Kompleksowa obsługa serwisowa służbowych samochodów osobowych i ciężarowych w II Oddziale ZUS w Warszawie

Opis przedmiotu przetargu: I. Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia są usługi przeglądów technicznych i napraw samochodów służbowych: 2. Wykonawca będzie wykonywał kompleksowe usługi w zakresie: a) przeglądów technicznych (zwanych dalej przeglądami), b) napraw mechanicznych, c) napraw elektrycznych, d) usług wulkanizacyjnych, w tym wymiany opon, e) wymiany materiałów eksploatacyjnych poza przeglądem technicznym. 3.Wykaz samochodów, które będą podlegały usłudze stanowi załącznik nr 1 do opisu przedmiotu zamówienia. 4. Z przedmiotu zamówienia określonego w ust. 1 wyłączone są: a)okresowe badania techniczne pojazdów, b)naprawy i przeglądy techniczne pojazdów będących na gwarancji producenta (wskazane w załączniku nr 1 do opisu przedmiotu zamówienia). 5. Okres realizacji zamówienia - od daty zawarcia umowy, jednak nie wcześniej niż od 01 stycznia 2014 roku, do 31 grudnia 2016 roku. II. Obowiązki Wykonawcy: 1. Wykonawca będzie wykonywał usługi w Stacji Obsługi, umożliwiającej kompleksową diagnostykę samochodów służbowych Zamawiającego, usytuowanej na terenie m.st. Warszawy. Maksymalna odległość siedziby Zamawiającego przy ul. Podskarbińskiej 25 w Warszawie od punktu, w którym będzie realizowana umowa nie może przekroczyć 10 km. Powyższa odległość zostanie ustalona za pomocą programu na stronie internetowej www.mapa.pf.pl jako sugerowana najkrótsza trasa dojazdu samochodem. 2. Wykonywanie napraw i przeglądów sprzętem, narzędziami, przy użyciu części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych zalecanych lub dopuszczonych przez producentów dla danej marki i typu pojazdu. 3. Wykonywania wszystkich usług fachowo z zachowaniem wysokiej jakości, w pełnym zakresie zgłoszenia wystawionego przez Zamawiającego. 4. Udzielania przedstawicielom Zamawiającego wszelkich wyjaśnień dotyczących wykonywanej usługi, okazanie na żądanie wymienionych części, załączanie kopii faktur za materiały i części zamienne (usług wykonanych przez podwykonawców). 5. Przyjmowanie i wydawanie samochodów na stacji obsługi w dni robocze w godzinach 7:30-15:30.W uzasadnionych przypadkach, Zamawiający, na wniosek Wykonawcy może wyrazić zgodę na wydłużenie terminu wykonania naprawy. 6. W przypadku uszkodzeń ujawnionych podczas obsługi technicznej, które nie zostały wyszczególnione w zleceniu, Wykonawca uzgodni z Zamawiającym zakres i koszt naprawy. 7. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody materialne powstałe w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. III Obowiązki Zamawiającego: 1. Potwierdzanie przez upoważnionego pracownika Zamawiającego wykonania usługi i zamontowania części użytych do jej wykonania na protokole odbioru. 2. Bezzwłoczne udzielanie Wykonawcy informacji w zakresie: a) zaakceptowania kosztorysu naprawy (lub braku zgody); b) zaakceptowania lub braku zgody na naprawę, o której mowa w pkt 1 ppkt 1.7 warunków realizacji zamówienia. Informacja przekazywana przez Zamawiającego na wskazany adres mailowy Wykonawcy lub nr faksu. IV. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Warunki realizacji przeglądów technicznych: 1.1. przeglądy techniczne obejmują wykonanie czynności zgodnie z wymogami i zaleceniami producentów dla każdej marki i typu pojazdu (wskazanymi w książkach przeglądów pojazdów) i obejmują w szczególności: a) wymianę oleju w silniku i podzespołach, b) wymianę filtra oleju, powietrza, paliwa i filtra kabinowego, c) uzupełnienie płynu hamulcowego i chłodniczego, d) sprawdzenie i ewentualną wymianę świec zapłonowych. 