Opracowanie i dostarczenie Zamawiającemu szczegółowego programu szkoleń na każdy dzień szkoleniowy. Programy szkoleń Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć do akceptacji w wersji elektronicznej Zamawiającemu nie później niż 5 dni roboczych przed rozpoczęciem cyklu szkoleń dla każdej grupy. 3.1.4 Przygotowanie, wydruk i przekazanie wszystkim uczestnikom szkoleń - zbindowanych lub w inny sposób trwale złączonych materiałów szkoleniowych na każdy temat szkolenia. Materiały, o których mowa powyżej powinny składać się z 3 części: - materiały podstawowe - kompendium wiedzy z danego tematu szkoleniowego - materiały ćwiczeniowe - indywidualne i grupowe zadania, studia przypadków - materiały uzupełniające - ustawy, akty wykonawcze, interpretacje, orzecznictwo, zalecenia, wytyczne, itp. (nie dotyczy szkoleń ogólnych) Materiały ogółem powinny stanowić nie mniej niż 10 stron w formacie A4 na każdy dzień szkolenia. Powinny zostać przekazane za potwierdzeniem odbioru każdemu uczestnikowi szkolenia oraz dodatkowo muszą zostać dostarczone w wersji elektronicznej i papierowej Zamawiającemu do dokumentacji projektu. Materiały szkoleniowe Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć do akceptacji w wersji elektronicznej Zamawiającemu nie później niż 5 dni przed każdym tematem szkoleniowym. 3.1.5 Opracowanie i wydruk zaświadczeń potwierdzających udział w cyklu szkoleń w ilości odpowiadającej liczbie uczestników oraz przekazanie ich uczestnikom za potwierdzeniem odbioru każdemu uczestnikowi po zakończeniu udziału w cyklu szkoleń. Wzór zaświadczenia Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć do akceptacji w wersji elektronicznej Zamawiającemu nie później niż 5 dni roboczych przed zakończeniem cyklu szkoleń dla każdej grupy. 3.1.6 Zweryfikowanie poziomu wiedzy, tj. stopnia osiągnięcia wskaźnika rezultatu miękkiego w ramach prowadzonych szkoleń. Wskaźnik rezultatu miękkiego został zdefiniowany w projekcie, jako: Podniesienie wiedzy i umiejętności w zakresie treści modułów (tematów) szkoleniowych wśród 90% pracowników. Stopień osiągnięcia wskaźnika rezultatu miękkiego powinien zostać zweryfikowany za pomocą przeprowadzenia przez Wykonawcę: a) dwóch testów weryfikujących wiedzę uczestników w każdym temacie szkoleń specjalistycznych, w tym jeden test na początku, a drugi na zakończenie danego tematu szkolenia. Powyższy test Wykonawca jest zobowiązany opracować i wydrukować w ilości odpowiadającej liczbie uczestników szkolenia. Test powinien składać się z ok. 10-15 pytań jednokrotnego wyboru. Wykonawca zobowiązany jest do sprawdzenia testów i zagregowania wyników w formie raportu (sprawozdania pisemnego) dla każdego tematu szkoleń. Wzory testów Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć w wersji elektronicznej Zamawiającemu do akceptacji nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem każdego tematu szkoleń specjalistycznych. b) ankiet ewaluacyjnych badających wzrost wiedzy oraz poziom satysfakcji uczestników szkolenia w każdym module (temacie) szkoleń. Zamawiający dostarczy Wykonawcy wersję elektroniczną ankiet nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem każdego szkolenia, natomiast Wykonawca będzie zobowiązany wydrukować i rozdać ankiety w ilości odpowiadającej liczbie uczestników szkolenia. 3.1.7 Wszystkie dostarczone dokumenty, formularze, materiały, etc. związane z realizacją niniejszego zamówienia muszą być oznakowane przez Wykonawcę zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie internetowej 3.1.8 Powadzenie dokumentacji realizowanych szkoleń według wzorów przesłanych przez Zamawiającego drogą elektroniczną po podpisaniu umowy. Dokumentacja, o której mowa dotyczy w szczególności: 1) list obecności 2) dzienników zajęć 3) programów zajęć 4) ankiet ewaluacyjnych 5) list potwierdzających odbiór: -materiałów szkoleniowych, -wydanych książek (z podaniem tytułów), -wydanych certyfikatów ukończenia szkoleń. 3.1.10 Zorganizowanie cateringu dla uczestników szkoleń i wykładowców w postaci serwisu kawowego dla potrzeb organizacji dwóch przerw kawowych i jednej przerwy obiadowej według poniższych wymagań: a) serwis kawowy: -sposób podania - w miejscu prowadzenia szkoleń, w formie stołu szwedzkiego z zapewnieniem warnika do grzania wody, filiżanek, talerzyków, szklanek, łyżeczek (niedopuszczalne jest stosowanie naczyń i sztućców jednorazowego użytku) i serwetek w liczbie adekwatnej do liczby uczestników szkoleń i wykładowców w danym dniu szkolenia, w tym także: - ciastka (mieszanka deserowa -delicje, wafelki, ciastka kruche, itp.): 5 szt. różnych ciastek na osobę; - kawa rozpuszczalna - 1 filiżanka 250 ml na osobę - kawa mielona - 1 filiżanka 250 ml na osobę - herbata - 1 filiżanka 250 ml na osobę - 1 butelka 0,5 l wody mineralnej niegazowanej na osobę - 1 butelka 0,5 l wody mineralnej gazowanej na osobę - cukier - 4 łyżeczki lub 4 saszetki po 2 g na osobę - śmietanka do kawy -50 ml na osobę - cytryna do herbaty - 1 plasterek na osobę b) przerwa obiadowa: - sposób podania - obiad będzie serwowany każdego dnia szkolenia dla jego uczestników w sali szkoleniowej lub w innej sali znajdującej się w siedzibie Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza stosowania naczyń i sztućców jednorazowego użytku Menu obiadowe powinno być odrębnie przygotowane na każdy dzień szkoleń danej grupy i powinno składać się przynajmniej z: 1 zupy, 1 ciepłego dania głównego (w postaci dania mięsnego lub rybnego, ziemniaków lub zamienników w postaci kaszy, ryżu lub frytek) oraz surówki lub gotowanych warzyw, a także soku i wody do picia wg następującej gramatury: - zupa - 250 ml na osobę - porcja mięsa lub ryby - 150 gna osobę - porcja ziemniaków)kaszy)ryżu)frytek - 150 g. na osobę - surówki/ gotowane warzywa - 150 g każdego rodzaju na osobę - sok (min. 2 smaki do wyboru) - 250 ml na osobę - woda mineralna niegazowana/gazowana do wyboru - 250 ml na osobę