Świadczenie usług pocztowych

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie powszechnych usług pocztowych dla Powiatowego Urzędu Pracy we Wrocławiu, w rozumieniu ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe (tekst jedn. Dz. U. z 2008 r. Nr 189, poz. 1159 z późn. zm.) z podziałem na 2 zadania, w okresie od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia 31 grudnia 2014 r. 2. Zamawiający podzielił zamówienie na 2 zadania tj.: - Zadanie nr 1 - świadczenie powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych o wadze do 50 g dla Powiatowego Urzędu Pracy we Wrocławiu oraz ich ewentualnych zwrotów w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe. - Zadanie nr 2 - świadczenie powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych o wadze powyżej 50 g dla Powiatowego Urzędu Pracy we Wrocławiu oraz ich ewentualnych zwrotów, w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe. 3. Rodzaje i ilości przesyłek pocztowych Zamawiający określił w Formularzu cenowym stanowiącym Załącznik nr 3 do SIWZ. 4. Szczegółowy opis zamówienia dla zadania nr 1. 1. Usługa polega na odbieraniu od Zamawiającego wszystkich przesyłek rejestrowanych i nierejestrowanych o wadze do 50 g, przyjęciu ich do przemieszczenia i doręczenia adresatowi, a w razie niemożności doręczenia adresatowi do zwrotu Zamawiającemu. Zamawiający wymaga każdorazowego potwierdzenia nadania przesyłek rejestrowanych na kopii rejestru tych przesyłek - pocztowa książka nadawcza. Usługa doręczenia powinna być wykonana w jak najkrótszym czasie, zgodnie ze wskazaniami określonymi w ustawie - Prawo pocztowe i wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi. 2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 50 g (Gabaryt A): a) przesyłki zwykłe - przesyłki listowe nierejestrowane, b) przesyłki zwykłe priorytetowe - przesyłki listowe nierejestrowane najszybszej kategorii, c) przesyłki polecone - przesyłki listowe rejestrowane będące przesyłkami przemieszczanymi i doręczanymi w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) przesyłki polecone priorytetowe - przesyłki listowe rejestrowane najszybszej kategorii, e) przesyłki polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki listowe rejestrowane przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za potwierdzeniem odbioru, f) przesyłki polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki listowe rejestrowane najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za potwierdzeniem odbioru. 5. Szczegółowy opis zamówienia dla zadania nr 2. 1. Usługa polega na odbieraniu od Zamawiającego wszystkich przesyłek rejestrowanych i nierejestrowanych o wadze powyżej 50 g, przyjęciu ich do przemieszczenia i doręczenia adresatowi, a w razie niemożności doręczenia adresatowi do zwrotu Zamawiającemu. Zamawiający wymaga każdorazowego potwierdzenia nadania przesyłek rejestrowanych na kopii rejestru tych przesyłek - pocztowa książka nadawcza. Usługa doręczenia powinna być wykonana w jak najkrótszym czasie, zgodnie ze wskazaniami określonymi w ustawie - Prawo pocztowe i wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi. 2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze powyżej 50 g (Gabaryt A i B): a) przesyłki zwykłe - przesyłki listowe nierejestrowane, b) przesyłki zwykłe priorytetowe - przesyłki listowe nierejestrowane najszybszej kategorii, c) przesyłki polecone - przesyłki listowe rejestrowane będące przesyłkami, przemieszczanymi i doręczanymi w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) przesyłki polecone priorytetowe - przesyłki listowe rejestrowane najszybszej kategorii, e) przesyłki polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki listowe rejestrowane przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za potwierdzeniem odbioru, f) przesyłki polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki listowe rejestrowane najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za potwierdzeniem odbioru. 6. Postanowienia wspólne dla obydwu zadań: 1. Wykonywanie powyższych usług w każdy dzień roboczy od poniedziałku do piątku. 2. Przez przyjmowanie przesyłek do obrotu pocztowego Zamawiający rozumie świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek. 3. Wykonawca odbiera przygotowaną do ekspedycji korespondencję w każdy dzień roboczy w godzinach od 14:00 -15:00 z siedziby Zamawiającego przy ul. Glinianej 20-22 we Wrocławiu, budynek A. 4. Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek według poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych). 5. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO). 6. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzenia zestawień dla przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: 1) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek; 2) dla przesyłek nierejestrowanych - zestawienie ilościowe przesyłek według poszczególnych kategorii wagowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 7. