Zarządzanie nieruchomościami i mieszkaniowym zasobem gminy na terenie miasta i gminy Gołdap

Opis przedmiotu przetargu: 1) Przedmiotem zamówienia jest zarządzanie nieruchomościami i mieszkaniowym zasobem gminy Gminy Gołdap, o łącznej powierzchni użytkowej 19 446,78 m² w skład którego wchodzą (stan dzień 31.01.2012 r.): - lokale mieszkalne w budynkach 100% gminnych 2.617,51 m² - lokale użytkowe w budynkach 100% gminnych 248,62 m² - lokale socjalne w budynkach 100% gminnych 1.188,80 m² - lokale mieszkalne we wspólnotach mieszkaniowych 12.853,37 m² - lokale użytkowe we wspólnotach mieszkaniowych 1.089,87 m² - garaże 121,39 m² - budynki gospodarcze 1.327,22 m² Szczegółowy wykaz nieruchomości i mieszkaniowego zasobu gminy stanowi załącznik nr 8 SIWZ 2) Przedmiotem zamówienia jest zarządzanie nieruchomościami będącymi własnością, będącą w samoistnym posiadaniu lub współwłasności Zamawiającego - Gminy Gołdap. 3) Wykonawca w ramach świadczenia usług zarządzania w ww. zakresie, zobowiązany będzie w szczególności do: - zawierania, dokonywania zmian i rozwiązywania w imieniu Zamawiającego umów najmu, dzierżawy, użyczenia, ubezpieczenia i innych stosunków prawnych związanych ze sprawowanym zarządem, - odbiór lokali od dotychczasowych użytkowników, dozór nad ruchomościami pochodzącymi z tych lokali, - rozliczania mediów i usług dla finalnych odbiorców, - ustalania zasad rozliczeń z tytułu zużycia wody i odprowadzania ścieków oraz wywozu nieczystości, - analiz i kontroli merytorycznej kosztów związanych z zawartymi umowami, - prowadzenia dla każdego lokalu kompletu dokumentów (m. in. protokół odbioru, umowa najmu itp.) - prowadzenia i przetwarzania baz danych osobowych i prowadzenia komputerowej ewidencji zarządzanych zasobów, - kontroli prawidłowości wykorzystania lokali, - zabezpieczenia wolnych lokali przed dewastacją, - przyjmowania interwencji, podań, wniosków i ich rozpatrywania, - naliczania czynszów i innych opłat dotyczących zajmowanych nieruchomości, - przyjmowanie czynszów i innych opłat dotyczących zajmowanych nieruchomości oraz przekazywanie ich właścicielowi, - prowadzenie spraw związanych z wystawianiem faktur z tytułu czynszów za lokale użytkowe, - prowadzenie spraw windykacyjnych, sądowych i egzekucyjnych związanych z zarządzanym zasobem, - monitorowanie wpłat dokonywanych przez najemców i informowanie na bieżąco o powstałych zadłużeniach Opiekę Społeczną (w związku z przyznawaniem dodatków mieszkaniowych) , - przygotowywanie i przedkładanie Zamawiającemu wniosków dotyczących umarzania nieściągalnych należności z tytułu czynszów i innych opłat zależnych od właściciela związanych z eksploatacją lokalu wraz z odsetkami, - prowadzenie ewidencji zarządzanych nieruchomości oraz jej bieżąca aktualizacja, - prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów oraz rejestrów VAT, - składanie sprawozdań miesięcznych, półrocznych i rocznych o stanie przychodów, kosztów oraz należności i zobowiązań dotyczących zarządzanych nieruchomości, - możliwości codziennego kontaktu z Zamawiającym celem wyjaśnień i uzgodnień dotyczących gospodarki lokalami, - opracowywanie i przedkładanie Zamawiającemu planu przychodów i kosztów dotyczących zarządzanych nieruchomości na rok następny w terminie do 30 września, - opracowywanie i przedkładanie Zamawiającemu planu remontów na rok następny w terminie do 30 września, - realizowanie remontów i robót budowlanych w oparciu o zatwierdzony przez zamawiającego ww. plan, poprzez typowanie, zlecanie, nadzór i odbiór robót z zachowaniem przepisów Prawo zamówień publicznych i Prawo Budowlane na zasadzie każdorazowego zastępstwa inwestycyjnego, - nadzoru bieżącej konserwacji i remontów budynków i lokali, w tym zapewnienie warunków technicznych użytkowania budynków na poziomie zapewniającym bezpieczeństwo ludzi i mienia poprzez przeprowadzanie drobnych napraw oraz usuwanie awarii i ich skutków. Zarządca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji technicznej budynków (książki obiektu itp.) dokonywania przeglądów prawem przewidzianych oraz prowadzenia nadzoru technicznego, - kontroli wyposażenia nieruchomości w urządzenia służące do gromadzenia odpadów, utrzymywania stanowisk na odpady stałe w czystości oraz kontrolę racjonalnej częstotliwości wywozu odpadów, - kontroli utrzymywania czystości w częściach wspólnego użytkowania budynków, posesjach, - kontroli odśnieżania i usuwania śliskości ciągów komunikacyjnych posesji oraz chodników przyległych, - zapewnienia pogotowia awaryjnego, - współpracy z właściwymi przedmiotowo Wydziałami Urzędu Miejskiego Gołdap, - zawierania umów w imieniu i na rzecz Zamawiającego na dostawę energii elektrycznej, wody, odprowadzania ścieków, wywozu nieczystości, usług kominiarskich, konserwacji, remontów, usuwania awarii urządzeń technicznych - prowadzenia na terenie miasta Gołdapi biura obsługi najemców, pomieszczenia kasy czynnych od poniedziałku do piątku w godz. 7.00-15.00, pogotowia technicznego z pełnieniem w czasie dni wolnych dyżuru pod ustalonym nr telefonu.