1.2. wykonywanie przeglądów technicznych następować będzie z częstotliwością uwzględniającą przebieg pojazdu, bądź czas eksploatacji, przy którym należy wykonać przegląd techniczny. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonywania częstszych przeglądów. 1.3. podstawą wykonania przeglądu jest zlecenie otrzymane od Zamawiającego, 1.4. przyjęcie przez Wykonawcę pojazdu do przeglądu musi nastąpić w terminie nie przekraczającym 2 dni roboczych, od daty zlecenia przez Zamawiającego, zgodnie z ust. 1.3. 1.5. w celu wykonania usługi Zamawiający dostarczy pojazd do właściwej, wskazanej przez Wykonawcę, Stacji Obsługi. 1.6. Wykonawca zobowiązany jest do dokonania przeglądu w terminie nie przekraczającym 1 dnia roboczego, od dnia dostarczenia pojazdu do Stacji Obsługi. W uzasadnionych przypadkach, Zamawiający może wyrazić zgodę na wydłużenie terminu wykonania przeglądu. 1.7. w przypadku stwierdzenia, w trakcie przeglądu, konieczności dokonania naprawy wykraczającej poza zakres czynności przewidzianych dla przeglądu, przystąpienie do naprawy musi zostać poprzedzone: a) przesłaniem przez Wykonawcę na e-mail lub nr faksu, kosztorysu z wyszczególnieniem szacowanych kosztów i zakresu naprawy, zgodnie z ust. 2 pkt 2.3 b) uzyskaniem pisemnej akceptacji ww. kosztorysu przez Zamawiającego (Zamawiający prześle akceptację/lub jej brak, na faks Wykonawcy nr lub e-mail). 1.8. Z przeprowadzonego przeglądu technicznego Wykonawca sporządzi protokół. 2. Warunki realizacji napraw 2.1. naprawy obejmują naprawy bieżące samochodów, wykonywane na zlecenie II Oddziału ZUS w Warszawie zgłaszane doraźnie, po wystąpieniu usterek lub uszkodzeń, 2.2. przyjęcie przez Wykonawcę pojazdu do naprawy musi nastąpić w terminie nie przekraczającym 2 dni roboczych, od daty zlecenia przez Zamawiającego, zgodnie z ust. 2.1. 2.3. przed wykonaniem usługi naprawy Wykonawca uzgodni z Zamawiającym jej zakres oraz przedstawi w ciągu 1 dnia roboczego kosztorys, a po jego akceptacji przez Zamawiającego przystąpi do naprawy. 2.4. naprawa zostanie wykonana w terminie 2 dni roboczych, licząc od dnia otrzymania od Zamawiającego zaakceptowanego kosztorysu. W uzasadnionych przypadkach, Zamawiający, na wniosek Wykonawcy, może wyrazić zgodę na wydłużenie terminu wykonania naprawy. 2.5. w przypadku braku akceptacji kosztorysu, w szczególności z uwagi na zawyżony koszt naprawy, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zlecenia naprawy innemu podmiotowi. 2.6. w przypadku awarii pojazdu (unieruchomienia) na terenie m.st. Warszawy, Wykonawca zobowiązuje się, na wniosek Zamawiającego, do nieodpłatnego podjęcia czynności holowania pojazdu Zamawiającego do Stacji Obsługi Wykonawcy. 2.7. z naprawy Wykonawca sporządzi protokół. 3. Części zamienne i materiały użyte podczas przeglądów technicznych i napraw muszą być nowe i odpowiadać parametrom technicznym zalecanym przez producentów poszczególnych pojazdów oraz spełniać normy jakościowe w tym zakresie. 4. Koszty i ryzyko związane z dostarczeniem części zamiennych i materiałów ponosi Wykonawca. Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia na żądanie Zamawiającego, w terminie przez niego określonym, dokumentów zakupu części i materiałów eksploatacyjnych (faktur/rachunków), które będą montowane lub wymienione w samochodach Zamawiającego. 5. Wymontowane (zużyte) części zamienne i płyny zostaną zutylizowane przez Wykonawcę. Na wniosek Zamawiającego powyższe części zostaną okazane lub wydane Zamawiającemu. 