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Na kopercie, oprócz danych adresata, zostanie umieszczona pieczęć firmowa Zamawiającego (lub nadruk o takiej treści) oraz w polu znaczkowym pieczęć lub nadruk o wniesieniu opłaty za usługę z podaniem nazwy Wykonawcy i umowy zawartej pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym. 8. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 9. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 10. Po sprawdzeniu zgodności wpisów danych adresowych oraz potwierdzeniu faktu nadania przesyłek Wykonawca zobowiązany jest zwracać kopię pocztowej książki nadawczej oraz kopię zestawienia przesyłek nierejestrowanych Zamawiającemu. 11. Wykonawca doręcza przesyłki rejestrowane adresatowi lub osobie przez niego upoważnionej, wpisując odpowiednią adnotację na druku ZPO lub zestawieniu zbiorczym. 12. Prowadzenie własnego rejestru doręczeń przesyłek ewidencjonowanych, na których adresaci potwierdzać będą odbiór korespondencji i który, w razie zaginięcia przesyłki, będzie podstawą dla Wykonawcy do udowodnienia Zamawiającemu, iż wykonał on daną usługę. 13. W przypadku niedoręczenia przesyłki rejestrowanej za pierwszym razem Wykonawca zobowiązany jest do zostawienia adresatowi informacji o próbie doręczenia i możliwości jej odebrania w ciągu 14 dni (pierwsze awizo). Jeśli przesyłka rejestrowana nie zostanie odebrana w ciągu pierwszych 7 dni Wykonawca zobowiązany jest do pozostawienia powtórnego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki. Informacje o wszystkich powyższych czynnościach Wykonawca umieszcza na kopercie przesyłki, której one dotyczą oraz wypełnia odpowiednie punkty druku ZPO. 14. Przesyłki rejestrowane ostatecznie niedoręczone, Wykonawca zwraca Zamawiającemu po dokonaniu czynności, o których mowa w pkt. 12 na podstawie zestawienia zwróconych przesyłek. 15. Wykonawca doręcza przesyłki nierejestrowane adresatowi poprzez umieszczenie ich w oddawczej skrzynce pocztowej lub w inny wskazany przez adresata sposób dla doręczeń przesyłek nierejestrowanych (np. włożenie w drzwi mieszkania). 16. Wykonawca bierze odpowiedzialność za przesyłki od momentu odebrania ich od Zamawiającego do momentu doręczenia ich adresatowi lub zwrotu Zamawiającemu w przypadku ich nie doręczenia. W przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisu w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty, itp.) Wykonawca niezwłocznie wyjaśnia je z Zamawiającym. Brak możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń lub ich usunięcia w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego powoduje, iż nadanie przesyłek przez Wykonawcę nastąpi w dniu następnym lub po ich całkowitym usunięciu przez Zamawiającego. 17. Wykonawca nie ma prawa nanoszenia jakichkolwiek zmian w danych adresowych przesyłek ani otwierania ich. W przypadku wykrycia przez Wykonawcę niezgodności między wpisem w pocztowej książce nadawczej a adresem na przesyłce, Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie zwrócić przesyłkę Zamawiającemu z informacją o przyczynie zwrotu. 18. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu regulaminu świadczenia usług pocztowych oraz cennika świadczonych usług, które będą załącznikami do umowy. Ceny podane w cenniku są cenami z oferty. 19. Zamawiający oświadcza, że będzie stosował się do regulaminów świadczenia usług pocztowych Wykonawcy z wyłączeniem zapisów sprzecznych z zapisami umowy lub niemożliwych do przyjęcia dla Zamawiającego jako instytucji administracji publicznej. 20. Wykonawca zobowiązany jest zachować tajemnicę korespondencji, a dane osobowe adresatów przetwarzać tylko w związku z rejestracją przesyłek. 21. Postępowanie reklamacyjne przeprowadzane będzie w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy, w szczególności przepisy wykonawcze wydane do ustawy - Prawo pocztowe. 22. Zamawiający oświadcza, iż jest urzędem administracji publicznej (samorządowej) i większość spraw (ok. 98%) prowadzi w trybie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, w związku z czym doręczenia przesyłek rejestrowanych powinny być realizowane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 23. Zamawiający zastrzega sobie prawo stosowania druków potwierdzenia odbioru oraz pocztowej książki nadawczej własnego nakładu sporządzonymi zgodnie ze standardami pocztowymi. 24. Zamawiający oświadcza, że może nie skorzystać ze wszystkich rodzajów przesyłek wyszczególnionych w Formularzu cenowym, a liczba przesyłek rzeczywiście nadanych może być inna od podanej w Formularzu cenowym. 25. Przed podpisaniem umowy Zamawiający wprowadzi do niej niezbędne zmiany dotyczące specyficznego nazewnictwa występującego u Wykonawcy i zapisy dotyczące szczególnych rozwiązań technicznych występujących u Wykonawcy. 26. Jeśli do realizacji obu zadań zostanie wyłoniony ten sam Wykonawca, usługa odbioru korespondencji od Zamawiającego dokonywana będzie równocześnie dla obu zadań. 27. Świadczenie powszechnych usług pocztowych winno być zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w szczególności ustawą - Prawo pocztowe, a także wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi.