Opracowanie Studium Wykonalności projektu Centrum Usług Wspólnych

Opis przedmiotu przetargu: Opracowanie Studium Wykonalności projektu Centrum Usług Wspólnych a) Etap I - przeprowadzenie analizy i oceny opracowanej Koncepcji wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice zwanej dalej Koncepcją stanowiącej Zał. nr 9 do SIWZ wraz z wprowadzeniem do niej niezbędnych zmian b) Etap II - opracowanie Studium Wykonalności projektu Centrum Usług Wspólnych zwanego dalej projektem na podstawie Koncepcji wraz z Aneksem do Koncepcji opracowanym przez Wykonawcę w ramach realizacji etapu I. 1) W ramach zamówienia wykonawca zobowiązany jest do: A. Dla etapu I: a) Przeprowadzenie analizy Koncepcji pod kątem oceny poziomu szczegółowości definicji potrzeb i rozwiązań, stopnia pokrycia wszystkich elementów wymaganych przez dobre praktyki dla przygotowania projektu wdrożenia systemu informatycznego, oceny zakresu ujęcia oraz poziomu opisu i mierzalności celów stawianych przez sponsorów i głównych użytkowników systemu; b) Przeprowadzenie przeglądu zakresu i poziomu szczegółowości koncepcji pod kątem możliwości jego wykorzystania jako podstawy do opracowania Studium Wykonalności projektu; c) Omówienie w trakcie (maksymalnie 5) spotkań z przedstawicielami miasta Katowice listy obszarów objętych wdrożeniem oraz identyfikacja priorytetów biznesowych odnośnie kolejności włączania kolejnych procesów do nowego systemu ERP, który ma zostać wdrożony w ramach projektu, w szczególności ustalenie priorytetów dla wdrożenia pilotażowego tak, aby objęło obszary najpilniej wymagające zmian oraz najważniejsze z perspektywy interesów miasta Katowice przy zachowaniu akceptowalnego poziomu ryzyka biznesowego pilotażu; przykładowe kryteria: i. Priorytety Miasta określone w priorytecie inwestycyjnym 2.3 - wzmacnianie zastosowania technologii informacyjno - komunikacyjnych dla e-administracji ii. Planowane centralizacje organizacyjne i procesowe wymagające standaryzacji systemów informatycznych iii. Uzależnienie realizacji zdefiniowanych celów biznesowych miasta Katowice od wsparcia wybranych obszarów planowanym systemem informatycznym iv. Użytkowanie niewspieranych, nieefektywnych systemów informatycznych wymagających pilnej wymiany d) Przeprowadzenie z wybranymi sponsorami i użytkownikami systemu (maksymalnie 10) wywiadów odnośnie ich celów i oczekiwań, aktualnych problemów i wyzwań operacyjnych w codziennym funkcjonowaniu, w tym związanych z narzędziami informatycznymi; ocena ujęcia tych kwestii w przygotowanej Koncepcji oraz wskazanie i udokumentowanie możliwości dodatkowych usprawnień e) Przeprowadzenie oceny przyjętych w Koncepcji założeń oraz uzyskanych wyników dla szacowanych kosztów i korzyści, w tym w szczególności uwzględnionych pozycji kosztowych wdrożenia systemu informatycznego f) Opracowanie raportu podsumowującego przeprowadzone analizy, ich wyniki i wnioski, wskazanie zidentyfikowanych ryzyk i ewentualnych luk, które zostaną usunięte aneksem do Koncepcji, o którym mowa w lit. g. Raport powinien zostać przekazany Zamawiającemu w postaci plików w formatach DOCX oraz PDF. g) Opracowanie Aneksu do Koncepcji uwzględniającego kwestie przedstawione w raporcie, o którym mowa w lit. f). Aneks do Koncepcji powinien zostać przekazany Zamawiającemu w postaci plików w formatach DOCX oraz PDF. h) Przeprowadzenie prezentacji raportu podsumowującego przeprowadzone analizy, o którym mowa w lit. f) oraz Aneksu do Koncepcji, o którym mowa w lit. g). Prezentacja raportu podsumowującego powinna zostać przekazana Zamawiającemu w postaci plików w formatach PPTX oraz PDF. B. Dla etapu II: Opracowanie Studium Wykonalności zgodnie z wytycznymi określającymi wymagania dla studiów wykonalności projektów dla osi priorytetowej II Cyfrowe Śląskie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 dla przedsięwzięć z zakresu wsparcia rozwoju oraz zwiększenia dostępu obywateli i przedsiębiorców do cyfrowych usług publicznych, które zostaną opublikowane przez Instytucję Zarządzającą przed ogłoszeniem konkursu projektów; Studium Wykonalności będzie podstawą do sporządzenia wniosku o dofinansowanie projektu. W ramach Studium wykonalności należy opracować m.in. rejestr ryzyk. Studium Wykonalności powinno zostać przekazane Zamawiającemu w postaci plików w formatach DOCX oraz PDF, a załączniki do Studium Wykonalności zawierające tabele finansowe - w formacie XLSX. 2) Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zostały określone w projekcie umowy. (Zał. nr 8 do SIWZ).