6. Zamawiający, w trakcie obowiązywania umowy, zastrzega sobie prawo do wymiany poszczególnych egzemplarzy samochodów wskazanych w załączniku nr 1 do opisu przedmiotu zamówienia na inne, przy nie przekroczeniu ich ogólnej ilości. Zmiany w tym zakresie wymagają formy pisemnej w postaci zgłoszenia, nie powodując konieczności zmiany treści umowy (aneksu). 7. Wykonawca udzieli minimum 6 miesięcznej gwarancji na wykonanie naprawy (robocizna), a na zamontowane części i podzespoły minimum 12 miesięcznej gwarancji (z wyłączeniem normalnego zużycia części i podzespołów). Jeśli na zamontowane w ramach naprawy części i podzespoły producent udziela gwarancji dłuższej niż okres gwarancji udzielony przez Wykonawcę, dokument gwarancyjny należy przekazać Zamawiającemu wraz z fakturą VAT. Załącznik nr 1 do Opisu przedmiotu zamówienia Wykaz samochodów służbowych II Oddziału ZUS w Warszawie 1. Renault Kangoo 1,4: Rodzaj przeznaczenia - ciężarowy, Rok produkcji - 2000, Pojemność silnika - 1390 cm³, Nr rejestracyjny - WF 09235, Data ostatniego przeglądu technicznego - 07.11.2012r., Przebieg w dniu wykonania ostatniego przeglądu technicznego /w km/ - 210.645, Przebieg w km na dzień 30.09.2013r. - 238.425; 2. Renault Kangoo 1,6: Rodzaj przeznaczenia - osobowy, Rok produkcji - 2003, Pojemność silnika - 1598 cm³, Nr rejestracyjny - WF 36803, Data ostatniego przeglądu technicznego - 05.03.2013r., Przebieg w dniu wykonania ostatniego przeglądu technicznego /w km/ - 243.575, Przebieg w km na dzień 30.09.2013r. - 259.194; 3. Renault Kangoo 1,6: Rodzaj przeznaczenia - osobowy, Rok produkcji - 2004, Pojemność silnika - 1598 cm³, Nr rejestracyjny - WF 55526, Data ostatniego przeglądu technicznego - 26.10.2012r., Przebieg w dniu wykonania ostatniego przeglądu technicznego /w km/ - 180.000, Przebieg w km na dzień 30.09.2013r. - 201.670; 4. Peugeot G Partner: Rodzaj przeznaczenia - ciężarowy, Rok produkcji - 2006, Pojemność silnika - 1560 cm³, Nr rejestracyjny - WF 80859, Data ostatniego przeglądu technicznego -09.12.2012r., Przebieg w dniu wykonania ostatniego przeglądu technicznego /w km/ - 119.294, Przebieg w km na dzień 30.09.2013r. - 136.298; 5. Renault M Megane: Rodzaj przeznaczenia - osobowy combi, Rok produkcji -2007, Pojemność silnika - 1598 cm³, Nr rejestracyjny - WF 2736G, Data ostatniego przeglądu technicznego - 31.07.2013r., Przebieg w dniu wykonania ostatniego przeglądu technicznego /w km/ - 270375, Przebieg w km na dzień 30.09.2013r. - 273.909; 6. Renault Z Fluence: Rodzaj przeznaczenia - osobowy, Rok produkcji -2010, Pojemność silnika - 1598 cm³, Nr rejestracyjny - WF 9489E, Data ostatniego przeglądu technicznego - 27.07.2013 r., Przebieg w dniu wykonania ostatniego przeglądu technicznego /w km/ - 30.000, Przebieg w km na dzień 30.09.2013r. - 50.731; 7. Fiat Doblo*: Rodzaj przeznaczenia - ciężarowy, Rok produkcji - 2011, Pojemność silnika - 1248 cm³, Nr rejestracyjny - WF 9284F, Data ostatniego przeglądu technicznego - 27.08.2013r., Przebieg w dniu wykonania ostatniego przeglądu technicznego /w km/ - 30.426, Przebieg w km na dzień 30.09.2013r. - 32.772; 8. Peugeot Y Boxer*: Rodzaj przeznaczenia - ciężarowy, Rok produkcji - 2011, Pojemność silnika - 2198 cm³, Nr rejestracyjny - WF 0549G, Data ostatniego przeglądu technicznego - 15.12.2013r., Przebieg w dniu wykonania ostatniego przeglądu technicznego /w km/ - 48.000, Przebieg w km na dzień 30.09.2013r. - 44.262; 9. Ford Dyb Focus*: Rodzaj przeznaczenia - osobowy, Rok produkcji - 2012, Pojemność silnika - 1596 cm³, Nr rejestracyjny - WF8401G, Data ostatniego przeglądu technicznego -22.08.2013r., Przebieg w dniu wykonania ostatniego przeglądu technicznego /w km/ - 19.591, Przebieg w km na dzień 30.09.2013r. - 21.906. (*) samochody na gwarancji przeglądy techniczne wykonuje się (+/-) 500km