Organizacja 18 szkoleń dla rolników w ramach realizacji projektu BIOREWIT

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na zorganizowaniu 18 szkoleń jednodniowych dla rolników, studentów i pracowników samorządowych w ramach projektu BIOREWIT. Celem realizowanego projektu jest podniesienie świadomości ekologicznej w produkcji ogrodniczej. Szkolenia powinny odbywać się w rejonach upraw warzyw szklarniowych i gruntowych na terenie województw: mazowieckiego, kujawsko-pomorskiego, łódzkiego, wielkopolskiego, małopolskiego, lubelskiego i śląskiego. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) Rekrutację uczestników szkoleń W każdym szkoleniu powinno wziąć udział co najmniej 30 osób. Ostateczna liczba uczestników zostanie przekazana Zamawiającemu do 5 dni przed rozpoczęciem szkolenia. 2) Ustalenie miejsc i terminów poszczególnych szkoleń Szkolenia będą się odbywały zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z Zamawiającym. Szkolenia powinny być zorganizowane w dni robocze. Szkolenia muszą być zorganizowane w hotelu o standardzie trzygwiazdkowym lub ośrodku konferencyjnym bądź szkoleniowym odpowiadającym standardem ww. kategorii hotelu. Do miejsca szkolenia powinien być dogodny dojazd środkami komunikacji publicznej lub samochodem. Miejsce szkolenia powinno być zlokalizowane w pobliżu ważnego węzła PKP lub PKS (nie dalej niż 15 km). Wykonawca powinien zapewnić transport uczestników na miejsce z wyznaczonego przez Wykonawcę dworca oraz ich odwiezienie na dworzec po zakończeniu szkolenia - jeżeli zaistnieje taka konieczność. 3) Wynajem miejsc szkoleń odpowiadających ww. wymaganiom Wykonawca powinien zapewnić następujące pomieszczenia: - sala wykładowa dostosowana do liczby uczestników szkoleń wyposażona w sprzęt multimedialny, nagłośnienie i niezbędne meble biurowe (stoły, krzesła) - sala restauracyjna zapewniającą zorganizowanie posiłków (dla co najmniej 36 osób) - szatnia dla uczestników (dla co najmniej 30 osób) - miejsce dla zorganizowania recepcji (dla co najmniej dwóch osób) - miejsce dla zorganizowania serwisu kawowego (dla co najmniej 30 osób) - toalety - bezpłatny parking dla co najmniej 30 samochodów osobowych. Wykonawca będzie odpowiedzialny za: - kompleksowe przygotowanie sali oraz jej uprzątnięcie po zakończeniu szkolenia, - rozstawienie zgodnie z uzgodnieniami z Zamawiającym banerów, posterów i innych materiałów promocyjnych, - właściwe oznakowanie w budynku wskazujące uczestnikom salę, w której odbędzie się szkolenie. Potwierdzenie rezerwacji miejsca szkolenia Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej 21 dni przed rozpoczęciem szkolenia. 4) Zapewnienie recepcji podczas każdego szkolenia Do zadań osoby/osób obsługujących recepcję będzie: - rejestracja uczestników - prowadzenie listy obecności, na której każdy uczestnik zobowiązany będzie złożyć własnoręczny podpis - rozdanie uczestnikom materiałów szkoleniowych i ankiet - zebranie od uczestników wypełnionych ankiet ewaluacyjnych - udzielanie uczestnikom wszelkich informacji związanych ze szkoleniem - zapewnienie certyfikatów potwierdzających udział w szkoleniu dla wszystkich uczestników szkolenia. Listy obecności i ankiety zostaną przekazane Zamawiającemu w ciągu 5 dni od zakończenia szkolenia wraz ze sprawozdaniem z jego realizacji. 5) Zapewnienie wyżywienia dla uczestników szkolenia oraz wykładowców, w tym: - co najmniej 2 serwisy kawowe (kawa, herbata, cukier, mleczko, cytryna, butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana, soki, różne ciasteczka) - obiad obejmujący co najmniej: 1. zupę 2. danie mięsne 3. dwa dodatki do mięsa (np. ziemniaki, ryż, kasza) 4. surówki i warzywa gotowane 4. deser - wyroby cukiernicze, owoce 5. napoje - soki, woda mineralna. Zamawiający wyklucza możliwość wykorzystania sztućców i naczyń jednorazowego użytku, wymagana jest zastawa porcelanowa/porcelitowa i szklana. Zamawiający każdorazowo zastrzega sobie akceptację menu, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji menu nie później niż na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem szkolenia. Wykonawca zobowiązany będzie do posprzątania i usunięcia śmieci po zakończeniu serwowania wyżywienia. W zakresie wyżywienia Wykonawca zobowiązany jest do: - terminowego przygotowania posiłków zgodnie z ramowym planem szkolenia - zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków - przygotowania posiłków z pełnowartościowych świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia 6) Zamawiający każdorazowo zastrzega sobie prawo ustalenia ostatecznego programu szkolenia (w tym określenia godzin rozpoczęcia i zakończenia oraz rozkładu przerw) i przekazania tych informacji Wykonawcy do 14 dni przed dniem rozpoczęcia szkolenia. Dla każdego szkolenia Zamawiający zapewnia: - opracowanie programu szkolenia - opracowanie materiałów szkoleniowych i ankiety ewaluacyjnej szkolenia - prowadzenie szkolenia przez własnych wykładowców - dostarczenie banerów, posterów i innych materiałów promocyjnych